Анализ рыночной ситуации — это традиционная проблема российского сегмента систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM), вокруг которой регулярно возникают дискуссии в сообществе поставщиков и заказчиков. Сложность ее изначально определяется многогранностью, наличием большого числа cрезов для подобных исследований. Российская же специфика заключается в отсутствии признанных отраслью методик сбора и анализа информации.

Решением этой проблемы уже давно занимается DOCFLOW, проводя ежегодные опросы участников рынка и делая при этом основной акцент оценку потребностей рынка в технологиях автоматизации документооборота и необходимости их внедрения с точки зрения пользователей (в противоположность другому подходу, нацеленному на получение объемных показателей компаний — поставщиков продуктов и услуг). С прошлого года DOCFLOW решил расширить свое участие в исследовании российского рынка СЭД/ECM и принял на вооружение проверенный опыт международной ассоциации AIIM, адаптировав разработанные ими методики опросов с учетом отечественной специфики. Использование единой методики дает потенциальную возможность анализа рыночной ситуации в многолетнем разрезе, а также проводить сравнения с другими странами.

В 2009 г. опросом было охвачено около 600 респондентов — посетителей портала и мероприятий DOCFLOW. Исследование в целом касалось субъективной оценки необходимости внедрения СЭД, оценки заказчиками степени контроля над элементами ECM-среды, а также планов компаний по реализации решений, опасений в отношении новых технологий, таких как элементы Enterprise 2.0 (облачные решения, Wiki и т. д.), оценки динамики расходов и инвестиционных тенденций последнего времени.

Структура респондентов позволяет оценить интерес к теме использования СЭД разных категорий участников рынка (рис. 1). Почти треть из них относится к ИТ-поставщикам, из которой более половины занимаются предоставлением решений и услуг в сфере управления документами и информацией. Почти пятая часть опрошенных приходится на государственный сектор, причем подавляющую долю (14,4%) составляют региональные и местные организации. Среди коммерческих потребителей лидирует банковско-финансовый сектор (10,5%), за ним с небольшим отрывом идет сфера образования (9,7%). По численности сотрудников организации распределились следующим образом: до 100 человек — 28%, от 100 до 500 — 26%, от 500 до 1000 — 16,5%, свыше 1000 — 29,5%. С точки зрения персональной специализации 42% опрошенных причислили себя к лагерю ИТ-профессионалов, 22% — к специалистами по управлению документами, 16% являются руководителями отдельных направлений, 5% — топ-менеджерами компаний.

Важность эффективности управления электронными данными для долгосрочного успеха компании признается практически единодушно. “Важно и исключительно важно” — так ответило 81,7%, “не важно” — всего 2%. Ключевыми факторами влияния на решение вопросов управления документооборотом названы общее повышение эффективности работы предприятия (39,4%), соответствие законодательным и нормативным требованиям (18%) и оптимизация бизнес-процессов (14,7%). В целом значимость фактической экономии при обосновании инициатив в этой сфере оценили как высокую более двух третей опрошенных.

Для понимания организации СЭД на предприятии очень важно знать общую систему управления данными процессами. Результаты опроса показывают — в большинстве случаев сотрудники, отвечающие за электронный документооборот, подчиняются ИТ-директору или начальнику ИТ-отдела (33%), немного реже (29,5%) — непосредственно высшему руководству компании. В то же время 14,7% отметили, что у них просто нет подразделений, отвечающих за СЭД.

Таким образом, видно, что компании достаточно серьезно оценивают необходимость решения задач управления документами — лишь 12,9% респондентов сообщили, что у них не было проектов в этом направлении и они не планируются. В то же время 35,5% указали, что такие системы внедрены или внедряются сейчас на корпоративном уровне, 27,7% отметили, что подобные проекты были сделаны или делаются на уровне отделов. Почти пятая часть опрошенных сказали о планах начала серьезных проектов по управлению документами в течение ближайшего полугодия. Но все же на сегодняшний день об отсутствии СЭД на корпоративном уровне или между отделами сообщили свыше 40% респондентов.

Среди главных препятствий на пути реализации проектов по внедрению СЭД были названы высокая стоимость, необходимость решения других более актуальных технологических проблем, а также недостаток ИТ-ресурсов (рис. 2). А основные проблемы в ходе выполнения проектов — превышение запланированного бюджета, недооценка организационных проблем и технологических сложностей, а также низкий уровень поддержки со стороны пользователей (рис. 3).

Среди тех, кто уже применяет в своей работе системы управления документами, более половины считают, что окупаемость инвестиций оказалась на уровне ожидаемой и даже выше. Другой точки зрения придерживаются почти 30% опрошенных, а почти пятая часть сообщила, что ожидания в отношении окупаемости не были определены изначально. Что же касается полученной экономии времени от внедрения СЭД, то тут ожидания вполне оправдались в 90% случаев. Подавляющее большинство респондентов считает, что в целом отдача от инвестиций в СЭД находится примерно на одном уровне с другими ИТ-проектами.

Финансовые и организационные аспекты являются самыми сложными при решении вопросов управления документооборотом в организациях. Среди основных трудностей были названы обоснование инвестиций, привлечение совета директоров и сотрудников, определение требований. При выборе же СЭД решающую роль играют простота ее внедрения и использования, а также надежность (рис. 4).

Опрос показал, что одной из критичных проблем в организациях является уровень подготовки специалистов, отвечающих за внедрение и использование СЭД. На необходимость проведения обучения оптимальным методам управления документооборотом, контентом и данными указали две трети опрошенных. Другие исследования, проводимые в рамках проекта DOCFLOW, показывают, что именно недостаток знаний о технологиях ECM и навыков работы с ними является одной из причин отказа от работы с подобными системами. В то же время без универсальной систематизации представлений о функциях современных СЭД-продуктов потребителю почти невозможно разобраться в том, что ему вообще нужно из продуктов и технологий, что внедрить в первую очередь, а что может подождать.

Имея это в виду, в рамках проекта DOCFLOW в 2009 г. был запущен специальный учебный курс ECM Practitioner, разработанный ведущими мировыми экспертами по управлению корпоративным контентом из ассоциации AIIM, переведенный и адаптированный к местным реалиям. Хотя эта программа обучения только стартовала — в Москве прошло всего два занятия, уже больше 70 человек (в том числе из таких организаций, как Федеральная налоговая служба России, Министерство финансов России, мэрия Москвы, Мосэнерго, Газпром, Межрегионгаз, Газпромнефть, Альфа-Банк, “МегаФон”, РосРАО, РОСНО) прослушали программу, прошли сертификацию и дали свои положительные оценки.

Таблица 1. Согласны ли вы с приведенными ниже высказываниями о системах управления документооборотом или информационной среде предприятия?
Утверждение % ответивших
Полностью согласен Согласен Не уверен Не согласен Абсолютно не согласен
Сейчас мы бы не хотели отказаться от системы управления документооборотом и информационной средой предприятия 28,3 41,4 13,3 8,9 8,1
Сейчас мы уверены в соответствии нашей деятельности законодательным и нормативным требованиям 17,1 45,0 29,7 5,6 2,6
Она значительно улучшила нашу способность реагировать на требования заказчиков, поставщиков и партнеров 14,6 53,9 25,0 4,4 2,2
Мы совершаем меньше ошибок 12,1 57.9 21,0 5,9 3,0
Управление проектными группами сейчас значительно эффективнее 11,2 50,0 31,2 6,0 1,6
Документы и шаблоны стали чаще использоваться повторно, и нам реже приходится создавать их с нуля 21,1 52,1 17,5 6.3 3,0
Мы экономим трудовые ресурсы и увеличиваем производительность 16,6 52,7 22,3 5,6 2,8
ECM-cистема является важным элементом нашей инфраструктуры 17,7 48,5 25,1 6,8 1,9
Каждый сотрудник нашей организации осознает важность использования этой системы 25,3 8,7 51,1 10,9 4,1
Мы рассматриваем сообщения электронной почты в качестве записей нашей системы; для них у нас есть безопасное хранилище с поддержкой поиска 10,4 38,2 30,8 15,5 10,4
Наши бизнес-процессы стали более прозрачными и измеримыми 11,9 49,3 30,5 6,2 2,7

Источник: опрос DOCFLOW, 2009.

Версия для печати (без изображений)