НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Новости про архивистов, которые стоят на пороге

Александр Головко
11.12.2015 22:48:06

Андрей Колесов объявил, что "Российские архивисты стоят на пороге "электронной революции"".
Однако трудно заметить очередь российских архивистов у порога "электронной революции".
Российские архивисты НЕ СТОЯТ ни на каком пороге по той простой причине, что не знают где этот порог и с какой стороны к телеге традиционного документооборота (и бумажного, и не бумажного) прицепить «электронную революцию».
Уже давно бы прицепили эту самую «революцию» если бы знали, зачем хранить непонятно какую тучу, не понятно каких документов и, самое главное, кому и зачем это нужно.
Попытка применения системного подхода к проблемам архива не дает положительных результатов. Электронный кафтанчик, натягиваемый на проблему архивов – маловат будет. Узость постановки вопроса в лоб «хранить иль не хранить?» не дает пространства маневра для решения.
Проблема состоит в том, что архив, не отдельная самозначимая система, а элемент системы управления деятельностью и не так себе, какой-нибудь десятый, а самый что ни есть «пятый, основной элемент». К тому же, архив, сам по себе, смысла не имеет. Архив имеет смысл только как элемент системы управления деятельностью, в рамках которой и нужно решать архивные проблемы.
Определитесь с деятельностью, управлять которой необходимо. Выявите коммуникации управления деятельностью. Определите необходимые формы, виды и прочее документов для каждого акта деятельности. Сформируйте структуру деятельности, где будет четко показано время, место, вид, форма и что там ещё … каждого документа, от начала (формирования) деятельности и до её завершения. На всякий случай, акцентирую: в том числе, прекращение архивного хранения сведений об актах деятельности. Тут, кроме уничтожения можно предложить изменение качества хранения: хранение статистических данных (интегральное сжатие сведений об актах деятельности), а также передача документов в музеи, частные коллекции и т.п.
Вот это и будет решение проблемы архивов: и бумажных, и не бумажных, и электронных, и прочих документов.
Еще раз: архив – обязательный элемент системы деятельности. Например, в деятельности применялся токарный станок (например, токарный станок Петра I), инструмент, чертежи, рабочие инструкции, веник, совок, огнетушитель … т.д. и т.п. Если нам интересна история некоторой деятельности, то все это перечисленное и многое чего не перечисленное нужно хранить в архиве, в музее и т.п. Где-то храним натуральный физический образец, в другом макет, рисунок, чертеж … Про электронный вид не забываем. Помним о ветеранах.
По большому счету все выше предлагаемое, ну, по крайней мере, некоторое из названного, уже существует. По совокупности происходит изменение качества архивов, они уже отделяются от конкретной деятельности и становятся элементом общей культуры.
Коротко о главном. Ни какая «электронная революция» нам не поможет, скорее навредит. Каждый деятель должен понимать, что право хранения результатов его деятельности сначала в архиве и потом в истории нужно заслужить. А мы почему-то обязываем, принуждаем.
И, последнее, нам нужен не переход к электронному виду, а развитие системы деятельности и архивов, как её элемента.

Комментариев: 5

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

12.12.2015 11:44:00

1. Безусловно согласен, что электронные архивы - это не цель, а средство для тольго, чтобы улучшить жизнь, в том числе улучшать системы деятельнрости.
Но опыт говорит, что процесс внедрения технологических новшеств идет в два этапа

1) автоматизация существующих процессов
2) создание новых процессоа на базе новых технологических возможностей

Конечно, было бы, правильнее, сразу переходить ко 2-му этапу, но на практике, это получается крайне редко.

2. Используя термин "революция", я имел в виду, что нас ожидают некоторые решительные перемены, связанные с переходом от бумажных документов к электронным.
Как известно, есть два варианта развития - эволюция и революция. Нормальные путь - это эволюция, это когда идет некоторые "регулируемый" процесс. Революция - это когда эволюция не работает, а развитие нужно. И тогда начинает работать метод революции, когда начинается нерегулируемый процесс.
Так вот у нас эволюционный вариант перехода к электронным архивам не получается, поскольку целенаправленного, управляемого процесса не видно. Переход у нас будет идти "сам собой", стихийно, соотвественно - с разного рода ошибками, перегибами, возможно, даже с жертвами (надеюсь, - только с "инфорационными" потерями).

12.12.2015 11:58:39

Цитата
К тому же, архив, сам по себе, смысла не имеет. Архив имеет смысл только как элемент системы управления деятельностью, в рамках которой и нужно решать архивные проблемы.


Мне кажется, это слишком утилитарный подход. Архивы создаются надолго, и никто не знает, какие виды деятельности возникнут со временем и какие системы управления для этого понадобятся. Сегодня хранение какой-то информации кажется бессмысленным, а завтра (скорее, после-послезавтра) она будет всем нужна. В этом смысле архивы должны быть в какой-то степени избыточными.

12.12.2015 13:31:57

Сергею Свинареву
Мне кажется, что мы говорим об одном и том же.
Вы - "архивы должны ... избыточными", я - "нужно решать архивные проблемы". Разница в этих двух цитатах только одна - у Вас "избыточность" ни чем не определяется, у меня заявляется о том, что архивные проблемы нужно решать с позиций "системы управления деятельностью" с учетом того, что "архив является элементом" этой системы. С позиций системы управления деятельностью легче выявить обязательные для хранения документы и "избыточные", их в свою очередь можно разделить на: может быть понадобятся и точно не понадобятся.
Дополнительно хотелось бы отметить, что включение архива в систему управления деятельностью естественным путем потянет за собой и включение в комплект СЭД модуля полноценного архива...

12.12.2015 14:07:14

Я согласен с Сергей - нельзя подходить к архива утилитарно, с точки зрения сегодняшнего дня.
Хотя "электроника" ставит перед нами новые сложные задачи.
У нас появлется механизм для хранения информации фактически бесконечного объема, а это означает, что можно хранить и разным мусор, тем более, что отделить "мусор" от "немусора" - крайне сложно.
А раз объем становится бесконечным, то возникает совершенно новая задача - управления архивом, поиска и пр.

В целом тут решение проблемы понятно. Нужно четко определить документы, обязательные для хранения. Понятно, что это - документы, регулирующие правовые отношения в обществе.
А далее остаются "информационные", с ними все сложнее. Кто знал в юности Володи Ульянова, что он станет вождем мирового пролетариата и его записки знакомым барышням нужно тоже хранить?

Я с этой проблемой столкнулся при переходе от пленочной фотографии к цифровой. Объем фото вырос на порядки (на пару, как минимум), доля мусора резко возросла.
Сначала я пытался удалять мусор, и оставлять только нужное. Но быстро понял, что нужно просто хранить архив "все как есть". И отдельно уже делать "альбомы", но оставляя исходные архивы.
В том числе и потому, что спустя некоторое время, вещи, которые, казались раньше мусором, становились "ценным материалом".

12.12.2015 19:09:34

Александр, с учетом этого комментария, готов с вами согласиться. Тем не менее, провести границу между " может быть понадобятся и точно не понадобятся" - не так уж просто. Но, конечно же, выделить документы, которые в рамках текущих задач должны архивироваться обязательно, нужно в первую очередь.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии