НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Хождение кругами вокруг темы управления записями (рекордсами)

Андрей Колесов
17.01.2014 09:57:13

Как известно из диалектического материализма, процесс прогресса развивается по спирали – когда мы циклически, как бы, возвращаемся к старым темам, но каждый раз на качественно более высоком уровне. Так вот с обсуждением ECM-вопросов чаще всего трехмерной спирали не получается: тут процесс больше похож на хождение по кругу, в одной плоскости, на одном и том же уровне.

Вот и сейчас новый календарный год начался с начатой Станиславом Макаровым дискуссии в ECM-Фейсбук-группе о том, что такое Records Management.

Я на этот тезис категорически возразил: нет, это совсем не просто специфическая практика применения одних и тех технологий, что и в Document Management, это как раз иные технологии и продукты.

И понеслась дискуссия, повторяя тезисы, сказанные не раз и два и четыре и более лет назад…

О чем же идет спор? Есть ли предмет для дискуссии?
Я считаю, что предмет есть, причем достаточно важный.

По сути, спор идет о том, что "есть СЭД?" и в какой мере существующие сегодня СЭД-решения покрывают растущие потребности заказчиков. Именно так.

Как мне кажется, глобальной проблемой российского СЭД-рынка является его неспособность перейти от работы с бумажными документами к электронными. Чтобы мы ни говорили о "выходе за горизонты СЭД", но все равно общая философия наших СЭД заключается в том, что эти системы нацелены на автоматизацию и поддержку бумажного документооборота, а не электронного. Переход же к реальному электронному документообороту требует решения целого ряда как номативно-методических, так и технических вопросов, с решением которых наша СЭД-отрасль явно не справляется.

И в этой ситуации неспособности перехода на качественно новый, электронный уровень, СЭД-отрасль упорно хочет представить дело так, что СЭД – именно то, что нужно заказчикам.
В плане обоснования этого тезиса ведутся разговоры, что о тождественность понятий "рекордсы" и "документы", о том, что "наши СЭД == западным ECM", а том, что нет никаких различий между управление документами и управлением рекодсами, о том, что наш организационно-распорядительный документооборот и есть RM и т.д.

Суть проблемы заключается в том, что из всего огромного объема используемых в организациях документов и всего жизненного цикла управления документами, наши СЭД работаю с довольно ограниченным объемом документов на довольно узком участке их жизненного цикла. Фактически они работают, только с документами категории "официальные документы" (тут можно, с некоторыми оговорками, сказать, что это и есть "рекордсы"), но при этом только на этапе оперативного управления ими (не затрагивая вопросы их архивного долгосрочного хранения).

Получается, что хотя исторически принято считать, что наши СЭД решают, если пользоваться терминологией ECM), задачи Document Management и Records Management, на самом деле они как раз эти задачи решают в минимальной степени. Скорее, СЭД – это автоматизация документо-ориентированных деловых процессов. Дело, конечно, важное и нужное. Но уже явно недостаточное для современных потребностей рынка.

Комментариев: 9

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

20.01.2014 19:55:17

Re "Скорее, СЭД – это автоматизация документо-ориентированных деловых процессов. Дело, конечно, важное и нужное. Но уже явно недостаточное для современных потребностей рынка. "

СЕД - это одна из компонент для автоматизации документо-ориентированных деловых процессов, которая должна работать под управлением нормальной процессной (Business Process Management) системы.

Thanks,
AS

20.01.2014 20:34:19

Возможно и так (хотя я все же не очень согласен), но было бы интересно услышать от вас примеры реализации такого подхода.

20.01.2014 21:03:43

For example, http://www.samarin.biz/pubs/OT-documation.pdf and, more generic, http://www.osp.ru/os/2009/01/7195011/

Thanks,
AS

22.01.2014 14:49:05

Очень спорное утверждение. Как соотносятся ECM и BPM, что первично, а что вторично - много мнений. Я например, так не считаю.
ECM содержит BPM компоненту, но "адаптированную" под себя.
И каждое конкретное ПО "берёт" от этих двух "областей знаний" столько, сколько считает нужным smile:)
"Чистых" систем, которые бы принадлежали только к одной из указанных областей, по моему - нет. Поэтому практичнее рассматривать конкретную реализацию ПО.

22.01.2014 15:39:58

Я тоже считаю, что все эти классификации очень условный, и говорить о том, что является основой, а что надстройкой - очень сложно. Или даже не очень нужно.

Есть СЭД, где все пляшет от документов. А есть BPM - от процессов.
А конкретную реализацию задачи управления потоком документов в органиазции можно решить с разных сторон, в том числе со стороны СЭД, или BPM.

Например, как я понимаю, СЭД ЭОС шли от сугубо задач учета докуменами, динамика появилась позднее. А DocsVision изначально шла от процессов (в начальный момент у нее ключевой технологической идеей было использование появвившегося в конце 90-х движка Windows Workflow.

22.01.2014 16:30:14

Потоки документов в организации - это только верхушка айсбера функционирования всей организации. Вопрос к чему примеряться - к видимой части или к целому.

Thanks,
AS

22.01.2014 16:23:40

Вопрос не том "что первично, а что вторично" а как использовать совместно мощь отдельных дисциплин и ПО. Процессные компоненты в ECM обычно не идут ни в какое в сравнение с чистой BPM suite. Поэтому крупные производители ПО обычно имеют обе конпоненты отдельно и интегрируют их.

Thanks,
AS

25.01.2014 15:54:46

Конечно же, RM - это отдельная большая отрасль.
Возьмите архив как самостоятельное предприятие (предоставляющее услуги по хранению архивных документов).
И сразу станет понятно, что RM - это их работа, и там есть свой worlflow.
И это довольно большая работа - обеспечивать политику хранения документов (отслеживать сроки хранения, условия хранения, проводить инвентаризацию и экспертизу документов, выдавать их по запросу, и т.п.). Архивные документы - неактивные, архивиста интересует не содержание документа, а как обеспечить нормативы по хранению больших объемов документов. И СЭД такими категориями не мыслит.

25.01.2014 16:29:29

Отрицание RM идет о того, что у нас этим просто не занимаются. И чтобы объяснить "почему вы этим не занимаетесь" так - "этого просто нет".

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии