НовостиОбзорыСобытияIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как-то не очень понятно с использованием обычной э-почты в межорганизационном обмене

Хотелось бы продолжить тему, начатую в посте на прошлой неделе Как подойти к решению вопросов межорганизационного документационного взаимодействия. Самый естественный метод познания: от простого к сложному. Так и в освоении ИТ: нужно начинать с использования простых средств, а потом, по мере того, как они по каким-то причинам (по каким?) перестают устраивать вас, решать какие нужны более сложные инструменты.

Для меня лично вполне очевидно, что простейшим, но при этом достаточно мощным инструментом, информационного взаимодействия является почта (в общем случае – любая почта, как механизм асинхронного информационного обмена, в изначальном своем варианте, в режиме "точка-точка").

Давайте разберемся: как используется обычная э-почта в информационном взаимодействии организаций (а может, и внутри организации). Для меня вполне очевидно, что это должно быть основным механизмом взаимодействия – в конце концов я сам его широко использую уже более 20 лет в общении с огромным числом самых разных контранентов.

Но как только мы переходим в тематику СЭД (назовем это – "документированное взаимодействие"), то получается какой-то огромный ТУПИК. Возможно, я сильно ошибаюсь, но получается, что э-почта в наших организациях для общения с внешними контрагентами не используется вовсе, а если и используется, то как-то не очень уверенно.

Вот комментарий, полученный на мой пост в ECM-Фейсбук-группе:



Обратите внимание на выделенный мной фрагмент:

(не говоря уже о переписке по электронной почте)

В этой связи я вспоминаю свое собственно далекое "бумажное" прошлое. Почти 20 лет я работал в достаточно серьезных госНИИ, в которых был и внутренний и внешний документооборот. И активно участвовал в разного рода документооборотах (и договорная деятельность, и финасово-материальный учет).

Возьмем, к примеру, служебные записки. Начальник отдела писал директору рукописно (машинки для таких пустяков не использовались!) на бумаге, которую отдала секретарю. Через день получал какой-то ответ (например, в виде резолюции с простой подписью).
Все это же банально просто делается через любую э-почту. Но почему же сейчас для таких же операций нужно ставить какие-то специальные СЭД, и каждая записка должна быть подкреплена квалифицированной ЭЦП?

Т.е. возвращаясь к бумажным временам, мне нужно было бы каждую докладную записку директору заверять у нотариуса с гербовой печатью.

То же самое с внешними общениями. Например, при выполнении договорных работ.
Сначала была процедура подписания договоров.
Потом шел обмен информацией с контрагентом в ходе выполнения работы (например, присылались какие-то данные по объектам исследований).
Результат работы – отпечатанный отчет – отправлялся заказчку, вместе актами сдачи-приемки. Подписанные акты возвращались…
И все это пересылалось обычной почтой, даже не заказной, и уж тем более без спецкурьеров.

Так почему же сейчас ровно для этого же нельзя использовать э-почту?
Храмцовский Андрей
Между прочим, и сегодня, если захочется использователь негосударственную бумажную почту, то без взаимной договоренности сторон делать это рискованно. В бумажном документообороте подводных камней не меньше, чем в электронном :)  
Колесов Андрей
Подводные камни есть везде, всегда были и будут.

А в чем отличие между государственной и не государственной бумажной почтой? Можно показать на примерах?
Храмцовский Андрей
Совершенно верно. Когда стороны работают на доверии, проблем куда меньше, - но не все и не всегда могут позволить себе роскошь иметь дело только с теми, кому доверяют. Скажем, всем приходится иметь дело с государственными органами, которые тоже нередко ведут себя не самым лучшим образом :)