НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

По поводу создания архивов электронных документов

Андрей Колесов
30.04.2013 11:12:12

Увидел вчера опубликованную в конце прошлой неделе статью Ивана Агапова Особенности архивного хранения юридически значимых электронных документов. Прочитал. И честно признаюсь – мало что понял. Как-то очень все сумбурно и сильно упрощенно. И непонятно – что же собственно делать, как обеспечить архивное хранение ЮЗЭД. И главное – нужно ли это делать.

Тема долгосрочного хранения электронных документов – одна из ключевых для реального перехода на работу с электронными документами. И при этом она изучена в нашей стране крайне слабо. Ее изучение собственно и заканчивается на констатации важности проблемы, после чего в анализе ставится жирная точка.
Мне кажется, что статья не прибавляет ясности в вопросе.

Для начала сразу скажу, что в статье совершенно напрасно разделяются понятия "документ" и "юридически значимый документ". Нужно говорить о проблеме архивного хранения документов, причем по той простой причине, все документы являются юридически значимыми. Во всяком случае, понятно, что если документ попадает в архив, то это автоматически означет, что он – "важный, значимый".

Во-вторых, в статье допущена методическая ошибка, которая заключается в том, что ставится знак равенства между ЮЗД и наличия электронной подписи. Это все разные характеристики документа, примерно, как "важный" и "красный". Да, часто "важные" документы бывают "красными", но никакого тождества тут нет.

Статья начинается с упоминания о новом стандарте ISO 14533, но в чем его суть и каким именно "волшебным" образом он сможет "позволить гарантировать долгосрочную подпись" остается непонятным.

Далее упоминается проект "Электронный архив Президента РФ", но о нем тоже ничего не говорится по сути, в том числе – реализован ли этот проект. А если реализован, то как там решаются задачи долгосрочного хранения.

Честно говоря, не очень понятно, как автор предлагает решать проблему "прогресса технологий". Вот что написано в статье по этому поводу

Цитата
Для этого нам понадобятся воспроизводящее устройство, операционная система и средства работы с ЭП, которые будут поддерживать формат хранимого электронного документа
.

Т.е. для чтения файлов "Лексикона" начала 1990-х, мне нужно хранить (и поддерживать в рабочем состоянии) ПК тех времен, с установленным на нем MS-DOS 6.2 и "Лексиконом"?
Мне кажется, что не нужно особых доказательств, что этот путь является тупиковым.

Тут я должен вернуться к началу поста и повторить, что тема архивного хранения электронных документов – довольно слабо изученная, но весьма актуальная. Тут есть масса разных аспектов.

Например, нужно вообще понять: должны ли организации заниматься задачами поддержки долгосрочных архивов? Какие именно документы должны "долго" храниться, какова их доля в общем объеме документов организации?

Мне кажется, что принципиальное решение вопроса архивного хранения для предприятий должно заключать в том, что они (предприятия) вообще не должны заниматься созданием подобных архивов, а передавать их к какие-то специализированные конторы (в Росархив, в нотариальные конторы, в какие-то коммерческие сертифицированные организации), которые будут заниматься этим специально и профессионально.

Т.е. нужно хранить документ более 5 лет – отдай его в Росархив (возможно, за деньги) и пусть у него дальше болит голова, как ему дальше хранить его.

В общем, тема требуется изучения и осуждения, а вот статья все же ясности в вопросе не очень прибавила.

Комментариев: 7

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

30.04.2013 14:31:37

Я тоже не поняла. Автор пишет про усовершенствованную электронную подпись.

Цитата
Задача эта решается путём использования усовершенствованной электронной подписи (УЭП), в формат которой добавлены признаки доказательств подлинности — таких, как штамп времени, данные об отзыве сертификата и др.

УЭП обеспечивает:

доказательное подтверждение момента создания подписи;
доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент ее создания;
архивное хранение юридически значимых электронных документов.

В законе об электронной подписи такой нет.
Можно ли рассматривать статью как предложение ввести такую подпись? И все ли проблемы решает такая подпись? Подробного обоснования в статье нет.
В общем, мне тоже непонятно

30.04.2013 14:47:47

Мне кажется, что в деле архивного хранения документов с ЭП ничего придумывать не надо, нужно посмотреть - как это делают в странах, которые это уже прошли.

Но методические решение проблемы представляется очевидным. Любая ЭЦ (как и носитель документа) имеет ограниченный срок годности. После чего документ должен перезаписываться. Процедура эта должна быть четко прописана, понятно, что должен вестись журнал перезаписи, где отражается инфо от всех делах. Жаль, что у нас до реального обсуждения подобных вопросов дело не доходит.

03.05.2013 09:13:08

Ещё одна свежая статья по этому вопросу:
М.В. Ларин, В.Ф. Янковая Организация хранения электронных документов

В анонсе говорится "До настоящего времени фактически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов. ВНИИДАД в 2012 г. подготовил проекты двух методических документов: Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях и Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Рассмотрим подробнее эти документы в статье."

Опубликована: Информационные технологии в современном документообороте. - 2013. - №5

См.: http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/stdd_05_2013.php

03.05.2013 14:52:38

Это свежий анонс, а не статья. Стаья еще тольок будет опубликована. smile:)
И к сожалению, как я понимаю, в элекьронном формате она не будет достапна. А тратить времени на поиски бумажного - жалько времени. На 99% уверен, что там переливание из пустого в порожний. Или повторы недавних высказываний представителей ВНИИДАД о тот, как нужно хранить и уничтожать компакт диски...

06.05.2013 22:19:12


Спасибо за живой интерес к статье!
Итак, по порядку:
1.
Да, действительно в статье рассматриваются общие принципы организации архивного хранения ЮЗЭД и конкретики (а как и где это работает) не много. Аспектов архивного хранения действительно много и в рамках одной статьи их подробно не осветить, будет время, обязательно этим займусь smile:)
2.
В статье действительно есть упрощения, это, к сожалению, привело частично к путанице. Конечно, юридическая значимость ЭД не обеспечивается одной лишь ЭП и ЭП в этом вопросе далеко не главная составляющая, спасибо за уточнения!
3.
По поводу операционных систем, считывающих устройств, программных средств.

Цитата
для чтения файлов "Лексикона" начала 1990-х, мне нужно хранить (и поддерживать в рабочем состоянии) ПК тех времен, с установленным на нем MS-DOS 6.2 и "Лексиконом"?
Мне кажется, что не нужно особых доказательств, что этот путь является тупиковым.

Да, решить указанную задачу будет крайне сложно, и именно поэтому мы рекомендуем переводить документы в электронный вид со сроками хранения до 10-15 лет, к документам с большими сроками хранения надо относиться с особым вниманием (соизмерять свои задачи и возможности).
4.
Цитата
Например, нужно вообще понять: должны ли организации заниматься задачами поддержки долгосрочных архивов?

Т.е. нужно хранить документ более 5 лет – отдай его в Росархив (возможно, за деньги) и пусть у него дальше болит голова, как ему дальше хранить его.

Организации должны хранить большинство документов со сроками хранения до 10-15 лет, эта обязанность закреплена законом. Конечно, хорошо, когда есть государство или какие-либо организации, которые могут взять эти задачи на себя и в особенности по хранению документов с длительными сроками хранения, но сейчас этого почти нет, а задачу решать необходимо. Особенно велик соблазн дождаться, когда же с этим всем разберётся наше государство, но практика показывает, что государство не спешит, а если и делает, то часто не эффективно и не профессионально. В этих вопросах активную роль должно играть профессиональное сообщество.
5.
Цитата
В законе об электронной подписи такой нет.
Можно ли рассматривать статью как предложение ввести такую подпись? И все ли проблемы решает такая подпись? Подробного обоснования в статье нет.
В общем, мне тоже непонятно

Да, в законе об электронной подписи нет такого понятия. Усовершенствованная ЭП это не новый тип подписи, это формат подписи. В данном формате может существовать как ЭЦП, так и квалифицированная ЭП, точнее они доводятся до данного формата, при этом, закон не нарушается.
Зачем это надо? - Закон требует проверки действительности сертификата ЭП на момент подписания ЭД, а сертификат имеет срок действия, соответственно спустя данный срок действия необходимо как-то доказать действительность сертификата ЭП на момент подписания. Вот для решения данной задачи и предназначена Усовершенствованная ЭП, она состоит из штампа времени и доказательств действительности сертификата ЭП. Подробное изложение принципов Усов.ЭП – вопрос отдельной статьи. Формат усов.ЭП придуман не нами smile:), он международный.

07.05.2013 08:23:55

Иван, это замечательно, что Вы «рекомендуете переводить документы в электронный вид со сроками хранения до 10-15 лет». Все это рекомендуют, - но вот законами для ряда видов электронных документов уже установлены длительные и постоянные сроки хранения.

Кроме того, если Вы посмотрите на сроки хранения документов повнимательнее, то обнаружите, что они, во-первых, во многих случаях условные (т.е. отсчитываются от момента наступления определенного события, а не от создания документа), и, во-вторых, снабжены пометкой ЭПК. Поэтому срок хранения 5 лет может растянуться на все 15-20 лет от момента создания документа, а при экспертизе ценности (ЭПК) по истечении первичного срока хранения, срок хранения может быть пересмотрен – вплоть до установления срока «постоянно».

ВНИИДАД любит ещё ссылаться на то, что документов длительного хранения немного. Хорошо, пусть у организации электронных документов длительного и постоянного срока хранения немного, пусть об даже всего один – но с ним-то что делать? smile:)

Новые форматы ЭЦП закон, действительно, не нарушают. Однако пока что российский закон не признает меток (штампов) времени – их можно использовать на свой страх и риск в корпоративной среде. Кроме того, нормативные акты говорят о необходимости использования сертифицированных средств и отечественной криптографии - это возможно, но сделано ли? Наконец, как быть с тем, что выдающих квалифицированные сертификаты УЦ в России уже больше, чем во всей Европе и США вместе взятых – здесь и вопрос доверия, и вопрос их жизнеспособности, и технические проблемы, когда от иного УЦ список отозванных сертификатов невозможно скачать smile:)

Если говорить по-честному, то новые форматы ЭЦП известны уже ряд лет, - широкого распространения они пока не получили и особого восторга на практике тоже не вызвали. Полностью они не решают проблему длительного хранения документов, подписанных ЭЦП, а, скорее, отодвигают её на ряд лет. При правильном использовании (включая сокращение числа УЦ и доверенных третьих сторон - служб времени, до разумного) они могут решить вопрос среднесрочного (до 10-20 лет) хранения.

04.06.2013 10:06:02

С текстом статьи Ларин М.В., Янковая В.Ф. (ВНИИДАД) "Организация хранения электронных документов", журнал: "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №5, 2013, можно ознакомиться по адресу: http://www.sekretariat.ru/discuss/95724/

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии