Оптимизация инфраструктуры печати в крупной компании с многочисленным штатом и большими объемами документооборота — процесс далеко не такой простой, как это может показаться на первый взгляд. Главная проблема тут заключается, как правило, в отсутствии в ИТ-службе компании специалистов-аналитиков с экспертизой именно в данной области. При этом далеко не всегда весь спектр связанных с печатью задач может быть эффективно решен с помощью привычных ИТ-специалистам традиционных офисных средств печати, а услуги внешних поставщиков услуг печати нередко сопряжены с необходимостью соблюдения определенных условий, приемлемых для заказчика не во всех случаях. В таких обстоятельствах многие проблемы решаются, если в компании создан свой копировально-множительный центр (Central Reprographic Department, CRD). Такие центры становятся все более популярными, чему во многом способствовало и развитие цифровых технологий промышленной печати. Об особенностях этого сегмента рынка 1-й заместитель главного редактора PC Week/RE Игорь Лапинский беседовал с Сергеем Ловковым, консультантом по промышленным решениям Canon.

PC Week: Какое место сегмент CRD занимает на рынке средств и услуг печати?

Сергей Ловков: В нашем понимании это одна из составных частей рынка оперативной полиграфии. В Canon его разделяют на три части: Commercial Print (коммерческая печать), Print 4 Pay (услуги с оплатой за отпечаток) и CRD. Во всех трех случаях речь идет о промышленной печати. Но если первые два сегмента представлены специализированными компаниями, оказывающими соответствующие услуги внешним клиентам, то CRD — это фактически внутрикорпоративные участки оперативной полиграфии, ориентированные на внутреннего потребителя и не связанные с основным бизнесом компании. В иерархии услуг печати они, по сути дела, занимают промежуточное место между традиционной офисной печатью и крупным коммерческим печатным производством. И здесь очень актуален опыт, который привносится вендорами, работающими в области коммерческой печати, поскольку собственная экспертиза у таких подразделений, как правило, весьма ограниченна.

PC Week: Если это часть рынка оперативной полиграфии, можно сказать, насколько она велика?

С. Л.: Достоверных данных по этому рынку пока не много. Но если иметь в виду только цифровую промышленную печать, то CRD — это, пожалуй, самый большой сегмент. Потому что в России коммерческая печать — так сложилось исторически — предполагает, как правило, использование офсетной технологии. Правда, рынок цифровой коммерческой печати сейчас активно развивается. При этом Canon за последний год сильно улучшила здесь свои позиции во многом благодаря сегменту CRD, увеличив свою долю рынка в России с 4% до 16%.

PC Week: Чем это было обусловлено?

С. Л.: Это результат большой подготовительной работы, проделанной в предшествующие годы. Еще в 2006 г. направление CRD было определено в группе компаний Canon как одно из фокусных. А после 2009 г., когда было принято решение об инвестициях в развивающиеся рынки и “Canon Россия” обрела такой же статус, как отделения компании во Франции, Германии и т. д., оно стало развиваться и здесь. При этом не только увеличились вложения в маркетинг, но и штат местного офиса значительно вырос. Фактически 2012-й и прошедшая в мае очередная выставка Drupa подытожила результаты этой работы. Свою роль сыграло и приобретение Canon компании Oce, которая очень сильна в верхнем сегменте рынка промышленной печати. Получился интересный эффект. Если раньше технологии Canon ограничивались уровнем CRD, то с приобретением Oce компания шагнула далеко вверх. Косвенно это отразилось и на ее успехах в направлении CRD благодаря обретению новых компетенций.

PC Week: Я уже не один год слышу от разных вендоров о тенденции к переходу от офсетной печати к цифровой. С вашей точки зрения, как далеко продвинулся этот процесс в России?

С. Л.: Можно сказать, что закупки офсетной техники постепенно сходят на нет. Многие компании, ориентировавшиеся на классические способы промышленной печати или ушли с рынка или задумываются о перестройке бизнеса. На офсетном оборудовании невыгодно производить большое количество наименований малыми тиражами.

С другой стороны, возможности и задачи, которые можно решать в рамках CRD с применением цифровой промышленной печати, корпоративными заказчиками в полной мере еще не осознаны. И если компания по каким-то причинам проявляет интерес к созданию такого подразделения, то нередко не может дать четкого ответа, зачем это ей нужно.

Тем не менее закупки цифрового оборудования идут, в том числе благодаря тому, что крупнейшие структуры, давно имеющие свои участки полиграфии, постепенно переходят с офсетных технологий на цифровые.

PC Week: Какие организации сегодня наиболее активно интересуются CRD?

С. Л.: Интерес бизнес-структур к CRD напрямую связан с конкурентностью среды, в которой им приходится работать. Поэтому прежде всего это банки, страховые компании. Многие из них сейчас находятся в процессе централизации управления отделениями по всей стране и для них актуальна задача создания единых ресурсных центров — ЦОДов, информационных центров и т. д. CRD оказывается в этом ряду.

Актуально это направление и в сфере образования. Сейчас вузам важно продемонстрировать перед государством инновационный подход к организации учебного процесса. Кроме того, тут часто проводятся конференции, к которым приходится готовить печатные материалы. А чтобы попадать в рейтинги, нужно публиковать статьи, поскольку количество публикаций становится важным критерием оценки деятельности вуза. Но это непросто, если негде печатать. CRD решает и эту проблему. Все это стимулирует развитие данного рынка.

PC Week: Но почему бы не воспользоваться для решения этих задач услугами внешних агентств?

С. Л.: В первую очередь это связано с особенностями бюджетирования в компаниях. Если у них оборудован свой участок оперативной печати и есть запас расходных материалов на несколько месяцев, то никаких дополнительных расходов в бюджет закладывать не нужно — даешь задание и получаешь результат. Стороннему же поставщику всегда нужно платить, и сразу встает вопрос, почему так дорого, были ли предусмотрены в бюджете соответствующие средства и статьи расходов и т. д. В подразделениях маркетинга все это, как правило, отлажено, поскольку изготовление печатной продукции — для них регулярная работа, и они привыкли взаимодействовать с внешними агентствами. Для всех других подразделений это является проблемой, поскольку задачи, связанные с печатью чего-либо достаточно большим тиражом, у них возникают эпизодически (раз в полгода, в квартал) и всегда оказывается, что деньги на это не были предусмотрены.

Второй важный аргумент — безопасность. Во многих компаниях (нефтегазового сектора, в банках) необходимость соблюдения конфиденциальности является основной причиной организации CRD.

Третий аргумент — оперативность. Если, например, нужно быстро (как правило, еще вчера) напечатать брошюру к собранию акционеров или презентационные материалы к конференции, то через внешнюю структуру это сделать не так-то просто. У типографий и агентств есть свои условия по объему тиража, по срокам изготовления и т. д., и не всегда они устраивают заказчика. К тому же нередко сказывается фактор сезонности. В частности, с августа по декабрь у предприятий коммерческой печати самый пик нагрузки, и может случиться, что разместить срочный заказ не получится ни за какие деньги, поскольку все физические мощности выбраны.

PC Week: Безопасность, оперативность — эти факторы отодвигают вопросы экономической эффективности на второй план. И все же компания не может о ней не задумываться…

С. Л.: Прежде всего нужно иметь в виду, что смысл наличия в организации своего центра печати есть только в том случае, если потребность в его продукции возникает не раз в год, а регулярно. Не можешь загрузить такой центр — не стоит его и создавать.

А что касается его эффективности с точки зрения общих издержек компании, то это зависит от многих факторов. Например, очень часто задачи, которые, по-хорошему, нужно передавать в CRD, решаются в компаниях при помощи обычной офисной инфраструктуры печати. В этом случае печать обходится существенно дороже, чем в CRD. Вместо того чтобы отпечатать тираж в одном месте по единому стандарту и с привлечением подготовленного оператора, задание распыляется по всему офису, к его выполнению привлекаются разные люди, соответственно растет и количество ошибок.

Если же сравнивать затраты на CRD со стоимостью аутсорсинговых услуг, то для выполнения типовых задач (печать рекламных листовок, брошюр, буклетов) последние, как правило, более предпочтительны. Тут многое зависит от умения персонала компании вести закупочную деятельность и договариваться с внешними поставщиками услуг. Другое дело — если нужно по ограниченной базе акционеров разослать поздравления в печатном виде, когда требуется печать с переменными данными, которые к тому же уточняются в последний момент. Может оказаться, как мы уже отмечали, что никто вам в этом не поможет.

Поэтому в вопросе об эффективности CRD всегда нужно отталкиваться от конкретных задач. И при этом понимать, что полный типографский цикл здесь повторить не получится. Да это и не нужно. В CRD передаются короткие по времени, относительно регулярные и технологически несложные задачи. Отлаживаются только несколько базовых элементов: печать корпоративного логотипа, стандарты брошюровки и послепечатной отделки продукции, порядок подтверждения необходимости печати. CRD обеспечивает компании гибкость, но подходит не для всего спектра печатных работ.

PC Week: То есть, прежде чем создавать свой центр печати, компании хорошо бы разобраться с задачами и процессами в действующей инфраструктуре печати и оценить общие затраты на печать.

С. Л.: Безусловно. Проблема в том, как это сделать. На самом деле во многих крупных компаниях создание центра печати было инициировано при выполнении MPS-контракта с внешним поставщиком услуг управляемой печати, в ходе которого последнему так или иначе приходилось исследовать вопрос, как повысить эффективность организации печати у заказчика. Задачи, которые относятся к уровню CRD, вроде бы лежат на поверхности, но до тех пор, пока ответственность за офисную инфраструктуру не возлагается на аутсорсинговую компанию, их не очень-то замечают.

Хотя основные цели MPS-проекта находятся в плоскости Output Management, другими словами -- относятся к оптимизации процедур передачи данных на печать, получения отпечатков, организации мониторинга периферийных устройств, он также дает конкретные цифры и метрики, на основе которых может быть инициирован анализ в плоскости Information Management, то есть более высокого уровня. И уже на этой стадии можно выделить типичные для компании задачи и процессы, которые целесообразно передать в CRD.

PC Week: В таком случае и создание центра печати, видимо, можно включить в MPS-проект как его часть.

С. Л.: Если придерживаться идеологии полноценного MPS-проекта, предполагающего фиксированную и переменную составляющие ежемесячных платежей, то CRD отлично вписывается в такой проект, поскольку такой департамент ориентирован именно на внутренние объемы печати. Кто является владельцем оборудования, у кого числятся сотрудники департамента — это не так важно. У заказчика нет необходимости все держать на своем балансе.

Важнее другое — срок такого MPS-контракта может составлять минимум пять лет. В противном случае растут риски поставщика услуг и соответственно увеличиваются начальные затраты у заказчика. Ведь речь здесь идет об организации производства с горизонтом планирования более длинным, чем для обычной офисной инфраструктуры печати, где оборудование полностью амортизируется за три года. Промышленное же оборудование рассчитано на более длительный цикл работы, и это нужно учитывать.

Но никаких принципиальных аргументов “против” тут нет. Фактически создание департамента CRD может стать очередным этапом в оптимизации внутренней инфраструктуры печати компании в рамках MPS-проекта. И такие примеры есть.

PC Week: Спасибо за беседу.

Версия для печати (без изображений)