НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

О реальной ситуациии в области документооборота в госорганах

Андрей Колесов
03.06.2016 16:33:18

Дискуссия по теме "Проблемы обновления СЭД на современном этапе" (см. последний пост по теме) продолжается, в том числе ECM-Фейсбук-группе. По ходу разговора там один из участников (как раз представитель стороны-заказчика) дал развернутую характеристику уровня "электронизации" документооборота в госорганах (перед этим говорилось об использования Lotus в качестве СЭД-платформы):

Цитата
Влад Збитнев:

Ну Lotus - это замечательно. Ничем не хуже Acess'a!

В ней все есть все, что нужно от системы электронного документооборота. Я думаю, в вашей версии есть и персональные сайты и кабинеты и планировщики и возможность вкладывать сканы в карточку документа. Но все-равно -все работают с бумагой. Наши областники также так. Рядом со специалистом лежит двести бумажных папок, которые надо перелопатить и открытый лотус с тысячью незакрытых писем. В результате исполнитель не знает с чем работать. Он то все папки перебирает, ища в лотусе запись с тем же регистрационным номером, то пытается по огромному списку незакрытых писем в лотусе идти, а потом ворошит эту кипу с папками, ища просроченное. В результате массовая просрочка, масса незакрытых писем, куча зависших поручений.

Всеми псевдоэлектронными документооборотами нарушается главный принцип: по столам должна ходить только электронная версия. Папку с делом можно взять в архиве канцелярии, где регистрируют выдачу, возврат, дополнения вложениями и изменения. Все как в библиотеке.

На стол руководителю папка с ДЕЛОМ кладется в исключительных случаях. Она не нужна, если есть её полный скан в Лотусе.

Да, конечно есть папки с проектной документацией и массой описаний в переплете, которую не отсканировать и надо передавать со стола на стол. Но всем ли?

Так вот. В нормальных госорганизациях канцелярия или сотрудники на приеме берут пачку документов и ... отдают на сканирование. На сканировании неплохо зарабатывают компании, которые выиграли конкурсы на сканирование. Они приставляют к чиновникам своих сотрудников, которые все аккуратно раскрепляют, сканируют и сшивают обратно. Чем больше они насканируют, тем больше заработают. Они рады сканировать еще и еще.

Итоговые документы как счета в бухгалтерии - все готовятся ТОЛЬКО в электронном виде. Потом копию для заявителя распечатывают и заверяют на выдаче. Можно конечно мокрую ручную подпись руководителя органа ставить - не вопрос. Но в системе остаются ДАННЫЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ, которые составляют потом исходную информацию для статистики. На основе данных готовится печатная версия бумажного документа для ручного заверения.

Я как раз об этом писал в начале недели: мы как-то перестали в последнее время говорить об организационно-распорядительном документообороте, делая вид, что это уже пройденный этап, что там все сделано.

А на самом деле – мы в этой сфере находимся еще в самом начале пути, а перестали говорить во многом потому, что поняли, что победить "бумагу" там невозможно. Сдались на милость…

Кстати, опять хочу напомнить, что года три назад премьер Медведев подписал какой-то очередной план перехода на полный электронный документооборот в 2018 году (раньше подписывались подобные планы на 2012, и 2015 гг.). А потом Минкомсвязи выступило с ицициативой переноса "перехода" на 2017.

Было много PR-шума по поводу этих "национальных" планов.
Что-то о них последнее время никто не вспоминает. Возможно, уже подписали новые планы на 2020 или 2030 год…

Комментариев: 3

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

06.06.2016 15:41:29

"Но все-равно -все работают с бумагой. Наши областники также так. Рядом со специалистом лежит двести бумажных папок, которые надо перелопатить и открытый лотус с тысячью незакрытых писем. В результате исполнитель не знает с чем работать. Он то все папки перебирает, ища в лотусе запись с тем же регистрационным номером, то пытается по огромному списку незакрытых писем в лотусе идти, а потом ворошит эту кипу с папками, ища просроченное. В результате массовая просрочка, масса незакрытых писем, куча зависших поручений. "
Ну уж так-то ,наверное, мало кто сейчас над собой издевается.

06.06.2016 16:16:16

А вот такое замечание.
В конце концов проблемой для автоматизации может стать несоответствие архитектуры данных (набор сущностей, их взаимосвязи) для бумажного документооборота и полностью электронного и безбумажного. Интерфейсные настройки вторичны и сравнительно легко трансформируемы. Так вот вопрос: есть ли это несоответствие архитектуры данных? Или упомянутая архитектура отображает, прежде всего, культуру документооборота и деловых отношений, которая не изменится с отказом от бумаги. Я опять про единую точку входа через руководителя, регистрацию всего и тп. Т.е такой ли уж тут антагонизм и альтернативность? Я активно использую электронный календарь, но маловероятно, что откажусь от традиционного настольного бумажного. Ну, быстрее туда чиркнуть. И текучку я получаю и отрабатываю в электронном виде. А значимые документы всё же распечатываю и формирую в папки.
Вот исходя из подобных взглядов можно надеяться, что требования к современной СЭД могут быть сформулированы уже сейчас не дожидаясь светлого будущего.

29.06.2016 15:08:03

Пример из жизни о том, что не все так плохо: Тюменская область государственное бюджетное учреждение, руководитель работает в электронном виде в СЭД DIRECTUM. Большая часть входящей корреспонденции (от вышестоящего Департамента и других подведомственных учреждений) поступает сразу в электронном виде через механизмы обмена СЭД (единая СЭД на всё правительство Тюменской области), остальная корреспонденция сканируется, регистрируется, отправляется на рассмотрение через систему. То же касается и внутренней распорядительной документации (с согласования документа до ознакомления сотрудниками), исходящей корреспонденции (внутреннее согласование и отправка в Департамент) и договоров. Для руководителя очень удобно – один инструмент, никакой кучи бумаг, никакой путаницы. Конечно, никто не отменял собственноручную подпись на исходящих документах и договорах, но после предварительного согласования в электронном виде – это только механическая работа. Плюс объем отправляемых в бумаге документов существенно снижен за счет электронного механизма обмена.
Систем-Консалт

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии