НовостиОбзорыСобытияIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

О смешанном бумажно-электронном документообороте

На мой пост Почему мы не хотим избавляться от бумажного документооборота? Наталья Храмцовская откликнулась комментарием, со ссылкой на свой собственный пост Как управлять бумажными и электронными документами в гибридной среде. Речь в посте Натальи идет о заметке американского эксперта Росса Непина по теме "бумажно-электронного документооборота" и о том, какие выводы мы должны из нее извлечь.

Как раз с выводов мне и хочется начать. Вопрос, собственно, и заключает: а кто и как должен делать выводы, причем не просто на уровне идей, а на уровне реальных дел.

Тут ключевой тезис публикации виден в этой фразе Натальи:

Мой комментарий: Коллеги из ВНИИДАД, в первую очередь разработчики различных правил и рекомендаций, – прислушайтесь к этому совету!

Да, совершенно верно: нам нужно вырабатывать новые правила и рекомендации. Новые нормативно-законодательные требования по управлению документами. Но кто это конкретно должен делать? И вот тут-то как раз и выясняется, что делать это просто НЕКОМУ!

Да, вроде бы, с точки зрения распределения гособязанностей этим должен заниматься ВНИИДАД. НО!
Эта организация уже вот как 10 (или более) лет лишь демонстрирует свою полную неспособность к решению возложенных на нее задач. И надеяться, что в этой конторе произойдет какое-то чудо и "коллеги из ВНИИДАДа" завтра проснуться готовыми к решению достаточно сложных проблем нормативного регулирования: это все равно, что льстит себя иллюзиями, что отпеты троичники завтра станут победителями математических олимпиад или к нам все же прилетят марсиане для решения наших застарелых проблем.

Что касается содержания статьи. Мне кажется, что там содержаться довольно известные истины и идей, которые не раз публиковались у нас, но, как у нас водится, замечаются, только, когда о них нам рассказывают иностранцы.

Совершенно очевидно, что мы живет и будем жить в гибридной среде. Что переход на электронный документооборот не является самоцелью. Целью является повышение эффективности нашей работы и качества нашей жизнь. И для достижения этой цели нужно обеспечить, чтобы мы могли сами выбирать удобные нам формы документов и работы с ними. Когда нужно – электронные, а когда нужно – бумажные… Соответственно, нормативные требования должны быть построены так, чтобы обеспечивая некоторый порядок (в том числе при решении спорных вопросов в судах), мы могли в рамках этих требований выбирать наиболее удобные и эффективные методы.

Вообще, говоря, у нас разговоры о "бумажно-электронной" среде идут давно. Факт существования этой среды уже давно признан. И тут возникает иллюзия, что, вроде как, мы впереди планеты всей, поскольку мы уже давно создали такую гибридную среду, в то время, как Запад только подходит сейчас к ее пониманию.

Но на самом деле, это не так, это – иллюзии.
На самом деле, мы в России под гибридной "электронно –бумажной" средой понимаем совсем не то, что на Западе.



Наша гибридная среда подразумевает, что у нас реализуются ДВА дублирующих контура управления документами: один, главный (юридически значимый) – бумажный, а другой (сугубо впомогательный, как надстройка над бумажным) – электронный.

Т.е. мы создаем два контура управления, которые не просто дублируют друг друга, но и порой конфликтуют между собой из-за рассинхронизации.
Проще говоря: идет удвоение затрат на управление документами.

В нормальной (не хотется, отдавать приоритет Западу – я лично об этом пишу уже несколько лет) же постановке вопроса речь идет о создании одного контура управления, при котором главным объектом становится именно документ (его содержание и все связанное с его аутентификацией), а форма документа (бумажная или электронная) – сугубо вторичной.

Самый просто пример: вот я на днях получил, через Интернет талон на посещение врача. Мне его передали в виде некоторого файла, например, PDF. Сегодня, по существующим правилам я должен распечатать этот документ и с полученным листочком пойти к врачу.

А должно быть: чтобы я сам решил, как мне удобнее: пойти с листочком или со смарфоном, чтобы показать данный талон сестре, чтобы она сделала соответствующую регистрацию.
(точно также как работаем механизм билетов на автобус или ж-д в Европе).

Да, скажут мне, это хорошо, но для этого медсестра в каждом кабинете должна иметь сканер…

Да, конечно… Но штрихкод-сканер сегодня – это довольно рядовая и не очень дорогая вещь. А самое главное: его нужно иметь и для бумажных талонов (чтобы зарегистрировать факт визита пациента за 10 секунд, а не тратить 10 минут, чтобы отнести их "куда надо" и так вбить данные в систему руками…

В общем вывод таков: нам нужно сформулировать – какую именно гибридные систему управления документами мы хотим создавать. Описать ее на модельном уровне, а потом закрепить эту модель на уровне нормативно законодательных требований.

Но сначала все же нужно определиться: кто же все-таки должен всем этим занимать?
Будем ждать визита марсиан?
Кирсанов Александр
Я.. ))) В виде сервиса.. Помогайте. Моделька работает.
В облако нужно вынести не базу данных, а документ.
Там же его подписывать, проверять ЭП и маршрутизировать.
И импортировать его в учетные системы контрагентов - один ввод\ два результата.
А может и больше результатов - ФНС, суд и прочие третьи стороны.
А чтобы это был документ - хранить не записи в БД, а в XML.
И чтобы у исполнителей голова не пухла делать форму ввода
похожей на то в чем они работают - хочешь "Дело", хочешь "1С".

То есть ваш талон это форма для ввода информации в облаке.
И Письма. Вам и Поликлинике с уникальной ссылкой на документированный факт с номером.
И врачу - "Милай будь добр в 16-00 у тебя пациент".
В момент регистрации вашего прихода Регистратура изменяет статус - "в очередь".
Вы идете гулять на лавочку ждать СМС "входите", а доктор получает известие что рабочий день продолжается.
А по итогам - производный документ или дополнение к существующему. Аптеке - рецепт. Вам - страничка в карточку пациента.
Страховой - "хотим денег". Лаборатории - "направление на анализ". И новый талон "Повторный визит".
Все. Выздоравливаем. А от склезора СМС напомнит когда придти закрыть больничный.

Ссылка копируется в буфер обмена и закачивается вам в ежедневник, а в регистратуре в
что нибудь типа "CRM. Пациент".

Вот вам пример записи к врачу (правда тут частная клиника, поэтому цены).
http://saastact.info/test/p52ea44f6975a0d51d151a68b
Или http://vk.com/app4217940_245074160 (тут может не работать - нужно зайти не по HTTPS).






Колесов Андрей
"Кто пойдет в разведку - три шага вперед!"
Отлично, что есть добровольцы-передовики!  :)

Как все это можно сделать - это вполне понятно! И нет сомнений, что есть не просто идеи, а их реализация "в железе".

Вопрос в другом: почему в частной лавочке все это сделано, а в государственной - нет!?
Я начал присать про визит к врачам - продолжу еще.

Так почему - тут есть, а там - нет?

То, что тут нет никаких проблем с юрзначимостью (соответствия нормативным требованиям) - это совершенно понятно. Во всяком случае ссылки на то, что "законы не позволяют" - это просто не очень правда.

Так почему же?
Нехватка денег... Да, тут есть некоторые вопросы, но в целом - тоже не очень правда.

Так почему же?

Кирсанов Александр
Старые грехи мешают.
Вся современная IT автоматизация это пятый технологический уклад.
Автоматизировалось наследство четвертого уклада - большие индустриальные монстры (назовем это так).
Родилось понятие системной интеграции - умные мальчики приходят в структуру
внимательно все подвергают консалтингу и производят интеграцию всех железных ресурсов
и алгоритмизацию информационных процессов одной структуры. Пустить туда контрагента было тяжело и не нужно.
Поэтому все создали свои наработки, клиентуру. И одновременно закостенели.
Результат - даже создавая облачные сервисы там создаются обособленные БД так что два контрагента
использующие его (облако) вынуждены заводить друг на друга карточки контрагентов и два документа к одной сделке.
А средство коммуникаций до сих пор - пересылка. (В том числе через спецоператоров).

Изменить нужно наше отношение к терминам.
"Оборот" действительно  подразумевает перемещение. Имея каналы связи мы можем не оборачивать документ, а
предоставлять доступ к нему.  Как это назвать? По аналогии с системной интеграцией - инфраструктурная интеграция.
Электронный документ. Еще раз продекларирую лозунг - электронный документ должен иметь свойство
отчуждаться из учетной системы. И желательно иметь структурированное содержание  для импорта.

"Почему не реализовано государством" -  исполнители все те же структуры имеющие проверенные решения.
И не дело государства рисковать, а проверенным исполнителям отказываться от устоявшейся парадигмы.

Для шестого (и даже седьмого) технологического уклада декларируется миниатюризация и сетевые принципы.
Как людям обьяснить что СЭД должна ужаться до размеров документа, а наличие сети обеспечить равный доступ
к документу всех участников процесса?