Компания “Электронные офисные системы” (ЭОС) сообщила о внедрении своей СЭД “ДЕЛО” в ОАО “Центргаз”, многопрофильном инвестиционно-строительном холдинге, включающем в себя подрядные организации, которые выполняют широкий спектр работ, производства по выпуску строительных материалов и коммерческие службы. Как сообщается, для автоматизации документооборота в “Центргазе” использовалось специальное программное решение, однако по мере накопления опыта, стало понятно, что его применение вызывает затруднения в работе пользователей, а функционала самой программы недостаточно для выполнения необходимых действий с электронными документами. В частности, нарекания вызывали возможности по настройкам прав пользователей и контролю исполнения поручений. В результате было принято решение о переходе к полноценной технологической платформе электронного документооборота, среди которых была выбрана система “ДЕЛО”.

Как сообщается, внедрение этой СЭД было начато в июле 2010 г. Был проведен стандартный набор необходимых мероприятий. На первом этапе проведено обследование делопроизводства и документооборота “Центргаза”. По результатам обследования разработаны схемы движения документов от момента их создания до списания в дело на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, договоры. Далее, были выполнена инсталляция программного обеспечения и настройка соответствующих системных справочников СЭД и проведена конвертация данных из старой системы в “ДЕЛО”. Для организации своевременного извещения сотрудников о происходящих событиях в системе через электронную почту была установлена дополнительная опция “Оповещение и Уведомление”. Ее использование ускоряет и упрощает работу с документами для пользователя, и позволяет заранее отслеживать приближении сроков, связанных с исполнением поручений. Для обеспечения эффективной обработки и согласования внутренних документов внедрена опция “ЭЦП и шифрование”, обеспечивающая возможность подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. Установка подсистемы “ДЕЛО-WEB” позволила организовать доступ специалистов территориально удаленного подразделения к единой системе документооборота.

Сообщается, что в настоящее время к системе подключены руководители структурных подразделений, секретариат, департаменты и отделы компании. В перспективе развития проекта планируется обеспечить рабочими местами всех специалистов компании, участвующих в документообороте и перейти к полностью электронному документообороту.

Версия для печати