НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Электронный документооборот и дистанционная работа. Общие соображения

Андрей Колесов
28.12.2013 23:48:45

Ольга Звонарева в своеv посте Где взять электронную подпись для дистанционной работы, а прежде, информацию о ней? подняла интересную, набирающую актуальность тему, дистанционной работы, но, как мне кажется, разговор (возможно, из-за моего участия в нем) пошел куда-то в сторону, в общем, образовалась какая-то путаница, когда каждый из участников разговора, используя, вроде бы, одни и те же слова, говорит, тем не менее, о чем-то своем.
Так мне хотелось бы как-то структурировать тему, хотя бы для самого себя.

1. Что такое документооборот?
Документооборот = документоориентированные бизнес-процессы. Т.е. деловые процессы, реализуемые на основе или с помощью обмена документами.

Документооборот изначально подразумевает наличие регламента, описанного в том или ином виде. Это может быть и международный закон, и просто на уровне интуиции.

2. Регламенты есть нескольких уровней. Я бы выделил два основных уровня
- законодательный (зафиксированный на уровне обязательных для всех законов)
- корпоративный – на уровне конкретной организации (или ведомства), который, естественно, не может противоречить законодательному. По факту, тут регламентируется то, что не прописано в законе.

На корпоративном уровне тоже есть свои подуровни. Я тут вижу три основных
- зафиксированные в письменном виде;
- устные договоренности;
- очевидные на интуитивном уровне.

Поясню на примере.
Кадровый учет регламентируется законом. Поэтому то, как писать заявления о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, - это прописано в законе, можно обсуждать только, как его выполнять, или как ему можно поменять. Но выполнять – нужно.

Основной порядок процессов работы редакции (говорю о собственном примере) фиксируется в письменном или устном виде. Но должно быть как-то оглашено.

А вот то, что каждый сотрудник должен оперативно отвечать на задания или вопросы главреда (а также своих коллег, читателей и разного рода контрагентов) ,– это, вроде бы, должно быть понятно всем и так, без специальных напоминаний. Точно также, как, скажем, и то, что отвечать нужно на том же языке, что и пришедшее к вам письмо.

3. Дистанционная работа. Об этом будет в следующем посте

Комментариев: 5

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

29.12.2013 01:19:56

Что такое документооборот? Текущая точка зрения автора данного поста следующая:

Цитата
Документооборот = документоориентированные бизнес-процессы. Т.е. деловые процессы, реализуемые на основе или с помощью обмена документами.

Автор, таким образом, считает, что "документооборот - наше всё", потому что "с помощью" документов реализуются практически все бизнес-процессы smile:)

Традиционная точка зрения, закрепленная в нормативной базе и стандартах, куда скромнее:
Цитата
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

Ст. 4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: ...

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

60. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

29.12.2013 01:38:48

Вы привели тут как раз те вещи, которые составлюсь представление о теме, которое нам досталось от 18-19 веков. Нациальные особенности России, от которых нужно давно отказаться.

У нас много таких "преданий старины далекой".

Извините, но в постановлениях нашего правительства так много откровенного бреда...

29.12.2013 11:08:31

На самом деле никакого противоречия между моим определением и гостовским нем. Это просто разные опредления одного и того же, но с принципиально разных позиий. Гостовское отвечает на вопрос "что этот такое", а мое - "зачем это нужно".

Но есть принципиальная разница с методической точки зрения.

Что такое телефонная связь?
Можно дать "формальное" определение - это медные провода, соединящие аппараты, преобразующие электрические сигналы в звук и наоборот.

А можно по другому: средства удаленного речевого взаимодействия людей с помощью передачи электрических сигналов.

Первое определенгие будет верным для начала 20-го века. И его можно зафиксировать в ГОСТе.
Но если ориентироваться на него, то никогда у вас не появится связь с помощь космических каналов, не появиться мобильная связь и даже оптоволокно.

Вот в чем отличие нашей нормативной базе делопроизводства от нормальной.

Наша ориентируется на формальные признаки и на то, что обеспечить работу барышень на телефонной коммутационной станции.

А нормальное - на повышение качества связи, снижение ее стоимости, повышение зоны действия и пр.

Почувствуйте разницу!

29.12.2013 01:31:24

Цитата
... это, вроде бы, должно быть понятно всем и так, без специальных напоминаний. Точно также, как, скажем, и то, что отвечать нужно на том же языке, что и пришедшее к вам письмо.

IMHO такая точка зрения подойдёт тем, кто не получает писем на иностранных языках smile:) С помощью автопереводчика я могу прочитать и понять письмо на нескольких десятках языков, но вот ответ писать буду на том языке, которым прилично владею - меньше будет риск непонимания.

29.12.2013 01:41:43

А у нас в редакции принято иначе smile:)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии