Блог

С самого начала автоматизации деловой деятельности постоянно поднимался вопрос о том, как оценить отдачу от автоматизации, если она вообще есть. К нему приходится постоянно возвращаться при внедрении СЭД, выполнении программ «электронного правительства» и т.д.

С завидной регулярностью повторяется одна и та же ситуация. Все понимают, что внедрение ИКТ и электронного документооборота идет на пользу как отдельным организациям, так и стране в целом, однако доказать цифрами и фактами экономическую эффективность внедрений, вклад автоматизации делопроизводства в ускорение и повышение качества деловых процессов оказывается довольно трудно, тем более, что сплошь и рядом получается так, что средства вкладывают одни подразделения / организации,  а отдачу получают другие. Не случайно многие руководители (в том числе на высшем уровне) в поисках аргументов хватаются за ожидаемую экономию бумаги и расходных материалов. [spoiler]

Данная проблема характерна не только для нашей страны, и известны случаи, когда проблемы с доказательством экономической отдачи приводили к сворачиванию проектов. Самый, наверное, яркий пример - прекращение финансирования Конгрессом США программы построения «электронного правительства» Дж. Буша-младшего после того, как ответственные за его реализацию ведомства не смогли объяснить, что реально – в долларах - получила страна и её граждане от этого проекта.  Сейчас аналогичная угроза нависла и над «открытым правительством» президента Обамы.

В качестве ещё одного характерного примера можно привести  выступление заместителя министра внутренних дел Чехии по вопросам государственного управления, законодательства и архивной службы Франтишека Ваверы на торжественном мероприятии, посвященном официальному запуску в Чехии в феврале 2011 года проекта создания национального электронного архива. Министр сказал следующее: «Я убежден, что национальный электронный архив необходим. Без него все выходные данные, получаемые на выходе ориентированных на электронную выдачу проектов  (таких, как зарегистрированная электронная почта, CzechPOINT и т.д.), пришлось бы распечатывать, а так мы сэкономим тонны бумаги.»

На самом же деле экономия бумаги не является и никогда не будет являться самоцелью при внедрении ИКТ. Определяющим фактором для коммерческих организаций является получаемая ими прибыль, а для государственных органов – возможность справится с нарастающими объёмами работы в условиях сокращающегося финансирования и одновременного ужесточения требований к срокам и качеству.

Оценивая отдачу от внедрений, нужно, помимо сокращения расходом и снижения рисков наказаний за неисполнение законодательно-нормативных требований, не забывать и ещё два фактора:

• Всё чаще использование ИКТ становится необходимым условием ведения деловой деятельности – работать иначе или невозможно, или прямо запрещено законодательством. Так, сдача отчетности средними и крупными организациями в электронном виде и необходимость сохранять соответствующие электронные документы в течение установленных сроков хранения не обсуждаются, равно как и проведение электронных закупок государственными органами.
  
  
• В коммерческих организациям при внедрении всё чаще ставится задача не просто экономии, но и повышения эффективности зарабатывающих подразделений. Если это получается, то внедрение дает прирост доходов.
  

Электронные документы и электронный документооборот внедряются не для - очень сомнительного, кстати говоря, - сохранения деревьев, а потому, что это удобно и выгодно, а в ряде случаев – потому, что иначе работать невозможно. Да и далеко не все бумажные документы могут сейчас быть заменены электронными. Среди причин можно назвать, например, следующие:

• Не все государственные органы, организации и тем более частные лица хотят и могут во всех случаях использовать электронные документы;
  
  
• Для электронных документов пока что не решена проблема их длительного хранения,  с сохранением их юридической значимости и доказательной силы, - особенно если они подписаны с помощью ЭЦП;
  
  
• Пока что у нас в стране не решена проблема универсальной принимаемости электронного документа всеми заинтересованными сторонами;
  
  
• Определенную информацию полезно держать на бумажных носителях на случай чрезвычайных ситуаций.
  

Экономию на бумаге, в тех нечастых случаях, когда её действительно удается получить, полезно оценить в рублях, и результаты могут оказаться куда менее впечатляющими. Одна тонна офисной бумаги формата А4 по розничным ценам стоит порядка 60-70 тысяч рублей – это одна месячная зарплата высококвалифицированного специалиста. А многие ли организации сумеют за счет автоматизации сократить свой годовой расход бумаги хотя бы на тонну?