НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как управлять документом в рамках его жизненного цикла

Андрей Колесов
19.10.2013 08:40:55

Читатель обратил внимание на небольшой пресс-релиз и написал комментарий к нему в Форуме:

Вот фрагмент пресс-релиза:

Цитата
Бывают ситуации, когда организации нужно признать документ недействительным. Бумагу можно уничтожить или составить акт об аннулировании. А вот как быть с электронным документом?


Вот что написал читатель:

Цитата
Мне, кажется, процедура аннулирования документа остается той же (комиссия принимает решение). А физически метаданные на документы должны отражать этапы его жизненного цикла. Если СЭД имеет физически реализованную схему поддержки жизненного цикла, то после принятия решения об аннулировании документа, в таблице ЖЦ ставится соответствующая отметка об удалении. После этого все пользователи увидят эту информацию. А физически сам документ храниться также как и раньше.


Что тут можно еще сказать?


1. Вообще говоря, если присмотреться внимательно, почти все идеи, известные для "бумаги" могут быть легко реализованы и применительно к электронному документу. И нам не нужно строить отдельные "теории" для разных видов документов (бумажный или электронных), а создать единую теорию документа. А уже на ее базе нужно говорить о специфики отдельных категорий (например, во физической реализации), которая, конечно, имеется.

2. Разговор показал, что у нас до сих пор нет теории документа, основой которой должны стать "модель документа" и "модель жизненного цикла документа". А уже для такой модели можно формировать терминологию. Мы же пытаемся все свести лишь к терминологии, которая по своей сути является сугубо вторичной. Что-то вроде "телега впереди лошади", при том, что лошади нет вообще.

3. Что касается аннуляции-уничтожения. Тут, конечно, нужно вопрос прорабатывать внимательнее, но вчерне все выглядит достаточно просто.
У документа должен быть набор свойств (реквизитов), которые должны отражать его статус. Причем, часть реквизитов является характеристикой самого документа, а часть – отражают его статус в конкретной СЭД конкретной организации. И соответственно, должны храниться или в документе или в СЭД (что не одно и то же).

В качестве таких свойств должны быть, наверное, такие позиции
1) Соответствие нормативному требованию (какому именно нормативному акту соответствует оформление и содержание документа)
2) Статус его юридической силы (действует, не действует). В случае с договором, если договор "отменяется" (стороны разрывают соглашение), то должна быть ссылка на документ, который его отменяет. Причем такая ссылка должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО проставлена в СЭД, а желательно – и в самом документе.

3) Наличие документа в конкретной СЭД. Возможно, тут должны быть два статуса – "действительность" документа в СЭД и "физическое наличие в СЭД". Возможно, тут хорошо бы указать, а где можно найти физический экземпляр документа (например, в госархиве).

4) Физическое уничтожение экземпляра документа. Вот это – довольно сложный вопрос. Он требует разобраться с понимание "экземпляра" документа. Строго говоря, для бумаги может быть только один физически экземпляр, все остальное – только копии. Даже отпечатанные две страницы на принтере и подписанные ручкой документы – это два разных физических документа (хотя можно говорить об их идентичности по содержанию).

Вот тут раз раз есть специфика электронного документа – можно сделать сколько угодно идентичных физических экземпляров. Вывод отсюда просто: если вам нужен полный контроль над физическими экземплярами (в том числе, чтобы потом гарантированно уничтожить их на физическом уровне) нужно изначально делать это в СЭД, используя какие-то специальные механизмы учета процесса физического копирования.

Интересно: есть ли такие механизмы в наших СЭД?

Комментариев: 9

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

20.10.2013 11:19:17

Интересна терминология пресс-релиза. Термин "акт об аннулировании" встречается довольно редко и обычно используется в отношении лишь определенных видов документов (например, разрешений, лицензий). Само понятие "аннулирование" неоднозначное - где-то оно используется в значении потери документом силы, досрочного прекращения действия (это наиболее распространенное толкование), а где-то - в значении его уничтожения.

Вариант электронного аннулирования из нормативной базы:

Цитата
Порядок уничтожения на территориях особых экономических зон или вывоза с территорий особых экономических зон в целях уничтожения товаров, помещенных под таможенную процедуру свободной таможенной зоны, и (или) упаковки и упаковочных материалов (утв. приказом ФТС России от 11.02.2013 N 228)

16. По письменному обращению резидента ОЭЗ разрешение на уничтожение может быть аннулировано уполномоченным таможенным органом, если товары, пришедшие в негодность, и (или) упаковка, заявленные к уничтожению, не были фактически вывезены с территории ОЭЗ.

Разрешение на уничтожение аннулируется уполномоченным таможенным органом путем проставления соответствующего статуса о Заявлении, на которое получено разрешение на уничтожение, в электронной базе Заявлений или путем внесения соответствующих сведений в журнал учета Заявлений.

Одновременно должностное лицо уполномоченного таможенного органа формирует и направляет в адрес резидента ОЭЗ или лица, действующего по его поручению и от его имени, авторизованное сообщение об аннулировании Заявления.

Порядок и технологии совершения таможенных операций в отношении товаров, включая транспортные средства, ввозимых (ввезенных) на территории портовых особых экономических зон и вывозимых с территорий портовых особых экономических зон (утв. приказом ФТС России от 18.06.2013 N 1115)

23. Ввоз товаров на территорию ПОЭЗ осуществляется до истечения срока действия разрешения на ввоз товаров.

По истечении срока действия разрешения на ввоз товаров в случае, если товары не были ввезены в ПОЭЗ, разрешение на ввоз товаров аннулируется путем изменения статуса соответствующей записи в электронной базе разрешений на ввоз товаров и (или) путем внесения соответствующих сведений в графу "Примечание" журнала учета выданных разрешений на ввоз товаров.

20.10.2013 13:34:19

Речь идет том, о чем написано в моем посте: об отстутствии в стране "модели жизненного цикла документа" и соответствующе терминологии.

Понятно, что пресс-релизе речь идет об операции по "отмене юридической значимости документа". Вот тут как раз термин ЮДЗ видится уместным.

20.10.2013 21:23:06

Цитата
Речь идет ... об отстутствии в стране "модели жизненного цикла документа"
Что Вы имеете в виду под "моделью жизненного цикла документа"? IMHO она как раз очень даже есть, достаточно посмотреть любые нормативные документы по вопросам сроков хранения и экспертизы ценности smile;)

21.10.2013 01:39:18

Я не претендую на полное знание вопроса. Наверное, есть где-то что-то написано.

По многим разным проявлениям я вижу, что сколь-нибудь целостной модели нет.

Я немного знаю о том, чему учат документоведов. Они не знают многих базовых основ.

Я бываю на конференциях, читаю статьи. Единстенное целостное выступление за многие годы - это выступление канадского профессора.

Срок хранения и экспертиза ценности - это только малая доля о того, что должна включать модель.

21.10.2013 08:15:14

Цитата
Я немного знаю о том, чему учат документоведов. Они не знают многих базовых основ.
Действительно, не знают. и вообще с теорией управления документами и архивного дела у нас последние полвека не очень. Упор делался на распространение сложившейся хорошей практики, без объяснения того, почему нужно действовать именно так.

Тем не менее, фактической идейной основой всех существующих норм в данной области является именно модель жизненного цикла т.е. представление о том, что за время своего существования документ последовательно проходит ряд этапов, на каждом из которых им управляют по-своему. Для справки замечу, что уже более десятилетия в Австралии существует альтернативная модель "континуума", согласно которой документ может одновременно быть на нескольких этапах.

Экспертиза ценности и установление сроков хранения - это "высший пилотаж" в управлении документами. Безусловно, помимо этого нужно уметь взлетать, садиться и делать простейшие развороты smile:)

22.10.2013 09:39:26

Этапы жизненного цикла документа включают:
- Создание - ввод данных с клавиатуры, получение от измерительной системы, сканирование, др.; согласование (редактирование, определение версий документов, утверждение-подписание);
- Администрирование - публикация, хранение, доставка (распространение), утрата ценности (уничтожение).

22.10.2013 09:58:11

Я думаю, что это очень упрощенная модель.

Тут нет очень многого.

1. Процедура передачи документа во внешний госАрхив
2. Передача документов регулирующие органы (например, финансовые документы в Налоговую).
3. Процедура регистрации пришедшего извене электронного документа (например, должен ли номер вноситься в сам документ или в его XML-карточку)

4. Описание процедуры изготовления экзмепляров и копий документов. Как копия должна быть связана с подлинников.
И так далее.

На самом деле это будет достаточно сложная модель. Она должна строиться "сверху-вниз" и обязательно модульно.
Даже создание варианта такой модели (до утверждения ее на уровне нормативных требований) легко понятен на кандидатскую диссертацию.

22.10.2013 10:11:13

Согласен, что не все этапы ЖЦ определены. Многое зависит от типа документа ( НТИ, договор, НПД, др.). Вот у меня еще один список этапов ЖЦ:
Планирование создания документа
Создание документа
Описание документа
Каталогизация
Хранение
Распространение
Доставка
Согласование
Обсуждение (рассмотрение)
Принятие
Подписание участниками соглашения
Редактирование
Прекращение действия
Уничтожение документа
Визуализация документа
Передача в печать
Публикация (издание)
Вступление в силу документа
Ратификация
Утверждение высоким начальством

25.10.2013 09:28:34

В случае аннулирования электронного документа процедура, наверно, должна быть следующая:

Если сторона А передала электронный документ с электронной подписью стороне Б,
то, если сторона А хочет аннулировать этот документ, то это должна быть ее обязанность - довести аннулирующий документ до стороны Б (и получить квитанцию от Б).
Если это не сделано, то сторона Б имеет право считать, что исходный документ действительный.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии