Может быть некоторые помнят, что в начале 2000-х одним из основных терминов корпоративного ИТ-рынка был «электронный офис». Некоторые компании даже стремились сделать его своим эксклюзивным брендом. Сегодня эпитет «цифровой», как известно, пытаются применить буквально ко всему, и уж если существуют понятия цифрового завода, склада, банка и многих других вещей, то понятие цифрового офиса, безусловно, должно присутствовать в этом ряду. Иными словами складывается ситуация, когда не набор неких содержательных идей пытаются покрыть адекватным термином, а сам термин в огромной массе рассуждений о цифровой экономике появляется как бы сам собой. И только после его появления некоторые начинают задавать резонный вопрос: а что собственно мы под этим подразумеваем?

В рамках конференции «Современный цифровой офис — 2019», проведенной изданием itWeek 24 апреля, формальное определение данному понятию попытался дать один из докладчиков — независимый эксперт по ИБ Алексей Плешков. По его мнению, это концепция по организации офиса обслуживания, предполагающая, что решение задач, исторически связанных с фактическим посещением клиентом офиса, переносится в цифровые каналы. Формально все правильно (хотя, быть может, и не до конца полно), но, думается, многие согласятся, что содержание рассматриваемого нами понятия вряд ли можно вместить даже в наиболее удачное определение. В остальном же понимание термина «цифровой офис», которое условно можно определить как некий «сухой остаток» конференции, было по сути собирательным. В этом, быть может, и заключалась основная ценность мероприятия. Поэтому выделением этого сухого остатка сейчас и займемся.

Сперва о некоторых обобщениях (может быть отчасти субъективных), которые выполнены по результатам анализа совокупности сделанных докладов. Те изменения, которые имеют место в результате трансформации традиционного (и уже, конечно, давно электронного) офиса в цифровой, можно, наверное, разделить на две группы. Это содержательные изменения, прежде всего касающиеся трансформации самого офисного пространства и методов его использования работниками, и технологические, которые собственно делают возможными изменения первого типа.

В отношении содержательных изменений мы прежде всего говорим о виртуализации традиционных офисных процессов. Сам термин виртуализация достаточно расплывчат и о некоторых конкретных тенденциях, которые подразумевались докладчиками, мы поговорим чуть позже. Пока же отметим, что виртуализация процессов (опять-таки согласно некоему коллективному и даже не всегда явно выражаемому мнению выступавших) имеет несколько стимулирующих факторов:

  1. современный бизнес благодаря очень гибким возможностям создания партнерских отношений и более тесному взаимодействию с клиентами в большей степени, чем ранее, имеет распределенную структуру;
  2. офисное пространство постепенно и в общем тотально «захватывает» персональные электронные устройства сотрудников, и это меняет принципы организации деловых процессов;
  3. удаленная работа и мобильный офис становится не столько передовой концепцией, сколько стандартом, многократно доказавшим свою эффективность;
  4. происходит тесная интеграция всех возможных типов коммуникации — голос, видео, текст, документы.

Помимо виртуализации цифровой офис означает некую реновацию традиционного «материального» офисного пространства. Технологической «подложкой» данной тенденции прежде всего становится концепция IoT. Да и ширящееся разнообразие традиционных инструментов офиса (панелей отображения информации, принтеров, средств безопасности и контроля различных параметров, а также ПО коллективного взаимодействия) вносят свою лепту.

Векторы коллективного мнения

Теперь сделаем подборку конкретных тезисов, прозвучавших в сообщениях на конференции и иллюстрирующих вышеприведенные обобщения.

Связь развития виртуальных методов общения со все более заметным распространением распределенной структуры управления бизнесом, безусловно, существует. И надо полагать, что сейчас развивается целый спектр решений как по своей функциональности, так и по стоимости, которые эту связь демонстрируют. И каждое из них имеет своего потребителя.

Анна Зуева, директор компании «Делайт 2000», рассказала о достаточно «тяжеловесном», но, безусловно, очень функционально насыщенном решении, выполненном для офиса «Газпром нефть» и предназначенном для общения сотрудников, находящихся как непосредственно в офисе, так и за его пределами. Здесь мы видим наиболее продвинутую реализацию самых современных технологий. Это и полноценная реализация виртуальной реальности, и наличие очень больших интерактивных панелей, линейные размеры которых могут достигать четырех-шести метров. Понятно, что формирование таких продвинутых решений сопряжено с рядом сопутствующих проблем — необходимо вписать их (как физически, так и эргономически) в имеющийся, часто эксклюзивный и уникальный интерьер, в максимально возможной степени гарантировать шумоподавление, обеспечить требуемые климатические характеристики и т. д. Все подобные вопросы решались и в данном проекте.

На другом полюсе предложений по формированию виртуальных методов общения находятся, наоборот, относительно дешевые решения, или так называемые huddle rooms, о которых в ходе конференции было упомянуто не раз.

Александр Пивоваров, руководитель отдела разработки и внедрения AV-решений компании AUVIX прямо говорит о том, что очень многие организации сейчас переходят от тяжеловесных и дорогостоящих систем к системам, которые позволяют проводить быстрые совещания малыми группами в пять-шесть человек. Однако по его словам подобная тенденция пока более популярна на Западе, чем в России.

Михаил Певзнер, заместитель технического директора Polymedia, говоря о тех же huddle rooms, подчеркивает, что помимо недорогого «железа» в них оптимально применение также недорогих, а часто и вообще бесплатных программных систем наподобие Microsoft Teams или Google Hangouts. По его словам, решения класса huddle rooms могут устанавливаться даже не в специальных переговорных, а в помещениях, ориентированных под другие задачи. Например, в столовых. В этом случае, однако, требуется решение задачи хотя бы частичной звукоизоляции, и оно тоже возможно.

По словам обоих спикеров, подобных huddle rooms в некоторых офисах может быть достаточно много. Это в свою очередь требует качественного планирования их использования и управления реальной загрузкой. Все это в сегодняшней технологической среде наиболее эффективно реализуется с помощью концепции IoT, которая, как мы отметили, также является неотъемлемой частью идеи цифрового офиса. Наконец, массовое внедрение huddle rooms в сочетании с развертыванием систем их эксплуатации начинает существенно менять облик традиционного физического офисного пространства.

Что касается интеграции персональных устройств сотрудников в офисное пространство, то обсуждение этой тенденции, реализуемой в основном в виде пресловутой идеологии BYOD, мы, наверное, наблюдали даже раньше начала активных разговоров о цифровом офисе. Таким образом, можно считать, что BYOD скорее реализуется в виде самостоятельной идеи. Однако в контексте построения digital office термин начинает снова активно звучать. В контекстах упомянутых докладов было сказано и о необходимости его применения в дорогостоящих системах виртуального общения («Делайт 2000»), и в пределах huddle rooms (Polymedia и AUVIX). Владимир Стекольщиков, руководитель по развитию программных решений Digital Design, говорил об этом в контексте изложения видения компанией небезызвестной ныне концепции Digital WorkPlace. Наиболее эффективным развитием концепции BYOD, по его словам, служат идеи BYOА — Bring Your Own Application, соответственно предполагающей интеграцию в офисное пространство тех или иных личных мобильных приложений сотрудников.

Удаленная работа и мобильный офис во многом являются результатом глубокого и продуманного применения BYOD и BYOA, хотя элементы удаленного доступа к рабочим местам в бизнесе начинали развиваться еще с самого начала массового применения сетевых технологий — то есть буквально с 1990-х. Достаточно полно тема перехода к мобильному офису была раскрыта в докладе Яна Кутмириди, вице-президента Raiffeisenbank. По крайней мере в ней подробно были представлены типичные моменты, необходимые для достижения целевой модели формирования мобильного офиса, который спикер, кстати очень явно отделяет от результатов внедрения технологий удаленного доступа. Основные акценты тут в общем достаточно просты. Речь идет об очень продуманном и тесно взаимоувязанном развертывании нескольких технологических и управленческих концепций. С точки зрения технологий это прежде всего сети. Также это развертывание программных инструментов дизайна, разработки и тестирования (речь в докладе шла об организации труда разработчиков), ориентированных на коллективную работу и облачные технологии, и, конечно же, мультиплатформенная среда. С точки зрения управления это сквозная методология коллективной разработки ПО, а также выбор адекватных подходов в управлении персоналом. Ценностью доклада можно считать то, что его тезисы в значительной мере универсальны. Если вести речь не о разработчиках, а о других сотрудниках, можно лишь заменить программный инструментарий и методику работы с ним, а важнейшие практические нюансы создания мобильного офиса останутся при этом инвариантными.

Об уже упомянутой ключевой технологической составляющей распределенного мобильного офиса, включающей создание сетей, было рассказано в докладе Дениса Тяпаева, директора Zyxel Russia. Более конкретно речь шла о концепции Zyxel Nebula и соответственно о технологиях, позволяющих оставлять на стороне клиента (в центральном офисе или его филиалах) лишь необходимой активное оборудование, а все программные средства развертывания, масштабирования и управления сетью выносить во внешнее облачное пространство.

Офис — это технологии

Очень важная и интересная тема — интеграция ИТ-ресурсов разных форматов в масштабах цифрового офиса. Интеграция видео, аудио и текста в принципе характерна для современного ИТ-пространства, будь то профессиональный или же развлекательный контент. С другой стороны офис все-таки традиционно ассоциировался с документами и соответственно текстовым форматом ИТ-ресурсов. Цифровой же офис не только добавляет текст и видео в деловую среду, но и позволяет приблизить работу с этими форматами к обработке документов. Иными словами речь и видео могут записываться, архивироваться, автоматически распознаваться и делиться на отдельные фрагменты в соответствии с содержанием, ассоциироваться с теми или иными документами, записями баз данных, определенными действиями персонала и пр. О том, что такой подход в рамках развертывания цифрового офиса уже реальность, говорили в своих сообщениях представители «Делайт 2000», AUVIX, Polymedia. Словом, все кто занимаются уже отмеченными нами решениями для виртуального общения в различных форматах.

Владимир Стекольщиков подчеркнул уже вполне сложившуюся актуальность бизнес-использования голосовых помощников наподобие Алисы от «Яндекса» или Alexa от Amazon и даже привел пример их практического применения.

Традиционная работа с документами для цифрового офиса тоже не является неким статичным элементом, лишь переносимым из традиционных офисных технологий. Как следовало из доклада Юрия Артюха, менеджера по продукту Epson, струйные принтеры этой компании оптимальным образом соответствуют облику и задачам современного цифрового офиса. Тут следует понимать, что бумажную документацию, а следовательно и принтеры вопреки расхожему мнению вряд ли можно рассматривать как некий архаизм, якобы вовсе противоречащий прогрессивным идеям цифровой трансформации. Наоборот, тезис о том, что более совершенные цифровые технологии обеспечивают и более эффективную и технологичную печать в общем достаточно очевиден. Как следствие, по словам Юрия Артюха, потребность в печати разного формата, качества и стоимости в современно офисе только растет. Растут и потребности в неких коллективных решениях проблем печати, ориентированных на различные рабочие группы. Всеми этими решениями Epson располагает, равно как и решениями в сфере интерактивных дисплеев, о которых также было рассказано. Связь последних с идеями цифрового офиса вообще не требует комментариев.

Работа с документами в парадигме цифрового офиса — это еще и возможность использования соответствующих функций по модели SaaS через браузер, чего офис электронный, как правило, не позволял. О подобном опыте, о требованиях к такого рода решениям и организационным особенностям их эксплуатации в рамках конференции рассказал Денис Ананьев, руководитель проектов дивизиона «Цифровой Корпоративный Банк», Сбербанк.

Тема реформирования традиционного офисного пространства звучала на конференции постоянно, хотя в общем не целевым образом, поскольку непосредственно к ИТ она в общем не относится. Тем не менее, как мы уже сказали, многие ИТ-решения цифрового офиса должны хорошо вписываться почти во все элементы имеющегося рабочего пространства, начиная от кабинетов и переговорных и заканчивая столовыми и фитнес-залами.

Целевой доклад о технологическом реформировании корпоративного офиса за счет внедрения систем интеллектуального видеонаблюдения и концепции IoT был сделан Александром Кимаком, директором московского филиала «Эр-Телеком». Акцент в данном случае был сделан на решении задач контроля действия персонала и обеспечении климатических и иных характеристик офисного пространства, обеспечивающих комфортную и эффективную работу сотрудников.

Версия для печати (без изображений)