НовостиСобытияКонференцииIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Хождение кругами вокруг темы управления записями (рекордсами)

Как известно из диалектического материализма, процесс прогресса развивается по спирали – когда мы циклически, как бы, возвращаемся к старым темам, но каждый раз на качественно более высоком уровне. Так вот с обсуждением ECM-вопросов чаще всего трехмерной спирали не получается: тут процесс больше похож на хождение по кругу, в одной плоскости, на одном и том же уровне.

Вот и сейчас новый календарный год начался с начатой Станиславом Макаровым дискуссии в ECM-Фейсбук-группе о том, что такое Records Management.

Я на этот тезис категорически возразил: нет, это совсем не просто специфическая практика применения одних и тех технологий, что и в Document Management, это как раз иные технологии и продукты.

И понеслась дискуссия, повторяя тезисы, сказанные не раз и два и четыре и более лет назад…

О чем же идет спор? Есть ли предмет для дискуссии?
Я считаю, что предмет есть, причем достаточно важный.

По сути, спор идет о том, что "есть СЭД?" и в какой мере существующие сегодня СЭД-решения покрывают растущие потребности заказчиков. Именно так.

Как мне кажется, глобальной проблемой российского СЭД-рынка является его неспособность перейти от работы с бумажными документами к электронными. Чтобы мы ни говорили о "выходе за горизонты СЭД", но все равно общая философия наших СЭД заключается в том, что эти системы нацелены на автоматизацию и поддержку бумажного документооборота, а не электронного. Переход же к реальному электронному документообороту требует решения целого ряда как номативно-методических, так и технических вопросов, с решением которых наша СЭД-отрасль явно не справляется.

И в этой ситуации неспособности перехода на качественно новый, электронный уровень, СЭД-отрасль упорно хочет представить дело так, что СЭД – именно то, что нужно заказчикам.
В плане обоснования этого тезиса ведутся разговоры, что о тождественность понятий "рекордсы" и "документы", о том, что "наши СЭД == западным ECM", а том, что нет никаких различий между управление документами и управлением рекодсами, о том, что наш организационно-распорядительный документооборот и есть RM и т.д.

Суть проблемы заключается в том, что из всего огромного объема используемых в организациях документов и всего жизненного цикла управления документами, наши СЭД работаю с довольно ограниченным объемом документов на довольно узком участке их жизненного цикла. Фактически они работают, только с документами категории "официальные документы" (тут можно, с некоторыми оговорками, сказать, что это и есть "рекордсы"), но при этом только на этапе оперативного управления ими (не затрагивая вопросы их архивного долгосрочного хранения).

Получается, что хотя исторически принято считать, что наши СЭД решают, если пользоваться терминологией ECM), задачи Document Management и Records Management, на самом деле они как  раз эти задачи решают в минимальной степени. Скорее, СЭД – это автоматизация документо-ориентированных деловых процессов. Дело, конечно, важное и нужное. Но уже явно недостаточное для современных потребностей рынка.
Samarin Alexander
Потоки документов в организации - это только верхушка айсбера функционирования всей организации. Вопрос к чему примеряться - к видимой части или к целому.

Thanks,
AS
Менщиков Дмитрий
Конечно же, RM - это отдельная большая отрасль.
Возьмите архив как самостоятельное предприятие (предоставляющее услуги по хранению архивных документов).
И сразу станет понятно, что RM - это их работа, и там есть свой worlflow.
И это довольно большая работа - обеспечивать политику хранения документов (отслеживать сроки хранения, условия хранения, проводить инвентаризацию и экспертизу документов, выдавать их по запросу, и т.п.). Архивные документы - неактивные, архивиста интересует не содержание документа, а как обеспечить нормативы по хранению больших объемов документов. И СЭД такими категориями не мыслит.
Колесов Андрей
Отрицание RM идет о того, что у нас этим просто не занимаются. И чтобы объяснить "почему вы этим не занимаетесь" так - "этого просто нет".