BPA (business process automation, автоматизации бизнес-процессов) — быстроразвивающаяся технология, однако c ней связано довольно много мифов, препятствующих ее популяризации. Учредитель и CEO разработчика BPA-платформы KiSSFLOW на базе SaaS OrangeScape Суреш Самбандам рассказывает на портале Information Age о наиболее распространенных из них.

Любой ИТ-директор хочет, чтобы ПО на предприятии всегда было актуальным и приносило результат, иначе компания начнет терять деньги. Внедрение новых технологий — задача не из легких, требующая взвешенного подхода для выбора гибких и удобных пользовательских инструментов, поэтому наличие отвлекающих моментов или предубежденность могут привести к неправильному выбору решений и упущенным возможностям. BPA — один из эффективных инструментов, поэтому имеет смысл ознакомиться с несколькими заблуждениями, которые препятствуют его более широкому применению в процессе цифровой трансформации предприятия.

Миф 1: автоматизация бизнес-процессов стоит дорого

Как правило, корпоративные программные решения для автоматизации стоят вовсе недешево и могут здорово ударить по ИТ-бюджету, особенно если прибавить к ним стоимость обслуживания или оплату дополнительных услуг. Тем более разочаровывающим может оказаться результат: бывали случаи, когда вместо повышения ROI (показатель окупаемости инвестиций) менеджмент предприятий оказывался даже не в состоянии окупить затраты на приобретение софта. К счастью, благодаря облакам ситуация с ценообразованием на BPA-софт значительно улучшилась — сегодня автоматизировать рабочие процессы без серьезных последствий для бюджета могут даже небольшие некоммерческие организации.

Ориентируясь на SaaS-модели и облачное хранение данных организации могут подобрать гибкую помесячную тарификацию, внеся небольшую одноразовую плату за ввод решения в эксплуатацию.

Миф 2: автоматизация облачных бизнес-процессов ставит ваши данные под угрозу

Хранение данных в локальном ЦОДе гарантирует относительную безопасность данных, однако ограничивает доступ к ним менеджерам, когда те находятся вне офиса. Когда только появились облачные службы хранения, многие предприятия с энтузиазмом восприняли идею переноса локальных хранилищ данных, будь то пользовательские ПК или серверные СХД, в облако, но нашлись и скептики, которым эта идея не понравилась по причине проблем с безопасностью хранения информации. Но за последнее десятилетие ситуация в корне изменилась: облачные сервисы стали более удобными и надежными — доверенные облачные службы типа Google Engine и Amazon Web Services размещают данные клиентов на серверах по всему миру с крайне высокой степень защиты, при этом сами данные шифруются при помощи сложных криптографических методов. Дополнительную защиту обеспечивают дублирование и отказоустойчивость ЦОДов.

Облачные провайдеры делают все от них зависящее, чтобы защитить данные пользователей, но, конечно, часть этой ответственности (внутренние риски безопасности, контрольные проверки за сохранностью данных) ложится на плечи клиентов. По оценкам Gartner, к 2022 г. 95% проблем безопасности в облаке станут следствием ошибочных действий пользователей. Другими словами, вопрос будет состоять не в том, безопасно ли облако, а в том, насколько безопасно его применяют клиенты.

Миф 3: внедрение BPA сопряжено со сложностями

Основной задачей автоматизации бизнес-процессов является сглаживание операционных процедур. Учитывая, что от предприятия к предприятию они варьируются, предъявляемые к BPA-инструментам требования высоки, поэтому это непростые в освоении решения, требующие не только навыков поверхностного управления, но и более глубоких знаний в области кодирования и программирования. Кроме того, внедрение BPA не обходится без предварительного тестирования и длительного обучения сотрудников.

BPA — это на самом деле сложные инструменты. С другой стороны, на рынке начали появляться платформы no-code типа KiSSFLOW, которые не требуют навыков кодирования. Они крайне просты в освоении: все, что требуется — настроить форму путем перетаскивания готовых элементов интерфейса, определить рабочий процесс и установить пользовательские политики. На все это требуется не больше 15 минут, и после этого можно приступать к работе.

Миф 3: внедрение BPA нужно отложить до того времени, пока компания не станет больше

Менеджеры всегда найдут причины, чтобы не проводить автоматизацию. Вот несколько из них: «У нас не так много операций, чтобы внедрять BPA», «У нас все работает нормально. Не нужно раскачивать лодку», «У нас нет сейчас средств для этого» и т. д. Перемены — это неизвестность, однако здесь важно не упустить из вида перспективу: что будет с компанией три года спустя? Насколько больше будет продуктов, сотрудников, бизнес-процессов? Выдержит ли эту экспансию теперешняя ручная система управления?

Автоматизация на раннем этапе — залог успеха компании в долгосрочной перспективе, и это должен понимать каждый менеджер, который отвечает за ее стратегическое развитие. Автоматизированные рабочие процессы масштабируются с ростом компании, позволяя обрабатывать больше данных за меньшее время при помощи стандартизированных процедур, одновременно улучшая согласованность и слаженность операций. Отталкиваясь от потребностей бизнеса, BPA позволяет предприятию бесшовно наращивать или уменьшать количество пользователей и приложений. В конце концов, BPA — это технология цифровой эры, в чем уже убедился 61% предприятий, поэтому с ее внедрением не стоит медлить, если вы не хотите остаться в числе отстающих.

Миф 4: BPA требует поддержки

Решения для автоматизации, созданные «при помощи подручных средств» усилиями самих компаний, могут работать со сбоями, которые могут вызвать обновления ПО, подключение новых пользователей и другие причины. В итоге организации приходится тратить время на поиск и устранение неисправностей, что замедляет работу, в некоторых случаях приходится обращаться к помощи сторонних консультантов, что выливается в дополнительные расходы. Однако не все BPA-решения столь требовательны в обслуживании.

Системы автоматизации типа no-code решают сразу несколько проблем. Во-первых, поскольку они работают в облаке, организациям не требуется поддержка собственной серверной инфраструктуры. Во-вторых, обязанности по созданию новых версий, исправлению ошибок и обслуживанию ПО ложатся на поставщика услуг, при этом пользователь не несет дополнительных расходов. Вместо того, чтобы заниматься техническим обслуживанием собственного продукта, организация может потратить сэкономленное время на более полезные задачи.

Выводы

Стоит отбросить всякие сомнения и приступить к изучению вариантов внедрения BPA — этим уже заняты тысячи организаций по всему миру. Цель — экономия средств, повышение производительности труда и согласованности бизнес-операций в широких масштабах. Раннее внедрение культуры автоматизации не только дает компаниям конкурентное преимущество, но и обеспечивает более плавную цифровую трансформацию. Заблуждения не должны препятствовать вашему желанию революционизировать бизнес.

Версия для печати (без изображений)