Тема долгосрочного хранения электронных документов – одна из ключевых для реального перехода на работу с электронными документами. И при этом она изучена в нашей стране крайне слабо. Ее изучение собственно и заканчивается на констатации важности проблемы, после чего в анализе ставится жирная точка.
Мне кажется, что статья не прибавляет ясности в вопросе.
[spoiler]
Для начала сразу скажу, что в статье совершенно напрасно разделяются понятия "документ" и "юридически значимый документ". Нужно говорить о проблеме архивного хранения документов, причем по той простой причине, все документы являются юридически значимыми. Во всяком случае, понятно, что если документ попадает в архив, то это автоматически означет, что он – "важный, значимый".
Во-вторых, в статье допущена методическая ошибка, которая заключается в том, что ставится знак равенства между ЮЗД и наличия электронной подписи. Это все разные характеристики документа, примерно, как "важный" и "красный". Да, часто "важные" документы бывают "красными", но никакого тождества тут нет.
Статья начинается с упоминания о новом стандарте ISO 14533, но в чем его суть и каким именно "волшебным" образом он сможет "позволить гарантировать долгосрочную подпись" остается непонятным.
Далее упоминается проект "Электронный архив Президента РФ", но о нем тоже ничего не говорится по сути, в том числе – реализован ли этот проект. А если реализован, то как там решаются задачи долгосрочного хранения.
Честно говоря, не очень понятно, как автор предлагает решать проблему "прогресса технологий". Вот что написано в статье по этому поводу
| Для этого нам понадобятся воспроизводящее устройство, операционная система и средства работы с ЭП, которые будут поддерживать формат хранимого электронного документа |
Т.е. для чтения файлов "Лексикона" начала 1990-х, мне нужно хранить (и поддерживать в рабочем состоянии) ПК тех времен, с установленным на нем MS-DOS 6.2 и "Лексиконом"?
Мне кажется, что не нужно особых доказательств, что этот путь является тупиковым.
Тут я должен вернуться к началу поста и повторить, что тема архивного хранения электронных документов – довольно слабо изученная, но весьма актуальная. Тут есть масса разных аспектов.
Например, нужно вообще понять: должны ли организации заниматься задачами поддержки долгосрочных архивов? Какие именно документы должны "долго" храниться, какова их доля в общем объеме документов организации?
Мне кажется, что принципиальное решение вопроса архивного хранения для предприятий должно заключать в том, что они (предприятия) вообще не должны заниматься созданием подобных архивов, а передавать их к какие-то специализированные конторы (в Росархив, в нотариальные конторы, в какие-то коммерческие сертифицированные организации), которые будут заниматься этим специально и профессионально.
Т.е. нужно хранить документ более 5 лет – отдай его в Росархив (возможно, за деньги) и пусть у него дальше болит голова, как ему дальше хранить его.
В общем, тема требуется изучения и осуждения, а вот статья все же ясности в вопросе не очень прибавила.
Спасибо за живой интерес к статье!
Итак, по порядку:
1.
Да, действительно в статье рассматриваются общие принципы организации архивного хранения ЮЗЭД и конкретики (а как и где это работает) не много. Аспектов архивного хранения действительно много и в рамках одной статьи их подробно не осветить, будет время, обязательно этим займусь
2.
В статье действительно есть упрощения, это, к сожалению, привело частично к путанице. Конечно, юридическая значимость ЭД не обеспечивается одной лишь ЭП и ЭП в этом вопросе далеко не главная составляющая, спасибо за уточнения!
3.
По поводу операционных систем, считывающих устройств, программных средств.
Мне кажется, что не нужно особых доказательств, что этот путь является тупиковым.
4.
…
Т.е. нужно хранить документ более 5 лет – отдай его в Росархив (возможно, за деньги) и пусть у него дальше болит голова, как ему дальше хранить его.
5.
Можно ли рассматривать статью как предложение ввести такую подпись? И все ли проблемы решает такая подпись? Подробного обоснования в статье нет.
В общем, мне тоже непонятно
Зачем это надо? - Закон требует проверки действительности сертификата ЭП на момент подписания ЭД, а сертификат имеет срок действия, соответственно спустя данный срок действия необходимо как-то доказать действительность сертификата ЭП на момент подписания. Вот для решения данной задачи и предназначена Усовершенствованная ЭП, она состоит из штампа времени и доказательств действительности сертификата ЭП. Подробное изложение принципов Усов.ЭП – вопрос отдельной статьи. Формат усов.ЭП придуман не нами
Кроме того, если Вы посмотрите на сроки хранения документов повнимательнее, то обнаружите, что они, во-первых, во многих случаях условные (т.е. отсчитываются от момента наступления определенного события, а не от создания документа), и, во-вторых, снабжены пометкой ЭПК. Поэтому срок хранения 5 лет может растянуться на все 15-20 лет от момента создания документа, а при экспертизе ценности (ЭПК) по истечении первичного срока хранения, срок хранения может быть пересмотрен – вплоть до установления срока «постоянно».
ВНИИДАД любит ещё ссылаться на то, что документов длительного хранения немного. Хорошо, пусть у организации электронных документов длительного и постоянного срока хранения немного, пусть об даже всего один – но с ним-то что делать?
Новые форматы ЭЦП закон, действительно, не нарушают. Однако пока что российский закон не признает меток (штампов) времени – их можно использовать на свой страх и риск в корпоративной среде. Кроме того, нормативные акты говорят о необходимости использования сертифицированных средств и отечественной криптографии - это возможно, но сделано ли? Наконец, как быть с тем, что выдающих квалифицированные сертификаты УЦ в России уже больше, чем во всей Европе и США вместе взятых – здесь и вопрос доверия, и вопрос их жизнеспособности, и технические проблемы, когда от иного УЦ список отозванных сертификатов невозможно скачать
Если говорить по-честному, то новые форматы ЭЦП известны уже ряд лет, - широкого распространения они пока не получили и особого восторга на практике тоже не вызвали. Полностью они не решают проблему длительного хранения документов, подписанных ЭЦП, а, скорее, отодвигают её на ряд лет. При правильном использовании (включая сокращение числа УЦ и доверенных третьих сторон - служб времени, до разумного) они могут решить вопрос среднесрочного (до 10-20 лет) хранения.