НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Заседание рабочей группы Экспертного Совета

Ольга Подолина
13.08.2013 16:56:58

Сегодня прошло заседание рабочей группы Экспертного Совета, обсуждали Регламент обмена электронными документами, подписанными электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти межу собой и Аппаратом Правительства Российской Федерации. Жаль, не было Н.Храмцовской, по сообщению В.Баласаняна, она в отпуске.
Цель заседания рабочей группы- дать рекомендации Экспертному Совету по тем вопросам, по котором достигнуто единогласное мнение, и
вынести на обсуждение вопросы, которые остались спорными.

В общем, предложение использовать контейнер прошло(см. Управление документами в органах государственной власти: Минкомсвязи – как пример для подражания
В числе других предложений- разобраться с терминологией, и работа в этом направлении ведется.

Я, например,предложила включить в Регламент определение подлинника электронного документа.
Напомню, что суды принимают подлинники документов или их заверенные копии. Просто копия документа не имеет юридической силы.

Что же такое подлинник документа?
Согласно "Правилам делопроизводства Федеральных органов исполнительной власти" подлинник- экземпляр первый или единственный.
И что- применять это определение к электронным документам?
Как следствие,создается ситуация, что документ отправленный не есть документ полученный.... И как дальше?
Мое предложение-использовать следующее определение: Подлинник электронного документа- файл(набор файлов), для которого выполнены требования по аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для применения.

Соответственно в Регламент нужно дать расшифровку этих понятий, а их можно взять из ГОСТ РИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования"
Из-за нехватки времени не все замечания были рассмотрены, обсуждение будет продолжено на следующем заседании рабочей группы.

Комментариев: 31

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

13.08.2013 18:16:17

Хорошо бы для начала уточнить

1. О каком Экспертном совете идет речь? Я знаю, например, ЭС Докфлоу, у Минкомсвязи, как минимум, один (наверное, уже больше).
2. Что это за рабочая группа и кто входит в ее состав, кто ее руководитель.? Или это, как и в случае с международным словарем, секретная (для нас) информация?

3.По каким именно вопросам достигнуто единогласное мнение? Есть ли протокол, где это зафиксировано? Было глосование?

4. О каком контейнере идет речь?

5. "Разобраться с терминологией" - это постановка задачи типа "хорошо бы нам на Марс слетать"... Такая же нереализуемая и мечтательная. Как именно собираетесь разбираться? Кто это будет делать?

6. Что касается формата обмена данными, то этот вопрос, конечно, нужно обсуждаться. Мне лично кажется, что тут все как-то сильно преувеличенно запутано, все на самом деле может быть проще.

7. По поводу подлинника - все это нужно подробно обсуждать. Тут все совсем не так просто. Так получится, что любой файл является подлинником документа.

Вот к примеру: что является подлинником вот для этогой публикации в блоге и для комментариев к нему? Что вы будете представлять в суд? Где вы тут видите какие-то файлы?

И т.д.

Протокол заседания рабочей группы велся? Состав участников, обсуждаемые вопросы, принятые решения.
Где можно с ним познакомиться?

13.08.2013 19:01:38

1. Речь шла об Экспертном Совете по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти.
2.По поводу руководителя, состава, протокола и прочих оргвопросов- у меня нет полномочий отвечать на эти вопросы. Это официальная информация и пусть она поступает по официальным каналам.
3.Протокол, голосование были, учитывались все мнения. По определению назначения рабочей группы- если не достигнуто единое мнение, вопрос выносится на Экспертный Совет.
4. Предложения использовать контейнер были приведены в моем комментарии к Вашему посту "Управление документами в органах государственной власти: Минкомсвязи – как пример для подражания ". Там же Н.Храмцовская привела ссылку на отчет ЭОС о международном опыте использования контейнеров,можно почитать.
5. Не буду комментировать постановку вопроса - "Разобраться с терминологией", но направление задано правильное.
6. О проблеме формата я писала раньше- в комментарии к Вашему блогу.
7.О подлиннике публикации- давайте разбираться.
. Информация блога хранится в виде файла на сервере.
Для представления в суд нужно:
-подтвердить аутентичность, т.е что он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на проведение этой операции. Авторизация на сайте (при отсутствии информации о его взломе) будем считать подтверждением аутентичности.
- Подтвердить достоверность. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций.
Что подтверждает запись в блоге? Факт высказывания какого-то мнения.
-Подтвердить целостность.Вот здесь я не знаю, смогут ли Ваши технические специалисты доказать, что в запись не вносились изменения? Если нет, запись блога документом считаться не может.
-Подтвердить пригодность для использования. Напомню, пригодным является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан.
Как мне представляется, условие выполняется- работа в рабочей группе- общественная работа( выполняемая в рабочее время, с разрешения моих начальников).
Вывод: для признания записи блога документом , который фиксирует факт высказанного мнения, необходимо подтверждение невозможности внесения изменений в текст записи блога после того как автор ее выложил..


13.08.2013 19:40:10

А.Колесов спросил: Вот к примеру: что является подлинником вот для этогой публикации в блоге и для комментариев к нему? Что вы будете представлять в суд?

На этот вопрос законодательство отчасти уже ответило - при обращении, например, в арбитражные суды рекомендуется представлять нотариально заверенную копию экрана (или задокументировать содержимое блога прямо в ходе заседания суда). Т.е. предусматривается создание доказательства, которым служит документ - сам он, естественно, будет подлинником. Вопрос о том, что есть подлинник поста на блоге, в этом случае даже не ставится! smile;)

А вот в ходе уголовных расследований могут начаться поиски "первоисточника" на сервере (и соответствующей информации в логах), а также того материала, который поступил к контент-менеджеру сайта на публикацию, - и дальше по цепочке до автора. Каждый материал в цепочке может рассматриваться как отдельное доказательство. Следствие будет в первую очередь интересовать подлинность материалов как доказательств (т.е. целостность и аутентичность), но, как правило, не очень будет волновать вопрос о том, был ли это подлинник в смысле делопроизводства (т.е. оригинал, заверенная копия, простая копия, выписка и т.п.).

13.08.2013 20:39:25

Хорошо, с тем, что отдается в суд разобрались. А что же является "подлинником документа?". И что является "документом" в данном случае.

13.08.2013 21:01:30

Смотря для каких целей - между кем и кем идёт "разборка" и по каким вопросам. В зависимости от этого, всё перечисленное (копия экрана, код страницы, материал, посланный автором и полученный редактором и контент менеджером - если автор не сам его выкладывает) может быть принято в качестве доказательств, и их все можно, в принципе, считать документами для заинтересованных в них лиц. Но если нотариально заверенная копия экрана - это официально признаваемый документ, то всё прочее будет оценивать тот же суд, причем суд общей юрисдикции, арбитражный и уголовный будут делать этол по-разному, и в результате суд может эти материалы вообще отвергнуть.

Замечу, что в других странах подходы иные. В США уже были суды, в ходе которых документами признавалось, например, содержимое оперативной памяти компьютера. А в американских госорганах к документам по закону вообще относят любую информацию, созданную или полученную этим органом при выполнении своих функций!

13.08.2013 21:33:38

Я как раз не вижу в чем в других странах "иные подходы".
Мне кажется почти очевидным, что у нас очень сильно заформализованное законодательство. А с другой у нас нет полноценного суда, как самостоятельной властной структуры. Суд должен сам решать, что является доказательством, а что нет. А мы пытаемся все "прописать в законе" - подлинник является, а копия - нет... И сами себя загоняем в угол, потому что тогда нужно решать что такое подлинник и чем хорошая копия отличается от не очень хорошей...

Вот и с терминологией. Нам нужно сформулировать 10-20 базовых определений и понятий, не сильно детализируя их. А мы сразу пытаем сделать "общую теорию относительность" в сотни понятий... И ничего не получается.

Совсем другой аспект, что есть понятие "соответствие требованиям" (чего у нас - понятия - просто нет). Отсюда у нас бесполдные разговоры о "подлинниках". А вопрос-то решается очень просто: если ведется документация по кадрам, то она просто должна вести по законам, которые описывают ведение этой документации. А если законы не соответствуют реалиями, переписывать их.

13.08.2013 21:57:25

Нам нужно сформулировать 10-20 базовых определений и понятий

Увы, нет. Нам нужно сформулировать именно несколько сотен понятий, с тем, чтобы более-менее согласованно переводить зарубежную литературу (те же стандарты). Это невозможно сделать идеально, но сейчас будет достаточно сделать такую работу хоть сколько-нибудь прилично.

"Не получается" совсем по иной причине - те, кто могут такую работу сделать, не имеют "звёзд" на погонах; а те, у кого есть "звёзды" - ничего сделать не в состоянии. А вот Лючиана Дюранти со своими аспирантами и приглашенными поработать бесплатно на благо науки экспертами в течение года за мелкие деньги сделала то. что Международный совет архивов, объединяющий архивные службы многих стран мира, безуспешно пытался сделать лет так 20.

А на соответствии требованиям не стоит зацикливаться. это только одна функция документов. Есть ещё их роль в деловой деятельности организации, историческая ценность и кое-что ещё.

13.08.2013 20:52:26

Вы тут очень четко показали суть вопроса: суд, людей, компании интересуют не документы, как таковые, а доказательная наличия тех или иных отношений между сторонами.

Нужно различать понятия "собственности на квартиру" и "документов, которые фиксируют и подтвержают эту собственность".

Нужно различать "нанесения оскорблений" и "доказательство насения".

Возьмем к примеру вопрос об обязательствах жениться или наличия супружеских отношений (помните суд в "Женитьбе Фигаро"?).

Суть судебного разбирательства - не в том, чтобы выявить статус документов, а в том, чтобы вынести решения о наличии, скажем, имущественных обязательств или принадлежности собственности.

Как вы знаете, наличие супружеских отношений может быть признано судом без наличия документов о регистрации брака. И в то же время, наличие свидетельства о браке может никак не повлиять, если будет доказано, что супруги не жили вместе, не вели совместного хозяйства и пр.

И в этом плане вы совершенно правы: суду просто нет дела до того, что там является подлинником или не подлинником. Ему нужна доказательства противозаконных действий. А что и в каком виде хранится на сервере, где находится этот сервер физически - ему нет дела.

13.08.2013 21:08:30

Собственно, в международном определении понятия "документ", которое Вам так не нравится, упор и сделан на функцию документа как доказательства - как Вы сами сказали - "тех или иных отношений между сторонами", а не на формальные реквизиты.

13.08.2013 21:12:13

А кто вам сказал, что мне не нравится "международное определение документ"? Мне, как раз международное нравится, мне не нравится "российское", которое поместили в международный словарь.

13.08.2013 21:28:50

Я бы перевел несколько иначе, но в тот момент, когда принимался ГОСТ, такой компромиссный перевод был огромным шагом вперед, и я знаю, что авторам ГОСТа пришлось преодолевать неслабое сопротивление как ортодоксов, так и "записеведов". Суть международного определения передана верно, а те тонкости, на которые вы делаете упор, практиков пока не интересуют.

Впрочем, почему бы Вам не предложить свой, хороший перевод?

13.08.2013 22:11:13

1. Я предлагал и не однократно. В публикациях и не только.

2. Предлагать можно только кому-то. А кому предлагать-то? Вот посмотрите в начало этого поста про "рабочую группу". Она же (группа) секретная! Нет ни председателя, ни секретаря.. Кому предлагать?
В этом-то вся и фишка!

3. Дело не в одном определении, а в некоторой понятийной системе. Я думаю, что базовая может занимать именно 10-20 понятий, но они должны быть выверены именно в комплексе, а не каждое само по себе. И понимаю сложность этого дела. Но его нужно сделать.



13.08.2013 22:23:39

Я предлагал и не однократно. В публикациях и не только.

Да, я помню эту оригинальную идею насчет "рекордсов"...

Но его нужно сделать

Его и делают. Словарь МСА опубликован - вступите в эту организацию, стоит это удовольствие 30 евро в год, и сможете поучаствовать в редактировании терминологической базы. ВНИИДАД тоже, наверное, скоро выпустит новую редакцию своего терминологического ГОСТа.

Наверное, можно сколотить и собственную команду, если найти спонсора и несколько сподвижников smile:)

13.08.2013 23:27:51

Цитата
Да, я помню эту оригинальную идею насчет "рекордсов"...


Вы просто не следите за моими публикациями. Это совсем не упрек, просто констатация smile:)

14.08.2013 00:03:39

В общем-то, почитываю. Но я имел в виду перевод определения ИСО. Может, я что-то пропустил, но не помню, чтобы Вы его где-то давали. Если давали - пришлите ссылку pls.

13.08.2013 22:34:45

Вдогонку добавлю вот что: о терминах договариваются. Вы не сможете навязать отрасли собственный комплект терминов силой, каким бы замечательным и передовым он ни был. На освоение некоторых идей потребуется время и накопление собственного опыта. Поэтому, чтобы детище не оказалось никому не нужным, придётся идти на компромиссы, не трогая или слегка перелицовывая не слишком устаревшие термины и определения и стараясь сделать так, чтобы новые термины и определения не резали слух практикам. В итоге Вы подвергнетесь уничтожающей критике как со стороны "радикалов", так и со стороны "ортодоксов", и доброго слова за добросовестно сделанную работу не скажет никто. Такова уж особенность терминологического поприща smile;)

NB В отношении словаря МСА Вы сейчас успешно исполняете роль радикала.

13.08.2013 20:37:56

1. Мне эта таинственность относительно состава рабочей группы, ее руководителей и пр. кажется, мягко говоря странной.
Понимаете, в чем дело: если мы не знаем статус и состав этой "команды", то нет и предмета обсуждения.

Поэтому я предлагаю четко разделить два вопроса:
1) работа "секретной рабочей группы"
2) некоторые содержательные вопросы, которые существуют независимо от данной группы.

Первый вопрос не существует в силу своего отстуствия. Вот такая странная фраза, которая означает, что я лично, буду обсуджать только то, что существует открыто и явно. А "подземные заводы" пусть себе работают сами по себе.

2. Вопрос о "подлиннике документа" являет очень показательным в том плане, насколько серьезной, радикальной должна быть переработка терминологической базы. Вы пытаете упорно засунуть новые электронные реалии в бумажную архитектуру. И чем дальше, тем больше видна бесплодность этих попыток.

Дело в том, что если посмотреть внимательно, то понятно, что само понятие "подлинник документа" является, в общем, или просто неверным или бессмысленным.

Из него получается, что есть некоторая сущность под название "документ", а у нее, этой сущности, есть еще некоторая производная под названием "подлинник документа". Причем, раз есть "подлинник", то должны быть и другие производные, типа "неподлинник", "не очень подлинник".

Вот например, есть приказ директора об увольнении сотрудника. В бумаге он делался в 5 экземплярах, каждый подписывался и ставилась печать. Если 1-й экземпляр считать "подлинником", то что же является "документом"?

Ответ на этот вопрос прост: каждая бумага является документом. Эти документы общем случае не совпадают, немного разные подписи, немного разные оттиски печати.

Всю эту логику можно развивать, но я просто хочу показать, что привычная нам бумажная "архитектура" и ее терминология просто не годятся для современных электронных реалий.

Я уже не говорю о том, что странно все сводить к деловой деятельности, осуществляемой в рабочее время. Тогда уж давайте составлять не словарь "управления документами вообще", а вполне конкретный словарь: словарь делопроизводства государственной организации, обеспечивающего функционирование данной организации". Тогда мы четко сначала описывает круг решаемых с помоью документов задач, основые категории документов и делаем реферативную модель для них.

А так мы постоянно пытаемся объять необъятное.

3. Информация о посте (и об блоге) не хранится в виде файла. Так что ответа о том, что является "подлинником" вы не дали.
Посмотрите на архитектуру Apple iPad - там и понятия файла фактически нет.

Хорошо, давайте другой пример. Вы мне отправите письмо по э-почте, я его получу. Попробуйте, найти на своем компьютере файл, который был бы "подлинником". Вы его не найдете, потому что такого файла (как отдельного набора данных) просто нет.

Да, вы можете сохранить письмо в виде отдельного файла. Но это будете уже, в общем случае, совсем иной документ. А в какой формат вы его скопируете - eml, html, pdf? Это все будут разные документы...

13.08.2013 21:22:17

А.Колесов писал: Вы пытаете упорно засунуть новые электронные реалии в бумажную архитектуру.

Это Вы о ком? Можно не соглашаться с тем, что предлагает Ольга (мне, например, её определение не нравится, одно лишь прямое упоминание достоверности позволяет половину деловых документов лишить этого статуса - достоверность, она ведь в глазах смотрящего), но IMHO в бумажную архитектуру она ничего не "засовывает".

13.08.2013 21:41:37

В данном случае я веду речь о "подлиннике документа" - это как раз "бумажная архитектура".
Это из разряда "осетрина второй свежести". Подлинник документа - это абсурд. Тогда уж нужно доводить абсудро до конца и говорить о "подлинике файла", или "подлиннике человека". Документ - это и есть документ.

А вот понятие "копия документа" - это вполне реальное понятие. Только "копия" - это не "ксерокопия", как мы уже привыкли думать, а "идентичное воспроизведение содержания и всех реквизитов исходного документа".

Я хочу напомнить о временах, когда ксерокса просто не было. Копии диплома, например, делали в рукописном виде. И тогда понятен смысл нотариуса - он как раз заверял соответствие содержания двух документов - исходного и копии исходного.

13.08.2013 22:05:02

В данном случае я веду речь о "подлиннике документа" - это как раз "бумажная архитектура".

Ошибаетесь. Понятие подлинника возникает там, где можно различить первичный объект и его более-менее верную копию. Так, точные копии файла нет смысла различать по их свойствам, а вот если вследствие устаревания формата файл придётся преобразовывать в фругой формат, то, как правило, хотя бы мелкие искажения появятся; - а если были ЭЦП, то они, само собой, перестанут проверяться.

Даже в англосаксонских странах, где порядки самые вольные и где в последнее время право стало отдавать куда меньше преимущества подлинникам перед копиями, полностью это различие не изжито - и вряд ли оно умрет в обозримом будущем.

13.08.2013 22:33:18

"подлинник документа" - это "масло масленное". Есть документ и его копии.

Можно говорить подлинности документа, т.е. о том, что его содержимое его соотстветстует действиятельности.

У меня есть свидетельство о браке. Оно формально является подлинником. Но является оно подлинным?
Вы понимание, что само по себе данный документ является копией - выпиской из "Книги записи актов гражданоского состояния".

В общем, тут можно долго рассуждать, но суть заключается в том, что доказательством может быть только весь комплекс разных доказательств. Я могу оспорить подлинность свидельства. Тогда мы обратимся в Реестр. Но я могу оспорить и эту запись. Для этого есть свидетели данного факта... И даже свидетели,.. Если я докажу, что на эту дату, я находидся в Антарктиде...

Я уэто просто к тому, что "документ" (подлинник документа) - это еще совсем "не подлинность информации". Кстати, на Западе есть еще одно важное понятие - Trust, Это как раз вопрос подлинности информации, ее соответствия действительности.

13.08.2013 23:20:10

"документ" (подлинник документа) - это еще совсем "не подлинность информации".

Ага. И если не поленитесь заглянуть в ГОСТ Р 51141-98 пп.26-27, то увидите, что и наши "классики" различают "подлинник" и "подлинный документ", при этом подлинность имеется в виду "техническая" (т.е. в смысле делопроизводства) - делопроизводитель ничего не знает о достоверности содержания документа и не может её оценить, но может проверить правильность реквизитов.

NB Trust - не подлинность, а доверие, совсем не одно и то же.

13.08.2013 23:23:26

Доверие и подлинность - это раз раз соседние понятия.

13.08.2013 23:35:54

Ну, примерно как огонь и лёд smile:) Доверие начинается там, где нет точного знания. Можно ведь не доверять и вполне себе подлинному документу.

13.08.2013 23:40:10

По поводу доверия Вам, возможно, будет любопытна логика Дюранти - см. её презентацию на русском языке http://www.slideshare.net/sspchram/ss-23620343 начиная с 3-го слайда

13.08.2013 23:42:42

Какие могут точные знания относительно подлинности документа? Печать, что-то, гарантирует подлинность?

13.08.2013 23:53:41

Подлинность в делопроизводческом смысле (а лучше использовать термин аутентичность) в принципе достаточно надежно устанавливается по реквизитам - например, по ЭЦП.

Что касается подлинности в смысле содержания, то слышали ли Вы про архивный подход к определению подлинности? Когда о подлинности судят не только и не столько по реквизитам, сколько по тому, насколько документ и его содержание взаимосвязаны с другими документами и их содержанием? Это как с сообщениями электронной почты - подлинность одиночного сообщения доказать очень трудно, а вот подлинность сообщения в составе переписки по одному вопросу суды спокойно устанавливают.

13.08.2013 23:59:45

Я бы сказал, что это не "архивный", а просто "разумный" подход. Так все в жизни и происходит на каждом шагу. Наличие диплома МИФИ - это только стартовая точка понимания возможностей человека. Возможности, определяются по совокупности. К тому же вам нужен не диплом человека, а сам человек, его реальные возможности. Может он управлять реактором или нет. Соответствует он требованиями работодателя или нет. Диплом - только стартовая точка в понимании этого.

14.08.2013 00:05:57

Спасибо за беседу! Уж полночь, спать пора smile:)

13.08.2013 21:35:44

А вот насчет файла - критика правильная. Можно было бы и базы данных вспомнить, в которых сейчас хранят как структурированную, так и неструктурированную информацию

14.08.2013 16:29:22

Прочитав дискуссию, мнение свое не изменила. Необходимо определение подлинника электронного документа.
Напомню, что сейчас действует определение "Подлинник-экземпляр первый или единственный" в комплексе с определением копии: ""копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы", т.е смысл подлинника- он имеет юридическую силу.
Я не согласна с этим определением подлинника даже для бумажных документов.
1. Как быть с договорами? У договора есть несколько экземпляров, имеющих юридическую силу. т.е все эти экземпляры- подлинники.
Причем определений, каким образом определяется юридическая сила, нигде внятно не написано.
И все то, что Вы написали- подтверждение этой мысли.

Цитата
Вот например, есть приказ директора об увольнении сотрудника. В бумаге он делался в 5 экземплярах, каждый подписывался и ставилась печать. Если 1-й экземпляр считать "подлинником", то что же является "документом"?

2. И что, оставлять это определение для работы с электронными документами? От этого определения(но не от понятия подлинника) нужно уходить. Иначе документ отправленный не будет равен документу полученному smile;)
У электронного документа может быть сколько угодно экземпляров, и все они являются подлинниками.
Копия электронного документа- электронный документ, воспроизводящий информацию исходного документа. Да, как писал А.Храмцовский, у файла может измениться формат. И файл в новом формате будет копией электронного документа.
Копии бывают заверенные и не заверенные. Аналогично можно ввести понятия для электронного документа.
Этот будет вполне востребовано даже не для архивного хранения. а для долгосрочного хранения документов, договоров, например. при истечении срока действия сертификатов электронной подписи.
Кстати, я с коллегами на днях обсуждала применение этой терминологии для случая клонирования человека smile:D Веселились, в общем. Договорились до того, что в случае человека воспроизведение генной структуры не определяет полностью личность человека- у каждого есть личный опыт, знания, условия жизни и т.д. И вот здесь точно есть есть подлинник и копии smile:D
Спасибо за замечание по поводу файла и записи в базе данных, надо подумать. Собственно, все это обсуждение и нужно, чтобы нащупать в рассуждениях слабые места.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии