Тема документооборота и управления взаимодействием — сегодня одна из самых обсуждаемых в ИТ. И если ранее авторы публикаций в основном говорили о корпоративном документообороте, то относительно новым трендом в “документооборотной” публицистике стала тема межведомственного документооборота и взаимодействия. Параллельно используются два термина — межведомственный и межкорпоративный документооборот. Часть экспертов* придерживается такой точки зрения: межведомственный документооборот может существовать только между государственными органами (G2G), а если документами обмениваются коммерческие организации (B2B), — такой документооборот называется межкорпоративным. Сразу возникает вопрос, каким термином обозначить документооборот между государственными органами и коммерческими организациями. С другой стороны, даже между государственными органами отношения возникают не только при осуществлении государственных функций, но и в рамках повседневной хозяйственной деятельности. Поэтому в контексте данной статьи документооборот между самостоятельными организациями, будь то государственные органы или коммерческие структуры, будет именоваться “межорганизационным”.

Сейчас большинство инициатив под межорганизационным электронным документооборотом и взаимодействием прежде всего подразумевают обмен электронными документами. То есть “все то же самое”, только вместо бумажного документа — электронный, вместо собственноручной подписи — ЭЦП, вместо традиционной почты — e-mail. Например, такую модель межорганизационного (в данном контексте — межведомственного) электронного документооборота (МЭДО) в федеральных органах власти содержит Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. № 754 “Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота”**. Архитектура системы МЭДО представляет собой классическую “звезду”: есть головной узел, есть узлы участников межорганизационного электронного документооборота. Головной узел и узлы участников соединяют защищенные каналы связи. Несмотря на то что это называется “взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота”, по сути такая схема — классическая реализация защищенной электронной почты. И пусть в качестве адресата и адресанта электронных сообщений в документе называются “информационные системы электронного документооборота”, в этой схеме они выступают в роли обычных почтовых ящиков.

Такая “документоцентрированная” схема вполне работоспособна для периодического взаимодействия слабо связанных субъектов. Но на самом деле взаимодействие в государственных и бизнес-средах имеет более сложный характер. На языке процессного подхода мы имеем дело со сквозными бизнес-процессами. Процесс может быть инициирован в одной организации, иметь исполнителей в других, а контролеров — в третьей. Формально взаимодействие осуществляется в виде обмена документами. Но это не должно вводить в заблуждение: обмен документами производится в рамках сквозного бизнес-процесса. Документы в этом случае содержат не все знания о процессе, значительная часть информации (подписи, даты и пр.) содержится в метаданных документов и самого бизнес-процесса. Для государственных органов примером такого сложного взаимодействия, автоматизация которого выиграла бы от применения процессного подхода, является взаимодействие в ходе оказания электронных госуслуг.

Однако подойти к процессу автоматизации своего взаимодействия системно госструктурам мешает их ведомственная разобщенность и зачастую отсутствие методологического центра, который смог бы оценить ситуацию в целом, там, где это нужно, оптимально перестроить бизнес-процессы и автоматизировать их, а не просто организовать пересылку документов из ведомства “А” в ведомство “Б”. В этом государственным органам стоит поучиться у представителей холдинговых структур, которые, без преувеличения, являются пионерами в области организации межорганизационного взаимодействия, в том числе и электронного.

В случае электронного межорганизационного взаимодействия выделяют два уровня: методический и технический. На первом из них решаются вопросы организации правового пространства, определяются процедуры взаимодействия. На техническом уровне организуется взаимодействие ECM-систем участников. Остановимся на этом аспекте более подробно.

Идея объединить корпоративные системы в единый механизм не нова. Последней реинкарнацией этой идеи является сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture, или SOA). Центральная часть SOA представляет собой корпоративную сервисную шину (Enterprise Service Bus), которая объединяет отдельные информационные системы. На рынке нет недостатка в решениях. Можно вспомнить Microsoft BizTalk, IBM WebSphere, Bea WebLogic — мощные масштабируемые промышленные системы, способные организовать обмен данными между несколькими информационными системами. Оборотная сторона медали — серьезная стоимость ESB-решений, а также необходимость содержания квалифицированных специалистов для сопровождения и развития системы взаимодействия.

С этой точки зрения более интересна идея создания специализированного решения, способного объединить ECM-системы участников и организовать сквозные бизнес-процессы, при разумной стоимости. Примером такого решения являются сервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, или DICS). DICS предназначены для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Это могут быть системы DIRECTUM, установленные в разных организациях, имеющие разные версии, разную разработку и разную настройку. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается обмен документами с ЭЦП.

Основу DICS составляют следующие элементы:

  • контроллеры DICS — маршрутизирующие узлы, обеспечивающие передачу данных из одной системы в другую. Помимо этого контроллер накапливает у себя часть передаваемой информации для быстрого подключения к нему новых систем;
  • агенты систем DIRECTUM — программы-представители DICS на стороне конечной системы. Основные задачи агента — накопление пакетов, отправка их контроллеру по расписанию, прием и накопление входящих пакетов и отправка их по расписанию в локальную систему;
  • правила экспорта и импорта пакетов — автоматические правила, определяющие порядок формирования пакетов и состав информации, включаемой в пакеты. Правила экспорта и импорта настраиваются в каждой системе, в справочнике “Правила преобразования объектов в структурированный формат”.

Сервисы, в соответствии с внутренними правилами, осуществляют передачу задач, документов и записей справочников из одной системы DIRECTUM в другую, используя возможности службы workflow, а также возможности специальных агентов и контроллеров. При этом взаимодействующие системы DIRECTUM предприятий холдинга технически полностью независимы.

На базе DICS уже реализовано несколько успешно функционирующих решений. Одно из таких решений — организация сквозных бизнес-процессов в группе компаний УРАЛХИМ. Внедрение DICS позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы.

  • Согласование приказов и распоряжений по основной деятельности, ознакомление с ними и контроль их исполнения. Приказ может быть выпущен в головной или дочерней компании и отправлен на согласование в соответствии с установленным списком рецензентов.
  • Работа со служебными записками. Автор служебной записки может быть сотрудником как головной, так и дочерней компании. После согласования в установленном порядке записка доставляется адресату, который может назначить исполнителей и контролера по данной записке.
  • Согласование договорных документов. Инициатором договора создается документ, который отправляется на согласование. Согласующие документ сотрудники также могут находиться как в головной, так и в дочерних компаниях.
  • Централизованная работа с доверенностями. Инициатор из дочерней компании готовит комплект документов. Пакет проходит предварительное согласование, после чего согласованный вариант распечатывается и подписывается генеральным директором управляющей компании.

При помощи DICS удалось сделать сквозные бизнес-процессы прозрачными для пользователей. Не остались “в накладе” и администраторы системы. Решение получилось простым в администрировании. Кроме того, архитектура DICS позволяет без существенных затрат добавлять в контур управления новые организации и новые СЭД.

По словам Дилары Киселевой, руководителя проекта от группы УРАЛХИМ, внедренное решение на базе DICS позволило реализовать принципиально иной подход к автоматизации бизнес-процессов в компании со сложной структурой: “Внедрение DICS дало возможность поддержки нескольких гибких режимов обмена данными между подразделениями, а также учета различных вариантов бизнес-процессов в зависимости от локальных регламентов. Важно, что при создании проектных решений в первую очередь были приняты во внимание все особенности взаимодействия между организациями холдинга, с учетом их иерархии и различных условий для тех или иных маршрутов. В результате полученная разработка была полностью ориентирована на потребности нашей компании. Плюс ко всему это позволило пересмотреть необходимость некоторых операций в ходе совместной работы с учетом новой, процессно-ориентированной модели”.

Руководитель проекта от компании DIRECTUM Павел Кривицкий добавляет к этому, что главным эффектом, которого удалось добиться от внедрения DICS, стало повышение удобства работы для сотрудников группы компаний: “В первую очередь заказчик ставил перед нами задачу ориентации на конечного пользователя. Поэтому предложенное решение не было направлено на перестройку существующих бизнес-процессов, а наоборот, призвано сделать более наглядным и интуитивно понятным уже налаженный механизм взаимодействия сотрудников. Как итог, во-первых, было создано единое информационное поле внутри группы компаний за счет объединения справочной информации из разрозненных источников. Во-вторых, благодаря тому, что проектное решение предусматривало максимум вариантов взаимодействия, конечному пользователю оставалось лишь выбрать нужный вариант типового маршрута или документа, что значительно упростило и ускорило автоматизируемые процессы”.

Вместо эпилога можно сказать следующее. Межорганизационный электронный документооборот — это реальность сегодняшнего дня, развитие существующего взаимодействия как в государственных органах, так и в бизнес-среде. Для того чтобы сделать МЭДО эффективным, зачастую недостаточно бывает заменить обмен бумажными документами электронным документооборотом — бóльшую эффективность дает процессный подход. Эту возможность предоставляют современные ECM-системы, по умолчанию включающие workflow-возможности. А средства организации взаимодействия ECM-систем, такие как DICS, позволяют автоматизировать сквозные бизнес-процессы, объединяющие инициаторов, исполнителей и контролеров из разных организаций, но при этом включенных в единый контур управления.

Автор статьи ИТ-аналитик, компания DIRECTUM.

Спецпроект

* Блог А. Колесова “Межведомственный и межкорпоративный документооборот. В чем разница?” ecmclub.blogspot.com/2010/02/blog-post_08.html>.

** Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 “Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота” www.rg.ru/2009/09/30/elektr-dok.html.

Версия для печати (без изображений)