Гибридный офис стал самым востребованным форматом организации работы. После вынужденной удаленки все больше компаний приходят к тому, что для того чтобы быть эффективными и продуктивными, людям вовсе необязательно каждый день присутствовать в офисе, и не против разрешить сотрудникам самостоятельно планировать рабочее время и часть недели работать дистанционно. По сути, это ответ на запрос самих специалистов: в недавнем исследовании экспертов было отмечено, что в России совмещать работу в офисе и удаленно хотят 43%. А значит, предоставление сотрудникам такой возможности — это еще и вклад в укрепление HR-бренда.
Как показали результаты исследования, среди российских компаний переход на гибридный формат планируют больше половины — 53%. А некоторые, например Mail.ru Group, уже начали этот процесс. При этом две трети предпринимателей (65%) считают, что со временем гибридный офис станет «новой нормальностью» для всего бизнеса.
Однако рано или поздно каждый предприниматель, внедривший новый формат, задается вопросом, можно ли оптимизировать использование офисного пространства. Ведь количество рабочих мест остается прежним, а количество людей, одновременно присутствующих в офисе, заметно уменьшается. Ответ: однозначно да!
Бронь обязательна
Быстро и безболезненно организовать переход на новый формат, а затем оптимизировать пространство поможет система бронирования столов — Hot Desking («горячие столы»). Бронирование необходимо, чтобы при уменьшении количества рабочих мест не возникало ситуаций, когда их не хватит всем сотрудникам, которые в один и тот же день решат поработать в офисе.
Три шага к внедрению Hot Desking:
- провести аналитику: необходимо выяснить, сколько столов можно отдать под бронирование, а сколько нужно закрепить за сотрудниками, которые будут работать в офисе каждый день;
- подготовить интерактивную карту офиса: по-разному должны выглядеть столы, закрепленные за конкретными сотрудниками, доступные и недоступные для бронирования;
- загрузить карту в систему: на ней сотрудники будут онлайн бронировать для себя столы каждый раз, когда захотят прийти в офис.
На рынке уже существуют цифровые решения для внедрения системы Hot Desking, позволяющие осуществить его максимально оперативно и качественно. С ними вам не придется мучиться с Excel-таблицами, разрабатывать собственное решение или нагружать дополнительными обязанностями секретарей (и включать в процесс пресловутый человеческий фактор).
В результате внедрения системы бронирования столов офис станет вмещать больше сотрудников, чем рабочих мест.
Офис — центр притяжения
После уменьшения количества столов компания сможет сократить расходы на аренду, отказавшись от неиспользуемых площадей. По нашим оценкам, сэкономить можно до 50%.
Однако если серьезной необходимости в экономии нет, лучше выбрать другой вариант — пересмотреть использование пространства.
Вот лишь несколько идей:
- зоны для совместной работы: члены одной команды смогут встречаться в них для мозговых штурмов и обсуждения рабочих вопросов;
- нестационарные рабочие места: сотрудники скажут вам спасибо за возможность работать не только за столом, но и в гамаках, на пуфах, подиумах и т. д.;
- зона отдыха: выясните предпочтения коллектива и купите игровую приставку и плазменный телевизор, настольный хоккей или стол для пинг-понга;
- мини-тренажерный зал: поставьте несколько беговых дорожек или других не слишком громоздких тренажеров.
Все это способно сделать офис центром притяжения — и стать причиной для его эпизодического посещения даже для тех сотрудников, которые стали адептами полной удаленки.
Цифровизация — must-have
Чтобы поддерживать высокий уровень эффективности работы и коммуникации в условиях гибридного формата, потребуются и другие блага цифровизации:
- облачные технологии. Они позволяют сотрудникам иметь доступ к необходимым документам и ресурсам и совместно работать с ними из любой точки. Российский рынок облачных продуктов активно развивается: по прогнозам аналитиков, к 2023 году его объем может достичь 196 млрд. рублей (против 86 млрд. в 2019 году). На нем представлены продукты для решения самых разных задач бизнеса. Заслуживают внимания, например, сервисы для развертывания виртуальных рабочих столов (Desktop as a Service). Это когда у сотрудников есть доступ к рабочим инструментам, где бы они ни находились. При этом решать задачи можно и с личных устройств. Такой подход обеспечивает гибкость, так необходимую в текущих условиях;
- искусственный интеллект. Удобным инструментом является цифровой ассистент. Задуматься о его внедрении стоит руководителям крупных компаний. Решение интегрируется с корпоративными системами и помогает сотрудникам оперативно получать необходимые документы и информацию, например шаблоны договоров, заявлений и т. д., без обращения к коллегам. Запросы к ассистенту можно делать в текстовом формате или голосом. Если робот не справится самостоятельно, он свяжет пользователя с ответственным сотрудником. Также цифровые ассистенты умеют заполнять документы и отслеживать их статус, что нивелирует влияние человеческого фактора, а еще — анализировать бизнес-процессы и подсказывать руководителям, что можно автоматизировать;
- интранет. В условиях, когда члены коллектива рассредоточены, внутренний корпоративный портал может стать важным каналом информирования о последних событиях, происходящих в компании, местом проведения опросов и общения;
- корпоративный мессенджер. Наверное, никому не нужно объяснять важность кибербезопасности при решении рабочих вопросов. Обсуждать их, а также обмениваться различными документами, лучше не в соцсетях и обычных мессенджерах, а строго в корпоративном сервисе;
- решение для бронирования переговорок. Если в вашем офисе есть переговорные комнаты, их использование тоже можно оптимизировать с помощью решения, аналогичного системе бронирования столов. Разница лишь в том, что, помимо бронирования с любого устройства удаленно, сделать это можно с планшета прямо перед входом в помещение. По нашим данным, внедрение удобного решения с подсказками позволяет увеличить количество встреч в переговорной комнате на 40% в месяц.
В нынешних реалиях цифровизация компании становится уже не просто конкурентным преимуществом, а в буквальном смысле условием выживания. Две трети бизнес-лидеров планеты (68%) уже сделали ее своим приоритетом. Если вы еще не в их числе, стоит задуматься. Переход на гибридный офис — мировой тренд. И формирует его не только пандемия с ее ограничениями, но и запрос со стороны специалистов, которые больше не хотят проводить в офисе пять дней в неделю. В выигрыше окажутся те компании, которые дадут людям такую возможность. Они будут более привлекательным работодателем для профессионалов высокого уровня и смогут оптимизировать расходы. Сплошные плюсы.
