В этом году Russian Enterprise Content Summit (RECS) прошел уже в 12-й раз, традиционно в сентябре, в начале очередного делового года. Своему удивительному для ИТ-отрасли долголетию конференция, конечно же, обязана определенной специфике рынка СЭД/ECM, который на протяжении почти сорока лет своей существованию отличается высокой динамикой своего развития, высокой конкуренцией и постоянным появлением все новых вызовов, которые требуют поиска эффективных ответов на них. При этом даже простой анализ программ RECS за все эти годы наглядно показывает диалектику развития этого ИТ-направления, когда какие-то проблемы со временем уходят на задний план, появляются новые темы, но при этом есть и постоянные вопросы, которые с каждым годом нужно решать на более высоком уровне реальных задач заказчиков, с учетом растущих возможностей технологий и появления новых нормативных требований.

Примерно до 2010 г. тема управления документами была ограничена вопросами автоматизации управления внутренних бизнес-процессов предприятий, однако потом появилось направление межорганизационного электронного взаимодействия, которое тогда получило название юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО), или просто ЭДО. Тут стоит напомнить, что сам термин «электронный документооборот» появился еще в середине 1990-х, но на протяжении почти двух десятков лет на практике сводился к автоматизации работы с традиционными бумажными документами. В случае же ЭДО речь изначально шла о работе именно с электронными документами, в том числе с электронными подлинниками документов. Появление и дальнейшее развитие ЭДО в существенной мере способствовало расширению применения электронных документов во внутренних процессах компаний, а также более активной интеграции СЭД с ERP-системами.

Направление ЭДО двенадцать лет назад начиналось с перевода в электронный вид обмен счетами-фактурами, и именно обработка этих документов до сих пор является ключевым показателем этого сегмента рынка. Согласно данным, приведенным на RECS’24 президентом Ассоциации «РОСЭУ» Юрием Малининым, за последние три года доля электронных документов в общем объеме счетом-фактур увеличилась с 20 до 50%, при этом есть все предпосылки для дальнейшего роста. В то же время в электронную сферу постоянно активно втягиваются и другие виды межорганизационного взаимодействия. Что же касается сдачи финансовой и налоговой отчетности, то за период январь-апрель 2024 г. среди юридических лиц процент документов, передаваемых в электронном формате, составил 98,5% из общего числа 34,5 млн. документов, а для индивидуальных предпринимателей — 88% из 16,3 млн.

Среди нормативных новшеств, активно поддержанных рынком, была особо отмечена реализация механизма машиночитаемых доверенностей (МЧД). Для обеспечения устойчивой функционирования этого механизма «РОСЭУ» совместно с сообществом ECR и при участии ФНС создали рабочую группу, которая уже предложила набор альтернативных вариантов работы с МЧД в нештатных ситуациях.

Еще несколько лет назад практически на всех мероприятиях по тематике ECM/СЭД традиционно звучали упреки в адрес государства в том, что обновление законодательной базы заметно отстает от потребностей и технический возможностей рынка. Однако последние несколько лет ситуация, похоже, существенно изменилась: теперь все чаще говорят, что нормативные требования становятся катализатором развития этой сферы, что разработчикам и заказчикам теперь уже самим нужно спешить осваивать открывающиеся перед ними возможности. Одним из характерных примеров этому стал активное продвижение систем кадрового электронного документооборота (КЭДО) после принятия несколько лет назад целой серии законодательных актов, регулирующих удаленную работу и управления кадровыми документами в электронном виде. Свои решения для создания подобных систем стали предлагать не только традиционные СЭД-игроки, но разработчики ЭДО.

Традиционной особенностью российского рынка ECM/СЭД является высокий уровень конкуренции на нем. Хотя вопрос «какие решения выбирать — зарубежные или отечественные?» в последние годы фактически потерял свою актуальность, но проблема выбора СЭД от российских разработчиков остается очень непростой, особенно учитывая то, что на рынке в конкуренцию с давно известными поставщиками вступают новые игроки. В своем докладе партнер и лидер практики технологии в учете и документообороте компании «ДРТ Консалтинг» Анна Климова отметила, что в настоящее время на местном рынке представлено более 15 разработчиков, предоставляющих системы электронного документооборота и электронные архивы, входящие в реестр отечественного ПО. Правильный выбор СЭД — это основа для успешной реализации проекта внедрения в целом, поэтому тут необходимо использовать отработанные на практике методики оценки предлагаемых систем с учетом конкретных потребностей и возможностей заказчика.

Целевой задачей корпоративные ИТ-систем является не абстрактное хранение данных, а автоматизация деловых процессов, качество которой в существенной мере зависит от правильности и точности их описания. Исторически основным способом описания бизнес-процессов является нотация BPMN (Business Process Model and Notation), но она, как отметила бизнес-аналитик компании Konica Minolta Ольга Подолина, годится в основном лишь для производственных процессов, практически не изменяемых при запуске каждого экземпляра процесса. В более сложных случаях совместно с BPMN следует использовать нотации DMN (Decision Model and Notation) и CMMN (Case Management Model and Notation) для описания процедур принятие решений экспертами и ситуаций, когда цель более ясна, чем путь ее достижения.

По мнению президента «ДоксВижн» Владимира Андреева, форсированный процесс импортозамещения последних лет не создал каких-то проблем для новых пользователей в сфере корпоративного управления документами, поскольку ведущие российские решения практически не уступают зарубежным аналогам по функционалу, производительности и масштабируемости. Но есть сложности у заказчиков, уже внедривших ранее западные ECM-платформы. И дело тут не в том, что им нет достойной замены, а в том, что стоимость замены (а речь идет о внедрениях на десятки и сотни тысяч пользователей) является очень высокой. Впрочем, продолжение эксплуатации иностранных систем тоже сопровождается трудностями, в том числе связанными с их обновлением и оплатой лицензий.

Последнее десятилетие наиболее эффективным вариантом реализации крупных корпоративных систем управления документами считается использование систем класса CSP (Content Service Platform) с применением архитектуры единой системы электронного хранилища документов (СЭХД). Несколько подобных отечественных разработок с примерами их применения в конкретных проектах было представлено на конференции. В частности, директор по развитию и ИБ компании ASD Technologies Алексей Моисеев подчеркнул, что крупная компания — это всегда специфические ей одной процессы и тысячи пользователей, генерирующих высокую нагрузку, с которой может справиться только централизованная архитектура системы. И чем крупнее компания, тем для нее важнее суверенитет над данными, а это означает, что решение должно функционировать в собственном ЦОДе компании.

Однако при этом было отмечено, что на пути реализации идеи СХЭД в полном объеме до сих пор имеется давняя проблема нерешенности на нормативно-законодательном уровне юридически значимой замены унаследованных бумажных документов их электронными аналогами, а также долгосрочного (в том числе вечного) хранения электронных документов. Именно это не позволяет перейти к массовому переводу огромных бумажных архивов в электронный вид, хотя тут нужно отметить, что и при наличии нормативных возможностей такие работы потребуют весьма существенных затрат.

Вопросы судебной практики в сфере корпоративного управления контентом чаще всего связаны с признанием электронных документов в качестве доказательной базы. Говоря об этом, управляющий партнер юридической компании Dealex Виктор Рассохин отметил, что российские суды существенно повысили свою компетенцию в этом направлении и реально готовы работать с различными видами электронных документов, в том числе использующих простую электронную подпись. Успех же рассмотрения дела в пользу той или иной стороны в существенной мере зависит от проработки ее соглашений с контрагентами и от качества подготовки к судебному делу. В какой-то степени именно об этом говорила в своем выступлении и руководитель практики интеллектуальной собственности и персональных данных юридической фирмы «Клифф» Ирина Ахметова, обсуждая особенности обработки персональных данных при осуществлении электронного документооборота: компаниям нужно четко соблюдать все установленные законом правила оформления документов на право хранения и передачи такой информации.

По ходу обсуждения на панельной дискуссии по теме искусственного интеллекта было отмечено, что именно направление ECM/СЭД было пионером применения ИИ в корпоративных информационных системах. Именно алгоритмы ИИ лежат в основе средств оцифровки бумажных документов и аудиозаписей, а также сложного семантического поиска. Уже многие годы ИИ используется для решения задач категоризации документов. Сейчас такие технологии все шире применяются для автоматического анализа содержимого создаваемых документов на предмет соответствия внутренним или отраслевых нормативным требованиям, а также для создания проектов достаточно сложных интеллектуальных документов, например, в судебно-юридической практике. Однако при этом подчеркивалось, что автоматические решения на основе ИИ допустимы только для некритических задач (например, сортировки обращений граждан по различным темам), за юридически значимые решения в любом случае отвечают (и будут отвечать в будущем) конкретные лица, которые подписывают соответствующие документы. При этом нужно иметь в виду, что современные ИИ-технологии построены на базе анализа огромных массивов информации об уже имеющемся человеческом опыте, что, естественно, требует наличия соответствующих цифровых архивов. Таким образом, эффективность применения ИИ в корпоративном управлении в существенной мере определяется наличием таких электронных ресурсов.