Конечно, с теоретической точки зрения любой ИТ-проект (впрочем — вообще любой проект, например в строительстве) удобнее и эффективнее выполнять с чистого листа” или по принципу “…разрушим до основанья, а затем…”. Но в реальности так чаще всего не получается, жизнь развивается эволюционно, а история однозначно свидетельствует, что, если все сносить до основанья, то оказывается что построенный “новый мир” оказывается не столь привлекательным, как это казалось до начала выполнения замыслов.

Многолетний опыт внедрения ИТ говорит, что автоматизация организаций почти всегда идет снизу вверх — на отдельных участках, в разных отделах, чаще всего децентрализованно. Потом сфера ИТ расширяется, появляются задачи интеграции разных систем. При этом предприятие встает перед проблемой сформировавшегося у него “ИТ-зоопарка” и возникает вопрос: как же развивать и расширять эту хаотичную ИТ-систему дальше? Может быть, “до основания, а потом"? А как же в этих условиях обеспечить непрерывность бизнеса? Да и будет ли такая радикальная смена ИТ-системы оптимальным решение, в том числе и с точки зрения долгосрочных перспектив развития?

Можно достаточно уверенно сказать, что именно сейчас многие органы государственного управления, особенно регионального уровня, переживают именно эту, описанную выше, фазу роста, когда нужно переходить с уровня автоматизации отдельных подразделений (многие из которых — самостоятельные юридические лица) на уровень комплексного решения задач управления. И в этом вопросе полезно познакомиться с опытом, полученным в Забайкальском крае.

Исторически так получилось, что в течение последних лет многие органы власти края решали задачи своей автоматизации практически полностью самостоятельно. И вот какой любопытный факт: почти независимым образом они выбрали в качестве средства автоматизации систему “Дело” компании ЭОС. Запускали они систему пошагово, т. е. сначала закупали минимальное количество рабочих мест для автоматизации лишь функций делопроизводства. Затем масштабировали систему до такого числа рабочих мест, чтобы можно было наладить электронный документооборот на уровне начальников подразделений. И так далее, до определенного количества участников, из соображений значимости участия сотрудника в документообороте. И все это делалось с учетом того, сколько средств из бюджета на это удавалось “выбить”. Одни запускали систему самостоятельно, другие привлекали на внедрение (обследование, настройку, установку, обучение) внешних специалистов. В итоге появилось несколько разрозненных баз регистрационных карт и электронных образов (сканов) документов, все это работало автономно. Но в какой-то момент — примерно четыре года назад — стало ясно, что дальше так работать уже нельзя, все это СЭД-хозяйство нужно объединять.

Использование СЭД “Дело” началось в Чите еще в 2004 г., пионерами в этом вопросе выступали департамент управления делами губернатора и ряд структур администрации тогда еще Читинской области (Забайкальский край был образован в 2008 г. в результате объединения области с Агинским Бурятским автономным округом). С того же времени основным внешним исполнителем всех работ по внедрению и сопровождению “Дела” в органах власти региона выступала барнаульская компания “Корпоративные системы — Консалтинг” (“КС-Консалтинг”), ключевой партнер ЭОС в Сибири.

В 2007 г. СЭД “Дело” стали использовать в аппарате управления Читинской областной думы (на выбор ПО в решающей степени повлиял опыт коллег из администрации области). В конце того же года был разработан и утвержден план мероприятий по созданию единой системы электронного документооборота органов власти Забайкальского края. Уже в рамках реализации это программы в апреле 2008 г. для администрации края дополнительно были закуплены 45 рабочих мест системы “Дело”, Web-сервер “Дело-Web” для поддержки удаленной работы, а также лицензии опции “Поточное сканирование”, предназначенной для упрощенного перевода бумажных документов в электронный вид. Плановое расширение системы и закупка лицензий продолжились и в 2009 г. Также следует отметить, что ранее в различных структурах департамента управления делами губернатора были успешно внедрены рабочие места систем “Архивное дело” (предназначена для автоматизации работы архивного фонда) и “Кадры” (система кадрового учета, предназначенная для автоматизации и оптимизации управления персоналом).

И тем не менее просто увеличивать число рабочих место и расширять функционал автономных систем, было уже явно недостаточно. Тем более что на передний край задач автоматизации выходили вопросы обеспечения межведомственного взаимодействия. Обмен документами ведомств между собой (а это огромный ежедневный поток распоряжений губернатора, письма друг другу, а также проекты документов) осуществлялся по почте (простыми или заказными письмами), курьером и пр., поскольку для государственных органов подлинником документа на данный момент считается только бумажный экземпляр с подписью и синей круглой печатью. Для ускорения принятия решений, конечно, использовался факс и электронная почта, но это была пересылка копий документов. А сам документ из одного ведомства в другое (которое физически находится через дорогу!) мог идти по три дня (что, кстати говоря, не с лучшей стороны характеризует наше почтовое ведомство). В результате получалось, что один и тот же документ мог поступить в организацию два, а то и три раза и быть неоднократно зарегистрированным. Естественно, возникала путаница, не говоря уже о дополнительных трудовых и денежных затратах, не понятна была также дальнейшая судьба этого документа: достиг ли он адресата, рассмотрен ли и т. д.

Понимание необходимости качественного улучшения всей системы электронного взаимодействия в регионе нашло отражение в принятом Читинской думой законе об “Электронном Забайкалье”, где в качестве одной из ключевых задач было определено: “обеспечение эффективного межведомственного информационного взаимодействия на основе внедрения системы межведомственного электронного документооборота, интеграции государственных информационных систем, предоставления регламентированного доступа к содержащимся в них данным и автоматизации процедур информационного обмена”.

Вскоре после принятия этого закона произошло преобразование Читинской области в Забайкальский край, с соответствующей реструктуризацией министерств, ведомств и служб. Именно в этот момент в качестве отдельного подразделения выделяется департамент информатизации и связи Забайкальского края, который в дальнейшем берет на себя роль “двигателя ИТ-прогресса” в регионе. В плане конкретного выполнения реализации закона в части использования СЭД в мае 2010 г. между департаментом и компанией “КС-Консалтинг” был заключен государственный контракт на разработку и реализацию проекта по созданию новой системы межведомственного взаимодействия органов власти и управления края.

При выполнении этого задания, вспоминает руководитель проекта со стороны исполнителя Татьяна Бурденкова, был проведен целый комплекс исследований с анализом различных вариантов реализации системы и после обсуждения с заказчиком была разработана модель межведомственного электронного документооборота на базе все той же СЭД “Дело” с предложениями по возможностям его развития в будущем. Ключевым архитектурным решением проекта стал централизованный вариант реализации единой СЭД, в котором документы всех ведомств создаются и хранятся в едином центре (общей базе данных), а адресатам в случае необходимости отправляются копии документов.

Для практической реализации проекта было приобретено 400 новых лицензий ПО “Дело”, и на первом этапе работ специалистами исполнителя была сформирована база данных, настроенная на структуру 30 региональных ведомств, заполнены справочники, предложены рекомендации по внедрению и развитию системы. Дальнейшие работы по запуску системы в эксплуатацию департамент взял на себя при технической помощи и консультациях со стороны “КС-Консалтинг”.

По мнению Татьяны Бурденковой, уникальность данного проекта (а ее компания имеет солидный опыт работы в разных регионах страны) заключается в том, что в Чите был выполнен не постепенный переход к электронному документообороту, как во многих других регионах, а реализован одновременный запуск 400 абсолютно новых рабочих мест и перевод в общую систему около 100 уже работающих. Это потребовало сведения всех настроек баз воедино, выработки общих теперь уже способов работы с документами. При этом сложность проекта определялась не только числом автоматизированных рабочих мест, но и вовлечением большого количества ведомств, совершенно разных по специфике организаций. И, кроме того, так как внедрялась кардинально новая технология работы, одной из главных проблем был тот самый человеческий фактор, о котором практически всегда говорится во всех проектах по внедрению ИТ.

Проект прошел второй этап реализации: согласно полученным рекомендациям было произведено обучение в каждом ведомстве технологов системы “Дело” — квалифицированных специалистов для индивидуальной настройки системы “Дело”, согласно потребностям внутреннего делопроизводства каждой организации, а так же для последующего консультирования пользователей. Кроме того, разрабатываются инструкции по работе пользователей, после чего будет проводиться обучение конечных пользователей. В настоящее время проект находится на третьем этапе, который подразумевает донастройку базы на внутренний документооборот ведомств и запуск системы в промышленную эксплуатацию в части пока только межведомственного обмена документами.

Выбранная модель обмена документами позволяет решить ряд вопросов, которые сейчас особо остро стоят перед органами управления края. В частности, речь идет об ускорении процесса передачи документа адресату и сведении к минимуму вероятности утери документа. Новая система позволяет реализовать совместную межведомственную работу с документами и проектами документов, обеспечить контроль исполнения выданных по документу поручений одним ведомством другому. Важным является также сокращение бумажных документов в межведомственном обороте, экономия ресурсов за счет передачи их электронных копий.

Конечным же результатом этого проекта должно стать создание единой базы документов органов исполнительной власти Забайкальского края, как предпосылки к переходу на электронный юридически значимый межведомственный документооборот с использованием электронно-цифровой подписи без дублирования документов на бумажном носителе и созданию единой системы межведомственного электронного взаимодействия ведомств региона, необходимой для построения электронного правительства.

СПЕЦПРОЕКТ

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)