НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Архивы электронных документов… Проблема-то в чем?

Андрей Колесов
21.08.2013 09:46:30

Цитата
Ни для кого не секрет, что никакого электронного документооборота не будет, пока не будет решен вопрос архивного хранения электронных документов.


Это цитата из очередного поста в ECM-Фейсбук-группе

Я могу совершенно точно сказать, что автор ошибается.
В отношении тезиса о том, что "ни для кого не секрет" - точно ошибается! Я знаю, как минимум одного человека, для кого это является секретом, – это я сам.

Я давно слышу тезис о "необходимости архивного хранения электронных документов", но он для меня был и остается секретом. Я не видел и не слышал ни одного доказательства этого тезиса, ни одного конкретного примера, с использованием хотя бы одного делового процесса, где показывалась бы суть проблемы, как дело обстоит сегодня, в чем именно проблема, и как ее можно и нужно решать.

Отстальные тезисы приведенной цитаты видятся также неверными.

1. Не очень понятна, в чем именно "нерешенность" архивного хранения электронных документов. У меня, например, есть личный архив электронных документов. В нем документы с 1989 года, почти 25 лет. Бумажные документы той поры почти не сохранились (выкинулись, потерялись), а с электронными все в порядке. Я это за последние годы несколько раз демонстрировал это. Они не просто хранятся! Я их иногда использую, смотрю их содержание, представляю их в своих публикациях.

Вам недостаточно опыта личного архива? Что ж, вот вам другой: опыт работы издания PC Week. Вот архив всех номеров, с самого первого, марта 1995 года. Более 18 лет…





А вот моя первая статья, опубликованная в PC Week (через пару недель будет ровно 18 лет). Это в архиве издания



Это – на моем персональном сайте (с 1999 года!, более 14 лет)



Это исходный авторский файл, отправленный в редакцию (обратите внимание, он сделал в "Лексиконе", видны переводы строк после каждой строки). Он хранится на моем ПК, который стоит сейчас передом мной и на котором я сейчас "стучу" эти строки. Разумеется, есть еще архивные копии на других системах, причем - несколько



Все хранится. Какие проблемы?

2. Сомнителен и тезис о том, что "без архивного хранения электронных документооборот невозможен". Не буду утруждать публику приведением примеров, что это не так.

Я отлично знаю, какие комментарии могу получить на этот пост.
"Ну, это вы тут приводите малозначимые, частные примеры... Вы не знаете, что такое НАСТОЯЩИЕ документы, а вот…"

Во-первых, архив ведущего ИТ-издания России – это совсем не малозначимый пример. А во-вторых, сколько можно многозначительно ссылаться на "настоящие документы"?

Давайте, приводите конкретные примеры (как я сейчас привел), будем разбираться с вашими доказательствами…
Ждем-с…

Комментариев: 11

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

21.08.2013 11:56:12

Цитата
Все хранится. Какие проблемы?

Если какой-либо из номеров станет вдруг не читаемым (недоступным), что скажет на это издание PC Week?

21.08.2013 12:01:23

Не могу отвечать за издателя.
Но я бы на его месте, наверное, извинился бы перед читателями, восстановил доступность номера. Наверное, сначала бы восстановил (это не сложно), а потом уже извинился.

21.08.2013 12:14:21

Как вы смотрите на то, что некая организация, хранящая свои архивы, начнет постоянно извиняться и восстанавливать их?
А если их и восстановить то не откуда: из "свалки", под названием интернет?
"...а это точно тот номер журнала или его уже отфотошопили?..."

21.08.2013 12:31:14

Странная у вас логика. Как-то странно интерпретировали мой ответ.

Где у меня говорится, что PC Week постоянно теряет документы из своего архива? У вас есть такие пример?

Наш пример как раз говорит о надежности нашего архива.

И кроме того, вы путаете вопрос "Архива документов" и "Публикация, обеспечание доступа к архиву документов".

Архив документов и его представление в виде Web-сервера - это две большие разницы. Сервер может не работать, а Архив вполне себе функционировать.

21.08.2013 12:39:20

Что это с вами?
Заметьте, что я не привел название журнала во втором комментарии:

Цитата
Как вы смотрите на то, что некая организация, хранящая свои архивы...

Кстати, из вашей же цитаты:
Цитата
Сервер может не работать, а Архив вполне себе функционировать
может следовать только одно: "недоступен" (опять, заметьте, название журнала не фигурирует)

21.08.2013 12:44:19

Мы месим воду в ступе. Займусь более содержательными обсуждениями.

21.08.2013 12:48:40

Цитата
Займусь более содержательными обсуждениями

Хэх! Сначала вы говорите о "документе", а оказывается это название для вас "никчемное", раз его можно тыркать то туда то сюда.....

21.08.2013 14:05:47

Архивное хранение - это не только обеспечение неизменности и сохранности удостоверенной государством информации о том, какая недвижимость числится, скажем, за А.Колесовым, сколько за него уплачено в Пенсионный фонд, или кто именно является владельцем акций некоего издания. Архивное хранение также неотделимо от обеспечения открытости и подотчетности государственного управления. Оно обеспечивает не просто сохранение информации, а сохранение заслуживающих доверия документов, которые можно без лишних проблем использовать для отстаивания своих прав и интересов.

Что собственный архивчик технически подкованному человеку сохранить, при желании, несложно - это факт. До тех пор, пока этот архивчик только ему самому и интересен. Но попробуй он предъявить этот архивчик в суд в качестве доказательства в споре, он тут же узнает, что не всё так просто в датском королевстве... А сможет ли PCWeek в случае спора по авторским правам прислать в суд гиперссылочку на свой архив, или все-таки придётся ему тащить туда печатные экземпляры либо заверенные копии? smile:)

21.08.2013 22:49:49

Простых вещей в судебных разбирательствах вообще нет. А что в случае с бумажными носителями вопросы авторского права решаются банально просто? Нет, конечно же.

Вы тут перечисляете вопросы, которые были на протяжении всей истории человечества. Кончено, тут есть о чем поспорить, но как раз электронные методы позволяют их решать проще и доказательнее.
Например, авторское право. Раньше многие вопросы решались устно. А сейчас почти все - через электронную почту. Документированно!

22.08.2013 02:56:13

Решил развернуто ответить здесь, во первых по просьбе автора статьи, и во вторых, потому-что такие многословные комментарии в фейсбуке читаются не слишком хорошо.
Действительно в первоначальном посте не хватало конкретики, а именно двух пунктов, без которых он теряет свой смысл. Его следует читать так: электронный документооборот [в гос. органах] невозможен пока не решена проблема хранения электронных документов [в гос. архивах]. И вот это утверждение, уверен, вряд ли кто-то оспорит.

Если к конкретике, то необходимо заходить издалека. А именно рассмотреть, как вообще организован документооборот в гос. органах и при чем тут собственно архивы. При этом необходимо учитывать, что я не являюсь ни сотрудником архивной службы, ни делопроизводственной, ни юристом, хотя госслужба подразумевает, что надо стать сразу всеми. Поэтому каких-то нюансов могу и не знать. Тут изложено моё видение проблемы, возможно кто-то из перечисленных служб мог бы меня поправить. Пока же мой диалог с этими службами выгдядит примерно так:
- Вы же понимаете, что мы от бумаги полностью никогда не уйдём?
- Нет, это вы не уйдёте, а мы уйдём!!
Этим обычно кончаются почти все наши бурные обсуждения.

Итак документооборот (делопроизводство, документационное обеспечение управления) в гос. органах осуществляется не абы как. Вокруг этого существуют тонны нормативки, как федеральной так и локальной. Рассматривать её всю тут нет смысла (опять же, многие вещи я и не смогу профессионально прокомментировать, ибо не являюсь юристом). Упрощенно-же жизненный цикл обычного документа выглядит примерно так (рассмотрим документ, поступающий из одного гос. органа в другой):
1. Сначала собственно рождение (подготовка) документа. Сюда входит создание текста документа, его согласование, подписание, регистрация (после неё он собственно становится документом, до этого - проект) и отправка адресату. Действующие лица - исполнитель (тот кто пишет текст документа, у него могут быть соисполнители), согласующие, подписывающие (в 99.999999% подписывающий один), регистратор.
2. Получение документа. Орган власти - адресат, обязан зарегистрировать документ, и передать его собственно адресату (должностному лицу). Адресат рассматривает документ, определяет его исполнителей, пишет поручение (резолюцию) по документу, далее документ передается на исполнение. Действующие лица - регистратор, адресат документа.
3. Исполнение документа. Должностное лицо, получившее документ с резолюцией руководителя, определяет нижестоящих исполнителей, пишет свою резолюцию и направляет документ на исполнение. Цепочка продолжается, пока не дойдет до специалиста - конкретного исполнителя документа. Стандартная цепочка может выглядеть так - губернатор, зам. председателя правительства, министр, зам. министра, нач. управления, нач. отдела, специалист. Действующие лица - исполнители документа (не путать с исполнителем из п. 1).
4. После исполнения документа, отчет о проделанной работе должен вернуться по цепочке назад, т.е. каждый должен отчитаться об исполнении поручения руководителя. Когда все отчеты утверждены, документ считается исполненным и списывается в дело.

Это конечно же несколько упрощённая схема. Например, полностью опущены вопросы контроля. Списание в дело происходит у всех по разному, у кого-то дела формируются непосредственно в отделах, и специалист решает в какое дело списать документ, у кого-то этим занимаются делопроизводственные службы, и после исполнения документ передается им на списание в дело. Но это уже детали, в целом же описанный алгоритм достаточно точно воспроизводит жизненный цикл стандартного документа в гос. органе.

Итак, мы остановились на списании в дело, но на этом жизненный цикл документа конечно же не заканчивается. Тут-то и выходят на сцену архивы. Во первых что такое дело? Ну, по сути, это папка с документами. Важнее не что это такое, а как эти дела формируются. Документ не складывается в первую попавшуюся папку (дело) или в папку, в которой больше свободного места. Существует понятие - номенклатура дел. Т.е. у каждой такой папки есть своё название, согласно номенклатуре (например "Переписка с органами местного самоуправления"). Каждому делу также сопоставлен срок хранения. Вот этим то и занимаются архивы. Во первых они формируют типовую номенклатуру дел, на основании которой каждый орган власти формирует собственную номенклатуру. Типовая номенклатура в архивные службы субъектов спускается с федерального уровня, а именно Росархивом. Местные архивные службы её конечно могут видоизменять с учетом каких-то локальных особенностей, но некоторых вещей они делать не могут. Например, не могут они уменьшать сроки хранения дел (а вот увеличивать - сколько угодно). Почему это важно объясню чуть позже. Итак - Росархив спустил субъекту типовую номенклатуру, местная архивная служба разослала её всем органам власти субъекта, каждый орган власти на её основе сформировал собственную номенклатуру (и они обязаны согласовать её с архивной службой).

Орган власти списывает свои документы в дела, согласно собственной номенклатуре. Их дальнейшая судьба зависит от сроков хранения дел. Есть дела с коротким сроком хранения (3 года, 5 лет). Они так и хранятся в органе власти, архив на них не претендует. По истечении срока хранения дела уничтожаются (есть определённая процедура, составляется акт и т.д., я не вдавался в детали). Дела с более длительным сроком хранения (10 лет, 75 лет, постоянного хранения) по истечении тех-же 5 лет хранения в органе власти передаются в архив, и дальше хранятся уже там. В детали процедуры передачи я опять же не вдавался. Есть ещё особенные дела, к сроку хранения которых дописывается аббревиатура - ЭПК (хоть убейте не знаю как расшифровывается). Обычно это дела со сроком хранения 5 лет. Т.е. срок хранения таких дел звучит "5 лет ЭПК". Это значит, что по окончании срока хранения этих дел (в органе власти), они сразу не уничтожаются. Создаётся экспертная комиссия из представителей органа власти, архивных служб, возможно ещё кого-то. Эта комиссия просматривает все документы в деле и часть из них может быть отобрана для более длительного хранения. Отобранные документы передаются для хранения в архив, остальные уничтожаются.

Описанная схема работы давно установлена, отлажена и работает идеально с бумажными документами. Когда же встаёт вопрос о переходе на электронный документооборот, возникает масса проблем. Самая главная - гос. архивы пока не знают как хранить электронные документы. Я понимаю технологии существуют, но этого мало. Есть законы, нормативка, которая сегодня не позволяет им принимать на хранение электронные документы. Что это значит для нас? Документы, попадающие в дела, которые мы передаем в архивы, должны быть на бумаге.

Как это выглядит на практике? Ещё в 2011 году Росархив спустил в субъекты некие методические рекомендации по поводу того какие документы можно, а какие нельзя создавать в электронном виде. Логика там простая. Всё, что не сдаётся в архив - можно создавать в электронном виде. Архиву до этого дела никакого нет. Всё же остальное будьте любезны создавать по прежнему на бумаге, чтобы иметь возможность по истечении необходимого срока передать эти документы в архив, как положено.
Так вот, на основании этих рекомендаций местные архивные службы подготовили типовые перечни документов, которые можно создавать в электронном виде. На их основе такие перечни создали в каждом органе власти. Все там завязано на номенклатуру, есть дела, в которых документы хранятся в электронном виде (они попали в перечни), а есть чисто бумажные - их надо будет сдавать в архив.
Есть интересный момент - в эти перечни каким то чудом попали те самые дела с ЭПК! Я так и не добился от наших архивов ответа на простой вопрос, как они собираются по истечении 5 лет отобрать часть документов из этих дел для постоянного (или длительного) хранения. Ведь все документы в этих делах будут электронными! Ответ всегда один - это не мы сами придумали, это спустили федералы, их и спрашивайте!
Здесь есть одна серьёзная проблема, которую не сразу заметно. Как я и говорил, в каждом органе власте номенклатура своя (хоть и созданная на основе типовой). Каким должен быть документ, электронным или бумажным, определяется тем, в какое дело его спишет орган власти - получатель. Ничего странного не замечаете? Как может получатель влиять на то, какой он документ получил, электронный или бумажный????!!!!! Это решает отправитель документа. Такие вот нестыковки говорят о степени проработки этого вопроса на федеральном уровне!

Если приводить конкретный пример. Давайте рассмотрим алгоритм действий исполнителя документа. Исходные данные - СЭД, в которой работают все органы власти региона (единая). Мне надо отправить документ в другое министерство, которое работает в той же системе, что и я. В каком виде мне готовить документ? В электронном или бумажном? Всё просто скажете вы, конечно же в электронном, они же тоже в СЭД! По хорошему, я должен позвонить министру и поинтересоваться, если они получат документ, примерно с таким содержанием, кому его передадут в работу? Дальше прозвонить всю цепочку исполнения, чтобы добраться до конкретного специалиста, к которому попадёт мой документ. Узнать у него, в какое дело он такой документ спишет. Поднять нормативку этого министерства, узнать попадает ли это дело в перечень дел, в которых можно хранить электронные документы. Если да, то я могу создавать документ в электронном виде. Теперь представьте, что я этот порядок действительно пропишу в инструкции по делопроизводству (а ведь именно такой порядок подразумевается этими перечнями Росархива).

22.08.2013 08:56:02

Спасибо! Я опубликовал ваш комментарий (это целая статья) в виде отдельного поста и предалагаю продолжить обсуждение этой темы именно там: http://www.pcweek.ru/its/blog/ecm/5385.php

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии