НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как-то не очень понятно с использованием обычной э-почты в межорганизационном обмене

Андрей Колесов
05.02.2014 10:00:01

Хотелось бы продолжить тему, начатую в посте на прошлой неделе Как подойти к решению вопросов межорганизационного документационного взаимодействия. Самый естественный метод познания: от простого к сложному. Так и в освоении ИТ: нужно начинать с использования простых средств, а потом, по мере того, как они по каким-то причинам (по каким?) перестают устраивать вас, решать какие нужны более сложные инструменты.

Для меня лично вполне очевидно, что простейшим, но при этом достаточно мощным инструментом, информационного взаимодействия является почта (в общем случае – любая почта, как механизм асинхронного информационного обмена, в изначальном своем варианте, в режиме "точка-точка").

Давайте разберемся: как используется обычная э-почта в информационном взаимодействии организаций (а может, и внутри организации). Для меня вполне очевидно, что это должно быть основным механизмом взаимодействия – в конце концов я сам его широко использую уже более 20 лет в общении с огромным числом самых разных контранентов.

Но как только мы переходим в тематику СЭД (назовем это – "документированное взаимодействие"), то получается какой-то огромный ТУПИК. Возможно, я сильно ошибаюсь, но получается, что э-почта в наших организациях для общения с внешними контрагентами не используется вовсе, а если и используется, то как-то не очень уверенно.

Вот комментарий, полученный на мой пост в ECM-Фейсбук-группе:



Обратите внимание на выделенный мной фрагмент:

(не говоря уже о переписке по электронной почте)

В этой связи я вспоминаю свое собственно далекое "бумажное" прошлое. Почти 20 лет я работал в достаточно серьезных госНИИ, в которых был и внутренний и внешний документооборот. И активно участвовал в разного рода документооборотах (и договорная деятельность, и финасово-материальный учет).

Возьмем, к примеру, служебные записки. Начальник отдела писал директору рукописно (машинки для таких пустяков не использовались!) на бумаге, которую отдала секретарю. Через день получал какой-то ответ (например, в виде резолюции с простой подписью).
Все это же банально просто делается через любую э-почту. Но почему же сейчас для таких же операций нужно ставить какие-то специальные СЭД, и каждая записка должна быть подкреплена квалифицированной ЭЦП?

Т.е. возвращаясь к бумажным временам, мне нужно было бы каждую докладную записку директору заверять у нотариуса с гербовой печатью.

То же самое с внешними общениями. Например, при выполнении договорных работ.
Сначала была процедура подписания договоров.
Потом шел обмен информацией с контрагентом в ходе выполнения работы (например, присылались какие-то данные по объектам исследований).
Результат работы – отпечатанный отчет – отправлялся заказчку, вместе актами сдачи-приемки. Подписанные акты возвращались…
И все это пересылалось обычной почтой, даже не заказной, и уж тем более без спецкурьеров.

Так почему же сейчас ровно для этого же нельзя использовать э-почту?

Комментариев: 21

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

05.02.2014 11:12:10

Я вижу тут проблему в организации хранения документов.
Необходимо "подшить" письма, акты, договоры.
СЭД обычно это обеспечивает, а э-почта не всегда.

05.02.2014 11:34:27

Искренне не понимаю: а проблема-то в чем? В конце концов для подщив и используйте СЭД, хотя, на самом деле, в мире есть полно систем как раз по архивному хранению (и учету) е-почты.

Давайте все же не путать, почту - как транспорнтные механизм, и СЭД - как учетныую систему документов.
А как было с бумагой? Почта занималась пересылкой документов-писем, а канцелярия - учетом входящей-исходящей.

05.02.2014 12:02:38

"а канцелярия - учетом входящей-исходящей"
Проблема в канцелярии, она по-прежнему хочет заниматься привычным делом. Ей надо бумагу подшить несмотря на систему хранения.

05.02.2014 12:21:55

Ну, и пусть занмается! Пусть это волнует директора - за что он платит деньги своим сотрудникам.

Могут купить принтер, распечатывать все письма, регистрировать их в амбарной книге, подшивать.
Могут даже нотариально заверять распечатки - это их дело.

Меня, как частное лицо. отправляющее письмо в районую управу совершенно не волнует, как именно они его будут его обрабатывать. Мне нужно чтобы они сначала подтвердили получение письма, а потом - прислали (по электронной почте!) ответ по существу.

05.02.2014 12:39:41

"прислали (по электронной почте!) ответ по существу"
А вот это они и не хотят делать!

05.02.2014 12:45:27

А причем тут - почта (хоть бумажная, хоть электронная!)?

Мне тоже утром хочется поспать подолше, а нужно вставать и делать работу. Ну и что?

05.02.2014 12:03:24

Свою точку зрения на проблемы использования электронной почты я попыталась высказать в своей статье «Проблемы управления электронной почтой в деловой деятельности организации», опубликованной в журнале Секретарь-референт в 2012 году, № 11. - С. 27-33.
См. подробнее: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=118543

05.02.2014 12:40:45

Статья, с одной стороны, довольно странная, с другое - очень характерная.
Мне кажется, что она больше направлена на то, чтобы запутать вопрос, чем его прояснить и решить.
Такое впечатление, что она ориентирована на людей, которые имеют весьма отдаленное представление об электронной почте вообще, а о современных системах - тем более.

05.02.2014 14:30:29

Совершенно верно, Андрей. На супермыслителей, знающих ответы на все вопросы ещё как минимум с 2007 года (но упорно не желающих поделиться ответами) статья, действительно, не рассчитана. Она для скромных профессионалов своего дела, занимающихся прикладными вопросами управления документами, для тех. кто видит мир цветным и сложным, а не чёрно-белым smile;)

Предлагаю коллегам ссылки на ряд других своих "невразумительных" [именно это слово Колесов, со свойственной ему тактичностью, использовал первоначально, и лишь потом заменил на "странных" - добавлено 07.02.2014] статей по тематике электронной почты:

05.02.2014 12:57:59

На мой взгляд, всё намного проще. В комментарии Людмилы звучит слово «суд», которое 20 лет назад в достаточно серьёзных ГосНИИ было пустым звуком применительно к служебному документообороту. Ответственность была административной. В случае крупного косяка — партийной. Если из-за чьей-то персональной волокиты были бы сорваны работы по «изделию №…», то стоял бы он на парткоме с бледным видом (а мог и с должности слететь).

05.02.2014 13:30:25

Согласен лишь отчасти. Да, судебные дела как-то влияют на внешний документооборот, но к внутреннему почти никакого отношения не имеют.
К тому же я говорю о служебных записках, основная часть которых состоит из текстов типа "прошу разрешить включить в повестку заседания Научного совета вопрос о ...."

И роль партийного контроля ты очень сильно преувеличиваешь! Сегодня начальство бояют на порядок больше, чем парткомы. Сегодня просто вышибут с работы и все..

05.02.2014 13:46:24

Вообще-то, у меня ключевым словом было не столько «суд», сколько «изделие №…» smile:).
Отсутствие реальных проектов приводит к тому, что сотрудники более всего озабочены двумя вещами — демонстрацией деятельности и уходом от ответственности хоть за что (а поскольку не делается ничего, то виноватым можно быть во всём).
Это видно хотя бы по обсуждениям. Ты можешь представить, что в курилке «серьёзного ГосНИИ» обсуждаются какие-то инструкции, приказы, законы, постановления…?

05.02.2014 14:43:13

Думаю, что в этом вопросе важно разграничить использование эл. почты во внутренней и во внешней переписке.

Во внутренней, для обмена докладными записками сложностей возникать не должно. "Узаконить" такой обмен можно внутренним локальным актом.

Во внешнем же - как было сказано выше, по договоренности.
Почему даже после этого, обмен документами может вызвать неоднозначное мнение, конфликты - не понятно.

05.02.2014 18:07:13

Ольга писала: Почему даже после этого, обмен документами может вызвать неоднозначное мнение, конфликты - не понятно.

Наоборот, было бы удивительно, если бы таких конфликтов не было. С бумажной перепиской конфликтов ведь пруд-пруди smile:) Есть и специфические проблемы у электронной почты - например, с доказательством фактов отправки и получения сообщений и ознакомления с ними; с установлением авторства сообщений; с организацией их долговременного хранения...

05.02.2014 18:24:56

Проблемы есть всегда. Но все они решаемые.

05.02.2014 20:59:48

Да, проблем не мало. Но, знаете, ощущение такое, что они появляются тогда, когда люди пытаются уйти от обязательств или ответственности smile;)

06.02.2014 12:52:44

Совершенно верно. Когда стороны работают на доверии, проблем куда меньше, - но не все и не всегда могут позволить себе роскошь иметь дело только с теми, кому доверяют. Скажем, всем приходится иметь дело с государственными органами, которые тоже нередко ведут себя не самым лучшим образом smile:)

05.02.2014 18:24:13

А при использовании обычной бумажной почты тоже нужно было раньше с каждым адресатом заключать отдельный договор? Я из своей жизненной практики припомнить не могу.

05.02.2014 20:57:35

Нет, конечно smile:D Позвонить было достаточно, довольно было отправить копию факсом, если срочно или скан по почте, оригинал - письмом.

Имела ввиду соглашение, которые связаны с использованием ЭП (63-ФЗ Статья 3).

06.02.2014 12:48:30

Между прочим, и сегодня, если захочется использователь негосударственную бумажную почту, то без взаимной договоренности сторон делать это рискованно. В бумажном документообороте подводных камней не меньше, чем в электронном smile:)

06.02.2014 12:51:56

Подводные камни есть везде, всегда были и будут.

А в чем отличие между государственной и не государственной бумажной почтой? Можно показать на примерах?

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии