НовостиСобытияКонференцииIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как управлять документом в рамках его жизненного цикла

Читатель обратил внимание на небольшой пресс-релиз и написал комментарий к нему в Форуме:

Вот фрагмент пресс-релиза:

Бывают ситуации, когда организации нужно признать документ недействительным. Бумагу можно уничтожить или составить акт об аннулировании. А вот как быть с электронным документом?

Вот что написал читатель:

Мне, кажется, процедура аннулирования документа остается той же (комиссия принимает решение). А физически метаданные на документы должны отражать этапы его жизненного цикла. Если СЭД имеет физически реализованную схему поддержки жизненного цикла, то после принятия решения об аннулировании документа, в таблице ЖЦ ставится соответствующая отметка об удалении. После этого все пользователи увидят эту информацию. А физически сам документ храниться также как и раньше.

Что тут можно еще сказать?


1. Вообще говоря, если присмотреться внимательно, почти все идеи, известные для "бумаги" могут быть легко реализованы и применительно к электронному документу. И нам не нужно строить отдельные "теории" для разных видов документов (бумажный или электронных), а создать единую теорию документа. А уже на ее базе нужно говорить о специфики отдельных категорий (например, во физической реализации), которая, конечно, имеется.

2. Разговор показал, что у нас до сих пор нет теории документа, основой которой должны стать "модель документа" и "модель жизненного цикла документа". А уже для такой модели можно формировать терминологию. Мы же пытаемся все свести лишь к терминологии, которая по своей сути является сугубо вторичной. Что-то вроде "телега впереди лошади", при том, что лошади нет вообще.

3. Что касается аннуляции-уничтожения. Тут, конечно, нужно вопрос прорабатывать внимательнее, но вчерне все выглядит достаточно просто.
У документа должен быть набор свойств (реквизитов), которые должны отражать его статус. Причем, часть реквизитов является характеристикой самого документа, а часть – отражают его статус в конкретной СЭД конкретной организации. И соответственно, должны храниться или в документе или в СЭД (что не одно и то же).

В качестве таких свойств должны быть, наверное, такие позиции
1) Соответствие нормативному требованию (какому именно нормативному акту соответствует оформление и содержание документа)
2) Статус его юридической силы (действует, не действует). В случае с договором, если договор "отменяется" (стороны разрывают соглашение), то должна быть ссылка на документ, который его отменяет. Причем такая ссылка должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО проставлена в СЭД, а желательно – и в самом документе.

3) Наличие документа в конкретной СЭД. Возможно, тут должны быть два статуса – "действительность" документа в СЭД и "физическое наличие в СЭД". Возможно, тут хорошо бы указать, а где можно найти физический экземпляр документа (например, в госархиве).

4) Физическое уничтожение экземпляра документа. Вот это – довольно сложный вопрос. Он требует разобраться с понимание "экземпляра" документа. Строго говоря, для бумаги может быть только один физически экземпляр, все остальное – только копии. Даже отпечатанные две страницы на принтере и подписанные ручкой документы – это два разных физических документа (хотя можно говорить об их идентичности по содержанию).

Вот тут раз раз есть специфика электронного документа – можно сделать сколько угодно идентичных физических экземпляров. Вывод отсюда просто: если вам нужен полный контроль над физическими экземплярами (в том числе, чтобы потом гарантированно уничтожить их на физическом уровне) нужно изначально делать это в СЭД, используя какие-то специальные механизмы учета процесса физического копирования.

Интересно: есть ли такие механизмы в наших СЭД?
Колесов Андрей
Я думаю, что это очень упрощенная модель.

Тут нет очень многого.

1. Процедура передачи документа во внешний госАрхив
2. Передача документов регулирующие органы (например, финансовые документы в Налоговую).
3. Процедура регистрации пришедшего извене электронного документа (например, должен ли номер вноситься в сам документ или в его XML-карточку)

4. Описание процедуры изготовления экзмепляров и копий документов. Как копия должна быть связана с подлинников.
И так далее.

На самом деле это будет достаточно сложная модель. Она должна строиться "сверху-вниз" и обязательно модульно.
Даже создание варианта такой модели (до утверждения ее на уровне нормативных требований) легко понятен на кандидатскую диссертацию.
Вязилов Евгений
Согласен, что не все этапы ЖЦ определены. Многое зависит от типа документа ( НТИ, договор, НПД, др.). Вот у меня  еще один список этапов ЖЦ:
Планирование создания документа
Создание документа
Описание документа
Каталогизация
Хранение
Распространение
Доставка
Согласование
Обсуждение (рассмотрение)
Принятие
Подписание участниками соглашения
Редактирование
Прекращение действия
Уничтожение документа
Визуализация документа
Передача в печать
Публикация (издание)
Вступление в силу документа
Ратификация
Утверждение высоким начальством
Менщиков Дмитрий
В случае аннулирования электронного документа процедура, наверно, должна быть следующая:

Если сторона А передала электронный документ с электронной подписью стороне Б,
то, если сторона А хочет аннулировать этот документ, то это должна быть ее обязанность - довести аннулирующий документ до стороны Б (и получить квитанцию от Б).
Если это не сделано, то сторона Б имеет право считать, что исходный документ действительный.