Аббревиатура СЭД (система электронного документооборота) сейчас является практически общепринятым в российском профессиональном ИТ-языке и русском языке в целом термином для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности самого широкого круга организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами. Наряду с “СЭД” в профессиональной терминологии используются (но все реже) и другие названия в качестве синонимов или близких понятий (например, САД — система автоматизации документооборота; СУД — система управления документами; САДО — система автоматизации документационного обеспечения).

Говоря об этом термине, нужно иметь в виду, что он, по сути, обозначает три взаимосвязанных, но все же разных объективных понятия. Отметим, что на рынке нет общепризнанного определения СЭД — в частности, в Википедии только за последний год формулировка менялась несколько раз.

СЭД (основное понятие) — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации (тут речь идет о системе, обеспечивающей деятельность в конкретной организации и имеющей набор функциональности, который нужен этой организации). В российских условиях СЭД ассоциируется в первую очередь с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. И тут нужно добавить еще одно важное уточнение: такой процесс управления опирается на человеко-читаемые (в основном текстовые) документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников, необходимые к исполнению.

СЭД (СЭД-решения) — набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый СЭД-функционал). Отметим, что СЭД-средства различаются между собой по уровню “готовности” к внедрению у конкретного заказчика (необходимость в той или иной настойке имеется всегда). Нужно сказать также, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами весьма условна.

СЭД (СЭД-проект) — комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО). Подчеркнем, что такие проекты могут выполняться с использованием готовых (тиражных) СЭД-средств, создаваться на базе СЭД-платформ или разрабатываться на основе ПО общего назначения.

В плане ИТ СЭД-проект в самом общем случае включает следующие основные составные части (задачи):

  • формирование аппаратной ИТ-инфраструктуры (серверное оборудование, рабочие станции, сети);
  • приобретение лицензий на тиражное ПО. В общем случае — базовое системное ПО (ОС, СУБД и т. д.), СЭД-платформы, СЭД-средства;
  • доработка, настройка, установка СЭД-средств.

Довольно часто реализация СЭД-проекта связана с изменением или коррекцией деловых процессов организации.

Приведенное выше определение СЭД (основное понятие) представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы. При этом в формулировке IDC уточнялось, что эти документы обычно хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, поддерживаемые EDMS, включают текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. К общим возможностям EDMS относятся: создание документов, управление доступом, конвертация и обеспечение безопасности данных.

Обратим внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД-ОРД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.

В начале нынешнего десятилетия AIIM (Association for Information and Image Management, наиболее авторитетная международная отраслевая ассоциация в области управления информацией и документами) ввела в обиход новое, широко используемое и общепринятое сегодня понятие Enterprise Content Management (ECM) — управление корпоративным контентом (информационными ресурсами компании).

По формулировке AIIM, ECM — зонтичный термин, он объединяет стратегии, организационные методы и инструментальные средства, используемые для сбора, ввода, администрирования, хранения, архивирования и доставки контента, относящегося к ключевым процессам организации. Развивая понятие ECM, аналитическая компания Gartner сегодня определяет его как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации.

Здесь нужно обратить внимание на использование в этих определениях таких важных понятий, как “стратегии-методы-средства”, жизненный цикл контента и ключевые процессы организации. Ключевую роль в определении ECM играет новое слово Content, которое в русском языке не имеет еще общепризнанного перевода, но чаще всего используются термины “контент” и “информационные ресурсы (активы)”. На наш взгляд более правильным является первый вариант, поскольку в контексте проблематики ECM речь идет не обо всех информационных ресурсах организации, а лишь о тех, которые содержат сведения в человеко-понимаемом представлении (офисные документы, архивы образов, электронная почта, мультимедийные файлы и т. д.). Более того, тут можно еще добавить, что речь идет о “человеко-создаваемых” ресурсах, которые часто формируются в режиме коллективной работы.

Именно в этом, по-видимому, и заключается отличие ECM, скажем, от ERP, которые в основном имеют дело с данными, полученными в результате фиксации транзакционных операций, и предназначенными для машинной обработки.

Согласно Gartner, cредства реализации ECM (ECM-системы) состоят из приложений, могут продаваться и использоваться самостоятельно, но при этом способны (и даже должны) обеспечивать взаимодействие друг с другом. В состав этого ПО в общем случае входят компоненты, решающие следующие основные функциональные задачи:

  • управление документами (Document Management) — экспорт-импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
  • управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
  • управление записями (Records Management) или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), “управление документами” — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
  • управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
  • управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
  • управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
  • управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • документ-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместная работа пользователей с документами и поддержка проектных команд.

Из приведенных тут дефиниций складывается представление о СЭД как о некоторой части ECM, но все же оно не очень укладывается в структуру Gartner. Получается, что СЭД решает самостоятельный комплекс задач, который в той или иной степени включает вопросы управления документами, записями и потоками работ.

С таким позиционированием СЭД можно согласиться, но с одним очень серьезным уточнением. Дело в том, что ECM — это не ИТ-система, функционирующая на предприятии, а скорее концепция построения корпоративных ИТ-систем, подразумевающая формирование единого информационного пространства предприятия. Следствием данного уточнения является понимание того, что существуют два основных варианта реализации СЭД: на принципах ECM (как интегрированной части общей корпоративной системы) и не-ECM (как автономного ИТ-компонента). Именно в этой плоскости лежит ключевая характеристика используемых средств автоматизации: ECM-ориентированные и СЭД-ориентированные.

Версия для печати