НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

И все же – "электронные записи"!

Андрей Колесов
15.03.2011 07:41:52

Если вы думаете, что вопрос с переводом Records решился в пользу "документов" или "официальных документов", то вы, скорее всего, ошибаетесь. Не готов биться об заклад в ставке :1:10, но при 50:50 готов поспорить, что через пару лет все наиболее употребимым станет что-то другое. Скорее всего, "эаписи", хотя вариант рекодс (или рекодрз) я бы тоже не исключил.

Мы в блогах на эту тему дискутируем еще почти полтора года (причем число сторонников "документа" явное меньшинство). Моя позиция тут довольно проста: задачи автоматизации быстро выходят за рамки традиционных задач канцелярии и делопроизводства, в них включается все более широкий спектр документов, поэтому информация, которая существуют в некотором зафиксированной статусе, должна называть каким-то специальным термином.

Каким? Это решил жизнь, разговорная речь. Как будем говорить, так и будем писать. А потом это будет зафиксировано в виде, возможно, каких-то ГОСТов.
Процесс идет…

Еще три недели назад я присутствовал на любопытном судебном разбирательстве. "Питерская компания "Директория" подала в московский Арбитражный суд иск с обвинением российского отделения Microsoft в плагиате, Там в какой-то момент адвокат истца отдает CD судье, со словами: "на диске находится электронная запись".

Признаться, я сначала даже не понял, очень речь, но быстро понял – Electronic Records. Я-то – знаток терминологических проблем  - не сразу понял, а вот судья даже бровью не повела – ей было понятно о чем речь.
Кстати. Там был еще любопытный эпизод по поводу того, нужна для "электронной записи" ЭЦП (чтобы принять в качестве доказательства), Но быстро порешили, что не нужна (расскажу об этом подробнее потом).

И еще – как это ни странно, но судебный процесс продолжается, 10 марта было проведено очередное заседание, на котором были утверждены эксперты и сформулированы вопросы к ним. Следующее заседание назначено на 23 марта….

А 3 марта я был на другом мероприятии: HP Software рассказывала о своих делах и планах (см. статью по этому поводу). Там, кстати, состоялся любопытный диалог по поводу Open Source. Но кроме того, руководитель российского HP Software Андрей Кутуков сообщил о том, что его компания локализовала приобретенное три года назад решение RTIM и будет теперь продвигать его в нашей стране. При этом он сказал: "мы будем теперь плотно заниматься тематикой управление записями".

Я его спросил: вы уверены, что "управление записями" – это правильный перевод понятия "records management".

На что он ответил: " А как же еще его переводить? Не рекорд же…"
Я еще спросил: "А вы уверены, что ваши заказчики поймут о чем, идет речь?"

Он ответил примерно в том плане, что до сих пор все понимали, а если какой чудак не поймет, то это его проблемы. "Впрочем, - добавил он, - если чудак важный, то мы ему объясним".

Самое главное, что на той пресс-встрече все его поняли. Я тоже.

Кстати, на той встрече Андрей Кутуков утверждал забавную вещи: что ИТ-решения позволяют повысить производительность труда, сократить персонал. Напомню, что многие СЭД-эксперты уверены, что внедрение СЭД никакого повышения производительности труда не дает, чуть ли, не по определению.

Так что – будем управлять записями…

Комментариев: 13

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Дмитрий Менщиков
16.03.2011 04:44:42

"Записи" - это как-то не здорово. Все под записями традиционно понимают элемент таблицы в базе данных.
"Документ" - тут тоже есть нюанс. В документации на одну западную систему из серии Records Management мы видели такой тезис:
document - это штука, которая находится в такой стадии, что пока может изменяться , модифицироваться.
Когда она стала "record", она уже - табу, меняться не может, переведена в архив. Поэтому предлагаю гостовский вариант перевода термина record: "архивный документ" (ГОСТ 51141-98, см. также 125-фз).
Плохо, что кто переводит, не заглядывают в существующий стандарт. Поэтому все эти "записи" и появились

16.03.2011 08:24:13

Вы нашли очень точное определение document и records.

"Архивный докуумент" - это понятие более узкое, чем "запись"

Я лично исхожу вот из чего.
Есть нормативные требования (НТ) и есть "жизнь". "Жизнь" всегда опережает НТ. Если НТ мешают жизни, то их нужно менять.

У нас же нормативная база в области ECM - архаичная и противоречивая. А новую делать никто не хочет. По-видимому, она не нужна...

Если смыщается, что "запись" можно спутать с записями в базе данных, то можно использовать "рекордс".

Посмотрим, что приживется.

Дмитрий Менщиков
16.03.2011 10:43:44

Ну, мы же пока не ради точного следованию нормативке, а за понимание smile:)
Задача в том, чтобы найти в русском языке подходящий эквивалент термину "records".
Не хотелось бы иметь заимствованный термин для того же понятия, для чего уже существует наш собственный официальный термин (ведь архивное дело, документооборот существует и у нас, и в Штатах).
Вы же сами говорите, что приходится и в суде с эти работать. Будет ли там понятен термин "рекордс" или запись?

А что вообще понимают под термином record? Действительно, можно ли подобрать эквивалент?
Обратимся к спецификации MoReq2 (которая часто упоминается):
-------------------
record (noun) Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.
Source: ISO 15489 (see appendix 7).
Note: local national definitions may also apply.
Note: a record may incorporate one or several documents (for instance when one document has attachments), and may be on any medium in any format. As a consequence, it may be made up of one or more components. In addition to the content of the document(s), a record should include contextual information and, if applicable, structural information (for instance information which describes the components of the record). A key feature of a record is that it cannot be changed.
Note: both electronic records and physical records can be managed by an ERMS
--------------------
Тут ключевые клова - evidence (свидетельство, доказательство).
Т.е. получается, что 'record' - это то, что хранится долго, на случай если потребуется представить какие-то доказательства. Поэтому я думаю, лучше бы было, если бы в обсуждаемом нами термине прижилось слово "архивный". Пусть это будет не "архивный документ" (хотя это, наверно, наш официальный эквивалент для понятия, обозначаемого словом records), но пусть будет хотя бы "архивная запись"!

16.03.2011 23:50:57

Для начала еще раз повторю, что я не специалист в области документоведения.

Но с точки зрения обывательской, не каждая запись является архивным документом. Записью является любое письмо, отправленное по почте (любой).

Кстати, термин "запись" у нас тоже давно используется - "Запись Актов Гражданского Состояния". Эта запись делается в ЗАГСЕ.

Дмитрий Менщиков
17.03.2011 12:30:49

Похоже, что действительно так и есть: их 'record' и наша 'запись' когда-то имели сходный смысл.
Смотрю Longman Online Dictionary of Contemporary English:
одно из значений для слова record (не первое, а четвертое!):
"music[countable] a round flat piece of plastic with a hole in the middle that music and sound are stored on [ vinyl]"
Точно, и у нас то же самое было: "записи" на грампластинках, магнитофонные "записи"!

Но сейчас у них первое значение для слова record - это "information about something that is written down or stored on computer, film etc so that it can be looked at in the future".
А у нашей "записи" аналогичного толкования - не появилось (точнее, появилось, но другое - запись базы данных). Отсюда и расхождения в толковании, и сложности в переводе.


Максим Галимов
16.03.2011 09:34:26

Как вам такая гипотеза?

Для начала несколько фактов:
- автоматизация началась у них раньше; посмотрите на SAP и западные ECM-решения -- это середина 80-х-начало 90-х, а ведь было еще активное использование систем на мейнфреймах в 70-х-80-х (да и до сих пор местами). Понятия реляционных БД "таблица" и "запись" (record) у них закрепилось довольно давно;
- при этом "запись" означает буквально запись некоторого факта в таблицу базы данных;
- документальным свидетельством в суде признается что угодно (у нас, к слову, тоже) при достаточном числе подтверждений, свидетельских показаний и т.д.; в т.ч. "запись таблицы БД";
- в России (в Европе в меньшей степени, в США в гораздо меньшей степени) очень популярны платформы создания бизнес-систем с выделением понятий высшего порядка. Прикладной разработчик, а за ним и пользователь, не думает о "записи таблицы", он оперирует "справочниками", "документами", "регистрами" и т.д. Хотя в том же SAP, AX, NAV, Documentum и т.д. "записи" никуда не скрываются -- с ними работают все. Наша (российских пользователей/проектировщиков) основная проблема в том, что мы слишком любим академические абстракции, обобщения и четкость в терминологии; при этом часто отрываемся от действительности; в то же время зарубежным коллегам свойственна бОльшая практичность (в т.ч. в выделении терминологии).

В общем, как вывод: термин "запись" понятен американским и европейским пользователям; он известен им давно, им оперируют пользователи, он соответствует представлению о том, что факт зафиксирован, а уж что он зафиксировал -- поступление неструктурированного документа, отправку е-мейла, учетную операцию или внешнюю транзакцию -- это дело второе.

16.03.2011 09:55:15

Да, в целом, все это так.

Правда, я не очень понял, в чем заключается гипотеза?

Конечно, со стороны виднее, но я как раз пытаюсь проводить мысль о том, что мы должны отталкиваться от практики и приводить теорию в соответствии с сегодняшней и завтрашней практикой. Я выступаю против того, чтобы продолжать цепляться за теории позапрошлого века, построенные на основе моделей крепостной зависимости земледельцев.

Максим Галимов
16.03.2011 10:09:31

Да, как-то незавершенно получилось. smile:(

Гипотеза -- о причинах различий в подходе. А собственно вывод -- будем практичнее. Запись все-таки не совсем точно соответствует понятию "документ", а "управление записями" -- это по большей части маркетинговое название для описания функционала по управлению информацией о фактах, важных для бизнеса (выраженных документами и т.д.).

С другой стороны, нельзя не учитывать наши традиции и специфику в стремлении к терминологической четкости. Использовать просто "запись" -- тоже неправильно, это будет не совсем точно, слишком широко и размыто. "Документ" - узко. "Рекорд" -- плохая калька (если с ударением на "е", а если на "о" -- то совсем не о том). На мой взгляд, надо искать что-то другое. Можно добавить эпитет (типа "учетная запись"), можно подобрать другое слово (например, "факт" -- "управление фактами").

Если в учете специфики идти еще дальше, то упремся в то, что у нас-то в большинстве случаев в организациях и нет никакого "управления <записями>"... Есть учет документов (чаще просто бумажных). А это конкретный небольшой функционал, который нет смысла называть как-то иначе, чем "автоматизация делопроизводства", "учет документов" и т.д.

16.03.2011 11:03:27

Ну, с причинами - все примерно понятно. И многие вещи тут идут не от того, что они впереди в ИТ, в том, что у них управление (страной, предприятияем, обществом) организуется иначе, чем у нас.

Когда речь идет о терминологии, то, конечно, не нужно понимать так, что нужно выстроить некоторую иделальную однозначную систему. Это невозможно. Разумеется, многое зависит от контекста. Но наведение порядка - нужно.

Если мы используем слово "документ" в контексте "делопроизводства", то тут понятно, очень речь. Но если используем перевод "документ" для records в рамках более общих ECM или ИТ-задач - это уже недопустимо.

Что касается "управления записями" в контексте задач, о которых говорит HP (и другие), то тут речь идет, скорее, об управления архивами документов (обратите вннимание, что архив документов и архивные документы - это далеко не одно и то же.

И еще одно замечание, что чем отличаются документы и записи -- их положением в плане нормативных требований к ним.

Дмитрий Менщиков
10.04.2011 13:10:06

А вот еще цитата:

"...Наименование настоящего стандарта уточнено по отношению к русскоязычному
переводу международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация.
Управление записями. Общие требования» в части употребления термина «записи».
Англоязычные термины «records» и «document» в настоящем стандарте объединены в
русскоязычный термин «документ» на следующих основаниях:
- Термины «records» и «document» в английском языке являются синонимами и
употребляются в тексте англоязычной версии данного ИСО в терминологическом значении
«документ», «документы», т.к. положения данного стандарта направлены на решение
функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами,
возникающих в процессе деловой деятельности организаций.
- В Российской Федерации термин «запись» в сфере информации и документационного
обеспечения управления, а также в теории документоведения не используется. В правовых и
нормативных документах, а также ГОСТах, регулирующих эти сферы деятельности, в
Российской Федерации используется термин «документ». В практической деятельности
персонал служб ДОУ, для которых, прежде всего, предназначен данный стандарт, работают
исключительно с документами.
..."

Поэтому давайте бороться за унификацию терминологии и за русский язык.
Если все-таки есть наши стандарты, которые явно говорят, что у нас - не "записи", а "документы", то давайте уж этому следовать. И объяснять HP и прочим, какие термины - правильные в РФ.
Иначе - зачем вообще заниматься стандартами, если им никто не следует, и даже не читает ?!

10.04.2011 13:21:59

Цитата
Иначе - зачем вообще заниматься стандартами, если им никто не следует, и даже не читает ?!


Мне кажется, что это ключевой тезис!!! Зачем создавать ненужные вещи?
Может, стоит занять создание нужных вещей?

Может быть, вещами не пользуются по той простой причине, что они плохие? Или мы будем заставлять ими пользоваться только потому, что эти вещи уже сделаны?

И кстати, стоит посмотреть на сферу действия цитируемого стандарта. Он относится к достаточно узкой сфере, охватывает далеко не все сферы управления документами.

А фраза "Термины «records» и «document» в английском языке являются синонимами" является просто неверной (мягко говоря, а более правильно сказать - сознательным искажением истины).


Дмитрий Менщиков
10.04.2011 14:34:08

Может быть, фраза про синонимичность record и document и неверна (так бывает с английским языком - сравните, например, сколько вариантов есть в английском для слова "убить" - kill, murder, assasinate),
но зато в стандарте правильно подмечено, что в нашей практике (документооборота, архивного дела) - нет термина "запись".
И разработчики стандарта хотя бы проделали работу, попытавшись привести зарубежный стандарт к нашим реалиям, сделав такое оговорку и подобрав действительно используемый термин.
А компания HP даже этого не хочет делать. Она просто сказала - будете "управлять записями", даже не разбираясь, какие термины применяют ее будущие пользователи. Представляю себе, как тетеньки-архивистки будут осваивать эти локализованные продукты с пунктами меню типа "создать запись", "изменить контент" и т.п..

10.04.2011 15:51:19

У нас и слова "компьютер" раньше не было. А если мы будем ориентироваться на "тетенек", то так и будем жить в 19-м веке.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии