НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Каким путем мы будем переходить к электронным архивам – эволюционным или революционным?

Андрей Колесов
14.12.2015 09:40:08

Александр Головко решил продолжить тему перехода от бумажных архивов к электронным. Как я понял, его основная мысль заключается в том, что прежде чем, принять новые технологии, нужно подумать – зачем и как их применять. Что, если автоматизировать бардак, то мы получим автоматизированный, то есть возведенный в квадрат, бардак. Что нужно сначала реформировать систему управления, понять – какую роль тут играют документы, вообще, и архивы, в частности, и только сформулировав цели и задачи – приступать к инновациям.

Мысль, конечно, правильная, то только на практике все же редко реализуемая. Опыт показывает, что процесс новых технологий идет в виде двух последовательных этапов

1) автоматизация существующих процессов
2) создание новых процессов на базе новых технологических возможностей

Конечно, было бы хорошо сразу переходить ко 2-му этапу, но на практике, это получается крайне редко. Перескочить через ступеньку не получает. Точнее, научная теория это может сделать (на то она и наука, чтобы моделировать ситуацию на 2-3 шага вперед), но практика через ступени шагать не умеет.

Пост Александр написан со ссылкой на мой пост Российские архивисты стоят на пороге "электронной революции", и тут я хочу обратить внимание, что использовал слово "революция". Оно тут означает не просто некоторые "решительные перемены", а то, что процесс этот будет иди довольно хаотичным образом, методом проб и ошибок.
При отсутствии научной проработки вопроса, больше на интуитивном уровне. К сожалению.

Как известно, есть два варианта развития - эволюция и революция. Нормальные путь - это эволюция, это когда идет некоторые "регулируемый" процесс. Революция - это когда эволюция не работает, а развитие нужно. И тогда начинает работать метод революции, когда начинается нерегулируемый процесс.
Так вот у нас эволюционный вариант перехода к электронным архивам не получается, поскольку целенаправленного, управляемого процесса не видно. Переход у нас будет идти "сам собой", стихийно, соотвественно - с разного рода ошибками, перегибами, возможно, даже с жертвами (надеюсь, - только с "инфорационными" потерями).

И тут я хочу вернуться еще к одному посту по теме, опубликованному на прошлой неделе – По поводу аутентичности нового ГОСТа по электронным документам.
Так вот: появление этого документа уже само по себе говорит, насколько плохо у нас обстоит дело с научно-методической проработкой вопроса перехода к электронным архива. Во-первых, документ опоздал со своим рождением лет на 5-10. А, во-вторых, ценность его видится практически нулевой. Он, по сути, ничего не дает в плане решения практических задач.

Обратите внимание: в посте шла речь только о ЗАГОЛОВКЕ документа, при этом было показано, что только в нем (в заголовке) было допущено несколько явных методических ошибок перевода.

Давайте теперь посмотрим на его содержание. Речь там идет о "конверсии" и "миграции" документов – двух ключевых процессов при организации архивов. С миграцией все достаточно понятно – это процесс копирования (в ИТ-понимании этого слова – создание ТОЧНЫх копий, точнее даже, - экземпляров исходного процесса) документов. Упрощенно: перенос файла из одного места в другое (на другой носитель, в другую систему, но – того же файла).

Конверсия – это преобразование формата документа. Например, из DOC в PDF, из JPG в TIFF и пр. Это уже – не хранение данных, а обработка данных!
Это уже не проблематика "ИТ-архивирования" и "ИТ-копирования". Это уже не ИТ-задача, а задача документоведов. Тут стоит задача не просто сохранения абстрактных байтов, а сохранения КОНТЕНТА (включая метаданные, вопросы подтверждение соответствия результирующего документа исходному и пр.).

Короче говоря, как раз конверсия является ключевой проблемой перехода к долгосрочному хранению документов.

Рассматривается ли решение задачи конверсии в данном ГОСТе? Нет!
Да, формально, там говорится о конверции, есть даже отдельные пункты по теме, но фактически она приравнивается в миграции, к простому копированию. Описание, как нужно проводит конверсии, практически идентично описанию миграции: "нужно составить план, все продумать, быть аккуратным…" Это все общие слова, которые можно применить к любому ИТ-проекту (да и не только к ИТ).

А как именно решаются задачи по установлению соответствия исходного документа и результирующего? Об этом в ГОСте ничего не говорится…

В своем предыдущем посте я говорил, что авторы перевода сделали ошибку заменив " conversion and migration" на "конверсия (миграция)", т.е. объединив два разных процесса. Но, на самом деле, тут все было "по Фрейду" – они невольно показали, что никакой конверсии в стандарте просто не рассматривается. Еще правильнее было бы просто написать "миграция (копирование)".

Возвращаюсь к началу поста: есть нет научной проработки теории, то придется идти методом "проб и ошибок" – революционных преобразований снизу, а не управляемым эволюционным путем.

Комментариев: 7

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

14.12.2015 12:15:11

Андрею. Согласен "во многом", и программирел, и бухгалтерил. Только есть существенное отличие между экономикой-бухгалтерией и забытыми документами-архивами.
Уважающий себя ВУЗ имеет экономический ф-т, даже в правительстве есть экономисты, в каждой уважающей организации есть экономист, хотя бы приходящий. Количество исследований проблем экономики, а потом, и нормативных актов, и всяческой околонаучной, вплоть до изотерической литературы - завались.
По архивным и документным проблемам источники можно перечислить по пальцам. Я, например храню раритет: ПИ Горбунов, Деловые бумаги, 1959, до сих пор актуально.
Про теорию деятельности и говорить не чего. Её просто нет. А, значит и объекта автоматизации нет. Автоматизация деловой деятельности, а значит и архивов, как основного элемента деятельности, конечно ведется, только на уровне искусства и личного опыта - методологии, технологии отсутствуют. Поэтому автоматизация выполняется на уровне операции: что вижу - то автоматизирую. Максимум - последовательность операций - процесс.
В качестве иллюстрации отсутствия понимания объекта автоматизации при разработке общегородской СЭД можно привести пример: поле, в котором должны храниться классификационные признаки документа, назвали "мусор", по причине отсутствия ясности его содержания. Видите как проявился "мусор". Андрей, даже у Вас, сначала мусором была только часть материала, а сейчас всё "мусор". Вывод - это объективное явление.

14.12.2015 13:27:21

Цитата
Андрей, даже у Вас, сначала мусором была только часть материала, а сейчас всё "мусор". Вывод - это объективное явление.


Я не очень понял эту фразу. Наверное, вы имеете в виду пример с фотографиями. При переходе от бумаги к цифре действительно гигантским образом растет объем (число фото, у меня - почти на два порядка, до 100 раз), при этом доля "мусора" увеличивается. Это вполне естественно. И тем не менее, я выбор для себя к качестве архивной стратегии - ХРАНИТЬ ВСЕ!
При этом архив становится многоуровневым, как минимум два уровня - ВСЕ и НУЖНОЕ.
Разумеется, так.

14.12.2015 15:36:58

Андрей, если я обидел Вас приношу свои извинения! Но "доля "мусора" увеличивается". Слово взял из исходного текста, оно довольно образно и означает, что недосуг заниматься серьезно сортировкой.
Однако. Поверхностный подход к конструированию серьезных систем автоматизации, во-первых, неприемлем, во-вторых, показывает отсутствие методологии моделирования, классификации деятельности, а, значит, и связанных с ней документов.
Мы же знаем, что документы всего лишь средства коммуникации в деятельности. Потому, проклассифицировав деятельность (создав модель деятельности) мы получаем классификатор документов.
Однако. В действительности мы наблюдаем не системы управления организациями с использованием документов, а системы управления документами, когда приходится разбираться: мы копируем или конвертируем документ, вместо того чтобы планировать прибыль.
Образно это выглядит так: есть фабрика или завод, весь инструмент (документы) посчитан и разложен по полочкам, но, что завод производит ни кто знать не знает. Зато очень грамотно производится копирование или конвертирование документов (инструментов).
Вывод получается не утешительный: наши СЭДы летают, только низенько, ну как крокодилы. Пора уже переходить от автоматизации операций к автоматизации управления организацией.
В качестве примера прилагаю презентацию модели деятельности службы Одного окна (госуслуги), из архива.Яндексдиск

14.12.2015 22:07:16

Никаких обид и не было!

То, что появление новых технологий требует реализации реинжиниринга - это понятно.

14.12.2015 22:13:53

Хотелось бы сказать несколько слов о рево-, эво- и прочих люциях: буквально слова обозначают некоторого рода движение к свету.
Несколько в стороне от названых слов стоит слово "развитие", которое имеет два основных значения: первое - активность закономерного перехода из одного состояния в другое, второе - степень сознательности.
В чем различие? Первые слова означают неосознанное движение, т.е. движение без меры, как получится. "Развитие" означает осознанное, отмеренное по установленным правилам движение.
Выбирайте, кому что нравится: броуновское движение к свету или осознанное и закономерное движение. smile:)

14.12.2015 22:18:28

я пытаюсь сказать в посте как раз то, что у нас особого выбора в плане перехода к электронным архивам пока нет. Пока виден только один вариант - броуновский smile:-)

14.12.2015 22:39:28

Не считаю, что так "все пропало". Для ухода с броуновского движения нам нужно только включить сознание и начать мелкими шажками двигаться не к электронному архиву, а к осознанному управлению. И все получится!
Конечно, Вы правы, сначала будет получаться танк вместо паровоза, но со временем мы научимся, осознаем как делать правильные системы управления деятельностью.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии