НовостиСобытияКонференцииIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Каким путем мы будем переходить к электронным архивам – эволюционным или революционным?

Александр Головко решил продолжить тему перехода от бумажных архивов к электронным. Как я понял, его основная мысль заключается в том, что прежде чем, принять новые технологии, нужно подумать – зачем и как их применять. Что, если автоматизировать бардак, то мы получим автоматизированный, то есть возведенный в квадрат, бардак. Что нужно сначала реформировать систему управления, понять – какую роль тут играют документы, вообще, и архивы, в частности, и только сформулировав цели и задачи – приступать к инновациям.

Мысль, конечно, правильная, то только на практике все же редко реализуемая. Опыт показывает, что процесс новых технологий идет в виде двух последовательных этапов

1) автоматизация существующих процессов
2) создание новых процессов на базе новых технологических возможностей

Конечно, было бы хорошо сразу переходить ко 2-му этапу, но на практике, это получается крайне редко. Перескочить через ступеньку не получает. Точнее, научная теория это может сделать (на то она и наука, чтобы моделировать ситуацию на 2-3 шага вперед), но практика через ступени шагать не умеет.

Пост Александр написан со ссылкой на мой пост Российские архивисты стоят на пороге "электронной революции", и тут я хочу обратить внимание, что использовал слово "революция". Оно тут означает не просто некоторые "решительные перемены", а то, что процесс этот будет иди довольно хаотичным образом, методом проб и ошибок.
При отсутствии научной проработки вопроса, больше на интуитивном уровне. К сожалению.

Как известно, есть два варианта развития - эволюция и революция. Нормальные путь - это эволюция, это когда идет некоторые "регулируемый" процесс. Революция - это когда эволюция не работает, а развитие нужно. И тогда начинает работать метод революции, когда начинается нерегулируемый процесс.
Так вот у нас эволюционный вариант перехода к электронным архивам не получается, поскольку целенаправленного, управляемого процесса не видно. Переход у нас будет идти "сам собой", стихийно, соотвественно - с разного рода ошибками, перегибами, возможно, даже с жертвами (надеюсь, - только с "инфорационными" потерями).

И тут я хочу вернуться еще к одному посту по теме, опубликованному на прошлой неделе – По поводу аутентичности нового ГОСТа по электронным документам.
Так вот: появление этого документа уже само по себе говорит, насколько плохо у нас обстоит дело с научно-методической проработкой вопроса перехода к электронным архива. Во-первых, документ опоздал со своим рождением лет на 5-10. А, во-вторых, ценность его видится практически нулевой. Он, по сути, ничего не дает в плане решения практических задач.

Обратите внимание: в посте шла речь только о ЗАГОЛОВКЕ документа, при этом было показано, что только в нем (в заголовке) было допущено несколько явных методических ошибок перевода.

Давайте теперь посмотрим на его содержание. Речь там идет о "конверсии" и "миграции" документов – двух ключевых процессов при организации архивов. С миграцией все достаточно понятно – это процесс копирования (в ИТ-понимании этого слова – создание ТОЧНЫх копий, точнее даже, - экземпляров исходного процесса) документов. Упрощенно: перенос файла из одного места в другое (на другой носитель, в другую систему, но – того же файла).

Конверсия – это преобразование формата документа. Например, из DOC в PDF, из JPG в TIFF и пр. Это уже – не хранение данных, а обработка данных!
Это уже не проблематика "ИТ-архивирования" и "ИТ-копирования". Это уже не ИТ-задача, а задача документоведов. Тут стоит задача не просто сохранения абстрактных байтов, а сохранения КОНТЕНТА (включая метаданные, вопросы подтверждение соответствия результирующего документа исходному и пр.).

Короче говоря, как раз конверсия является ключевой проблемой перехода к долгосрочному хранению документов.

Рассматривается ли решение задачи конверсии в данном ГОСТе? Нет!
Да, формально, там говорится о конверции, есть даже отдельные пункты по теме, но фактически она приравнивается в миграции, к простому копированию. Описание, как нужно проводит конверсии, практически идентично описанию миграции: "нужно составить план, все продумать, быть аккуратным…" Это все общие слова, которые можно применить к любому ИТ-проекту (да и не только к ИТ).

А как именно решаются задачи по установлению соответствия исходного документа и результирующего? Об этом в ГОСте ничего не говорится…

В своем предыдущем посте я говорил, что авторы перевода сделали ошибку заменив " conversion and migration" на "конверсия (миграция)", т.е. объединив два разных процесса. Но, на самом деле, тут все было "по Фрейду" – они невольно показали, что никакой конверсии в стандарте просто не рассматривается. Еще правильнее было бы просто написать "миграция (копирование)".

Возвращаюсь к началу поста: есть нет научной проработки теории, то придется идти методом "проб и ошибок" – революционных преобразований снизу, а не управляемым эволюционным путем.
Головко Александр
Хотелось бы сказать несколько слов о рево-, эво- и прочих люциях: буквально слова обозначают некоторого рода движение к свету.
Несколько в стороне от названых слов стоит слово "развитие", которое имеет два основных значения: первое - активность закономерного  перехода из одного состояния в другое, второе - степень сознательности.
В чем различие? Первые слова означают неосознанное движение, т.е. движение без меры, как получится. "Развитие" означает осознанное, отмеренное по установленным правилам движение.
Выбирайте, кому что нравится: броуновское движение к свету или осознанное и закономерное движение. :)  
Колесов Андрей
я пытаюсь сказать в посте как раз то, что у нас особого выбора в плане перехода к электронным архивам пока нет. Пока виден только один вариант - броуновский :-)
Головко Александр
Не считаю, что так "все пропало". Для ухода с броуновского движения нам нужно только включить сознание и начать мелкими шажками двигаться не к электронному архиву, а к осознанному управлению. И все получится!
Конечно, Вы правы, сначала будет получаться танк вместо паровоза, но со временем мы научимся, осознаем как делать правильные системы управления деятельностью.