НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Records = важный документ (VID, Very Important Document) = рекордс

Андрей Колесов
16.06.2015 22:26:46

Как это ни забавно, но на прошлой неделе в ECM-Фейсбук-группе (более того – в двух группах параллельно) развернулись весьма оживленные дискуссии по теме "что такое Records" и нужно ли использовать данное понятие в российской практике ECM.

Тема эта давнишняя (активные дискуссии начались в российском экспертном сообществе еще лет 6-7 назад), но до сих пор – совершенно безрезультативно (никакого консенсуса не наблюдается). Но на самом деле – актуальная, чему еще одно свидетельство – нынешнее обсуждение, инициированное специалистами-практиками.

Истоки проблемы тут видятся довольно очевидными. В западной практике (в первую очередь американской), давным-давно, исторические среди общей массы документов (documents) выделяется одна особая группа документов, которая называется Records. Хотя "у них, там" тоже есть некоторые дискуссии по поводу того соотношения этих понятий, например о том, как же называть категорию документов, не входящих в категорию records.

В нашем же документоведении подобной категоризации нет. Есть только понятие "документ" и точка.

Первые проблемы с таким понятийным несоответствием проявились уже на уровне терминологии: наши документоведы переводят "records" на русский язык как "документы", и в результате сразу возникает вопрос: а как же переводить "document"?

Но это явное противоречие наши ученые-документоведы решают известным методом Александра Макендонского, которые развязал Гордиев узел с помощью своего меча. В данном случае, они порешили, что в России никаких западных "document" просто нет. Примерно, как в СССР решили проблему с темой секса, заявив, что "секса у нас нет".

Но с течением времени (как и в случае с сексом) оказалось, что "document" есть и нашей стране. И нужно не только придумывать для этого понятие русское название, но и решать – как же работать с ними. И все это имеет самое прямое отношение к ИТ, поскольку именно ИТ являются основным средствами работы и с документами, и с рекордсами…

По ходу упомянутой Фейсбук-дискуссии прозвучали предложения переводить Records как "юридически значимый документ" или "официальный документ". Оба эти варианта мне видят неудачными и неправильными. Неудачными, поскольку в термине используется несколько слов (это неудобно). А неправильными – поскольку они неверное отражают суть понятия records.

ЮЗД – это вообще какой-то нонсенс, поскольку юридически незначимых документов просто не существует в природе. Именно по этой причине в том же западном документоведении такого понятия (ЮЗД) и не существует.

Официальный документ – это тоже не очень хорошо, поскольку рекордс может быть и "неофициальным".

В толковании понятия records встречаются разные варианты формулировок, но мне представляется, что самым простым и понятным является такой

Рекордс = важный документ, категория документов, жизненный цикл которых, регулируются нормативными требованиями. Причем говоря о нормативных требованиях, нужно понимать, что это как требования, спущенные "сверху" (законы или приказы вышестоящих руководителей), так и требования самого предприятия (или частного лица).

Эту же формулировку можно представить несколько иначе: рекордс – это документы, находящиеся в поле действия установленных нормативных требований. Проще говоря: документы, которые должны быть оформляться и храниться по определенным правилам.

Комментариев: 6

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

17.06.2015 07:39:57

Может тогда "регламентированный документ" ?

17.06.2015 07:54:46

Зачем придумывать термины (сложные), если термин уже есть - рекордс. Все уже давно и отлично понимают, что такая категория есть.

Я считаю, что понятие рекордс шире, чем "регламентированный". Обратите внимание, что я написал - "документ, на которые распространяются нормативные требования по оформлению и хранению". Вполне возможно, тут "оформление" является ненужным. Это опция (может быть, а может не быть).
Главное, обязательное требование к рекордс - обеспечение сохранности документа.

Вот простой пример: фото матери, которое вам дорого и вы хотите его сохранить .
Или - бумажное письмо, полученное от отца с фронта. Задача - сохранить.

В обоих случаях вы применяете к ним некоторые выработанные вами правила по хранению таких документов, в том числе, чтобы передать потомкам.
Важна ли тут "юридическая значимость документа"? Она минимальна
Можно ли говорить о "регламентированном документе"? Вряд ли..

Но эти документы важны для вас (почему: - это уже не важно, вы просто так решили) и вы применяете к ним выработанные вам правила хранения "важных документов".

Точно также и для предприятия. Директор вызывает своего архивариуса, дает ему документ (в каком виде и какой - неважно) и приказывает: "Этот документ является важным для нас, его нужно хранить 20 лет". Почему он так решил, что именно в документе, как он оформлен - это не важно. Архивариус просто выполняет приказ и применяет к документу имеющиеся правила хранения рекордсов.

17.06.2015 12:19:54

Гм. Возможно я неправильно трактую термин, но, по моему, "документ, на которые распространяются нормативные требования по..." и есть регламентированный документ. То есть документ в соответствии с некими регламентами по содержанию, оформлению, формату, хранению и всему прочему.

17.06.2015 12:40:45

Я согласен: в моих формулировках есть неточности и противоречия. Тут есть над чем поработать smile:-)

Я лично больше склоняюсь к такому варианту.

Рекордс - важный (с точки зрения его владельца) документ, к которому решено применить нормативные правила его хранения и дальшейшего использования.

Т.е. тут выносится за скобки процесс его создания. Тогда в категорию рекордсов вполне попадают просто разного рода "дорогие для вас" документы, созданные непонятно как.

Если посмотреть на западную ECM-модель, что то понятие "рекордс" возникается именно в контексте проблематики хранения (Records management - это почти тоже, что "архивное хранение", так в минимальной степени рассматривает процесс создания документа и его оформление). В этом плане его можно обозначить как "архивный документ", но все это, на мой взгляд, не точно. А нас "архивный документ" - тот. которые передан в архив. А рекордс вполне может находится и в оперативном контуре управления.

В то же время, я полностью согласен с тем, что, наверное, полезно, ввести понятие "регламентируемый документ".

Вообще, давно говорю о необходимости создания "справочной модели документа". Наверное, нужны разные срезы. Важный, регламентированные (при этом могут быть разные уровни регламентации - федеральные, региональные, предприятия). Так же как "зеленый" и "вкусный".

23.06.2015 08:54:32

records - это все-таки не совсем то что мы обычно понимаем под документом. Точнее - это не только документ.
это могут быть записи в БД (database records),
или например история (criminal record).
опять же аудио и видеозаписи (records)

Наверно, ничего страшного нет в том, что в английском языке есть такое единое понятие records, а у нас вместо этого несколько понятий существует. Проблема только, как это направление records management по-русски назвать единым термином. Т.е. понятно, что это не совсем про архивы, и не совсем про документы.
но прямая транскрипция "рекордс" - это тоже как-то не очень понятно...

23.06.2015 09:05:39

Я думаю, что тут вы не очень правы. Слово Records имеет в английском языке разные смыслы. Это не единое понятие, хотя общие моменты, конечно, есть. В смысле ECM, records - это именно документ.

Запись имеет в русском языке разные смысл. Например "идет (звуко) запись", тут запись - совсем не документа, а процесс формирования документа...

И не нужно путать содержательное понятие "документ" и форму реализации документа. Документ может быть и виде отдельного листа бумаги, и в виде файта, и в виде строки записи в гросбухе, и элемента базы данных.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии