Когда речь идет о модернизации системы планирования ресурсов предприятия (ERP), у лиц, принимающих решения в сфере ИТ, есть множество вариантов. Вице-президент и главный аналитик Forrester Research Дункан Джонc объясняет на портале ComputerWeekly, что следует учитывать при планировании проекта модернизации ERP.

Цифровая трансформация сопровождается большой шумихой, особенно со стороны крупных консалтинговых компаний, заинтересованных в продаже прибыльного (для них) проекта трансформации. Однако есть много веских причин для того, чтобы отказаться от текущих бизнес-приложений и купить — или арендовать, если вы выбираете ПО как услугу (SaaS), — новый дом на века.

Для описания нового типа основных бизнес-приложений Forrester ввела термин «цифровая операционная платформа» (ЦОП). Такие платформы выполняют многие рабочие нагрузки ERP, но имеют совершенно другую архитектуру, которая делает их более гибкими, открытыми и простыми в использовании. ИТ-руководители, которые рассматривают возможность замены устаревших пакетов ERP на современные ЦОПы, делают это потому, что хотят улучшений.

Первая движущая сила — это гибкость бизнеса для удовлетворения постоянно меняющихся ожиданий клиентов. Многие ИТ-руководители модернизируют основные системы своей организации, чтобы они могли обеспечить следующую волну инновационных процессов. По данным Forrester, изменение бизнес-модели является высоким или критическим приоритетом для четверти лиц, принимающих решения в области ПО, и 56% из них рассматривают возможность изменения своей ERP-системы.

Однако разрозненные экземпляры и жестко закодированные процессы в устаревших ERP могут помешать их владельцам удовлетворять современные операционные требования клиентов, такие как возврат онлайн-покупок в физические магазины, подписные контракты с оплатой по факту использования и поддержка расширений маркетплейсов. Это заставило некоторые организации обратить внимание на современные ERP-системы.

Удобство использования приложений для улучшения опыта работы сотрудников также является движущей силой инициатив по модернизации ERP, поскольку современные сотрудники не примут приложения, которыми сложно пользоваться. Их раздражает и снижает их производительность не только устаревший дизайн пользовательского интерфейса. Хорошее современное ПО также устраняет многие другие недостатки, например интеллектуальная настройка по умолчанию сокращает лишние нажатия клавиш, а встраивание аналитики избавляет пользователей от сбора данных из нескольких источников вручную.

Еще одним фактором, влияющим на модернизацию ERP, является то, что организации стремятся достичь операционного совершенства, чтобы обслуживать клиентов быстрее или дешевле. ЦОПы являются ключевым источником дифференциации в условиях, когда опыт клиентов становится все более схожим.

Такие платформы являются интеллектуальными, в их основе лежит искусственный интеллект, позволяющий принимать более быстрые и качественные решения. Они позволяют перейти от «проваливания в отчете» (drill-down) к «оповещению» (alert-up), инициируя проактивные действия, а не просто поддерживая посмертное расследование того, что пошло не так.

Инерция ERP

Несмотря на весомые аргументы в пользу цифровой трансформации, 47% лиц, принимающих решения в области ПО, которые внедрили или внедряют ERP-продукт, планируют сохранить его. Кроме того, многие из тех, кто рассматривает возможность изменений, возможно, не имеют никаких планов на ближайшее время, кроме незначительного обновления до более актуальной версии.

Одной из причин медленного внедрения новых технологий, способствующих реализации инициатив по цифровизации, является то, что у CIO есть более важные краткосрочные приоритеты, чем масштабная программа преобразований. Лица, принимающие решения в области ПО, сообщили Forrester, что их ближайшими приоритетами являются такие императивы, как увеличение доходов и повышение качества обслуживания клиентов. Амбициозные — а значит дорогие и рискованные — программы преобразований отвлекают от этих императивов.

CIO не могут делать все сразу. Более трех четвертей респондентов, которые рассматривают возможность изменения своего пакета ERP, также рассматривают возможность изменения своего приложения для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Они, скорее всего, сначала сделают последнее, если считают, что это быстрее, менее рискованно и напрямую влияет на доходы.

Опрос Forrester проводился до пандемии Covid-19. Сегодня CIO с еще меньшей вероятностью начнет глобальную программу замены ERP, если не будут внедрены такие ключевые элементы, как сессии дизайн-мышления, скрамы для разработчиков и обучение пользователей. Из недавнего опроса 65 поставщиков технологических услуг выяснилось, что 56% проектов ERP будут отложены или отменены из-за Covid.

Еще одним фактором является то, что в некоторых отраслях новые продукты еще не полностью готовы. Альтернативой унаследованным пакетам ERP у основных поставщиков являются широкие портфели под общим брендом, а не монолитные пакеты, как это было ранее. Этим портфелям не хватает вертикальной глубины в некоторых отраслях.

Новые приложения могут по-прежнему требовать тщательной настройки под нужды каждого клиента. Хотя теперь это уже конфигурирование, а не кастомизация, это все еще может быть долгим и дорогостоящим процессом, особенно если вы воспользуетесь возможностью внедрения «с нуля», которое радикально переосмыслит ваши бизнес-процессы.

Первопроходцы также сталкиваются с многочисленными проблемами интеграции, причем не только со сторонними приложениями, но и между отдельными продуктами, которые они приобрели из портфелей поставщиков, разработали с нуля или перепроектировали.

К этому добавляется тот факт, что предприятиям потребуются годы для замены всех своих устаревших экземпляров ERP. Это особенно верно для сложных, гетерогенных предприятий. ИТ-руководители обычно начинают с горизонтальных функций, таких как финансы, которые они могут стандартизировать по всему предприятию, а затем обращаются к тем, которые различаются по подразделениям, например, к производственным. Многие унаследованные бизнес-приложения будут использоваться годами, пока не дойдут до неизбежных преобразований.

Сокращение охвата ERP

ЦОПы охватывают меньше функционала, чем ERP, поскольку многие функциональные области, которые были модулями в ERP, теперь являются отдельными категориями, включая электронные закупки, управление человеческим капиталом (HCM) и управление обслуживанием клиентов (CSM). Выделение этих областей из ERP позволяет внедрить одно глобальное решение в каждой области, что обеспечивает большую наглядность и согласованность там, где ранее бизнес-подразделения работали независимо друг от друга в рамках своих ERP.

Кроме того, нишевые продукты могут быть использованы для поддержки специфических потребностей бизнес-подразделения. В любом случае, сокращение охвата ERP до ее основной сферы применения облегчит возможный переход на ЦОП.

Некоторые организации также применяют для модернизации пользовательского опыта автоматизацию цифровых процессов (DPA) и платформы low-code. Разработчики используют их для создания современных, мобильных систем взаимодействия (SOE) без необходимости изменения внутренних систем записей (SOR).

Эти приложения устраняют разрозненность данных, отображая информацию из нескольких источников в едином пользовательском интерфейсе и используя стандартные прикладные программные интерфейсы (API) для создания транзакций в SOR. Впоследствии вы можете изменить эти API-вызовы для обновления вашей ЦОП при переходе на нее, сохранив при этом адаптированную SOE. Хорошие SOE устраняют вручную созданные обходные пути, которые появились со временем для преодоления недостатков ERP. Вы также можете использовать DPA для очистки вашей среды от настроек ERP, которые больше вас не радуют.

Другой вариант — использование роботизации процессов (RPA) для устранения рутинных, повторяющихся процессов. RPA может повысить эффективность работы сотрудников, поскольку роботы выполняют трудоемкие задачи по вводу данных, которые заставляют клерков искать другую работу. Это также может стать эффективным способом заделать дыры в процессах, которые образовались из-за недостатков ERP. Например, многие ИТ-руководители используют RPA для устранения последствий разобщенности данных, автоматически собирая информацию из нескольких источников и представляя ее пользователю в едином виде.

Однако не стоит тратить деньги на внедрение RPA для частичной автоматизации принципиально несовершенного процесса. Можно быстрее добиться лучших результатов, заменив устаревшую часть своего ERP-комплекса современной системой, управляемой искусственным интеллектом.

Как поступить с унаследованным онпремисным ПО — это стратегически важное решение для ИТ-специалистов, в котором заинтересованы все заинтересованные стороны. Оно сложнее, чем упрощенный анализ возврата инвестиций, основанный на сокращении эквивалента полной занятости. Чтобы сосредоточить свой анализ на наиболее важных факторах, спросите себя, какой вариант выбрали бы клиенты вашей организации, если бы вы их спросили.