НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Документы и рекордсы – в чем разница? И почему мы не хотим признавать их существование

Андрей Колесов
09.10.2013 16:11:29

Очень интересную ссылку опубликовал Вадим Малых в ECM-Фейсбук-группе



Текст не новый (опубликован в начале 2012 года), но весьма актуальный.

Я бы добавил: отличное краткое пособие для очень многих документоведов, которы считают, что документы и рекордсы – это одно и то же.
Сразу скажу, что вопрос, как на русский язык переводить "records" – вопрос спорный. Я использую "рекордс", в том числе и для того, что не путать с другими значениями (более употребимыми) слова "запись".

Я приведут тут цитаты, которые мне представляются особенно важными.








Теперь отдельно хочу остановиться на этом вопросе:

В зарубежных публикациях по проблемам ECM и документоведения различие между document и record является одним из основополагающих. В то же время в русских переводах различие это зачастую игнорируется.

Вопрос: почему у них считается "основопологающим" и почему у нас игнорируется?

Ответ заключается в этом графике.



Дело в том, что "у них" рассматриваются вопросы деятельности организации в целом, и потому их интересует полный жизненный цикл работы с документами.

У нгас же, по нашей российской традиции, верховодит "канцелярия", которую интересует документы уже на стадии их окончательного формирования, упрощенно говоря – при сдачи в архив. Так уже получается, что гостами у нас занимаются в основном архивисты, для которых жизнь документа начинается именно со сдачи его в архив…

Конечно, это несколько упрощенная трактовка ситуации, но именно так.

Второй вопрос: соотношение СЭД (оперативное движение документов) и СЭА (архив).

С подачи некоторых наших СЭД-теоретиков считается, что наши СЭД соответствуют зарубежными "системам управления рекорсами". Такое представление, конечно же, явно ошибочно (что хорошо показано в статье).

А далее есть еще одно следствие. Дело в том, что пытаясь гармонизировать "наши" и "ихние" представления о работе с документами, мы в качестве базового стандарта для СЭД начинаем использовать MoReq. Но их MoRed – это стандарт для архивив, а не для систему управления документами…

Вот такая петрушка получается…

Комментариев: 1

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

18.10.2013 22:57:34

Очень интересная и познавательная статья приведена в ссылке.
Сказать по правде, понимание, ну, или относительное понимание тех понятий, касающихся "записей", пришли не сразу - несколько раз перечитала. И всякий раз ловила себя на том, что читая, пытаюсь сразу "перевести понятия на родные документоведческие тире архивные российские реалии". И во многом из-за этого терялась информативность. С недавнего времени прихожу к выводу, что это вообще дурацкая привычка - пытаясь понять новое, обращаться к старому ,к привычному опыту, знаниям, потому что если постоянно возникает стремление сопоставить что-то новое со старым накопленным опытом, отсутствует способность постигать новое. Ну, это к слову.

Собственно понятно, что изначально ECM подразумевает систему управления документами и систему управления записями.
Теперь о том, что заставляло меня всякий раз возвращаться к привычному пониманию: указанный в числе прочих раздел ECM, касающийся долгосрочного архивного хранения. По привычной логике долгосрочному хранению подлежат документы, которые "вышли" из оперативной работы. По традиционным российским правилам после исполнения документ еще год хранится в отделе - так сказать в оперативном делопроизводстве, а через год (как правило) сдается в архив. И в этой связи в статье не очень понятна разница между "документом" и "записью". Тем более, если к записям тут относятся акты выполненных работ или квитанции - понятно, что это материалы временного срока хранения. А графические изображения, презентации, видеозаписи (смотря, правда, какие) - тем более.
В этой связи вопрос - когда документ становится записью и переходит в соответствующую систему. И где изначально хранятся "записи".