НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Дилетантские рассуждения о согласовании документов

Андрей Колесов
12.01.2014 01:30:47

Календарный год начался появлением темы, которая ранее, кажется, вообще не было представлена в публичных обсуждениях – "согласование нормативно-правовых актов" (см. пост "Что есть СЭД". Но при этом выяснилось (неожиданно), что тема актуальная. Сразу возникает вопрос: почему же актуальная тема не обсуждалась раньше? Странно это.

Еще сразу скажу, что я не очень хорошо знаю, что такое НПА. И судя по начавшемуся обсуждению, среди профессионалов тоже нет единого представления "что это такое". Но так или иначе, понятно, что речь идет о некоторых важных государственных документах. Правда, я опять же не очень понимаю, чем в принципе групповая подготовка-согласование важных документов отличается от такой же (групповой) подготовки любых других документов.

Так что я попробую тут сформулировать свое представление об общей логике процесса под названием "групповая подготовка документа". Причем – это не просто теория: все же по жизни имел дело с групповой подготовкой документов разного уровня.

Итак, для начала формулируем постановку задачи.

Нужно подготовить документ, итоговый вариант которого должен подписать один человек (например, премьер-министр). Но который при этом должен быть согласован (и получить соответствующие визы) с еще группой людей (например, рядом министерств).

Обращаю внимание: подписывает в результате документ только один человек. Потому что может быть случай, когда подписывают два или более людей (простейший вариант – договор о сотрудничестве двух сторон).

Сразу возникает вопрос: что подразумевается под словом "согласование"?
Тут видятся два варианта
1. Подпись "согласование" является обязательной для того, чтобы документ получил юридическую силу (т.е. соответствовал сущестующих нормативным требованиям по процедуре подготовки документа). Например, без наличие "согласия" от юридического отдела (или главбуха), директор просто не имеет права подписывать данный документ. Фактически это означает, что документ должен быть подписан несколькими лицами (например, директором и главбухом).

2. Подпись "согласование" носит рекомендательный характер. Т.е. она означает, что данный "согласователь" ознакомлен с документом и подал свои рекомендации по его корректировке. А вот принимать или не принимать рекомендации – это решает главный подписант (директор).

Соответственно, возникает вопрос: какой тип согласования используется для этих самых НПА?

Теперь рассмотрим, как должно проходить согласование документов

Итак: есть руководитель, которые должен подписать итоговый документ. Понятное дело, он сам документ не будет делать. Это делает некий "ответственный исполнитель", которому это дело поручает "руководитель".

"Исполнитель" готовит первый вариант документа. Наверное, он для этого использует группу сотрудников, но это их внутренне дело – как организовать внутреннюю групповую работу.

Наверное, "исполнитель" как-то согласует этот вариант документа с "руководителем", но это, опять же – их внутреннее дело, как все это организовать.

Далее начинается процедура согласования (кстати, тут можно провести некоторые параллели с процедурой принятия законов в Госдуме после последовальности "чтений).

Тут все видится очевидным: первый вариант документа рассылается "согласователем". Им уставливается срок "согласования" (скажем, 3 дня).

Через три дня они присылают свои ответы (за подписью "согласователя).

Далее, "исполнитель" начинает работу по формированию второго варианта документа с учетом полученных ответов.

Он редактирует документы, выделяя вносимые изменения (в режиме правки) и для каждого изменения пишет комментарий – почему данное изменение сделано (на основе каких предложений согласователей).

Более того, "исполнитель" в общем случае, должен составить отдельный документ, который должнен содержать все предложения "согласователей" и комментарии исполнителя по каждом предложений (если принято – почему, если принятно, но в другой формулировке – почему, если не принято – почему).

В результате получается два документа – новый вариант НПА с выделением внесенной правки (и комментариями, почему правка внесена) и документ с переченем и анализом предложений "согласователей".

Далее решается вопрос (руководиетелем) – нужно проводить вторую итерацию согласования?
Обратите внимание, что если среди согласователей есть такие, "согласие" которые является обязательным, то в случае правки согласование с ними нового варианта является обязательным.
Если же согласование носит рекомендательный характер, то решение о проведении очередной итерации остается исключительно за руководителем.

Но на следующей итерации соглавателям оправляются два документа – новый вариант НПА и документ с анализом предложений согласователей на предыдущей итерации.

Собственно, вот и все – интерации подготовки документа повторяются столько, сколько это нужно.

Каждая интерация включается два этапа
1) получение предложений от согласователей на данные вариант со
2) формирование нового варианта документа "исполнителем" на основе предложений "согласователей"

По итогам каждой итерации получаются несколько документов

1) набор предложений от согласователей
2) анализ предложений "исполнителем"
3) новый вариант НПА

============

Вот, собственно, и все. Наверное, я тут описал очевидные вещи. Возможно, все так и происходит в реальности.

Но тогда вознимает вопрос: а в чем же тогда заключаются проблемы с процедурой согласования?
И какая разница: какой вариант согласования используется – бумажный или электронный?

Комментариев: 15

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

12.01.2014 13:05:34

Ну наверное в каком-то идеальном мире это так бы и было smile:) Я собственно потому и искал людей (и одного нашел), которые на практике этим занимаются.Т.к. в теории действительно все лекго и просто, а объяснить словами, почему не все так просто, не реально (много раз пытался). Надо просто в это сунуться, увидеть и понять, по другому никак.

13.01.2014 01:11:23

Сунуться в это я не могу. Значит, и понять мне этого не дано smile:)

Хотя, конечно, все это (что понять не могу) - довольно странно. Вроде бы и не очень простые материи мог понимать раньше.

13.01.2014 01:28:35

Да дело то не в сложности. Это не rocket science, как американцы говорят.
Ну если навскидку, несколько причин, почему ваш вариант не очень живуч:
- он избыточно сложен. Требуется какой-то дополнительный документ. Это дополнительные действия как для исполнителя, так и для согласующих. В условиях, когда тут и так не все просто, дополнительные усложнения в такой базовой процедуре, как согласование НПА ни к чему хорошему не приведут.
- все нормальные исполнители (даже такие ответственные как вы или я), начинают инициировать работу тогда, когда на завтра откладывать уже нельзя (особенно такую нудную и непонятную работу, как подготовка какого-то там НПА). Поэтому с вероятностью 99,9% ни на какие итерации времени не будет.
- как это ни странно, но я убежден, что ИТ должны не только менять процедуры, но и упрощать их! Даже если бы в бумажной жизни были бы эти итерации с дополнительными документами, от них стоило бы избавиться при 'оцифровке' этой процедуры.

Это может быть не самые главные доводы, но те которые пришли первыми в голову. По остальным вариантам таких доводов не меньше, так что ваш вариант вполне можно тоже обсудить в числе прочих (как вариант будущей организации процедуры, а не существующей ее организации, как вы предполагаете, потому что это далеко не так).

13.01.2014 01:37:14

Еще, по поводу обязательных и не обязательных согласований. Высший руководитель (например губернатор края), такие документы каждый день подписывает десятками. И при том это далеко не основная его деятельность, не может он полдня на это тратить. Поэтому анализировать кто там согласовал, кто не согласовал, чье мнение учесть, а чье не учесть, это все нереально. Должны согласовать все, кто имеет какое-то отношение к тематике документа. Конечно согласования не я придумал, поэтому истинный смысл их вам не скажу. Но подозреваю, что это способ разделения ответственности. Не может высшее должностное лицо единолично отвечать за все (какой бы дом советов у него вместо головы не был). Поэтому, если будут какие-то проблемы с законностью выпущенного НПА, думаю пройдутся по всему списку согласующих. Подозреваю, что именно из за этого, он также является документом постоянного хранения, как и подписанный оригинал НПА.

13.01.2014 11:52:36

Так, на уровне, общих слов о проблемах, мы будем топтаться на одном и том же месте.

Давайте, рассмотрим все это на каком-то конкретном примере. Но в каком формате? В виде обсуждений на блоге? В виде вебинара?

Но в любом случае я предлагаю так: нужно сформулировать проблемы в начале, а в конце прийти к каким-то выводам-результатам.

13.01.2014 11:59:47

На самом деле, все то же самое в миниатюре делается в любой редакции СМИ, в том числе у нас в издании. Все документы правок хранятся в архиве (разумеется!) и по нему можно установиться кто и что исправлял. Но это уже будут сугубо внутренние разборки. А формально, по закону, все равно отвечает один человек, которые подписал публикацию в печать.

13.01.2014 15:05:31

Я согласен с Вадимом, нарисованный процесс весьма "красив" и близок к идеалу. Но в жизни (у нас, в частности, не работает) smile:(
Я даже вижу несколько причин, но не уверен, что устранив их, он всё-равно заработает.
Одна из них - отсутствие разделения на уровне бизнес-логики "характера" ЭЦП (которым подтверждается факт согласования).
Т.е., что означает данная конкретная подпись под данным конкретным документом? Какой характер согласования она подтверждает?
Но это скорее технические проблемы СЭД, а не проблема процесса.
Основная проблема, что у нас процесс согласования и процесс подготовки текста документа не разделены. Автор готовит первоначальный текст, затем сразу направляет на всех "заинтересованых" лиц. Бывает, крайне редко, что документ не вызывает замечаний, т.о., процесс подготовки текста трактуется как процесс согласования, и документ, собравший нужные подписи, отправляется на утверждение.
Да, это экономит время. Но в ущерб качеству процесса. Поскольку, по факту, в 80% случаях, автор получает "согласованный" документ с кучей замечаний, которые ему нужно как-то совместить, и не факт, что полученная версия документа априори устроит всех обязательных согласовантов. Но, как правило, на повторное согласование такой "финальный" документ отправляется редко - всем нужно же быстрее. Поэтому утверждается мнение автора на основе собранных комментариев. И были уже преценденты, когда после утверждения высказывались претензии согласовантами к тексту документа smile:(

13.01.2014 21:41:02

Я могу только повторить сказанное: давайте все этот процесс согласования рассмотрим на конкретных примерах.

Пока лично я не очень понимаю, в чем суть проблем.

При том, что я отлично понимаю, что групповая работа над документом - это очень сложный и - что очень важно - творческий процесс. Написать статью с друмя авторами - сложно. А с тремя - я просто не представляю, как это сделать в реальности.

Еще я повторю тезис, высказанный в посте: нужно в принципе понять, о какого роде согласовании идет речь - 1) или 2)
Замечания "согласователей" носят обязательный или рекомендательный характер?

Это принципиальный вопрос, в котором должна быть определенность изначально.

14.01.2014 13:08:29

>> Замечания "согласователей" носят обязательный или рекомендательный характер? Вроде бы простой и очевидный вопрос. Но заставил задуматься. И выявил ещё одну проблему, которая свидетельствует о незрелости процесса электронного согласования в нашей организации smile:(
Технически, если человек в списке согласования, его мнение - обязательное. Более того, если он не согласует, всё согласование будет считаться неуспешным (у нас редко кто пользуется режимом согласования большинством, хотя СЭД это поддерживает).
Но с точки зрения процесса, только автор принимает решение, к чьему мнению прислушиваться.
Возможно, это и правильно - не пытаться на СЭД переложить контроль полноты собранных виз под документом ...
>> Пока лично я не очень понимаю, в чем суть проблем
Проблема состоит в нежелании пользователей многократно согласовывать один и тот же документ по схеме, предложенной Андреем в посте. Это отнимает много времени и значительно увеличивает сроки подготовки документов. Попытка сократить эти сроки означает отказ от "правильной" схемы (на каждом витке согласования согласовывается новая версия документа) в пользу утверждения финальной версии документа без фактического согласования обязательных подписантов.
Т.е. документ вводится в действие подписью утверждающего лица, визы же обязательных согласующих - формальные, а не фактические.

14.01.2014 21:20:37

Чем дальше, тем меньше я понимаю.

Как это можно заниматься согласованием, если вы не знаете, в какой роли выступают "согласователи"?

Могу повторить в третий раз:
Либо предложения согласователя являются ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ или РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫМИ. Другого не дано.

В первом случае автор документа должен повторять итерации до тех пор, пока не получит ответ "Согласен" без каких-либо замечаний-дополнений.

Во втором - он должен сделать только ОДНУ итерациию, а делать ли еще -- на усмотрение автора.
Первая нужна для того, чтобы формально сказать - "согласатель был ознакомлен с проектом".

Я не понял про сложность схемы и тем более про "нежелание".

А кто у этих гос-согласователей должен спрашивать их желанием. Им прислали документ (хоть 10-й раз), они должны в трехдневный срок ответить по существу.

Им, наверное, и на работу каждый день ходить не очень хочется. Ну и что?

13.01.2014 22:18:07

Если ответственное лицо подписывает в день десятки НПА, каждый из которых "весит" десятки и сотни страниц, то понятно, что никакая СЭД качество подписываемых документов не повысит. Здесь, видимо, более актуальна система контроля за исполнением НПА.

Если же НПА не определяет ответственных за невыполнение этих НПА (и меру их ответственности), то такие НПА, скорее всего, вообще не нужны...

14.01.2014 10:03:05

Чего изобретать велосипед. Я уверен, что в Думе и в других ФОИВ существуют регламенты подготовки НПА, в которых прописаны правила разработки и согласования этих документов. Вопрос как организовать этот процесс при дистанционном варианте работы? Сейчас во многих организациях все проекты документы рассылаются по электронной почте, редактируются, как правило, в Word по тексту с выделением цветом, или в режиме "Разметка", или в виде замечаний в отдельном файле. Далее эти правки отсылаются автору, который рассматривает замечания и принимает решения по ним (принимать, нет или частично принимать). Далее документ может рассылаться повторно на согласование. И таких итераций может быть несколько. Все это можно отразить в жизненном цикле документа. Сейчас это отдельная страница документа "Лист согласований".
А вот, если мы поместили документ в "облако", дали разрешение на редактирование его согласователям, то здесь нужно узаконить правила редактирования и последующего согласования. А главное подтверждения, что редактировал и согласовал именно тот человек, который должен это делать.

14.01.2014 21:11:38

То, что вы написали про "дистанционное" соласование - я ровно это и написал в посте. Это совершенно очевидная схема согласования, тут не нужно ни в какую Думу ходить.

Что касается "облака", то тут все непонятно. В том числе - при чем тут облако? Документы нельзя редактировать параллельно ни в каком облаке.

Да, в случае коллективной работы многие люди могу параллельно предлагать правку, видеть предложения других. НО - именно предлагать правку. А принимать правку может только один человек, автор документа.

14.01.2014 21:55:55

> То, что вы написали про "дистанционное" соласование - я ровно это и написал в посте. Это совершенно очевидная схема согласования, тут не нужно ни в какую Думу ходить.

Автоматизируется бизнес-логика регламента, а не общие рассуждения о редактировании и согласовании.

> Что касается "облака", то тут все непонятно. В том числе - при чем тут облако? Документы нельзя редактировать параллельно ни в каком облаке.

А Вы хоть с одним документом работали в Google-диск или Яндекс-диск?

15.01.2014 14:14:44

Конечно, я могу ошибаться, но в посте описана как раз логика работы над документами.

Что касается облака, то я не очень удачно выразился. Конечно, можно параллельно (псевдопараллельно) вносить правку. Но принимать правку нужно только последовательно. И лучше, если это делает только один человек.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии