НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

О мифах и реалиях обмена электронными документами

Андрей Колесов
02.03.2015 21:16:55

На свой пост Станет ли "госпочта" конкурентом операторам обмена электронными документами? получил сегодня комментарий:

Цитата
Андрей, добрый день! Ваш пост натолкнул на мысль написать колонку о мифах, связанных с электронным документооборотом. Опубликовали сегодня Восемь распространенных заблуждений об ЭДО

Я там обещал написать свои сообращения по статье, что и делаю сейчас.

1. Я уже повторял это много раз за послденюю пару лет, и сейчас могу только повторить: искренне не понимаю, зачем ФНС-операторы (операторы, сертифицированные Федеральной налоговой службы) упорно используют термин ЭДО (или еще юридически-значимый ЭДО) для обозначения своих услуг.
Я думаю, что они этим только вносят путаницу в головы своих потенциальных клиентов, что совсем не способствует их (операторов) бизнесу и не помогает заказчикам в решении их задач.

Исторически под термином "документооборот" в России подразумевает движение документов ВНУТРИ одной организации, причем в основной – организационно-распорядительных (а не финансовых) документов. Что касается "электронного документооборота", то это термин вообще сильно дискредитирован, поскольку еще несколько лет назад стало понятно, что за ним на самом деле скрывается "электронная поддержка" традиционного бумажного документооборота.

То, чем занимаются ФНС-операторы (в плане взаимодействия организаций между собой, тема сдачи налоговой отчетности – это другой вопрос), в "просвещенном мире" (а мы все же идет в его форватере) называется "e-invoicing" – обмен электронными счетами.

2. Автор статьи призывает предприятия переходить от бумажного взаимодействия в деловых отношениях (обмен важными деловыми письмами, договорами, счетами и пр.) на использование услуг ФНС-операторов.

И сравнивает возможности ФНС-операторов с бумажным вариантом почтового обмена через "Почту России".

Но при этом почему-то в статье не упоминается о другой возможности – использования обычной электронной почты.

Насколько я понимаю, 27.07.2010 № 229-ФЗ и последующие за ним подзаконные акты (приказы Минфина) относятся только к одному виду документов – "счетам-фактурам" ("счет" – это не то же самое, что "счет-фактура"). И только этими документами (в электронном виде) предприятия обязаны оправлять через ФНС-операторов. Почему нельзя это делать через обычную электронную почту – это отдельный разговор, примем пока Закон таким, какой он есть.

Но все остальные документы можно вполне пересылать по обычной электронной почте.

А дальше уже о заказчиков появляются варианты. Если они решать переходить на электронные счета-фактуры, то им (заказчикам) нужно прибегнуть к услугам ФНС-операторов. Нужно ли им при этом передавать и другие документы через этих операторов или пользовать обычной е-почтой – решать предприятиям. Насколько это выгодно – нужно обсуждать отдельно. Но вариант "обойтись" без ФНС-оператора имеется.

3. Автор статьи забыл почему-то сказать о еще одном важном "мифе", который надуманным мифом не является – о проблеме роуминга.

Дело в том, что обмен теми же счетами-фактурами может производиться "по умолчанию" только в рамках одного оператора. Т.е. оба предприятия должны быть абонентами одного и того же оператора. Т.е примерно, как в давние времена: абонент МТС мог позвонить только абоненту МТС, а "Билайну" – не мог.

В мобильной связи проблема роуминга (в том числе и международного) между разными операторами давно решена. А в ФНС-сфере – не решена до сих пор. Как это могло получиться, это удивительно само по себе. Но это так.

Да, сейчас есть какие-то частные решения, какие-то операторы умеют общаться с какими-то (сколько стоит такой роуминг – отдельный разговор), но в общем случае эта задача не решена. И это является одной из реальных причин нежелания переходить на электронные счета-фактуры.

И это не миф, а суровая правда жизни.

А обмениваться всеми остальными электронными документами пользователи могут через обычную электронную почту, не заморачиваясь относительно роуминга – в е-почте это было решено изначально, еще более двадцати лет (или более того) назад.

Комментариев: 18

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

03.03.2015 12:58:18

1. Очевидно же, что из соображений благозвучия, то есть приятности. Что касаемо путаницы в головах, на этот счёт можно отметить что спасение утопающих - дело рук самих утопающих. Кто хочет разобраться тот разберётся. И вообще хорошо бы всё было красиво и правильно (одновременно!), но что имеем то имеем.
2. Можно. Но "обычный" email не даёт гарантий доставки и неотрекаемости (как источника, так и получателя). И во-вторых проблема пользователей-операторов. Не предприятий, тем как раз выгоднее направлять обычным email всё, что можно, то есть действовать оптимально. Обычный пользователь будет действовать неоптимально, отправляя всё через оператора потому что так меньше ответственность. Дополнительные затраты предприятия его не волнуют.
3. По заверению источника, близкого оператору, "как раз занимаемся подключением и настройкой ЭДО, между нами и партнерами. Возникают определенные проблемы с подключением и обратной связью от технической поддержки, но они не критичны". То есть предположительно, совсем скоро - или роуминг будет-таки налажен, или налажен между несколькими крупными операторами. Примерно понятно, что будет с не сумевшими вовремя присоединиться.

03.03.2015 14:35:33

1. Из соображений благозвучия тогда я бы посоветовал называть это парфюмом...

2.

Цитата
"обычный" email не даёт гарантий доставки и неотрекаемости (как источника, так и получателя)

С чего вы это взяли? Все тут делается очень просто.

3.
Цитата
"как раз занимаемся подключением и настройкой ЭДО, между нами и партнерами. Возникают определенные проблемы с подключением и обратной связью от технической поддержки, но они не критичны". Т


Универсальный "ответ ни о чем". Замените слово ЭДО на что угодно и эта фразу подойдет. Фраза ни о чем.
Она очень четко отражает ценность рекламы ФНС-опереаторов - что обменом данных занимаемся, что продажей пива...

03.03.2015 22:55:13

Цитата
Из соображений благозвучия тогда я бы посоветовал называть это парфюмом...

Слишком много букв. Постойте... Вы шутите? Я - нет.
Цитата
Все тут делается очень просто

Не поделитесь секретом? Из ежедневной практики: бухгалтер отправляет сообщение с вложением. Через два дня с той стороны звонят и гневно спрашивают почему не прислали. (Вариант 1. 10 Mбайт сканов тупо не влезли в квоту. Отказ сервера получателя на аглицком наречии, бухгалтеры таких букв не понимают. Вариант 2. Нашего провайдера какой-то идиот вписал в импортный блок-лист. Результат аналогичный.) Наши действия?
Цитата
Универсальный "ответ ни о чем"

Точно? Во-первых, это была не реклама а приватная переписка, подробности вырезаны из соображений конфиденциальности. Во-вторых, деньги уплачены. И, в-третьих, в ближайшее время документы или пойдут, тогда прав мой источник, или не пойдут,тогда правы Вы. Вот и узнаем чьё слово больше весит.

03.03.2015 23:33:08

Вот я вам и говорю: даже в частной переписке они говорят языком рекламы.

Что касается секрета. А что скажет ваш бухгалтер, если в ответ на его отправление придет сообщение, что контрагент вообще не подключен к ФНС-системе?

И вообще, бухгалтер не должен заниматься вопросами почтовых пересылок. Это дело почтовой службы вашей организации. Дело, как я понимаю, вашего ИТ-отдела.

04.03.2015 00:11:08

Цитата
что скажет ваш бухгалтер, если в ответ на его отправление придет сообщение, что контрагент вообще не подключен к ФНС-системе?

Как (бывший, зато главный) бухгалтер полагаю, что в данном случае глубоко по барабану подключён ли контрагент к спецоператору связи, поскольку отправка шла на обычный email. С него и спрос.
Цитата
Дело, как я понимаю, вашего ИТ-отдела

Системный администратор откладывает все дела, поднимает логи сервера и находит что сообщение благополучно ушло, сервер получателя возвратил 250 Message accepted for delivery. (Вариант 3. Сообщение-таки дошло, но Outlook по своим внутренним соображениям переложил его в папку со спамом.) У контрагента ИТ-отдела нет, только парнишка на раз-в-неделю. Так как насчёт секрета-то? Или опять пошутили?

04.03.2015 08:55:26

Если у вас так организована служба обмена документами с контраганетами, то она организована неправильно. Бизнес-процесс обмена в любом случае (хоть в бумажном виде) заканчивается только после получения от адресата подтверждения о получении. А как это организуется - возможны варианты.
Давайте вернемся в бумажному обмену: как там обеспечивается доставка? Там тоже могут быть сбои, недоставка и пр.
Идея тут очень простая: есть в созданном вами механизме доля сбое не превышает определенной величины (скажем 1%), то считается - нормально (а 1% - проблемы решаются отдельно). Если больше - то нужно думать об улучшении механизма.

Если меня устраивает работа обычной Почты России, то я пользуюсь ей. Если перестает устраивать, то я перехожу на услуги DHL.

Вот и все секреты.

03.03.2015 17:28:03

2. Павел, организации очень хорошо научились считать деньги. Во многих случаях отправка через оператора - заметно дешевле, чем самим городить огород. Типичный аутсорсинг. Благо сейчас, в борьбе за долю рынка, операторы держат цены на низком уровне. Буквально несколько рублей (<10) или даже еще меньше в пакетах за документ. И это с учетом хранения минимум в течение установленного срока хранения для документов. И круглосуточный доступ.

03.03.2015 23:05:24

Вообще-то, это всё правда. Действительно так есть, и эти моменты следует иметь в виду. Плюс, как правило, совмещение оператора с удостоверяющим центром, предоставляющим квалифицированные сертификаты ЭЦП. Реальный сервис, кроме шуток, за не слишком великую плату. Но - не (почти) нулевую, как в случае "простого" email.

03.03.2015 17:10:48

Андрей, просто прокомментирую Ваши тезисы под теми же номерами:
1. термин "ФНС-оператор" еще больше запутывает, так как непонятно, о ком идет речь: а) спецоператор, через которого можно сдать отчетность в ФНС, а также предоставлять документы для проверки; б) оператора ЭДО, только через которого можно отправить юридически-значимый электронный счет-фактуру, и можно (по желанию) отправить и другие документы ДРУГОМУ контрагенту (не ФНС). К тому же, аккредитация ФНС еще не дает права называть оператора "ФНС-оператором". Поэтому имеет смысл называть опе5раторов так, как они названы в соответствующих нормативно-правовых актах. Это много понятнее, чем журналистам и "экспертам" придумывать термины и потом безуспешно пытаться заставить бизнес пользоваться этими придуманными терминами.
2. Не уверен, что в бизнес-среде найдется человек, не знающий про электронную почту. К тому же, электронная почта - это транспорт. Оператор ЭДО решает гораздо больше задач, я об этом неоднократно здесь писал. Никто не запрещает организациям обмениваться электронными документами минуя оператора. Но при этом придется решать массу задач, от обеспечения юридической значимости до организации пространства для хранения, организации, подписания документов. Я уже молчу про интеграционные задачи. Нормальной практикой для некоторых компаний считается отправка за один сеанс работы с сервисом ЭДО нескольких тысяч контрагентов. Не знаю, сможет ли электронная почта организовать не только доставку сообщений, но и контроль подписания документов другой стороной. Возможно, Вы просто никогда не пользовались сервисами типа Диадок, Такском, Синердокс и т.п., раз всерьез считаете, что электронная почта может быть адекватным инструментом для такой задачи.
3. Роуминг работает уже давно, пионерами были Диадок и Корус. Это было сделано для решения одной из насущных задач. Работало, работает, и, надеюсь, будет работать. Сейчас роуминговых соглашений больше, просто посмотрите таблицу на сайте РОСЭУ http://roseu.org/roaming Я бы сказал, что роуминг - это рутина.

03.03.2015 17:29:58

По всем этим вопросам мы говорим с вами уже давно. Наши позиции известны.
Я считаю свою позиция правильно, а ваши доводы - неубедительными. У меня тоже есть источники информации, я базируюсь не только на теоретических измышлениях

Вообще, говоря, хорошо бы послушать пользователей и независимых экспертов. А они говорят не совсем то, что говорите вы. Собственно, я и излагаю тут не только свое личное мнение, но то, что думают люди-заказчики.

Что касается роуминга, то вы, наверное. не смотрели таблицу, на которую дали ссылку. Я вам поясню: там зеленым отмечено "введено в промышленную эксплуатацию". Я там насчитал 6 зеленых квардатиков из 529. Это чуть более ОДНОГО%. И вы утверждается, что проблема роуминга решена?

Я уже не говорю о том, что вообще уму не постижимо, как проблема роуминга вообще могла появиться! Ее появление говорит о том, что проект со счетами-фактурами со стороны ФНС был изначально не продуман. Наверное, его нужно в принципе менять.

04.03.2015 00:36:47

1. Я не буду употреблять выражения "а вот мой опыт говорит", "а вот мои источники говорят", потому что я где-то слышал, что это признак того, что у собеседника закончились логические аргументы.
Убеждать Вас я не собираюсь, убеждаем мы своих клиентов, настоящих и будущих, что наши сервисы (их много на самом деле, хороших и разных, ссылку не даю, чтобы меня не обвинили в рекламе smile:) ) помогут им решить свои задачи качественно и эффективно.
По ссылке в начале этого поста есть статистика: только через один сервис Диадок уже прошло более 42.000.000 документов. В 2014 году более 14.4 тысяч организаций отправляли документы, и более 680 тысяч организаций и ИП их получали. Почему такой перекос? Есть организации - генераторы траффика (телекомы, энергосбыты и т.п.), которые рассылают документы тысячам своих клиентов. Есть среди клиентов и совсем мелкие, которые пока "не доросли" до отправки электронных документов своим контрагентам, но вот СФ, счета на оплату, детализации услуг получают, а акты выполненных работ (телекомом, сбытовой организацией) подписывают. Из макрофилиалов Ростелекома большинство, если не все, практикуют отправку документов в электронном виде. В автопроме схожая ситуация: большинство дистрибуторов (российских дочек мировых автопроизводителей) перешли на обмен документами с дилерами тоже через операторов.
Так что более 860.00 организаций из самых разных отраслей не ждут манны небесной в виде "государственной электронной почты", а работают через оператора. И более 14.000 делают это активно, становясь инициаторами обмена. К чему я привожу эти цифры? Вот сколько организаций разделяют не вашу точку зрения. И это те самые живые заказчики.
Я привел цифры только по Диадоку, другие операторы пока не опубликовали статистику. Так что общая цифра может быть в несколько раз больше.
2. Роуминг - это задача и техническая, и организационная. Технические вопросы решаются, хотя сложности определенные есть. Хотя бы потому, что государством урегулирован только обмен ЭСФ, а клиенты сервисов обмениваются широким спектром документов.. Вот в этой "произвольной" части каждый оператор развивался самостоятельно. Так что вины ФНС тут большой нет.
Роуминг не самоцель, необходимость появляется тогда, когда, скажем, генератор трафика и значительная доля его клиентов, или два взаимодействующих крупных генератора трафика хотят работать именно через "своего" оператора. Когда такая необходимость действительно возникает, вопросы решаются быстрее.

04.03.2015 09:03:46

Обратите внимание - диаграмму "роуминга", на которую вы ссылаетесь, вы так и не комментрируете. А там - очень наглядная картинга ПОЛНОГО ОТСУТСТВИЯ РОУМИНГА.

Ваши данные, вообще говоря, ни о чем не говорят без информации по общему объему пересылаемых документов в стране. 14 тыс. организаций пересылали, а у нас их в стране 1 млн. Т.е. услугами пользуются чуть больше 1 процента

И объявните, плз, почему я, частное лицо получаю счета энергосбыта по обычной е-почте и, не платя за это ни копейки", а есть я сделаю ИП, то должен буду получать из через ФНС-оператора за деньги?

А если такие отправители пользуются разными операторами, то мне нужно становиться абонентами разных операторов.

Ваши доводы по поводу сложности роуминга совершенно неубедительны. Они противоречат тому, как устроены ИТ.

11.03.2015 09:31:24

1. По поводу роуминга: Не скекрет, что на этапе становления операторы очень прохладно относились к идее роуминга, так как это бы подрывало конкурентные преимущества. Что на этапе развития совсем некстати. Вот только одно мнение. Сейчас (последние полгода) операторы начали менять свою позицию по этому вопросу. Так как считают, что уже "обросли" конкурентными преимуществами настолько, чтобы не бояться возрастающей с вводом роуминга конкуренцией. Роуминга между всеми операторами не будет никогда. Некоторые операторы существуют скорее номинально, роуминговые соглашения с ними ничего не дают. А вот между основными участниками рынка роуминговые соглашения уже есть или скоро будут. Вот одна из недавних новостей. Да, по количеству роуминговых соглашений можно будет определить, крупный это оператор, или нет smile;)
2. 860 тысяч участников документооборота, и это только по данным одного оператора - это уже достаточно много. Не все из этих участников пока являются инициаторами обмена документами. Наибольшую выгоду от перевода обмена документами получают "генераторы трафика": телекомы, энергосбытовые компании, крупные поставщики и торговые сети. У каждого по сотням, тысячам, десяткам тысяч контрагентов. В такой схеме инициатор рассылает документы своим клиентам/абонентам, а те их только подписывают. То, что соотношение активных участников ко всем не 1:1000, а, примерно 1:50, говорит о том что у обмену через оператора начали подключаться и "сетевые" структуры, где все участники отправляют контрагентам документы.
3.

Цитата
а есть я сделаю ИП
Ответ лежит на поверхности: если вы ИП, то должны быть готовы документально предъявить свои расходы, которые снижают налогооблагаемую базу НДС.
4. По сложности роуминга: "общие" знания, как устроены ИТ, не дают готовых ответов на технические вопросы, которые приходится решать при роуминге. Вот вам самая простая задача: у оператора одна организация может быть зарегистрирована и как собственный клиент, и как клиент партнера по роумингу. Организация в гражданско-правовом документообороте идентифицируется по ИНН и КПП. Когда контрагент высылает в адрес организации документы, указав ИНН и КПП, в какой ящик нужно отправлять документы? В свой или роуминговый?

11.03.2015 10:12:17

Вы приводите давно известную позицию операторов. Операторов понять можно. А вот позицию регулятора, ФНС в частности - нельзя.

Все что вы говорите, было бы понятно, если проблема е-инвойсинга у нас решалась "снизу-вверх", по инициативе бизнес-операторов. Все эти нестыковки были бы понятна. Но у нас=то это делается "сверху вниз". И откуда в этом слуае взялись нестыковки - совершенно не понятно. Это говорит или о полной некомпетентности ФНС или об их злом умысле.

И еще: вы приводите очень общие слова о сложностях роуминга. Не видел ни одной публикации, где тема была бы раскрыта.

11.03.2015 10:58:42

Андрей, Вы уже долго пристально наблюдаете за рынком ECM|ЭДО, поэтому помните, что бизнес операторов начал развиваться до известных поправок в НК (и соответствующих подзаконных актов), которые позволяли отправить СФ в электронном виде, пусть и через оператора. До этого момента операторам ЭДО не нужно было получать аккредитацию в ФНС (не нужно их путать со "спецоператорами" , через которых организации отправляют в ФНС отчетность). Но и бизнес операторов не был и таким быстрорастущим. Возможность (и единственная легальная альтернатива бумаге) отправить ЭСФ через оператора ЭДО подстегнула рынок. Стало возможным отправить в электронном виде весь пакет документов по услуге или поставке (кроме товарно-транспортной накладной, которая находится у водителя и которую требуют ГАИ). Вы это называете движением "сверху"? Сейчас растет доля проектов, когда организации начинают обмен и другими видами документов, для которых необязательно наличие оператора в цепочке обмена. Почему через оператора? Потому что оператор одновременно выступает и интегратором, который сам интегрируется с ИС клиента. Это, на мой взгляд, и есть движение "снизу". Так что современная ситуация характеризуется двунаправленным вектором развития.

11.03.2015 11:31:00

Все, что вы тут говорите - с одной стороны, известные слова, а с другой - отнюдь не бесспорные истины.
Давайте уточним: операторы являются заинтересованной стороной и потому на объективность их доводов пологаться нельзя.
А независимого анализа ситуация, с участие разных сторон, у нас не было и нет.
Вы тут говорите о рыночной стихии, но при этом все знают, какую роль у нас играет регулятор.

Короче говоря, ваши доводы понятны, но не убедительны. Вызывают, как минимум, сомнения.

11.03.2015 13:34:24

Цитата
А независимого анализа ситуация, с участие разных сторон, у нас не было и нет.

Почему-то сразу вспомнилась басня про мышей и кота. Да, в которой мыши решили коту колокольчик на шею повесить.
Обе стороны (заказчики и операторы) если и выходят к прессе, то с готовыми пресс-релизами. Или тщательно выверенными интервью.
"Независимых" исследователей тоже не пустят к деталям взаимоотношений операторов и абонентов, справедливо сославшись на коммерческую тайну. Так что "независимый анализ", скорее всего, будет поверхностный, и по этой причине - бесполезный.
Ну и какое-то общее сравнение отправки документов через оператора ЭДО, электронную почту, "бумажную" почту вряд ли будет полезным, так как для каждого клиента, каждого кейса оптимальным может быть любой из перечисленных (и даже не перечисленных) методов.

11.03.2015 21:04:38

Вы изложили довольно традиционное понимание жизнеустройства со стороны бизнеса. Которое, вообще говоря,, неверно.

Вообще-то, я не вижу предмета для спора. Если вас все устраивает в вашей бизнесе - о чем может быть спор? Увпехов!

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии