Стремление к снижению издержек, оптимизации рабочих процессов — глобальный тренд рынка. Для того чтобы сэкономить время сотрудников и деньги компании, многие компании внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Разберемся, почему организациям выгодно переходить на электронную систему документооборота.

Сокращение расходов на печать

Сейчас у каждого сотрудника в большинстве компаний есть доступ к индивидуальному принтеру или МФУ. Однако немногие задумываются о том, какие колоссальные издержки подразумевает эксплуатация такого объема техники. За год один сотрудник способен потратить на печать до 25 тыс. руб. По нашим оценкам, благодаря СЭД эту цифру можно уменьшить на 30%.

На обслуживание большого числа принтеров компания тратит значительное количество электроэнергии. При внедрении СЭД мы рекомендуем заменить весь парк аппаратов на одно большое многофункциональное устройство, которое будет установлено в принт-зоне и будет обслуживать не одного человека, а сразу рабочую группу. Оно способно заменить 10 небольших принтеров и значительно сократить расход электроэнергии и тонера.

Зачастую в компаниях расход тонера никак не контролируется, а между тем в ходе рабочего процесса тратится его большое количество. Даже черно-белая печать содержит цветные чернила для придания насыщенности, если документ отправлен в печать «в цвете».

При внедрении СЭД расходы на тонер можно значительно снизить: во-первых, на один такой аппарат необходима закупка всего лишь одного картриджа, в то время как на каждый отдельный принтер приходится приобретать индивидуальный тонер; во-вторых, на аппарате можно разграничить права печати в цвете или монохроме, чтобы не был задействован более дорогой цветной тонер. Таким образом, купив один аппарат вместо десяти, можно забыть о достаточно ощутимой части расходов на обеспечение печати в офисе.

В крупных компаниях не каждому департаменту нужна цветная печать. Например, финансовый и юридический отделы при печати отчетности и своей документации могут легко обходиться только черным тонером. А креативные отделы, отделы продаж, маркетинга, рекламы и PR, напротив, вынуждены прибегать к использованию цветных картриджей, чтобы ярко и наглядно продемонстрировать свои предложения, презентации и максимально полно донести до клиента свои идеи. Так, программа ColourControl разграничит права доступа к печати в цвете. С ее помощью можно разрешить права цветной печати только определенным пользователям после авторизации картой, ввода PIN-кода или логина и пароля. Система электронного документооборота позволяет разграничить печать по цвету, это помогает избежать мелких и на первый взгляд неочевидных издержек.

Упрощение рабочего процесса

Благодаря внедрению СЭД у сотрудников пропадает необходимость вручную раз за разом переносить информацию из одной базы в другую. Именно этот процесс занимает много времени специалистов, работающих в офисе. Например, система Kyocera Net Manager позволяет настроить документооборот таким образом, что копии документов идут по определенным заданным маршрутам, будь то электронные адреса или облачные хранилища, архивы компании или базы данных и т. д. Программное обеспечение SmartScan обладает схожими функциями. Это идеальное многопользовательское решение как для малых, так для средних и крупных офисов.

Для большинства руководителей налоговые вопросы — настоящая головная боль. Мы придумали отличный лайфхак — систему ScannerVision. Она идентифицирует документ по уникальному QR-коду, распознавая который программа отправляет файлы в заданный пункт назначения. Так, процесс коммуникации с налоговой службой становится значительно проще для всех. Мы в KYOCERA внедрили это ПО, благодаря чему стали тратить в три раза меньше времени на эти процессы. Кроме того, у каждого государственного органа существует правила оформления документов, которые СЭД учитывает. Например, при подаче налоговой отчетности в электронном виде наименование каждого документа должно содержать в себе определенные данные: формулировка названия документа, дата подачи, определенный код, распознав который СЭД переправит файл в нужный отдел.

Раньше сложно было представить, как можно отправить на печать документ с телефона или планшета, сейчас это реально. Программа Mobile Print позволяет осуществлять печать и сканирование файлов и документов с планшета или телефона.

Экофрендли тренд

По данным мониторинга экологической ситуации Мэрилендского университета, только за прошлый год на территории России было уничтожено 5,3 млн. га леса. Система электронного документооборота — один из эффективных путей заботы о планете. Все очень просто объясняется: при переходе на СЭД, во-первых, компании тратят в разы меньше бумаги, во-вторых — меньше тонера, в-третьих, сокращается количество отходов, таких как отработанные тонер-картриджи, выбрасываемые после использования. Если связь бумаги и вырубки лесов очевидна, то о вреде тонер-картриджей сегодня мало известно. Реалии таковы, что все эти части попадают на свалку и загрязняют нашу с вами планету.

Несмотря на то, что современные картриджи стали намного более экологичными, чем хотя бы 10 лет назад, полностью нивелировать их вред можно только при правильной переработке. В России нет перерабатывающих заводов по утилизации тонеров, и это большая проблема. Если разломать такой тонер-картридж, его остатки попадут в почву и воду, а оттуда — могут и в наши организмы. Поэтому снижение количества используемых картриджей — одна из приоритетных задач экофрендли бизнеса.

С внедрением системы электронного документооборота расход бумаги в офисе снижается в несколько раз. При этом вы не только оптимизируете расходы компании, но и позаботитесь об окружающей среде, что также поможет заслужить лояльность сотрудников. По данным Nielsen, 62% россиян готовы приобретать экологически чистые продукты, чтобы уменьшить негативное воздействие на окружающую среду. Высокий процент опрошенных волнует проблема утилизации использованных упаковок, это отметили 60% респондентов.

Обычно оригинальный тонер продается только в картриджах, состоящих минимум из 40 деталей, таких как туба с тонером, фотобарабан, бункер отработанного тонера, коротрон заряда барабана, редуктор, дополнительные механические узлы и т. д. Все это после израсходования красящего порошка выбрасывается на помойку. Можно только догадываться о тех тоннах деталей, которые могли бы еще служить верой и правдой в работе, но попадают на свалки. Однако для самых экофрендли бизнесов есть отличный выбор оборудования, в котором расходных материалом является только туба с тонером, а основные механические узлы встроены в сами аппараты и не требуют частой замены. Причем их можно найти в продаже в любой стране мира.

Уменьшение нагрузки на ИТ-специалистов

Во многих офисах мы можем наблюдать так называемый «зоопарк оборудования» — когда установлены принтеры и МФУ разных производителей. Это создает множество проблем для ИТ-специалистов, так как для каждой модели устройства необходимо свое ПО, кроме того — индивидуальные запчасти, на подбор которых может уйти весь рабочий день сотрудника ИТ. Каждый вендор, конечно же, выступает за то, чтобы внедрить в работу своего клиента моновендорное оборудование для упрощения его обслуживания. Это поможет ускорить абсолютно все процессы работы как при обслуживании оборудования, так и при его использовании.

Процесс подбора и заказа оборудования, настройка программ — все это отнимает время. При этом далеко не всегда печатающее устройство корректно встраивается в существующую систему ПО, установленного в компании, и приходится следить, чтобы очередной принтер или МФУ «не вылетели» из рабочего процесса. С внедрением СЭД в офисе намного меньше печатается документов, следовательно, сокращается износ техники, соответственно, реже случаются поломки и требуется замена оборудования и тонер-картриджей, так как многие процессы переходят в электронный вид и уже не требуют существования в бумажном виде.

Простота обслуживания

СЭД позволяет обеспечить обслуживание всего парка устройств одной сторонней компанией-интегратором, при этом максимально разгрузив сотрудников от оформления заявок на заказ и замену картриджей, бумаги, устранение неполадок и пр. Поставщик самостоятельно следит за состоянием техники благодаря возможности удаленного подключения к устройствам. Заказчик чаще всего даже не знает, что у него что-то заканчивается или требует замены — это существенный плюс, который не раз отмечали наши партнеры. За всем циклом следит поставщик данного решения для бизнеса, который обслуживает всю технику. В конце условленного периода, например, месяца, заказчик получает развернутый отчет: сколько было израсходовано бумаги, цветного тонера или черного, сколько появилось новых устройств, были ли поломки или задержки, насколько показатели отличаются от предыдущих периодов и т. д. Эта функция доступна в ПО Net Admin, которое позволяет получать информацию единовременно с 5000 устройств на сервер.

При взаимодействии с компанией-интегратором решения, которая обеспечивает функционирование электронного документооборота, у компании-заказчика есть единая точка отчетности. Благодаря этому не нужно настраивать и прописывать в существующее ПО каждый аппарат отдельно и следить за ним из его ПО, все будет предоставлено заказчику в виде единого отчета.

Таким образом, система электронного документооборота значительно облегчает офисную работу, помогает сэкономить финансовые средства, а также защитить окружающую среду. СЭД позволяет улучшить процесс управления документацией, снимая часть рутинных обязанностей с сотрудников.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ KYOCERA

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)