НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Документооборот автоматизируется не ради экономии бумаги

С самого начала автоматизации деловой деятельности постоянно поднимался вопрос о том, как оценить отдачу от автоматизации, если она вообще есть. К нему приходится постоянно возвращаться при внедрении СЭД, выполнении программ «электронного правительства» и т.д.

С завидной регулярностью повторяется одна и та же ситуация. Все понимают, что внедрение ИКТ и электронного документооборота идет на пользу как отдельным организациям, так и стране в целом, однако доказать цифрами и фактами экономическую эффективность внедрений, вклад автоматизации делопроизводства в ускорение и повышение качества деловых процессов оказывается довольно трудно, тем более, что сплошь и рядом получается так, что средства вкладывают одни подразделения / организации,  а отдачу получают другие. Не случайно многие руководители (в том числе на высшем уровне) в поисках аргументов хватаются за ожидаемую экономию бумаги и расходных материалов.

Данная проблема характерна не только для нашей страны, и известны случаи, когда проблемы с доказательством экономической отдачи приводили к сворачиванию проектов. Самый, наверное, яркий пример - прекращение финансирования Конгрессом США программы построения «электронного правительства» Дж. Буша-младшего после того, как ответственные за его реализацию ведомства не смогли объяснить, что реально – в долларах - получила страна и её граждане от этого проекта.  Сейчас аналогичная угроза нависла и над «открытым правительством» президента Обамы.

В качестве ещё одного характерного примера можно привести  выступление заместителя министра внутренних дел Чехии по вопросам государственного управления, законодательства и архивной службы Франтишека Ваверы на торжественном мероприятии, посвященном официальному запуску в Чехии в феврале 2011 года проекта создания национального электронного архива. Министр сказал следующее: «Я убежден, что национальный электронный архив необходим. Без него все выходные данные, получаемые на выходе ориентированных на электронную выдачу проектов  (таких, как зарегистрированная электронная почта, CzechPOINT и т.д.), пришлось бы распечатывать, а так мы сэкономим тонны бумаги.»

На самом же деле экономия бумаги не является и никогда не будет являться самоцелью при внедрении ИКТ. Определяющим фактором для коммерческих организаций является получаемая ими прибыль, а для государственных органов – возможность справится с нарастающими объёмами работы в условиях сокращающегося финансирования и одновременного ужесточения требований к срокам и качеству.

Оценивая отдачу от внедрений, нужно, помимо сокращения расходом и снижения рисков наказаний за неисполнение законодательно-нормативных требований, не забывать и ещё два фактора:
  • Всё чаще использование ИКТ становится необходимым условием ведения деловой деятельности – работать иначе или невозможно, или прямо запрещено законодательством. Так, сдача отчетности средними и крупными организациями в электронном виде и необходимость сохранять соответствующие электронные документы в течение установленных сроков хранения не обсуждаются, равно как и проведение электронных закупок государственными органами.

  • В коммерческих организациям при внедрении всё чаще ставится задача не просто экономии, но и повышения эффективности зарабатывающих подразделений. Если это получается, то внедрение дает прирост доходов.
Электронные документы и электронный документооборот внедряются не для - очень сомнительного, кстати говоря, - сохранения деревьев, а потому, что это удобно и выгодно, а в ряде случаев – потому, что иначе работать невозможно. Да и далеко не все бумажные документы могут сейчас быть заменены электронными. Среди причин можно назвать, например, следующие:
  • Не все государственные органы, организации и тем более частные лица хотят и могут во всех случаях использовать электронные документы;

  • Для электронных документов пока что не решена проблема их длительного хранения,  с сохранением их юридической значимости и доказательной силы, - особенно если они подписаны с помощью ЭЦП;

  • Пока что у нас в стране не решена проблема универсальной принимаемости электронного документа всеми заинтересованными сторонами;

  • Определенную информацию полезно держать на бумажных носителях на случай чрезвычайных ситуаций.
Экономию на бумаге, в тех нечастых случаях, когда её действительно удается получить, полезно оценить в рублях, и результаты могут оказаться куда менее впечатляющими. Одна тонна офисной бумаги формата А4 по розничным ценам стоит порядка 60-70 тысяч рублей – это одна месячная зарплата высококвалифицированного специалиста. А многие ли организации сумеют за счет автоматизации сократить свой годовой расход бумаги хотя бы на тонну? :)
Колесов Андрей
А что справшивать-то?
Колесов Андрей
Экономию на бумаге, в тех нечастых случаях, когда её действительно удается получить, полезно оценить в рублях, и результаты могут оказаться куда менее впечатляющими.
Я бы сказал так: автоматизация проводится НЕ ТОЛЬКО ради экономии бумаги. Потому что экономия на оборудовании (! да, именно так) и расходных материалах - это немалая часть затрат.

Только при переходе на безбумажный документооборот экономится далеко не только бумага
1. принтеры, сканеры, ксероксы
2. расходные метариалы к ним
3. Техническое обслуживание оборудования
4. Производственные помещения и оборудование для хранения бумажных документов
5. Оборрудование для уничтожение бумаги
6. Расходы на траспортировку документов (переходы по коридорам, отправка по почте)

Если посчитать, то все это уже серьезные деньги.
Голубев Сергей
Считаете ли Вы, что внедрение ИКТ и электронного документооборота идет на пользу как отдельным организациям, так и стране в целом? :)