Вопросы электронного документооборота в государственных органах и предоставления гражданам онлайновых услуг в последнее время обсуждаются первыми лицами государства как самые приоритетные. Что может предложить ИТ-отрасль для решения указанных задач? Как не повторить ошибки, допущенные в ходе реализации программы “Электронная Россия” и построения электронного правительства в прошлые годы? На эти и другие темы с директором по развитию бизнеса, Content Management & Archiving, EMC Россия и СНГ Владимиром Прожогиным беседует научный редактор PC Week/RE Сергей Свинарев.

PC Week: Прошел год со времени петрозаводского совещания президиума Госсовета, на котором президент РФ Дмитрий Медведев заявил о том, что электронный документооборот в государственных органах должен быть реализован уже к 2010 г. Каковы на ваш взгляд основные проблемы на пути решения этой задачи и какие технологии для их преодоления может предложить EMC?

Владимир Прожогин: Главная проблема — это нынешний мировой экономический кризис. Но сегодня ситуация в нашей стране в какой-то степени стабилизировалась, цена на нефть находится на весьма приличном уровне, так что к концу года можно ожидать повышения активности на ниве автоматизации государственных органов.

Если же говорить о проблемах, которые не решались годами, то прежде всего следует отметить отсутствие достаточно полной законодательной базы для организации полноценного электронного документооборота. В то же время технологии для создания подобных систем уже давно разработаны. В основном они представлены в западных продуктах. Другое дело, что эти технологии нужно еще объединить в некоем решении, удовлетворяющем российским стандартам и юридическим нормам, которых в полном объеме пока еще нет.

Разумеется, понадобится и сертификация применяемых продуктов. Мы, в частности, уже занимаемся подобной сертификацией системы EMC Documentum. Единственная проблема здесь состоит в том, что для получения разрешения на применение продукта в государственных органах он должен пройти проверку в нескольких организациях (ФСТЭК, ФСБ и др.). Причем такие проверки осуществляются ими не параллельно, а поочередно, что заметно затягивает эту процедуру. С другой стороны, нам помогает то, что для сертификации в нашей стране в качестве основы используется тот же стандарт Common Criteria, по которому EMC Documentum уже сертифицирован для использования в госсекторе в целом ряде стран. Мы планируем сертифицировать платформу EMC Documentum в начале 2010 г., причем такие работы ведутся не только в России, но и в некоторых странах СНГ.

PC Week: Наряду с внутренним документооборотом должно быть обеспечено полноценное электронное взаимодействие с гражданами. Здесь особую актуальность приобретают вопросы защиты личной информации и общей информационной безопасности. Какие решения такого рода есть в арсенале EMC? Какая для этого необходима законодательная база, существует ли она в России и поддерживается ли в продуктах EMC?

В. П.: Что касается недавно вышедшего закона о персональных данных, то соответствие его требованиям должно будет автоматически подтверждаться в процессе обсуждавшейся нами сертификации. Все необходимые средства для этого в платформе EMC Documentum имеются. Кроме того, в феврале был принят закон о предоставлении доступа к информации о деятельности органов государственной власти (вступит в силу 1 января 2010 г.). Он определяет условия, при которых подобная информация должна предоставляться гражданам, и ответственность госорганов. При несоблюдении организациями этих требований гражданин может обращаться в суд. Вот почему информационные системы многих учреждений теперь потребуют новой для них функциональности.

Когда этот закон начнет работать, поток обращений граждан в различные органы и по разным каналам (обычная и электронная почта, телефонный звонок, заполнение формы на сайте) многократно вырастет, и справиться с ним старыми методами с учетом жестких требований по срокам будет просто невозможно. Здесь крайне необходимы технологии, автоматизирующие подобные процедуры.

Платформа EMC Documentum помогает решить весь спектр задач возникающих в рамках применения данного закона: сбор и обработка запросов от граждан, поиск нужной информации, подготовка и согласование ответа, гарантированная доставка ответа гражданину. В подобных задачах успешно применяется продукт EMC Captiva как отдельно, так и вместе с платформой Documentum. Здесь важно автоматизировать управление бизнес-процессами и потоками деловых процедур, их распределение между сотрудниками, назначение сроков завершения обработки запросов и контроль исполнения. В платформе EMC Documentum есть средства проектирования бизнес-процессов и движок для их исполнения. Существенно повысить производительность сотрудника за счет оперативного предоставления ему необходимой сопутствующей информации может интеллектуальная поисковая система, умеющая работать как с собственным хранилищем неструктурированных документов платформы EMC Documentum, так и с внешними архивами и БД с помощью специализированных адаптеров.

PC Week: Государство живет сегодня в условиях кризиса, а потому приходится жестко ограничивать бюджеты ИТ-проектов. Ему придется выбирать, что следует делать в первую очередь и в каком порядке реализовывать последующие этапы. Каковы ваши рекомендации в этом отношении?

В. П.: Несомненно, все организации в нынешних условиях буду тратить деньги, прежде всего на поддержку текущей операционной деятельности, проводя лишь дополнительную настройку существующих систем. Кроме того, никто не позволит сегодня для расшивки узких мест бесконтрольно раздувать штаты, а следовательно, руководителям госорганов придётся задуматься о повышении эффективности работы своих сотрудников и снижении себестоимости основных деловых процессов.

Очень помогает использование готовых прототипов для тех или иных областей применения. Один из таких прототипов, подготовленный для госсектора называется кейс-менеджмент (управление делами). Они включен в виде надстройки в платформу EMC Documentum. По сути дела кейс — это набор функций и процедур для работы с определенным объектом. Сам объект не располагается в определенной физической папке, а строится в виде набора ссылок на образующие его компоненты. Такой подход позволяет, в частности, подключать в форме ссылок внешние нормативные документы, при изменении которых не придется вносить коррективы во все архивные папки. Иными словами, мы можем отдельно управлять как электронными документами, входящими в виртуальную папку, так и самой этой папкой. Такой подход позволяет распараллеливать работу над виртуальной папкой, поручая разным сотрудникам ее обработку как единого объекта или в виде отдельных компонентов в один момент времени.

PC Week: Есть ли успешные примеры создания систем электронного документооборота и архивирования в российском госсекторе? Как их использование отразилось на эффективности работы госорганов? Какие уроки следует извлечь из этих проектов на будущее?

В. П.: Да, такие примеры есть. В частности, в администрации Пермского края для этих целей успешно используется платформа EMC Documentum. В ней работает около полутора тысяч сотрудников. Мнения граждан о ее работе можно узнать в онлайновых откликах блога губернатора Пермского края Олега Чиркунова, который он ведет в “Живом журнале”. Сам он пишет там, что “Реально работает система электронного документооборота. Да, порой еще кое-кто распечатывает документы, но это уже исключение из правил. И система контроля стала прозрачной. За январь месяц задержаны выплаты премий по двум третям органов госвласти по причине наличия в СЭДе (системе электронного документооборота) просроченных документов”. Т. е. механизмы мотивации чиновников тесно привязаны к оперативности и качеству их деятельности. В результате сроки обработки отдельных запросов граждан значительно сократились.

Если говорить об уроках, то очень важно (это касается не только проекта в администрации Пермского края), чтобы с самого начала работы заказчик хорошо представлял, что ему на самом деле необходимо, а какие функции можно и не реализовывать в полном объеме. В частности, в Пермском крае проект длился довольно долго — около двух лет, и во многом это связано с тем, что по мере развертывания системы появлялись новые задачи и рабочие процессы и уточнялись требования к ней. Если же цели проекта заказчик понимает, то не менее важно найти наиболее простой в технологическом плане путь их достижения. Умение ограничивать свои аппетиты особенно ценно именно в условиях кризиса.

PC Week: Спасибо за беседу.

Версия для печати (без изображений)