НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

К вопросу о единой "российской" службе регистрации документов

Андрей Колесов
18.09.2013 00:04:37

Вот тут как раз возможно определение "национальный" было бы вполне уместным. Можно "государственный", но не очень хорошо: служба должна поддерживаться государством, но должна предназначаться не только для госструктур. Я поэтому взял слово "российский" в кавычки, чтобы подчеркнуть условность названия.

Итак, один четко выявленных проблем "межоргановского" (между органами госвласти, это не то же самое, что "между ведомствами") – многократная регистрация одного и того же документа в разных организациях.

Я давно слежу за обсуждением этой темы, и искренне не могу понять: а проблема-то в чем?

Да, каждый документ должен регистрироваться отдельно в каждой организации. Это требуется закон, наверное, это правильно (законы ведь тоже можно менять, если они не соответствуют новым реалиям). А для наведения порядка в "масштабах республики" (помните фильм "Чапаев": "А мог бы ты командовать войсками всей Республики? А мировом масштабе?") нужна еще одна регистрация – на уровне "страны" ("нации").

На самом деле, это можно было бы сделать и "до-ИТишные" времена, безо всякого Интернета, но просто в этом не было большой потребности. А сейчас, раз потребность есть, то это можно сделать. И сделать просто, не дожидаясь 2017-года, как это повелевает Постановление правительства (вспоминаю еще один замечательный тезис, сформулированный на XXII съезде КПСС в 1961 году – "Нынешнее поколение советских людей будет жить при коммунизме!", лозунг жил активной жизнью до "ухода в отставку" Хрущева в 1964 году).

Хотел написать на эту тему давно, но вспомнил сейчас, когда получил (по электронной почте, кстати, и без всяких ЭЦП), подтверждение об отправке сделанного мной заказа в магазине Amazon



Посмотрите: в этом документе (документе!, хотя тут никакой ЭЦП нет) видны два номера
Номер заказа (order) и номер посылки (tracking)

Первый – это регистрация в системе "заказов" (магазинов)
Второй – в системе доставки (почты)

Не знаю, про первый, но, возможно, это не "амазоновский" номер, а именно для все Интернет служб страны.
А вот второй – это точно "национальный" номер.

Итак: Интернет-магазинов – сотни тысяч (наверное, больше, чем у нас органов госвласти), а номер – единый.
Для почты – тоже достаточно много служб (в данном случае UPS), а нумерация единая.

Почему нужны два номера – понятно, две разные, независимые (каждая может работать без использования другой) функции.

По "почтовому номеру" я вхожу в почтовую (доставки) систему США и вижу в любой момент, где именно находится моя посылка.
Наверное, у них так, "за океаном", и учет все госдокументов осуществляется.

Так вот глядя за нашими диспутами не темы "многократной регистрации" и имея перед глазами (в реальном использовании) вполне практические проблемы, я думаю: а проблема-то в чем?

Я думаю, что реализовать пилотный проект по созданию такой единой службы регистрации документов (в масштабах "республики", в мировых не нужно), вполне можно до ближайшего Нового года и без особых бюджетных затрат.
А вы что думаете?

Комментариев: 20

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

18.09.2013 00:40:58

Номер 927489000566709949468 не отслеживается ни одним сервисом - ни UPS, ни USPS.

18.09.2013 01:07:13

О! Давайте разбираться! С этим номером я не работал, но в предудыщие разы иногда пользовался и видел.
Я буду уточнять и следить.
А где вы следили за ним?

18.09.2013 19:29:36

USPS tracking: https://tools.usps.com/go/TrackConfirmAction.action
Номер 927489000566709949468 там не отслеживается.

А вот 9300120111400234875113 - отслеживается.

18.09.2013 01:38:31

Сделал на прошлой неделе (суббота) четыре заказа. Через Амазон, но все поставщики - разные.
Тот, что в примере поста, - прислали мне подтверждение только сегодня (уже вчера) вечером. Возможно, у них еще не началось ослеживание работы номера.

А вот инфо по заказу, подтверждение которого пришло в воскресенье к ночи.



Тут вся инфо о процессе доставки видна:

Кстати, есть любопытный момент. Доставка обещана "от 20.09 до 07.10" (крайняя дата). Посылку должен получить мой коллега, который там будет в командировке, но он должен уехать в Москву 26.09. Успеет или нет?

18.09.2013 01:28:39

Я думаю есть 2 разные темы многократной регистрации документов. Первая - о чём говорите Вы. Наверное это будет полезно для архивов (или тех, кому поручат вопросы хранения электронных документов, т.к. архивы себя старательно в этом вопросе дескридитируют и продолжают это делать).
Мне, как специалисту занимающемуся внедрением и сопровождением СЭД, не совсем понятно, что даст этот единый в пределах всех России (да хоть и всего мира) номер. Для меня более насущным является второй вопрос многократной регистрации, а именно необходимость регистрации документа при перемещении из одного ведомства в другое в пределах одной СЭД! Для регионалов и муниципалов довольно типична ситуация, когда множество органов работают в общей системе. Но так как работают все в рамках существующего "делопроизводства" (я бы вообще запретил это слово smile:)), документ приходится регистрировать повторно в каждом ведомстве, чтобы соблюсти непонятный мне ритуал!!
Про связанные с этим проблемы я уже писал в группе в фейсбуке, но понимания практически не нашёл. Услышал намёки, что мне нужна единая регистрация ради единой регистрации. А то, что кому-то нужно делопроизводство ради делопроизводства (как будто выругался ей богу smile:)), никого не смущает?
Ещё раз - множественная регистрация внутри одной СЭД вполне реализуема. Никто с этим не спорит. И она реализована!!! Вопрос очень простой - зачем????
Вот ещё одна проблема, связанная с множественной регистрацией. Документ поступил в центральную канцелярию правительтва. После регистрации поступил губернатору, тот выдал поручение министру и документ полетел .... (куда?). Правильно - в канцелярию министерства. А там тётенька регистратор пошла попить чайку или через дорогу в магазин за новыми сапожками. Что ей какой-то там губернатора или министр. Она же тоже человек. Кто скажет, что это правильно? Я тоже считаю, что это неправильно. Поэтому у нас в СЭД в этом случае происходит автоматическая регистрация документа и он сразу идёт министру (вернее помощнику, но это уже детали). С этим многие боролись в своё время, но всё-таки смирились в конце-концов.
При поступлении же документа без резолюции (просто переслали из главной канцелярии напрямую министру) у многих он проходит процедуру ручной регистрации. Т.е. тётенька-регистратор должна открыть его, почитать, решить брать или нет его на регистрацию и нажать кнопку "Зарегистрировать". Это придаёт этой тётеньке особенную значимость. В своё время мы оставили эту возможность, у нас можно включить авторегистрацию или оставить ручную. Наверное зря это сделали, но сейчас поменять это уже сложно (думаю когда-нибудь поменяем, либо вообще уйдем от повторной регистрации, для меня второе в приоритете). Так вот, бывают документы, которые направили губернатору и министру, а губернатор по резолюции тому-же министру. В этом случае у регистратора появляется задача приема на регистрацию, и пока она её разглядывает, попутно любуясь своим отражением в тёмных местах монитора, документ уже регистрируется автоматически и летит по резолюции министру.
Да да да, эту ситуацию тоже можно обработать программой, никто не спорит. Просто таких вот мелочей на пустом месте накопилось уже очень очень много. Для меня вопрос повторной регистрации в одной СЭД наверное занимает первое место среди самых очевидных вопросов, которые очень трудно кому-либо объяснить. К моему удивлению многие в фейсбуке высказались в том плане, что "все это можно реализовать". Так можно и микроскопом гвозди заколачивать. Кто скажет что нельзя?

18.09.2013 01:54:42

Я понимаю условность приведенного примера. Но с его помощью можно разбираться дальше.

Тут нужно иметь в виду два момента

1. Действующие законы и правила - не догмы! В том плане, что они не вечны. Они были сделаны под некоторые существующие когда-то методы и технологии. Сейчас есть другие технологии, позволяющие по-иному подойти к решению задачи. Значит, нужно менять законы и правила.

2. Я не очень понял, чем вас не устраивает приведенный пример. В этом примере как раз видет сквозной документооборот, прохождение посылки (документа) через цепочку разных организаций (посмотрите скриншот выше)


Связывает их единый почтовый номер посылки (документа).

Как происходит регистрация посылки в конкретной конторе - это внутреннее дело конторы. Может вводит свой номер (дополнительный), может использовать ЕДИНЫЙ.

Идея банальная: каждый документ должен иметь свой единый уникальный регистрационный номер. Как номер паспорта.
Паспорт - это документ, которые автоматом получает номер при "рождении"

Вы можете делать сколько угодно копий паспорта, рассылать его в разные конторы, хранить эти копии в сотнях разных базах данных, в разных конторах. Но все разно документ (паспорт) однозначно идентифицируется по своему номеру.
А как вы регистрируете полученную копию пасторта - это никого не волнует.

Проблема на самом деле не в регистрации, а в документе. Нужно понять, что ПриказГубернатора - это один документ. Тот, который хранится в АрхивеГубернатора, а все рассылаемые копии приказа - это лишь копии, не более того.

18.09.2013 11:25:45

Вадим Малых писал: «Ещё раз - множественная регистрация внутри одной СЭД вполне реализуема. Никто с этим не спорит. И она реализована!!! Вопрос очень простой - зачем????»

Причины для этого иногда могут быть. Предположим, что весь регион работает в единой СЭД. Министерство рассылает «по городам и весям» циркуляр, который в получивших его организациях начинает обрастать резолюциями, отчетами об исполнении и т.д. Нужно ли всё это «богатство» цеплять к одной карточке (и министерство будет всё это видеть и совать свой нос куда не надо)? Или всё же лучше, чтобы внутренняя работа снаружи видна не была? В случае единой регистрации также возникает интересный вопрос, как будут формироваться соответствующие электронные дела в министерстве и подчиненных организациях.

Кроме того, регистрация, помимо прочего, документирует факт получения документа и принятия его в работу, который при «разборе полётов» может иметь существенное значение. Понятно, что СЭД в принципе может такие факты фиксировать и без повторной регистрации – но вот способна ли конкретная СЭД надёжно выполнять такую функцию?

Что же касается единой общенациональной регистрации, то возможная польза от неё – точная фиксация момента создания и решение проблемы долговременной сохранности документов, подписанных ЭЦП. После такой регистрации документ можно было бы распространять уже без ЭЦП и не морочить себе голову с её повторной проверкой (особенно спустя длительное время. когда закончится срок действия сертификатов) – а для проверки подлинности использовать какой-нибудь веб-сервис. Регистрирующий орган мог бы обеспечить, при необходимости, распространение электронного документа в форматах, отличных от первоначального.

18.09.2013 11:32:41

Я считаю, что имеет отношение к документу - все должны видеть всё. Ничего прятать не надо!! Привыкли прятать, понимаешь smile:)
Про электронные дела, это как раз то о чём я и говорю - делопроизводство ради делопроизводства (пойду рот прополоскаю smile:))

18.09.2013 12:15:08

Излишняя открытость вредна - генерал из министерства начинает командовать отдельными солдатами вместо решения стратегических задач, мешая тем самым делать своё дело офицерам и сержантам.

Правильное формирование дел - это, между прочим, не "делопроизводства ради делопроизводства", а как раз возможность по документам разобраться в том, что происходило. Свалите документы в кучу, и концов никогда не найдёте! Интересно, как с таким отношением вообще можно заниматься внедрением СЭД? smile:)

18.09.2013 12:53:48

Андрей, как-то с большим трудом понимаю, что значит свалить в кучу документы в СЭД? Это невозможно! Вот бумажные документы - запросто.

Насчёт отношения к делопроизводству - с таким отношением только и НУЖНО, а не МОЖНО этим заниматься. Все остальные уже добрые 10-15 лет топчутся на одном месте и молятся на каждую бумажку и регламент. В топку это всё!

18.09.2013 11:08:03

В почте России тоже сейчас работает режим отслеживания прохождения посылок-бандеролек по своему номеру. Технически конечно нескложно прикрутить к нему еще один Id из некоей условной единой "национальной" службы, но ведь создание ее подразумевает уйму организационных межведомственных согласований.

18.09.2013 11:20:39

Есть онлайнвая служба отслеживания посылок в Почте России?

Наверное, я чего-то не понимаю, но не вижу проблем созданием сервиса по выдаче номер документов.

18.09.2013 11:36:57

Ну да, заходишь на http://www.russianpost.ru/
там слева есть "Отслеживание почтовых отправлений".
Я так два месяца следил за путешествием моей посылки с книгами из Улан-Удэ, как она гуляла по московским отделениям (оказывается, оператор спутал улицу Зеленоградскую с Зеленодольской, и пришлось ехать на другой конец Москвы). Но сам цифровой сервис работает чётко.

Технических проблем с созданием единого сервиса нету, есть проблемы организационные)) Исполнитель не возьмется без указа свыше, а те, кто могут приказать в масштабе региона-страны, этот блог не читают.

18.09.2013 13:39:56

Никаких единых номеров нет и в США. Это очередная фантазия автора поста.

Трекинговые номера UPS вообще имеют другой формат. Автор путает UPS (частную компанию) и USPS (United States Postal Service - аналог почты России). А есть еще, например, Federal Express, у нее свой формат номеров. И номера заказов Амазон, естественно, выдает Амазон, у других торговцев своя нумерация заказов. Если вы не помните, где заказали, вам никто не поможет. Если кто-то знает, интернет-сервис, где по номеру заказа можно определить, где он сделан, прошу поделиться. Короче, пальцем в небо.

18.09.2013 13:52:49

Это не фантазии, а реальная практика.
Я несколько раз получал заказы в службах доставки отелей. Поиск заказа производится именно через трекинг-номер, через единую систему, никак не связанную с Амазоном. Я инфо о месте нахождения заказа вижу через Амазон (и через номер заказа Амазон), а независимые службы доставки - через единую систему.

Вы путаете номер заказа (он - Амазоновский) и трекинг-номер - он единый

18.09.2013 14:20:37

Трекинг-номер, естественно, не связан с торговцем, он связан с почтовой службой. USPS трекинг № и UPS трекинг № и Federal Express трекинг № - это независимые номера, имеющие разный формат. Поэтому Амазон и сообщил вам не просто номер, а номер в системе почтовой доставки USPS, иначе информация о почтовой службе была бы излишней и было бы что-то типа Universal Tracking #, а в номере был бы закодирован (в каких-то позициях) почтовый сервис (это, кстати, то, что вы и предлагаете), но этого по факту нет. Это, кстати, типичный пример, выдачи другого номера при документообороте между разными субъектами права.

18.09.2013 22:49:57

Это верно. Трекинговые номера не единые, они ведутся децентрализовано каждым почтовым оператором или курьерской службой.

Однако по номеру обычно всегда можно определеить, к какой службе он относится.

18.09.2013 23:39:14

Возможность идентификации службы, сама по себе, говорит о налиции единой системы номеров. Просто она делается на уровне регистрации отдельных служб, а далее сами службы ведут нумерацию. Также может быть построена система нумерации документов на уровне страны.

По своим заказам я вижу движение

Вот тут я вчера ничего не видел, а сегодня есть инфо, уже почти на месте



А этот - продвигается, уже в Сан-Франциско (нарантировали до 7 октября). Так что мой коллега, наверное, все получил в отеле сразу по приезду туду, в понедельник.


Обе посылки идут через USPS. почему вы одни номер там видите, а другой нет - не знаю

18.09.2013 22:58:51

Подробности про доставку Amazon:
http://habrahabr.ru/post/194082/

19.09.2013 07:30:55

Все правильно.
Национальными должны быть стандарты, реестры, интерфейсы, протоколы взаимодействия и т.п.,
а не программное обеспечение само по себе.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии