НовостиСобытияКонференцииIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Дилетантские рассуждения о согласовании документов

Календарный год начался появлением темы, которая ранее, кажется, вообще не было представлена в публичных обсуждениях – "согласование нормативно-правовых актов" (см. пост "Что есть СЭД". Но при этом выяснилось (неожиданно), что тема актуальная. Сразу возникает вопрос: почему же актуальная тема не обсуждалась раньше? Странно это.

Еще сразу скажу, что я не очень хорошо знаю, что такое НПА. И судя по начавшемуся обсуждению, среди профессионалов тоже нет единого представления "что это такое". Но так или иначе, понятно, что речь идет о некоторых важных государственных документах. Правда, я опять же не очень понимаю, чем в принципе групповая подготовка-согласование важных документов отличается от такой же (групповой) подготовки любых других документов.

Так что я попробую тут сформулировать свое представление об общей логике процесса под названием "групповая подготовка документа". Причем – это не просто теория: все же по жизни имел дело с групповой подготовкой документов разного уровня.

Итак, для начала формулируем постановку задачи.

Нужно подготовить документ, итоговый вариант которого должен подписать один человек (например, премьер-министр). Но который при этом должен быть согласован (и получить соответствующие визы) с еще группой людей (например, рядом министерств).

Обращаю внимание: подписывает в результате документ только один человек. Потому что может быть случай, когда подписывают два или более людей (простейший вариант – договор о сотрудничестве двух сторон).

Сразу возникает вопрос: что подразумевается под словом "согласование"?
Тут видятся два варианта
1. Подпись "согласование" является обязательной для того, чтобы документ получил юридическую силу (т.е. соответствовал сущестующих нормативным требованиям по процедуре подготовки документа). Например, без наличие "согласия" от юридического отдела (или главбуха), директор просто не имеет права подписывать данный документ. Фактически это означает, что документ должен быть подписан несколькими лицами (например, директором и главбухом).

2. Подпись "согласование" носит рекомендательный характер. Т.е. она означает, что данный "согласователь" ознакомлен с документом и подал свои рекомендации по его корректировке. А вот принимать или не принимать рекомендации – это решает главный подписант (директор).

Соответственно, возникает вопрос: какой тип согласования используется для этих самых НПА?

Теперь рассмотрим, как должно проходить согласование документов

Итак: есть руководитель, которые должен подписать итоговый документ. Понятное дело, он сам документ не будет делать. Это делает некий "ответственный исполнитель", которому это дело поручает "руководитель".

"Исполнитель" готовит первый вариант документа. Наверное, он для этого использует группу сотрудников, но это их внутренне дело – как организовать внутреннюю групповую работу.

Наверное, "исполнитель" как-то согласует этот вариант документа с "руководителем", но это, опять же – их внутреннее дело, как все это организовать.

Далее начинается процедура согласования (кстати, тут можно провести некоторые параллели с процедурой принятия законов в Госдуме после последовальности "чтений).

Тут все видится очевидным: первый вариант документа рассылается "согласователем". Им уставливается срок "согласования" (скажем, 3 дня).

Через три дня они присылают свои ответы (за подписью "согласователя).

Далее, "исполнитель" начинает работу по формированию второго варианта документа с учетом полученных ответов.

Он редактирует документы, выделяя вносимые изменения (в режиме правки) и для каждого изменения пишет комментарий – почему данное изменение сделано (на основе каких предложений согласователей).

Более того, "исполнитель" в общем случае, должен составить отдельный документ, который должнен содержать все предложения "согласователей" и комментарии исполнителя по каждом предложений (если принято – почему, если принятно, но в другой формулировке – почему, если не принято – почему).

В результате получается два документа – новый вариант НПА с выделением внесенной правки (и комментариями, почему правка внесена) и документ с переченем и анализом предложений "согласователей".

Далее решается вопрос (руководиетелем) – нужно проводить вторую итерацию согласования?
Обратите внимание, что если среди согласователей есть такие, "согласие" которые является обязательным, то в случае правки согласование с ними нового варианта является обязательным.
Если же согласование носит рекомендательный характер, то решение о проведении очередной итерации остается исключительно за руководителем.

Но на следующей итерации соглавателям оправляются два документа – новый вариант НПА и документ с анализом предложений согласователей на предыдущей итерации.

Собственно, вот и все – интерации подготовки документа повторяются столько, сколько это нужно.

Каждая интерация включается два этапа
1) получение предложений от согласователей на данные вариант со
2) формирование нового варианта документа "исполнителем" на основе предложений "согласователей"

По итогам каждой итерации получаются несколько документов

1) набор предложений от согласователей
2) анализ предложений "исполнителем"
3) новый вариант НПА

============

Вот, собственно, и все. Наверное, я тут описал очевидные вещи. Возможно, все так и происходит в реальности.

Но тогда вознимает вопрос: а в чем же тогда заключаются проблемы с процедурой согласования?
И какая разница: какой вариант согласования используется – бумажный или  электронный?

Колесов Андрей
Чем дальше, тем меньше я понимаю.

Как это можно заниматься согласованием, если вы не знаете, в какой роли выступают "согласователи"?

Могу повторить в третий раз:
Либо предложения согласователя являются ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ или РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫМИ. Другого не дано.

В первом случае автор документа должен повторять итерации до тех пор, пока не получит ответ "Согласен" без каких-либо замечаний-дополнений.

Во втором - он должен сделать только ОДНУ итерациию, а делать ли еще -- на усмотрение автора.
Первая нужна для того, чтобы формально сказать - "согласатель был ознакомлен с проектом".

Я не понял про сложность схемы и тем более про "нежелание".

А кто у этих гос-согласователей должен спрашивать их желанием. Им прислали документ (хоть 10-й раз), они должны в трехдневный срок ответить по существу.

Им, наверное, и на работу каждый день ходить не очень хочется. Ну и что?
Вязилов Евгений
> То, что вы написали про "дистанционное" соласование - я ровно это и написал в посте. Это совершенно очевидная схема согласования, тут не нужно ни в какую Думу ходить.

Автоматизируется бизнес-логика регламента, а не общие рассуждения о редактировании и согласовании.

> Что касается "облака", то тут все непонятно. В том числе - при чем тут облако? Документы нельзя редактировать параллельно ни в каком облаке.

А Вы хоть с одним документом работали в Google-диск или Яндекс-диск?
Колесов Андрей
Конечно, я могу ошибаться, но в посте описана как раз логика работы над документами.

Что касается облака, то я не очень удачно выразился. Конечно, можно параллельно (псевдопараллельно) вносить правку. Но принимать правку нужно только последовательно. И лучше, если это делает только один человек.