НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

"Зачем нужна система электронного документооборота"

Андрей Колесов
14.02.2011 10:24:56

Вопреки мнению одного из активных участников обсуждений на этом блоге последнего месяца (вот тут есть самое свежее высказывание по этому поводу) оказывается вопрос, вынесенный в заголовок, интересует совсем не только гражданина А.Колесова, и не только ему ответ на него кажется совсем не очевидным.
В заголовке – название, статьи, опубликованной в СЭД-профессиональном издании ("Современные технологии делопроизводства и документооборота") и реальными СЭД-профессионалами (а не просто в каком ИТ-издании и не какими Ит-журналистами, далекими от проблем СЭД-отрасли).

Вопрос (в заголовке), судя по всему, действительно актуален, поскольку публикации на эту тему появляются с завидной регулярностью, а круглые столы часто сопровождаются аншлагом.

Мне лично статья показалась интересной и полезной (хотя это мнение стороннего наблюдателя, тут много важнее и интереснее мнение тех, кому собственно адресована статья – руководителям организаций, сотрудникам отдела ДОУ, секретариата).

Но все же хочу обратить внимание на один принципиальный момент.

Кому нужна СЭД – руководителям, секретариату или организации в целом?

Мы часто говорим, что СЭД нужна для повышения эффективности управления организацией. С эти тезисом можно согласиться только до определенной степени. Во-первых, потому что СЭЛ нужна не только для управления (в понимании организационно-распорядительного управления). Во-вторых, управление – это тоже не цель автоматизации. Цель – повышение эффективности работы организации в целом.

А "управление организацией" и "функционирование организации" – это совсем не тождественнее понятия. И доля "управления" в "функционировании" может сильно различаться в зависимости от типа предприятия. От почти 0% до почти 100%.

В этом плане вспомню еще один "актуальный вопрос": "что такое документы и зачем они нужны?"

В середине прошлого декабря в комментарии на один из постов было высказано такое мнение:

ИМХО: в нашей стране официальный документ в 99% случаев нужен для прикрытия того, на чем сидим.

На самом деле – это очень характерная позиция, причем, во много правильно отражающая состояние использования наших СЭД.

В общем, если речь идет именно об "официальных документах" (или records, хотя наше понимание "официальный документ" все же далеко не равнозначно западному пониманию records), то с утвердение автора (Андреw) в целом можно согласиться.

Но вот только проблема заключает в том, что проблематика управления контентом (да и документами), если мы говорим о работе предприятия в целом, совсем не ограничивается кругом задачи работы с "официальными документами".

А у нас же получает, что документы нужны только секретариату…
Получается что-то вроде "хвост собаки виляет головой"…

Хотя надо сказать, что хвост – это также очень нужная и важная часть собаки. Порой и люди очень жалеют, что потеряли его в ходе эволюционного развития. Иногда очень не хватает…

Но голова все же важней.

Комментариев: 24

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Андрей
14.02.2011 15:45:50

Прошу прощения за дилетантский вопрос. Где можно прочесть внятное разъяснение по терминологии - что есть record в изначальном понимании, почему в славянской терминологии record стал тождественен "документу", и что тогда есть document в славянском терминологическом понимании? Заранее искренне признателен!

Михаил Романов
14.02.2011 16:06:19

Я думаю, более правильно этот вопрос адресовать Наталье Храмцовской, как основному "двигателю" именно такого подхода к переводу термина record.
Проще всего, я думаю, сделать это через ее блог http://rusrim.blogspot.com/ или здесь на форуме.
А спрашивать у Андрея нет смысла - он иной точки зрения на перевод этого термина

14.02.2011 16:35:40

Очень любопытный ответ.
Во-первых, он свидетельствует, что в отрасли нет сколь-нибудь единого понимания данного (и не только данного) термина.

Во-вторых, Н.Х. постоянно аппелирует к тому, что отрасль с ней полностью солидарна в ее трактовке. И обратите внимание: никто (кроме редких исключений) ей не возражает. Кстати, вы помнится высказывали согласие с переводом MoReq, гдпе рприводится именно такое перевод.

В-третьих,

Цитата
А спрашивать у Андрея нет смысла - он иной точки зрения на перевод этого термина

А почему не имеет смысла?
1. Я (как и вы) смогу объяснить (возможно даже внятно) откуда взялся именно такой перевод.
2. А какой, я точки зрения придерживаюсь. У меня нет варианта перевода, я только констатирую, что единой терминлогии в наших СЭД нет, а то что есть - не очень годится.

Михаил Романов
14.02.2011 16:56:52

Цитата
Во-первых, он свидетельствует, что в отрасли нет сколь-нибудь единого понимания данного (и не только данного) термина

За всю отрасль не скажу, но мне доводилось встречать 2 варианта:
1. Record = официальный документ (или просто документ).
2. Record = "нечто большее чем документ" (что именно, мне узнать так и не удалось).

Сам я не считаю себя исчерпывающим знатоком англо-американской (да и вообще всей европейской деловой практики), поэтому не могу сказать какие еще есть применения у термина record кроме фиксации какого-либо произошедшего факта, значимого для компании или физического лица, а в российской практике для этого используется как раз документы.
Собственно поэтому я не вижу необходимости использовать другие термины.
Если кто-то сможет привести варианты использования термина "record" не укладывающиеся в это описание, то будет предмет обсуждения.

Я скорее скажу, что в российской практике нет адекватной замены для термина "document" или "контент" (т.е. просто информационным единицам, не требующим специального управления, как официальные документы). И это, как мне кажется, закономерно - ведь в бумажном делопроизводстве просто не было необходимости управлять неофициальными документами и они им не рассматривались.
А с появлением электронного хранения появляется возможность без особых дополнительных затрат сохранять всё, что так или иначе проходит через компанию и её информационные системы. А терминологии нет

14.02.2011 17:33:34

Тут я вполностью согласен с вами.

Проблема мне видится вот в чем.

В организации есть такая функция, как делопроизводство.

И наши СЭД выросли именно из решения задач делопроизводства, в котором кроме "официальгных" других документов просто нет.

Такие систем и решения для них, стали называться не САД (автоматизация делопроизводством), а СЭД.
Хотя на самом деле использование электронных документов (я сознательно не использую слово "управление") на предприятии - намного более шировая область.

Но при этом парадокс, говоря о СЭД, на 99% речь идет о сугубо делопроизводстве.

Второй важный момент заключается в том, что фактически до сих пор ни о какой работе с электронными документам ни не шла речь. Занимались автоматизацией бумажного документооборота. Электронными были только учетные карточки.

Михаил Романов
14.02.2011 18:07:34

Цитата
Но при этом парадокс, говоря о СЭД, на 99% речь идет о сугубо делопроизводстве.

А мне это представляется вполне логичным.
Основные риски связанные с контентом, это:
- утеря или невозможность своевременно найти нужный официальный документ.
- нарушение регламента работы (условно говоря: забыли проверить у юристов).
А это все так или иначе - делопроизводство.

Все остальное закрывается или продуками для специальных областей (например, PDM) или относится к "всему остальному офисному документообмену", который уже не является столь критически важным для бизнеса.

Ну а производители СЭД ориентируются на клиентов. Некоторые, как, например, мой бывший работадатель, стараются искать новые смежные задачи и "подтягивать" до них своих клиентов. Но это сложно и дорого, поэтому удется не всегда.

14.02.2011 18:24:29

Мне кажется, что риски и повышение эффективности работы - это два разных направления.

Риски, в общем случае, не затрагивают тему повышения производительности труда.
Условно говоря, тут речь идеть только о наведении порядка в том, что уже имеется.
С этой точки зрения, никакие электронные документы не нужно -- нужно хорошо управлять бумажными.

Переход к электронным документом -- это как раз повышается риски, так как, по крайней на первых порах возникает юридическая неопределенность. Но при этом решаются задачи повышения производительности труда.

Вот и получается, что документоведы не занимаются задачами производительности труда, а исключительно сосредоточены на снижении своих рисков.
Как выразился один из авторов "прикрыть себя"...


Михаил Романов
14.02.2011 18:39:56

Цитата
Мне кажется, что риски и повышение эффективности работы - это два разных направления.

Да, разные.
Но дело в том, что если организация перешла к использованию электронных документов и связанных средств (простого электорнного каталога - на основе файлового хранилища и электронной почты), то по части эффективности СЭД много здесь не добавит (ну чуть удобнее искать, ну есть версии контента - но это принципиально на эффективность влияет мало).
А вот по части уменьшения перечисленных мною рисков СЭД выигрывает и у почты и у файлового архива. И заказчики готовы за это снижение рисков платить.

P.S. Чтобы предотвратить возможный спор скажу, что не разделяю бытующего мнение что внедрение СЭД как-то серьезно сказывается на эффективности работы. Только в той части, что позволяет ввести автоматические регламенты и, соответственно, избавить от необходимости в ручную ими управлять.
Все остальное я отношу именно к избавлению от рисков: случайной порчи, получению несанкционированного доступа, и т.д. (ну и те, что я обозначил в первом сообщении).
Но это мое мнение, и далеко не все коллеги разделяли и разделяют его

14.02.2011 19:00:53

Давайте мы все же решим, какие мы задачи решаем: повышения эффективности работы предприятия (включая сюда и снижение рисков) или внедрение СЭД?
Мне кажется, что СЭД все же не цель, а средство.

И давайте определимся о какого рода организациях мы говорим: коммерческих или госуправления?
Это две разные сферы с разными целвыми задачи и мотивацией.

У меня создается впечатление, что вы постоянно имеете в виду задачи автоматизации существующих бизнес-процессов, в то время как повышение эффективости достигается за счет реализации новых бизнес-процессов на основе новых технологий.

Михаил Романов
14.02.2011 19:42:29

Цитата
Мне кажется, что СЭД все же не цель, а средство.

Ну да. А что, в моих постах есть что-то, что позволяет усомниться в этом? Вродже не должно.

Цитата
коммерческих или госуправления?

У меня в основном опыт работы с коммерческими. О государственных я знаю не так много.
Но если честно, принципиальной разницы между коммерческими компаниями и госсектором по части задач управления электронными документами я не вижу. У государственных органов есть свои специфические процессы (например, обращения граждан) + у них больше бюрократических формальностей (например, обязательные требования по регистрации переписки между ведомствами и т.д.), но так... одни и те же методы и задачи.

Цитата
в то время как повышение эффективости достигается за счет реализации новых бизнес-процессов на основе новых технологий.

Хм... не знаю на основе чего вы такое заключили... Эффективность вполне может повышаться и за счет оптимизации уже существуюх процессов.
Или вы имели в виду, что оптимизация = создание нового?
Ну тогда да, в целом соглашусь, т.к. просто бездумный перевод процесса с "бумаги" на "электронку" скорее всего не особо поможет.

Однако я, говоря об автоматизации существующих процессов, априори подразумеваю их некоторую перестройку

Андрей
16.02.2011 15:28:23

СЭД выросли именно из решения задач делопроизводства ... говоря о СЭД, на 99% речь идет о сугубо делопроизводстве

100% согласен

фактически до сих пор ни о какой работе с электронными документам ни не шла речь. Занимались автоматизацией бумажного документооборота. Электронными были только учетные карточки.

Тоже согласен на 100%.

Вопрос в каком-то осмысленном маршруте (roadmap) перехода от нынешнего "пещерного" положения дел к мало-мальски адекватному...

18.02.2011 17:25:26

По поводу иного перевода "Records"
Мне очень понравился перевод и трактовка Елены Стрелковой http://my-documentum.blogspot.com/2010/11/record.html

18.02.2011 19:27:47

Вы имеете в виду "запись"?
Вариант все же неплох, но с ним есть и проблемы
Если мы говорим в рамках определенной предметной области (ECM), то да, годится.

А вот если вы выходите в более шикорую сферу ИТ, то возникают конфликты с другими значениями "запись". Например, записи в БД.

14.02.2011 16:19:26

Андрей!
А можно сразу встречный вопрос: как вас занесло на эту дискуссию, откуда вы и каков ваш опыт в данной сфере?
Вопрос выглядит немного невежливым, но тут нет иронии или нежелания общаться. Просто это такая старая тема и по ней так много сказано. Чтобы знать "с какого места начинать", нужно знать немного о вашем опыте.

Андрей
14.02.2011 17:06:34

Работал с NMS, CRM и ITSM системами, операторскими BSS, имею представление о BPMS и ERP. Сейчас волею судьбы оказался в таком месте, где т.н. "электронный документооборот" является ключевой потребностью, но среди спецов в этой прикладной области нет никого, кто в состоянии внятно изложить хотя бы понятийный аппарат, не говоря уже о том, чтобы ткнуть пальцем в "краткий курс" достаточный для вхождения в предмет. Люди, эээ, старой закалки. Вот и начал я искать первоисточники, чтобы понять - как "скрещивается" логика и терминология канцелярии/архива с архитектурой систем.

Первое, с чем пришлось столкнуться - это именно неоднозначность толкования терминов record/запись(?) и "электронный документ". Отсюда пусть и несколько наивное, но вполне естественное желание - спросить того, кто владеет вопросом smile:)

Еще раз приношу мои извинения за вопрос, хотя в чем его "невежливость" - искренне недоумеваю smile:( С уважением, Андрей

p.s. С терминологией eTOM тоже есть аналогичные казусы: англ. service термин в славянском понимании "раздваивается" на термины "услуга" и собственно "сервис", что порождает массу непоняток. Касаемо ITSM, крайне трудно было подобрать славянский эквивалент trouble ticket. В реальности прижился "электронный наряд".

14.02.2011 17:38:40

Спасибо.
Но мой ответ прост: не знаю, что вам посоветовать (коротко). Давайте, я воспроизведу ваш вопрос в отдельном посте и посмотрим, что ответят на него профессионалы.

Со своей стороны, я вас отлично понимаю. Я тоже пришел в эту тему со стороны ИТ с теми же примерно вопросами, что задаете вы.
Но вот уже в блогах обсуждают эту тему полтора года, и выйти на понятные мне ответы не удается (хотя у меня давно сформировалась своя модель и система понятий).
Я постоянно слышу два варианта ответов
1) это известно всем (кроме вам - т.е. меня)
2) а зачем нужны определения? Жили и живем без них.

14.02.2011 22:05:44

Цитата
а зачем нужны определения? Жили и живем без них.


А все-таки - зачем? На свете есть много всего, что не имеет определения одним словом. Причем, буквально рядом. Например, рыбаков, ловящих карпов, называют карпятниками. А охотников со спиннингом на окуней окунятниками не зовут. Почему?
Потому, что карпятник - это особое снаряжение, только на карпов. А окунятник - это просто спиннингист.
Чем официальный документ с точки зрения "оснастки" отличается от любого другого? Зачем ему отдельное определение?

15.02.2011 21:35:17

Мне это нужно по работе. Это пресс-релиз можно написать так, что никто ничего из него понять не сможет. Потому что он безымянный, а часто даже непонятно, откуда он вообще взялся.
А у моих статей стоит подпись. И каждый может показать на меня пальцев и сказать: он пишет вещи, которые невозможно понять.

Если я напишу в статье "Компания XXX создала у заказками СЭД на основе СЭД такого вендора", то меня засмеют. А могут с работы выглать.

И таких примеров можно назвать много.

16.02.2011 11:45:38

Кстати, http://www.facebook.com/notes/sergej-golubev/donate-po-russki/198133630213080 Не совсем в тему, хотя как сказать. Семантический треугольник, как верно подметила Ирина smile:).
Возможно, и тут то же самое.

16.02.2011 23:12:52

Да, конечно. И это давно отмечено филологами: словарь отражает менталитет. Я не так давно читал статью. Например, в русском языке нет слова что-то вроде "я рад за вас". Там было приведено немецкое слово, которое перводится на русский только очень длинной фразой, типа "я рад вашим успехам, желаю их продолжению, готов помочь вам, всей душой, у меня у самого становится лучше на душе, когда я вижу ваши успехи,... и т.д."

14.02.2011 17:57:05

Уважаемый Андрей,

Традиционная российская терминология лучше всего представлена в ГОСТ Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - хотя в законодательстве (в первую очередь в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", утв. Постановлением Правительства №477 от 15 июня 2009 года) некоторые термины определены иначе.

Наверное, наиболее авторитетным документом по современной отечественной терминологии пока что является стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" - перевод ключевого международного стандарта ISO 15489, подготовденный ведущим отраслевым НИИ - ВНИИДАД.

Мою точку зрения Вы лучше всего поймете, если посмотрите терминологию и глоссарий в моём переводе спецификаций MoReq2, его можно скачать хздесь: http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=12_bcb6040aefc160c0­9ae4290ae1857b9f&Itemid=39&lang=en (вообще, список моих публикаций с гиперссылками на тексты большинства из них Вы можете найти на главной странице моего блога, http://rusrim.blogspot.com/ . В свое время я написала пару статей на тему, почему records - это именно документы).

Если же Вас заинтересуют споры на тему document/recod, то посмотрите сначала старые обсуждения, например, здесь:
http://ecmclub.blogspot.com/2009/10/record-2.html
http://ecmclub.blogspot.com/2009/10/document-record.html
http://ecmclub.blogspot.com/2009/12/content_14.html
http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic9911/

Если у Вас будут конкретные вопросы, можете мне написать на адрес sspchram@mtu-net.ru - чем смогу, помогу.

PS Половина того, что обо мне наговорил Колесов, не соответствует действительности. Но иначе он не умеет.

Андрей
16.02.2011 16:15:46

Спасибо, посмотрю и задам вопросы, буде возникнут smile:)

16.02.2011 19:15:41

Если останутся силы, взгляните еще сюда: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126278

Могу еще ссылок набросать, но это уже будет перебор. smile:)

Андрей
16.02.2011 19:17:37

Спасибо, для начала пока и правда достаточно smile:)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии