НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Чем управлять, документами или записями? Информацией!

Вадим Малых
22.01.2014 03:22:35

В среде профессионалов продолжаются баталии о том, что же такое документ и что такое record (по поводу адекватного перевода этого термина на русский язык не меньше споров, так что воздержусь на этот раз smile:) ). Интересное обсуждение получилось в группе ECM Forum Rus в фейсбуке, по поводу публикации Стаса Макарова по теме.

Соглашаясь со всеми оппонентами (в той или иной степени) и признавая важность поднятой темы, не могу не вставить свои 5 копеек. В госорганах, как нигде актуальна тема records management. Любой поступивший документ первым делом превращается в record в журнале регистрации (не важно бумажном или электронном), должен быть снабжен обязательным набором атрибутов, после отработки обязательно списывается в дело согласно утвержденной номенклатуре (независимо от срока хранения) и далее все идет строго согласно установленным регламентам (хранение в органе власти, передача в архив или уничтожение). Кстати, не могу согласиться с Андреем Колесовым, что record это главным образом тема долговременного хранения. На самом деле жизненный цикл документа (до уничтожения или передачи в архив) в органе власти абсолютно одинаков и для документов со сроком хранения 3 года (а меньше тут не бывает в принципе) и 75 лет и даже "постоянно" (разве что последние 2 не разрешают создавать в электронном виде, т.к. просто не знают как их потом хранить положенное время).

Но сказать хочется немного о другом. Документы ли, рекорды ли, и то и другое пережиток старой "бумажной системы", которая в свою очередь лишь небольшое усовершенствование технологии папирусов, глиняных табличек и т.д. На самом деле задумайтесь, далеко ли наши бумажные документы, со всеми их наворотами в виде регистрации, обязательных атрибутов, печатей, водяных знаков и т.д., ушли от старых добрых вавилонских глиняных табличек? По сути это они и есть, слегка удобнее и малость безопаснее в обращении. Другое дело - информация в электронном виде. Это сущность совершенно иной природы, ничего общего не имеющей ни с табличками, ни с бумажками, ни с чем-то другим материальным и привычным.

Беда в том, что сущность явления настолько новая, что большинство людей до сих пор не может ни смириться с ней, ни вообще понять как же теперь надо действовать. Отсюда и произрастают все странные вопросы типа "Как надежно уничтожить электронный документ?", "Как гарантировать наличие только одного оригинала документа?" и многие им подобные. На решение этих вопросов тратится масса сил и энергии (и ведь даже решения находятся!), и это вместо того, чтобы задать правильные вопросы, а именно "Как правильно организовать управление информацией в электронном виде?", "Как с наименьшими потерями избавиться от устаревших концепций, унаследованных от бумажного вида документов и противоречащих их электронной природе?" (да и сама концепция "документ" пришла от бумаги/глиняной таблички).

Я думаю именно такие вопросы надо ставить, именно на них надо тратить силы и время. Конечно нам не уйти моментально от бумажной психологии, от привязанного к этому делу законодательства, методов работы. Но уходить надо, и усилия надо направить на то, чтобы уйти от этого максимально быстро и максимально просто.

Комментариев: 5

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

22.01.2014 11:15:51

Признаться, я не очень понял посылы этого поста.

Как специалист, хотя, возможно, и в прошлом, именно по ИТ (МИФИ, вычислительная техника) я категорически против смешения понятий информация и документы (и рекордсов, как разновидность документов). Это довольно разные вещи, точнее - разного уровня. Информация - это высокоуровневая абстрация, документы - это уже, если так можно сказать, прикладной уровень.

Категрически не согласен с представлением о том, что документы и рекордсы - это пережиток "бумажной системы".
Документы и рекордсы - это информационный сущности, не зависящие от формы их реализации.

Другое дело, что наша нормативная база построена таким образом, что документы представляются фактически полностью привязанными к бумажному формату их реализации.

Но виноваты в этом не документы, а нормативная база. Точнее - мы сами, поскольку именно мы (именно мы - не нужно кивать на министерства и Росархив) формируем эту нормативную базу.

Мне кажется, что борясь с "бумажным наследием", посыл Вадима в этом посте базируется именно на этом самом "бумажном наследии". Автор выступает против понятия "документ", а на самом деле речь идет не о документам (как объективной реальности), а о нашем представлении о них.

Так надо менять не реальность, а свои представления.

Приведу такую аналогию. Скажем, наше представление о транспортном средстве - это автомобиль. И есть законодательная база, где это средство описано - правила дорожного движения.

И мы при этом уверены, что других, кроме автомобилей, транспортных средств не существует вовсе.

Но не так! Наши представления - ошибочны!

Есть еще самолеты, пароходы, подводные лодки, космические корабли....Они описываются другими правилами, другим законами...

А мы упорно держимся за ППД, считая, что других законов нет, нет других транспортных средств.

Разве в этом виноваты автомобили? Нет, мы сами...

А что такое траспортное средство? Это такая штука, которая позволяет людям и грузам перемещаться в пространстве. Все!

Что такое документ? Это информационный набор, предназначенный для распостранения информации во времени и в пространстве. Все!

При чем тут бумага или электроника?

22.01.2014 11:26:16

Именно имелось в виду, что самих понятий "документы", "рекордсы" не должно быть! Простой пример - когда я пытался выяснить, зачем нужны документы, для которых может существовать только один оригинал. Наталья Храмцовская привела в пример некие специальные виды документов (коносаменты вроде, я не совсем в теме), или например банкноты. Действительно для таких документов важно, чтобы оригинал был только один, остальные копии. По всему выходит что так и есть, мы должны грубо вмешаться в природу электронного вида документа и придумать "костыли", чтобы отличать оригинал от копии. Так? Не так!! Есть куча платежных систем, где все обходится без этих всяких странностей! Даже без всякой электронной подписи! Просто другие принципы применены. Вот и все! То-же должно стать и с остальными документами и рекордсами. Не нужны они, просто пока никто не понимает как без них (и не хочет понимать).

22.01.2014 13:14:36

Это что-то из области "ничего не будет кроме телевидения". Давайте тогда не будем использовать слова "книги, газеты, Интернет, письма" и заменим их на одно "информационное пространство".
Давайте последуем примеру Эллочки-Людоедки, которая обходилась 30-ю словами.

Если наши документоведы живут "дедовским" представлениями о подлиннике документа, то при чем тут докуменыт и подлинники?
Если наши законодатели думают, что документ - это то, что подписано ЭЦП - это проблема законодателей (и нас, как исполнителей закона). Но не документов.

Если кто-то считает, что Сонлце крутится вокруг Земли - это не поводу говорить об том, что не нужны понятия "планета" и "звезда".

22.01.2014 12:14:36

Или если брать ваш пример с транспортом. Самолеты и пр. это электронные документы, которые пытаются жить по законам бумажных. А вот представьте, что появился новый вид транспорта, основанный на телепортации. При помощи него можно организовать принципиально иную схему перемещения в пространстве. Но средство настолько новое, что никто не знает как это сделать. И делают обычные остановки, на которые надо приходить и "садиться" в телепортический автобус нужного маршрута. Подобную конструкцию вы могли наблюдать в фильме "Гостья из будущего" smile:)

22.01.2014 13:15:18

А разве описанное вам из "Гостьи из будещего" противоречит моему определению?

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии