Происходящая сейчас цифровая трансформация затрагивает все направления деятельности людей. Офис, который является центром управления бизнес-процессами предприятия, не может оставаться в стороне от этих перемен. О том, какие методы, инструменты и технологии пригодятся для организации эффективной и безопасной работы современного офиса, шла речь на пленарном заседании конференции «Современный цифровой офис — 2019», проведенной 24 апреля в Москве ИТ-изданием itWeek.

Куда движется офис

Появление информационных технологий кардинально изменило физический облик офиса и стиль офисной работы. Но процесс изменений не только не останавливается, а наоборот, ускоряется.

«В течение одного поколения произойдет революция в том, как, где и с кем мы работаем», — сказал Роберт Фариш, вице-президент и региональный директор «IDC Россия и СНГ» и привел в качестве подтверждения прогноз аналитиков IDC на ближайшие пять лет. Так, в Европе 45% работников будут самозанятыми, а 30% предприятий перейдут от традиционных моделей набора квалифицированных сотрудников к виртуальным, не учитывающим границ и ориентированным на решение конкретных задач. Границы исчезнут и у самого офиса: более двух третей руководителей ожидают, что смогут взаимодействовать со своими сотрудниками независимо от физического местонахождения и временных ограничений.

Таким образом, хотя некоторые работники еще будут работать в традиционной офисной среде, большинство из них станут использовать виртуальный офис, выполняя свою работу в цифровом пространстве, доступ к которому они получат в любом месте.

Более того, автоматизация изменит характер работы офисных работников и приведет к сокращению их числа. По прогнозу IDC, 25% транзакционных процессов предприятий будут происходить без вмешательства человека, и в результате взаимодействие людей и машин повысит производительность на 15%.

Это и есть главная цель происходящих изменений. Компании вынуждены сокращать расходы на организацию работы, чтобы повышать эффективность своей деятельности, а среда для совместной работы без границ — это необходимое условие достижения этих целей. Поэтому в IDC считают, что к 2021 г. 60% компаний из списка TOP-2000 внедрят гибкую, интеллектуальную, виртуально-физическую среду для совместной работы ради улучшения опыта и производительности сотрудников.

Из этого следует интересный вывод: раз уж всем не нужно будет работать в одном месте, обычные офисные помещения станут не нужны. Вместо этого появится концепция «рабочее места как услуга», а компании, управляющие объектами или зданиями, превратятся в поставщиков услуг оптимизации офиса или офисной ИТ-инфраструктуры. Такие перемены нужно учитывать при проектировании офисного пространства.

А что происходит в России? Чтобы ответить на этот вопрос, консалтинговая компания КПМГ провела в этом году опрос 100 крупнейших российских компаний из ключевых отраслей экономики на предмет готовности к цифровизации и к изменениям офисной среды.

О готовности к цифровой трансформации сообщили 63% респондентов. Однако более подробный опрос показал не столь радужную картину «Компании громко заявляют о готовности, но если спросить про дорожную карту, комплексный подход к управлению этими проектами, выделение бюджета, то выясняется, что в России цифровая трансформация похожа на разрозненные проекты, которые централизованно не управляются. И только единицы комплексно подходят к этому процессу», — сказала Марианна Данилина, заместитель директора группы повышения операционной эффективности компании КПМГ, отметив, что все-таки по сравнению с 2017 г. количество компаний, которые протестировали или внедрили цифровые технологии в свои операционные процессы, увеличилось вдвое.

Опрос КПМГ показал, что в этом году самый высокий объем инвестиций в на проекты цифровизации запланирован в телекоммуникационной отрасли (в среднем более 100 млн. руб.), далее следуют металлургия (73,3), банки и финансовые институты (57,2), нефть и газ (50,5), ритейл (45,4) и транспорт (30,6).

При этом особое внимание уделяется оптимизации именно тех офисных процессов, в которых занято много сотрудников, есть большой документооборот и где можно снизить расходы на оплату труда. В целом большинство российских компаний (77%) ожидают, что за счет цифровизации процессов им удастся повысить операционную эффективность.

Что касается технологий, то на ближайшие пару лет лидерами являются Big Data, роботизация и искусственный интеллект, причем две последние технологии российские компании собираются применять для оптимизации офисных процессов.

Как отметила Марианна Данилина, компании уже понимают, что использование роботов, средств распознавания и ИИ позволит создавать комплексные системы, которые смогут принимать решения за сотрудника, но таких кейсов пока нет.

Однако целый ряд препятствий затрудняет цифровую трансформацию. Главные из них — дефицит компетентных специалистов и недостаточная зрелость текущих процессов. Ведь простой автоматизации недостаточно, нужен реинжиниринг текущих процессов с анализом включения в них новых инструментов, а для этого требуются внутренняя компетенция не только по ИТ, но и по трансформации.

Системный подход

К счастью, существуют методики для преодоления препятствий на пути к цифровой трансформации. Так, Владислав Тюрин, эксперт центра подготовки руководителей цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС, предложил системно взглянуть на офис как на функциональный центр управления компанией в постоянно изменяющейся и усложняющейся конкурентной среде: «По сути нужно сделать выбор между автоматизацией, которая бесспорно важна и полезна, но на сегодня уже не приносит такого экономического результата, как прежде, и цифровой трансформацией, которая сложна, сопряжена с трудностями и ошибками, но становится наилучшим способом оставить конкурентов не у дел».

Прежде всего следует осознать, что цифровая трансформация офиса — это особая задача, которая требует детального и системного реинжиниринга объектов, процессов и целей бизнеса. Только в этом случае может быть получен максимальный эффект. Кроме того, у трансформации офиса как командного центра управления бизнесом есть определенная этапность, так как это эволюционный процесс. Поэтому важно не только понимать, из каких этапов состоит трансформация, но и управлять этими изменениями.

Для начала нужно понять, что такое офис, почему бизнес собирается в одном месте, какие задачи решает, какие общие ресурсы использует и какие действия совершает. Для решения этой задачи Владислав Тюрин предложил рассматривать офис как совокупность функциональных центров, таких как информационный центр, центр компетенций, стратегический центр и т. д.

Он подчеркнул, что без анализа и погружения в детали, рассмотрения новых аспектов, ценностей и глубокого реинжиниринга процессов сложно заниматься трансформацией офиса. Такой анализ позволяет говорить о том, что не все функциональные центры можно полностью цифровизовать, причем это связано не с технологиями, а особенностями взаимодействия людей. При этом разброс в степени цифровизации получается довольно большой: от 10-20% для центра самореализации и центра команды до 70-80% для центра компетенций и информационного центра.

Таким образом, задумываясь о цифровой трансформации офиса, нужно прежде всего понимать, зачем это делается. В этом важную роль играет руководитель по цифровой трансформации, который должен подойти к этому процессу системно и последовательно.

От теории к практике

Как уже отмечалось, цифровизация офиса — это эволюционный процесс, происходящий на наших глазах. Именно таким эволюционным образом меняется и само физическое офисное пространство, в котором работают люди.

Каким же должен быть современный офис? Михаил Петров, генеральный директор компании «Делайт 2000», предложил рассмотреть офисное пространство как совокупность слоев.

Первый слой — архитектурный — подразумевает планировку пространства. Сейчас здесь происходят кардинальные изменения. «Сегодня мало кого устраивают форматы кабинетов и даже Open Space. Часто строят комбинированный офис, в котором есть зона отдыха, совместной работы и т. д., а благодаря мобильным технологиям у сотрудника вообще может не быть постоянного рабочего места. Куда он пришел, там и работает. А при необходимости люди собираются в одном месте в рабочие группы и проводят совещания», — сказал Михаил Петров.

Такую тенденцию отметил и Андрей Григорьев, менеджер компании Auvix: «Раньше требовались помещения для большого количества людей, а сегодня все больше компаний предпочитают набор малых переговорных на 6-8 человек». Такие помещения получили название Huddle. По некоторым прогнозам, к 2020 г. 67% офисного пространства будет иметь именно такой формат.

Большие конференц-залы останутся, но изменятся. «Сейчас компании требуют не большие залы для совещаний, а залы-трансформеры, когда одно помещение можно превратить в несколько пространств со звукоизоляцией и оборудованием для работы», — сказал Андрей Григорьев.

Он также упомянул системы управления офисным пространством, которые позволяют компаниям видеть, какие рабочие помещения наиболее заняты и какое оборудование применяется, а затем анализировать эту статистику и оценивать эффективность использования рабочего пространства ради снижения затрат.

Второй слой — коммуникационный — связан с тем, что в офисной работе все более важную роль играют средства коммуникации. Как подчеркнул Михаил Петров, важно предусмотреть интеграцию этого аудиовизуального слоя с архитектурным, иначе бизнес-процессы не будут выполняться эффективно.

Андрей Григорьев подчеркнул, что при реализации этого слоя следует внедрять унифицированные коммуникации, так как бесшовная интеграция личных устройств сотрудников в рабочее пространство очень важна для многих компаний.

Третий слой — инфраструктурный — подразумевает внедрение инженерных систем для освещения, отопления, связи и т. д. Это — стандартный слой, а четвертый слой — цифровой, у каждой компании свой, обусловленный конкретным направлением цифровизации. Здесь есть большой выбор передовых технологий, таких как роботизация, распознавание образов, цифровой двойник и т. д.

Но до широкого распространения инновационных технологий еще нужно дожить, а компании уже сейчас должны работать и принимать решения о замене офисного оборудования с учетом перспектив цифровизации. О том, на что им стоит обратить внимание, рассказал Юрий Артюх, менеджер компании Epson по продуктам, который поделился новостями из области принтеров и проекционного оборудования.

Хотя большинство компаний предпочитают лазерные устройства, популярность струйных принтеров растет. Так, по данным IDC, с 2014 по 2018 гг. доля «струйников» на российском рынке увеличилась с 2 до 8%. Юрий Артюх объясняет это рядом преимуществ струйной бизнес-печати, главными из которых являются низкая стоимость владения устройством и невысокая себестоимость печати: «Это связано с конструкцией: такие устройства требуют меньше расходных материалов и проще в обслуживании».

Еще один тренд в области оснащения офиса заключается в том, что проекторы становятся наиболее популярным типом средства отображения информации в бизнесе — их доля на российском рынке дисплеев превышает 62%. При этом в России растет спрос на интерактивные проекторы. По мнению Юрия Артюха, это связано с тем, что интерактивный проектор — более универсальное устройство, чем панель, так как обеспечивает различный размер изображения в разных офисных пространствах.

Версия для печати (без изображений)