НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как перевести подобные бумажные документы в электронный вид?

Андрей Колесов
27.01.2014 19:44:54

Некоторое время назад пришлось мне снять некоторую сумму денег со счета в одном коммерческом банке. В результате, кроме полученных в результате этой операции денег, у меня остался вот такой документ, на котором видны четыре подписи (одна получателя и три – от сотрудников банка).



Документ этот, точнее обилие подписей и штамков на нем меня несколько удивил. При снятии денег в Сбербанке, по поводу консервативности которого только ленивый не проходился, такого нет: там только расписываешься в кассе при получении денег, а в подтверждение операции выдается просто чек. Про снятие денег в банкомате я вообще не говорю.

А тут получается, что у офиса банка нет никакой информационной системы, объединяющей сотрудников, управляющих собственно счетами клиентов и кассой. Бизнес-процесс тут объединен как раз бумажным документом, на котором сотрудники делают пометки о выполнении очередного шага процесса.

Вот вопрос можно было бы перевести этой процесс в электронный вид?

Если следовать нашему подходу к делопроизводству, которое базируется на том, что электронный документ воспринимается через его бумажный аналог, то нужно было бы создать некий файл (скажем, в Word'е), в который все бы участники процесса (с том числе и я) должны были бы каким-то образом вставлять свои подписи.

Задача, легко решаемая для бумаги, в электронном виде становится безумно сложной, почти нереальной. Как включить в один файл подписи четырех человек, да еще – два штампа?

Не надо быть гением, чтобы понять, что в банке (в том же Сбере) такой процесс согласования решается каким-то совсем иным способом. Можно рассказать каким, но это не важно, главное – совсем иным.

Но тут встает вопрос: почему же наши "делопроизводители" с упорством обреченных пытаются в электронном виде реализовать именно бумажные методы. Причем методы, которые в электронном виде реализовать очень непросто.

Например, неразрешимой задаче становится банальная процедура создания самого просто официального документа, скажем какого финансового документа, на котором должны последовательно расписаться главбух и директор, а потом еще секретарь должен поставить гербовую печать и написать на документе его регистрационный номер,

Понятно, что для электронного документа нужна какая-то иная процедура подписания, но мы упорно пытаем реализовать именно бумажную, нереализуемую для электронного варианта.

Почему так?

Комментариев: 13

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

27.01.2014 22:12:43

У секретаря не бывает гербовой печатиsmile:-)
Может только у президентского...

27.01.2014 22:16:01

А кого она?
Ну, в бухгалтерии...

Ну, обычновенной печати.

28.01.2014 09:57:32

Не понимаю почему у многих складывается ошибочное впечатление, что нельзя электронный документ подписать несколькими подписями или что это очень сложно. К счастью эту далеко не так. и можно даже не имея спец ПО реализовать это стандартными средствами. для примера можно взять либо криптоАРМ или КриптоПро Office Signature которая позволяет подписывать документы сразу в обычном MOffice и там же нарисовать любые штампы. И не надо забывать, что если электронная подпись используется должностным лицом то она одновременно заменяет и синию печать. Так что в данном случае, как и в большинстве других, это не технические проблемы а чисто организационные и борьба с менталитетом.

28.01.2014 11:19:41

Полностью согласен. Задача накладывания нескольких ЭЦП на один документ уже давно решена. Более того, разные ЭЦП могут подписывать разные наборы данных (при необходимости). Так что при наличии соответствующего ПО, данный процесс может быть автоматизирован как есть, без реинжиниринга.

28.01.2014 18:28:16

Тогда у меня сразу предложение: расскажите (в блоге, на вебинаре...) как делается такое наложение нескольких подписей. И главное - покажите на практике зачем это нужно в жизни.

28.01.2014 19:35:03

На мой взгляд, материала мало для блог-поста и тем-более, webinara
Поэтому отвечу здесь.
Техническая сторона вопроса Любая ЭЦП накладывается на определённый набор данных. В реализации СЭД нашей организации набор данных для ЭЦП определяется набором полей (метаданных) электронного документа. При этом для каждого состояния документа можно указать собственный набор подписываемых полей. Т.о., операция "Подписать" для формирования ЭЦП использует данные из набора полей, указанных как подписываемые в текущем состоянии документа.
Для простоты понимания, "состояние документа" это признак, определяющий этап обработки электронного документа.
В принципе, для разных состояний наборы подписываемых полей могут как совпадать, так и различаться.
По любой ЭЦП в документе можно определить, информация из каких полей документа в неё вошла.

Абсолютное большинство документов в нашей СЭД имеют больше одной ЭЦП, при этом, как правило, подписаны разные данные.
Простой пример Наша среднестатистическая Служебная Записка(СЗ) содержит 3 ЭЦП, первые две - инициатора и его руководителя - подписывает текст служебной записки и её заголовок (тему), последняя ЭЦП - в дополнении к предыдущим данным подписывает ещё и резолюцию.
Почему - так? На этапе рассмотрения СЗ поле "Резолюция" меняется. Для обеспечения неотказуемости руководителя от своей резолюции после рассмотрения СЗ, его подпись включает как резолюцию (текст), так и исходные данные, которые привели к её появлению.

28.01.2014 19:49:39

Ваш комментарий уже вполне тянет на пост. И это при том, что я вижу тут еще много вопросов.

Мне лично не очень понятно с технической стороной вопроса. Хотелось бы пояснить это на примере.

Но еще больше, мне в принципе не понятно, зачем нужны ЭПЦ для служебных записок? Я тоже работал в НИИ, был руководителем подразделения, писал записки руководству, оно мне отвечало.
Что ж, чтобы написать служебную записку мне нужно было отправляться к нотариусу заверять подпись?

Вы нарисовали какую-то страшноватую картину мира...

29.01.2014 12:16:17

>> зачем нужны ЭПЦ для служебных записок
Может быть потому, что наше СЭД развивалась эволюционно, по пути автоматизации процессов делопроизводства без попыток их изменить. А в бумажном делопроизводстве руководители подписывают Служебные записки smile:)
И всё-таки, резолюцию, на которой нет ЭЦП, можно оспорить. Достаточно много людей имеют технические возможности изменить резолюцию без ведома автора.
Сразу оговорюсь, наша ЭЦП -не сертифицирована. Поэтому доверие к ней - сугубо внутрикорпоративное.

29.01.2014 20:46:27

Извините, но рассуждая таким образом, люди должны постоянно ходить в касках и бронежилетах. Ведь существует вероятность, отличная от нуля, что вам упадет кирпич на голову. Давайте, оставляя записку дома жене, что вы ушли гулять с собакой, требовать ставить на нее гербовую печать...

30.01.2014 11:50:45

smile:D
Но это сугубо ваше личное мнение. Я также считаю, что в нашей организации ЭЦП используется чрезмерно. По делу и нет. Зачастую, просто как отметка исполнителя. Я думаю, это следствие лёгкости и прозрачности её использования - технически, любой сотрудник получает возможность использовать ЭЦП сразу после регистрации в СЭД.
Но это скоро будут меняться. Сейчас мы уже задумались над заменой нашей внутренней ЭЦП на сертифицированную. В рамках этого процесса будут пересмотрены и регламенты её использования.

30.01.2014 12:00:03

Т.е. хотите вместо стального нагрудного панциря облачиться с ног до головы?
Бог в помощь!
Но лично я никому ткую СЭД использовать не буду рекомендовать.

30.01.2014 12:00:11

Т.е. хотите вместо стального нагрудного панциря облачиться с ног до головы?
Бог в помощь!
Но лично я никому такую СЭД использовать не буду рекомендовать.

30.01.2014 12:00:28

Т.е. хотите вместо стального нагрудного панциря облачиться с ног до головы?
Бог в помощь!
Но лично я никому такую СЭД использовать не буду рекомендовать.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии