Блог

Куда нас заведет такой электронно-бумажный документооборот?

Андрей Колесов
21.02.2017 09:06:14

Помнится, где-то в 2009 году обозначилась тема МЭДО – межведомственного электронного документооборота (решил проверить себя и нашел первое упоминание этого термина в PC Week – Российские СЭД движутся в сторону ECM, 11.11.2009). Речь шла о проекте по переводу в электронный вид информационного взаимодействия правительственных органов. Проще говоря – перевести в электронный вид пересылку (с помощью специальной фельдъегерской службы) бумажных документов.
Проект был серьезный – им руководил вице-премьер Сергей Собянин, который отвечал в правительстве за начатую тогда (но, кажется, так и не законченную) административную реформу.

Потом термин МЭДО стал уже привычным, узнаваемым. Регулярно появлялись новости об успехах проект вширь (расширение состава правительственных органов) и вглубь (перевод в электронный вид все больше документов). Публиковались обещания перевести все в электронный вид к "такому-то году".
Но года два-три назад тема МЭДО как-то исчезла с поля зрения СМИ, о ней перестали говорить на конференциях. И создалось впечатление, что проблема перестала быть проблемой, поскольку все переведено в электронный вид, бумажный документы канули в лету… В общем, МЭДО вышел на запланированный режим работы, и писать просто уже не о чем.

Что же представляет собой этот "нормальный запланированный режим"? Этот вопрос случайно всплыл сегодня по ходу небольшого разговора в Фейсбуке.

Дело в том, что недавно, в январе Минобрнауки разослало по подведомственным вузам некоторую информацию. Что за информация – сейчас совершенно не важно. Интересно, как была реализована рассылка.



А организована она так.
Департамент МОН готовит собственно Документ-информацию с перечнем некоторых предложений (58 страниц). Далее делается сопроводительное письмо, к которому прикладывается сам Документ. Письмо регистрируется в Исходящих и отправляется (с приложением) по списку.
Понятно, что если у вас в списке 100 вузов (а их на самом деле много больше!), то делается 100 бумажных экземпляров писем и 100 Документов (по 58 страниц каждый).

Отправили бумажные документы бумажной почтой.
А потом начинает работать второй, электронный контур:
Бумажное сопроводительное письмо сканируется и переводится в PDF, Документ-58 остается в DOC-формате. Эти два файла прикрепляютсяк электронному письму и рассылаются по списку в 100 вузов.

Итак: в дополнение традиционному бумажному появляется еще один "документооборот" – электронный.

Причем – обратите внимание – электронный не очень идентичен бумажному. Если в бумажном отправлялись два компонента – Письмо+Документ, то в электронном виде используются три компонента – еПисьмо+Письмо+Документ (то есть появляется два сопроводительных письма).

При этом еще сразу возникает вопрос: как происходит регистрация электронной исходящей почты? Надо понимать, что в СЭД министерства появляется соответствующий второй механизм учета входящих-исходящих для электронных оправлений.

Теперь смотрим на получателя этой "музыки", на канцелярию вуза.
Канцелярия получает электронное письмо, регистрирует его и пускает в дело (назначаются исполнители по письму, сроки и пр.). При этом канцелярия где-то ставит пометку, что ожидается еще получение бумажного оригинала…

По полученному письму делаются какие-то действия и, например, вуз хочет отправить ответ в министерство (например, с каким-то вопросом по покупке).
А бумажный оригинал еще не пришел.
Возникает вопрос: можно ли написать бумажный ответ (ответ делается по той же бумажно-электронной схеме), если нет бумажного входящего письма?
Приходится ждать приезда фельдъегеря…

Когда он приезжает, происходит регистрация бумажного письма, каким-то образом выполняется его некоторая синхронизация с полученным двумя-тремя неделями назад электронным вариантов.

Вот так сегодня работает механизм двухконтурного электронно-бумажного документооборота (не только межведоственного, но зачастую внутреннего).

Был один процесс, стало два параллельных, которые нужно к тому же еще синхронизировать.

Вот такая автоматизация…

Но в нашем примере все еще немного интереснее.
В вуз, откуда я узнал об этом истории, бумажный "настоящие оригинал" еще не пришел! Собственно, именно по этому поводу возникла тема в Фейсбуке.

Дело в том, что "настоящем" оригинале сопроводительного письма есть загадочная приписка:



Что это будет? Флешка, дискета? Или бумага с адресом-ссылкой на файл, записанным на Яндекс-диск?

Я просил своего знакомого рассказать: в каком же электронном виде доставит в вуз 58-страничное приложение. Любопытно!

Вот такой у нас забавный бумажно-электронный документооборот получается!

Теперь понятно, почему вместо простой установки бесплатного почтового клиента нужно внедрять целую систему управления двухконтурным бумажно-электронным документооборотом.
Все при деле и при делах…

Комментариев: 8

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

22.02.2017 08:05:36

Андрей! В Росгидромете немножко не так. Если делается приписка, что приложение посылается по электронной почте, то это приложение к бумажному письму не прилагается, а сразу высылается в электронном виде вместе с письмом. Письмо в бумажном виде в 50% случаев посылается по обычной почте. По-хорошему, конечно, надо отменить посылку в бумажном виде, если письмо послано в электронном виде. Но к сожалению, главный недостаток электронной почты - нет 100% гарантии доставки писем - не позволяет это сделать.

22.02.2017 08:27:44

1.

Цитата
В Росгидромете немножко не так.


По этой теме вчера прошла дисскуссия. Я там написал: подобная наша практика - КОШМАР и ПОЗОР. Даже если ""немного не так".

2.
Цитата
главный недостаток электронной почты - нет 100% гарантии доставки писем

Категорически неверный тезис.
Надежность и безопасность е-почты - на порядок (или два) выше, чем у бумажной.

А как организоваться гарантированную доставку - давным давно известно, из разряда "давно прошедшее".

22.02.2017 08:35:49

Так меньше говорить надо, а больше делать, в т.ч. и СМИ.
Доказывать надежность надо статистикой.

22.02.2017 08:45:27

Ну, вот и нашли виноватого - СМИ....

Мы в своей работе (издательский дом, издания, я лично) используем е-почту уже 20 лет и даже мыслей нет о каких-то сомнениях.

Что тут доказывать? Очевидные вещи. Давайте, займемся тут доказательством того, что Земля вертится вокруг Солнца, а не держится на трех китах.
Давайте будет доказывать, что перевозки на самолете надежднее, чем траспортировка на лошадях...

27.02.2017 13:53:55

А разве ВУЗы являются участниками МЭДО РФ? Пока на практике речь шла только о федеральных ведомствах и региональных органах власти в субъектах. А к формату 2.7 (в соответствии с методическими рекомендациями) обеспечили соответствие и вовсе пока только 50 участников. И там давно все циркулирует без досылки каких-либо бумажных экземпляров. Поэтому не совсем понятно, почему разного рода корпоративные "придумки", вся беда которых в отсутствии нормальной нормативной базы и транспорта должного уровня безопасности (как в ФСО) стали вдруг относиться к этому проекту. И поэтому в Росгидромете все должно быть "очень не так", когда взаимодействие производится в рамках системы МЭДО РФ.

27.02.2017 14:36:03

Ваш комментария показывает запущенность проблемы.
Все запутано, закрыто.... На уровне слухов.

Да, есть МЭДО как проект ФСО. Но что там реально происходит - все покрыто тайной. И тайна эта нужна, чтобы скрыть реальное положение дел. И все там совсем не так благополучно.

А есть МЭДО как некоторая система взаимодействия G2G. И тут показано, как работает эта система.

И вот вам самый свежий пример: документ с решением Верхового суда об освобождении Эльдара Дадина шел в колонию ЧЕТЫРЕ ДНЯ.
При том, что речь идет о резонансном деле, за которым следил в том числе и ЕСПЧ. 4 для! И никто не знал, где это где физически находится документ. Вот как выглядят у нас госкоммуникации в 21-м веке.

28.02.2017 06:13:19

Вы не правы. Ничего не скрыто и не запущено. Вся информация в открытых источниках. Достаточно зайти на сайт Минкомсвязи или воспользоваться поисковиком. Невзирая на "неторопливый" переход к формату 2.7, в формате 2.5 взаимодействуют практически все ФОИВ и РОИВ субъектов. И это если не касаться сегмента G2С, который доступен в том числе и Вам. Полагаю, что Вы уже оценили оперативность и комфорт взаимодействия с государственными и муниципальными учреждениями, получая те или иные услуги. К примеру, моя заявка в электронном виде на замену паспорта была принята и обработана в течение 12 часов с момента подачи, включая назначение времени для визита в ФМС (ныне расформированную). На второй день, с момента подачи заявки через портал (без какого-либо сбора документов), я уже держал в руках новый паспорт. Но СМЭВ и МЭДО РФ - это раздельные и не взаимодействующие системы, каждая из которых предназначена для выполнения своих задач. Так уж сложилось, что и подрядчики разные, и транспорт раздельный, и схемы взаимодействия отличаются.

Система, которую Вы изволите именовать МЭДО (или G2G) во всеобъемлющем масштабе на сегодняшний день не существует. Есть реализованные (своего рода, корпоративные) сегменты, не всегда взаимодействующие между собой. Налоговая, пенсионный, госзакупки и т.д. И как уж каждый исхитряется "изобрести" взаимодействие, мы видим воочию. Многие, кстати, вполне прилично функционируют. Только изолированно от "внешнего мира". Но, порой такие "изобретатели" в различных ведомствах попадаются, что волосы дыбом. Приведенный Вами пример "ЭДО" между Минобрнауки и ВУЗами - это очередная корпоративная "придумка", которая, как видно из изложенного, не имеет никакого отношения к нормальному, с точки зрения организации обмена электронными (цифровыми) документами, процессу взаимодействия. Не думаю, что это тайна за семью печатями - кто из чиновников Минобра, ответственных за это "взаимодействие", и от чего перестраховывается таким образом. Поэтому безосновательно валить всё в одну "всеобъемлющую" кучу. И если Вы попробуете что-то предложить в отношении единых правил и единого информационного поля, то на конференциях, к примеру, Вас будут все активно на словах поддерживать. А на деле каждое ведомство упрется рогом, чтобы остаться в своей "раковине".

Я не слежу за подобными "резонансными" делами, поэтому мне совершенно безразлично кто и за кем следит из Европы. Но у силовиков в общем, и УФСИН в частности, с документооборотом традиционно всё очень непросто. Вероятно, что можно было бы и для них реализовать обмен электронными (цифровыми) документами. Но суровые реалии требований к безопасности и достоверности каналов передачи документов таковы, что пока они пользуются бумажными документами, передаваемыми службами спецсвязи. И в этом смысле я не представляю "открытости" подобных сфер, поскольку коснись такая открытость передачи данных лично Вас, Вы первым будете настаивать на сохранении информации конфиденциальной.

28.02.2017 09:12:25

1. В чем я неправ?
Вы мне даете ссылки на описание технических контейнеров. Ну и что, зачем это?
А говорю об информации по практике работы межведомственного ЭДО в нашей стране. Где эта информация? Где она открыто обсуждается? Где информация по статистике - как именно работает механизм, каковы объемы документов и пр...

2. Я привел в посте вполне конкретный пример. По откликам знающих тему людей - это обычная ситуации, так почти везде.
Я вам привел конкретный публичный пример с доставкой решения Верховного суда.

3. Что касается C2B то я писал по этому поводу несколько раз в прошлом году. У меня был личный опыт общения с МВД, с нашей местной управой. Других слов, как "кошмар", нет для характеристики этих отношений.
В декабре я имел дело с местным судом - это просто кошмар (по документальному взаимодействию),
Сейчас пришел из поликлиники - никакого даже намека на электронный документооборот.

Впрочем, перечитайте свой комментарий - вы и сами ровно об этом пишите.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Интересно

Статьи

“В Мосгордуме практически решена проблема с “размножением” бумажных документов”
19 сентября в Москве уже в пятый раз прошла ежегодная конференция Russian Enterprise Content Summit …

RECS`2017: проблемы и перспективы СЭД/ECM
Сама последовательность работы сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 в …

Смогут ли платформы, основанные на блокчейне, распространять контент?
Тему блокчейн сегодня не обсуждает разве что ленивый, и с увеличением интереса к этой технологии …

RECS`2017: юридически значимый электронный документооборот — препятствия и перспективы
Сложность придания юридической значимости электронному документообороту (ЮЗЭДО) нередко объявляется чуть ли …

RECS`2017: плюсы и минусы цифровой экономики
Курс государства на развитие цифровой экономики открывает новые направления для развития в области ИТ …

Мы в социальных сетях

PC Week/RE в Facebook PC Week/RE в Контакте PC Week/RE в Google+ PC Week/RE в Одноклассниках PC Week/RE в Twitter

Решения

Исследование DIRECTUM: Готовы ли российские компании к облакам?
Изменения отношения к облачным технологиям — очевидны. Но нам интереснее увидеть больше конкретики по рынку СЭД, тем …

Анализ и визуализация данных в СЭД CompanyMedia
Универсальное аналитическое решение в составе СЭД CompanyMedia, ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и …

«ИнтерТраст» предлагает готовые проекты документов, регламентирующих использование электронной подписи и электронного контента
Компания «ИнтерТраст» расширяет спектр услуг по обеспечению правомерности использования электронных документов …

Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»
В 2014 году одна из крупнейших страховых компаний России — СПАО «Ингосстрах» — приняла решение …

Переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries
В конце 2014 года крупнейший российский интернет-магазин Wildberries объявил своим партнерам о переводе обмена …

Блог

Бумажный документооборот жив и, кажется, будет жить у нас еще долго
О том, что наш термин "электронный документооборот" является крайне двусмысленным – давно известный ...

Последовательность развития СЭД-инфраструктуры в муниципалитете областного значения
Продолжаю отчитываться по итогам поездки в Рыбинск для участия в ИТ-семинаре в местном муниципалитет ...

Как заключать деловые договора через Интернет?
На днях я увидел публикацию на эту тему (Обменялись сканами: как расценивать договоры, заключенные п ...

RECS'2017: обсуждение проблем создания архивов электронных документов
Как я уже написал в предыдущем посте по итогам RECS (см. "RECS'2017: ECM и СЭД – в чем же все таки р ...

RECS'2017: ECM и СЭД – в чем же все таки разница?
"Скажите: в чем же все таки разница между ECM и СЭД?", - с таким вопросом обратился ко мне уже после ...

 

Лидеры читательского рейтинга

Статьи

Записи в блогах

Панорама

Руководство по выбору корпоративных программных систем (ERP, EAM, CPQ, SCM)
По данным недавнего отчета Aberdeen Group «Значение обновления ERP: управление современными технологиями», компании, развертывающие современные ERP-системы, заметно опережают своих конкурентов.
История успеха: Ferrari реорганизует процессы поставок и оптимизирует управление материалами с помощью Infor LN
Компания Ferrari — один из мировых лидеров по проектированию, конструированию, производству и продаже самых узнаваемых спортивных автомобилей класса люкс. Для повышения эффективности и упрощения управления своими внутренними процессами компания приняла решение о внедрении системы управления ресурсами предприятия Infor® LN.
Veritas Backup Exec 16 для SMB
В условиях, когда данные становятся ценным активом для бизнеса, их надежная защита превращается в одну из важнейших задач. Продукты компании Veritas позволяют решить ее эффективно при любой конфигурации информационных систем заказчика.
Xerox VersaLink С7030 — сплав качества и гибкости
В конце мая компания Xerox представила на рынке 29 новых печатающих устройств для малых, средних …
4 способа повышения рентабельности инвестиций (ROI) при использовании не только решения ERP по планированию ресурсов предприятия, но и системы управления складами WMS
Основная задача складского хозяйства — идеальное выполнение заказов. Модуль складского учета, входящий в состав решения по планированию ресурсов предприятия (ERP), решает эту задачу в условиях очень малых и малых складов.

Интересно

 

Создание сайта - студия iMake
© 2017 АО «СК ПРЕСС».
Информация об авторских правах и порядке использования материалов сайта.
Правила поведения на сайте.

На главную PC Week/RE  |  Об издании  |  Архив номеров  |  Подписка на бумажную версию
Другие проекты «СК ПРЕСС»ITRNБестселлеры IT-рынкаByte/РоссияCRN/REIntelligent Enterprise/REPC Magazine/RE.