НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Чем управлять, документами или записями? Информацией!

В среде профессионалов продолжаются баталии о том, что же такое документ и что такое record (по поводу адекватного перевода этого термина на русский язык не меньше споров, так что воздержусь на этот раз :) ). Интересное обсуждение получилось в группе ECM Forum Rus в фейсбуке, по поводу публикации Стаса Макарова по теме.

Соглашаясь со всеми оппонентами (в той или иной степени) и признавая важность поднятой темы, не могу не вставить свои 5 копеек. В госорганах, как нигде актуальна тема records management. Любой поступивший документ первым делом превращается в record в журнале регистрации (не важно бумажном или электронном), должен быть снабжен обязательным набором атрибутов, после отработки обязательно списывается в дело согласно утвержденной номенклатуре (независимо от срока хранения) и далее все идет строго согласно установленным регламентам (хранение в органе власти, передача в архив или уничтожение). Кстати, не могу согласиться с Андреем Колесовым, что record это главным образом тема долговременного хранения. На самом деле жизненный цикл документа (до уничтожения или передачи в архив) в органе власти абсолютно одинаков и для документов со сроком хранения 3 года (а меньше тут не бывает в принципе) и 75 лет и даже "постоянно" (разве что последние 2 не разрешают создавать в электронном виде, т.к. просто не знают как их потом хранить положенное время).

Но сказать хочется немного о другом. Документы ли, рекорды ли, и то и другое пережиток старой "бумажной системы", которая в свою очередь лишь небольшое усовершенствование технологии папирусов, глиняных табличек и т.д. На самом деле задумайтесь, далеко ли наши бумажные документы, со всеми их наворотами в виде регистрации, обязательных атрибутов, печатей, водяных знаков и т.д., ушли от старых добрых вавилонских глиняных табличек? По сути это они и есть, слегка удобнее и малость безопаснее в обращении. Другое дело - информация в электронном виде. Это сущность совершенно иной природы, ничего общего не имеющей ни с табличками, ни с бумажками, ни с чем-то другим материальным и привычным.

Беда в том, что сущность явления настолько новая, что большинство людей до сих пор не может ни смириться с ней, ни вообще понять как же теперь надо действовать. Отсюда и произрастают все странные вопросы типа "Как надежно уничтожить электронный документ?", "Как гарантировать наличие только одного оригинала документа?" и многие им подобные. На решение этих вопросов тратится масса сил и энергии (и ведь даже решения находятся!), и это вместо того, чтобы задать правильные вопросы, а именно "Как правильно организовать управление информацией в электронном виде?", "Как с наименьшими потерями избавиться от устаревших концепций, унаследованных от бумажного вида документов и противоречащих их электронной природе?" (да и сама концепция "документ" пришла от бумаги/глиняной таблички).

Я думаю именно такие вопросы надо ставить, именно на них надо тратить силы и время. Конечно нам не уйти моментально от бумажной психологии, от привязанного к этому делу законодательства, методов работы. Но уходить надо, и усилия надо направить на то, чтобы уйти от этого максимально быстро и максимально просто.

Малых Вадим
Или если брать ваш пример с транспортом. Самолеты и пр. это электронные документы, которые пытаются жить по законам бумажных. А вот представьте, что появился новый вид транспорта, основанный на телепортации. При помощи него можно организовать принципиально иную схему перемещения в пространстве. Но средство настолько новое, что никто не знает как это сделать. И делают обычные остановки, на которые надо приходить и "садиться" в телепортический автобус нужного маршрута. Подобную конструкцию вы могли наблюдать в фильме "Гостья из будущего" :)
Колесов Андрей
Это что-то из области "ничего не будет кроме телевидения". Давайте тогда не будем использовать слова "книги, газеты, Интернет, письма" и заменим их на одно "информационное пространство".
Давайте последуем примеру Эллочки-Людоедки, которая обходилась 30-ю словами.

Если наши документоведы живут "дедовским" представлениями о подлиннике документа, то при чем тут докуменыт и подлинники?
Если наши законодатели думают, что документ - это то, что подписано ЭЦП - это проблема законодателей (и нас, как исполнителей закона). Но не документов.

Если кто-то считает, что Сонлце крутится вокруг Земли - это не поводу говорить об том, что не нужны понятия "планета" и "звезда".
Колесов Андрей
А разве описанное вам из "Гостьи из будещего" противоречит моему определению?