НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Кто и как хранит документы по электронному деловому взаимодействию (е-инвойсинг)?

Этот вопрос почему-то до сих практически никак не затрагивается в обсуждениях на тему делового электронного документационного взаимодействия предприятий (е-СчетаФактуры и пр.).

Когда я еще весной 2016 года задал вопрос представителю компании "Катрен" (известный дистрибутор лекарств, см. Переход дистрибьютора на ЭДО: опыт первопроходца и получил такой ответ:

PC Week: Здесь явно возникает тема хранения электронных документов. Как оно реализуется у вас сегодня?

С. Т.: Это довольно болезненный вопрос. Пока архив находится у наших операторов, они несут ответственность за него. Но нас такой порядок не очень устраивает — мы хотели бы иметь собственный архив, который имел бы соответствующую юридическую значимость. Решение этого вопроса — также одна из приоритетных для нас задач.
Но нас такой порядок не очень устраивает — мы хотели бы иметь собственный архив, который имел бы соответствующую юридическую значимость. Решение этого вопроса — также одна из приоритетных для нас задач.
К сожалению, складывается впечатление, что вопрос продолжает оставаться болезненным, как он решается на практике – не очень понятно.

Причем, тут не очень понятен и вопрос, с которого нужно начинать решать проблемы: кто же отвечает за хранение "документов электронного взаимодействия" – заказчик или оператор?

Так представитель "Катрен" сказал "архив находится у наших операторов, они несут ответственность за него".


Об этом прошлогоднем разговоре я вспомнил сейчас, увидев статью руководителя бизнес-направления ЭДО-оператора Synerdocs Ивана Агатова как раз по этой теме. Автор пишет:

Все знают, что после передачи электронных юридически значимых документов (ЮЗЭД) их необходимо хранить некоторый срок

Но при этом почему-то не уточняет: кто же обязан хранить их: операторы или заказчики?
Далее же оно рассматривает варианты хранения документ у оператора и у заказчика, но из статьи складывает впечатление, что речь идет о каких-то не очень обязательных опциях.

В частности, автор далее признает:  

на сайтах операторов ЭДО информации о хранении документов либо почти нет (СБИС), либо ее немного (Synerdocs, Diadoc)

Этот факт совсем ставит в тупик: как это у операторов нет никакой информации по одному из ключевых пунктов ЭДО?

Насколько я знаю, все же законодательство возлагает функции архивного хранения на операторов, но как на практике реализуется это положение, как операторы выполняют эти обязательства – не очень понятно, причем не только мне, но и представителям заказчиков.

При этом понятна позиция заказчика – "на бога (оператора ЭДО и ФНС) надейся, а сам не плошай. Вполне понятно, что он хочет иметь собственный локальный архив этой же документации. Но как я понял людей, с которыми я говорил об этом, операторы не спешат предоставлять клиентам сервисы по выгрузке им копий (юридически значимых!) архивов документов.

К сожалению, ответов на этот вопрос я и в упомянутой статье не нашел.
Агапов Иван
Причем, тут не очень понятен и вопрос, с которого нужно начинать решать проблемы: кто же отвечает за хранение "документов электронного взаимодействия" – заказчик или оператор?

Так представитель "Катрен" сказал "архив находится у наших операторов, они несут ответственность за него".
По законодательству обязанность хранить документы лежит на хозяйствующем субъекте, т.е. на тех организациях, чьи подписи стоят на документе. В случае документооборота это отправитель и получатель документов.

Оператор может оказывать услуги по хранению документов. По законодательству он обязан хранить только те документы, для которых он сам отправитель или получатель. В случае компании "Катрен" обязанность хранить документы лежит на ней, но по всей видимости у компании есть соглашение с оператором о хранении документов.

Но как я понял людей, с которыми я говорил об этом, операторы не спешат предоставлять клиентам сервисы по выгрузке им копий (юридически значимых!) архивов документов.
В нашем сервисе Synerdocs возможность выгрузить документы в веб-клиенте сервиса есть, их можно выгрузить локально. Другой вопрос, что делать с данными документами дальше, если их просто оставить лежать в папке, то при значительном объеме таких документов пользоваться таким архивом будет не удобно. Для хранения существенного объема документов можно использовать ECM системы, например, DIRECTUM. Про это я и писал обзорно во 2-й части статьи  http://ecm-journal.ru/docs/Chto-predlagajut-operatory-EhDO-SF-dlja-khranenija-juridicheski-znachimykh-ehlektronnykh-dokumentov-Chast-2-Lokalnye-reshenija.aspx
Колесов Андрей
Замечание по поводу "жизненного цикла документов"

Время жизни поста -максимум неделя.
Писать комментарии к посту спустя три недели - не имеет смысла. Этот комментарий увидит только автор поста
:-)