НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Предлагаю ввести новый термин: ОЭД – обмен электронными документами

Андрей Колесов
21.06.2014 13:57:07

Понятийная терминология – это давнее "слабое место" российского СЭД-рынка, которое отражает не очень высокую зрелость рынка, неустоявшуюся до сих пор его структуру, можно даже сказать – "сумбур". Начать хотя бы с того, что сегодня до сих пор нет сколь-нибудь единого восприятия понятия "электронный документ" (об этой проблеме говорит практически каждый представитель заказчика). Далее идет термин "электронный документооборот", поскольку большинство людей считают, что тут подразумевается "оборот электронных документов", а на самом деле – специалисты это уже давно признали – чаще всего речь идет об электронном управлении бумажными документами...

Дополнительную серьезную волну терминологической неразберихи внесла пару лет назад Федеральная Налоговая служба, которая стала широко использовать уже устоявшийся термин "электронный документооборот" (ЭДО") в собственном ведомственном понимании. Что, кстати, отражает то, что в нас вопросы формирования официальной правительственной терминологии никак не регулируются – каждое ведомство придумывает свои термины (или использует в своем понимании существующие), нисколько не заботясь о том, как это согласуется с окружающим миром.

Вот с ЭДО получается именно так. На протяжении последних 20 лет термин документооборот обозначал в первую очередь управление внутренними документо-ориентированными процессами. Еще раз хочу обратить внимание – "внутренними".

Для обозначения процессов информационного взаимодействия разных ИТ-систем (тем более систем разных организация) обычно использовался термин "обмен".

Так вот ФНС решила использовать термин ЭДО для обозначения внешнего обмена е-документами, более того – документами довольно узкой "подведомственной категории" (счета-фактуры, налоговая отчетность). Хотя надо отдать должно ФНС – в данной случае речь шла о работе с именно электронными документами, а не с электронной поддержкой бумажных документов и разного рода "электронно-бумажных суррогатов" с неизвестным нормативным статусом.

Короче говоря, два года назад из-за двусмысленности термина ЭДО началась полная неразбериха, которая продолжается и сейчас, не только путая заказчиков и мешая работать поставщикам. Простой пример: на недавнем DOCFLOW проводился круглый стол под названием ЭДО, большинство пришедших думали, что речь будет об автоматизации внутреннего документооборота (причем – организационно-распорядительного), на деле же оказалось, что речь шла о сдаче налоговой отчетности...

Тут надо сказать, что особую активность по внесению путаницы внесли оператора налогового ЭДО (причем у них и внутри все запутано – есть просто "операторы" и "специальные операторы", интересно, какие слова будут использоваться, если появится третья категория операторов –"очень специальные"?). Они стали нещадно эксплуатировать придуманный ими термин "юридически значимый документооборот" ("масло масленое"), нисколько не беспокоясь о том, что "юридические незначимого документооборота" не бывает в природе.

(Тут хочу обратить внимание, что сама ФНС слов "юридически значимый" – вполне благоразумно – нигде не использует, поскольку понимает, что "юридически незначимый документ" – это нонсенс.)

Написанное выше – это вступление-обоснование. А предложение такое: давайте все же наведем какой-то порядок в нашу профессиональную терминологию. В частности, называть "межорганизационный обмен документами" именно "обменом", а не "оборотом".

Тогда получится, что те деловые процессы, которые ФНС называет ЭДО, я бы стал называть "обмен электронными налоговыми документами" (или "бухгалтерско-налоговыми" – это можно уточнить). В этом случае, директор предприятия, получив приглашение на семинаров по ОЭНД, знал бы, что туда нужно посылать не начальники канцелярии, а главбуха...

Я понимаю, что термин ОЭД тоже не идеален, поскольку уже есть "обмен электронными данными", но тут можно придумать что-то уточняющее типа ОЭДок.

P.S. Я знаю, что у нас в стране нет структур занимающихся управлением СЭД-терминологией. Так, что данный пост – это что-то вроде отправки радиосигналов в космос в надежде найти братьев по разуму... Шансов немного, но поиски нужно продолжать.

Комментариев: 9

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

21.06.2014 17:12:45

Цитата
Андрей Колесов писал: Тут хочу обратить внимание, что сама ФНС слов "юридически значимый" – вполне благоразумно – нигде не использует, поскольку понимает, что "юридически незначимый документ" – это нонсенс.


Сказанное о ФНС не соответствуют действительности. Существует, например, приказ ФНС России от 30.05.2014 № ММВ-7-6/307@ "О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения "Система юридически значимого электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности и других документов в электронном виде" smile:)

Кстати говоря, термин "юридическая значимость" используется в 91 документе ФНС из числа размещенных в справочно-правовой системе "Консультант+", а впервые данный термин встречается в документе ФНС от 2005 года smile:{}

21.06.2014 18:52:42

Ага! Вот, значит, откуда растут ноги "юридически значимого документооборота"! Т.е. это все - диверсия ФНС!!! smile:)

21.06.2014 19:55:45

Поскольку в Требованиях ФНС к оперататорам ЭДО, нужно так понимать, что это - оператора юридически незначимогого ЭДО. А кто них, наверное, есть еще и операторы ЮЗЭДО.
Тогда все становится на свои места smile:)

22.06.2014 23:23:15

А есть ли среди них тот документ, где бы ФНС не просто упоминала, но и определяла значение этого термина?

21.06.2014 21:45:28

Вот версия одного из стандартных определений "Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". У документооборота есть потоки: входящий, исходящий и внутренний. Есть существенно разные действия - передать документ и принять документ. Действия, связанные с передачей или приемом документа включают набор действий по передаче и приему пакетов, сообщений, квитанций и прочих действий.
Если оба действия назвать одним словом - обмен, как-то не очень.
Система автоматизации обмена документами, на слух воспринимается, потому что она предназначена для передачи и приема документов.

21.06.2014 22:03:58

Я думаю, что термин "документооборот" вообще не очень удачный. В изначальном значении - это узкое понятние из канцелярской жизни (исполнитель подготовил приказ, согласовали, подписали, ознакомили, подшили, забыли), но которое сегодня претендуется чуть ли ни на сининим ECM,

Да, в предлагаемом термине отсутствует в начале прилагательное "межорганизационный", но его можно опустить, так как по умолчанию это подразумевает. Конечно, и во внутренних процессах происходить обмен документами, то там это достаточно простая операция,

В общем, получается, что "оборот документов" - это внутри, а "обмен" - вовне.

22.06.2014 12:17:06

"документооборот" - is a typical local "invention". Normally, people discuss business processes. The former is the tip of the iceberg, the latter is the iceberg it-self.

Thanks,
AS

22.06.2014 19:56:12

Полностью согласен! Это - документоориентированные бизнес-процессы.
Это является одной из шести или семи составных частей ECM.
Но у нас в России с этим делом есть две проблемы

1. Мы упорно пытаемся представить что наш документооборот = ECM (не одна шестая, а все)
2. Управление бизнес-процессами у нас имеет специфику - традиционная тяга к бюрократизму. Если на Западе в центре процессов - человек, а нас - документ.

01.07.2014 13:20:39

They use a wider spectrum of business processes - http://www.slideshare.net/kswenson/seven-domains-of-predictability-bpmcm-2014

Usually, there is a manipulation driven by vendors. For this reason, a good reference model driven by a customer-centric group is a must.

Thanks,
AS

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии