IG расширяет давно существующий Records Management (или наше родное делопроизводство). В отличие от последнего, он направлен главным образом на обработку информации в электронном виде. И это совершенно не обязательно документы в традиционном российском смысле. Это может быть любой электронный контент, например сообщения электронной почты, мгновенные сообщения или, если вести речь о гос. органах - запросы и ответы, получаемые по СМЭВ. Это может быть информация, генерируемая ЕСМ системой при выполнении в ней процессов, что избавит от необходимости создавать по каждому шагу очередной официальный документ, как это часто делается сегодня (для документирования процесса управления).
В США уже сегодня существуют рекомендации федеральным органам власти по управлению контентом, размещаемым в социальных сетях (см. например здесь). До нас это веяние еще не докатилось, хотя многие органы власти, как федеральные, так и региональные, уже имеют аккаунты в соц. сетях, таких как Facebook и Twitter. Там уже сегодня можно было бы проводить публичные обсуждения планируемых мероприятий или проектов нормативных правовых актов. Уверен, что в группах фейсбука такие обсуждения проходили бы гораздо продуктивнее, чем на соответствующем сайте (кто не знает, официальный сайт для публичного обсуждения проектов НПА - http://regulation.gov.ru/). Но и информацией, размещенной на официальном сайте для обсуждений проектов НПА надо как-то управлять, ведь поданные там предложения не являются официальными документами и не проходят через делопроизводство.
Как бы то ни было, технологии IG призваны охватить весь информационных контент, сопровождающий деятельность организации или органа власти. IG представляет собой набор техник и политик, закрепленных организацией и направленных на эффективное и защищенное упрвление информационным контентом. При этом должны соблюдаться основные принципы, которые были сформулированы международной организацией ARMA International, и звучат следующим образом:
1. Принцип подотчетности - должно существовать лицо, ответственное за осуществление политик IG в организации, которое делигирует ответственность за его составляющие конкретным исполнителям и контролирует их деятельность.
2. Принцип целостности - средства и политики IG должны обеспечивать аутентичность, надежность и достоверность информации.
3. Принцип защищенности - средства и политики IG должны обеспечивать необходимый уровень защищенности конфиденциальной информации, персональных данных и т.д.
4. Принцип соответствия (compliance) - средства и политики IG должны соответствовать действующему законодательству, а также политикам и стандартам организации.
5. Принцип доступности - технология IG должна быть реализована таким образом, чтобы обеспечить быстрый доступ к необходимой информации (с учетом требований защиты информации).
6. Принцип сохранности - технология IG должна обеспечивать сохранность информации в течении необходимого времени, в соответствии с требованиями закона, норм, установленных в организации, финансовых, исторических и других соображений.
7. Принцип своевременного уничтожения - организация должна обеспечить своевременное уничтожение информации, которая больше не необходима в соответствии с перечисленным в предыдущем пункте требованиями.
8. Принцип прозрачности - все бизнес-процессы и применяемые технологии IG должны быть хорошо задокументированы, организованы открытым и контролируемым образом, документация должна быть доступна всему персоналу организации, а также заинтересованным третьим лицам.
Как видите, в самих принципах ничего нового нет. Почти все они применимы и к традиционному делопроизводству. Самое интересное заключено в деталях и технологиях реализации IG, о чем постараюсь написать чуть позже. А кому не терпится, может начать изучение этой темы самостоятельно. Начинать можно отсюда, правда понадобится знание английского языка. Нет никаких сомнений, что данные технологии достаточно скоро придут на смену сегодняшнему электронно-бумажному (а где-то еще чисто бумажному) делопроизводству.
К сожалению, в наших условиях особенно, новые термины - это новые возможности продолжить "болтать", вместо того, чтобы заняться реальными делами.
И не нужно нам более сложной классификации.
При этом хочу обратить внимание, что у нас в стране вообще никакой классификации нет У нас есть только одно понятие: документ, причем мы при этом сразу делаем две ошибки: 1) считаем, что документом является материальный носитель 2) что документ - это только то, что имеет гербовую печать.