В рамках требований федерального закона 94-ФЗ в 2010 г. администрацией Астрахани был объявлен открытый конкурс на выполнение работ по поставке лицензий на программный продукт и проведение работ по его внедрению, обеспечивающие комплексную автоматизацию системы документооборота и делопроизводства в аппарате администрации и подведомственных ей структурах города. В результате проведенного конкурса была выбрана система электронного документооборота "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). Победителем конкурса признан научно-производственный центр "Космос-2" (Ростов-на-Дону), официальный партнер ЭОС в Южном федеральном округе.

В администрации Астрахани подготовительные работы по внедрению СЭД были начаты в III квартале 2010 г. Основными задачами автоматизации, поставленными заказчиком, являлись: регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, переход на безбумажный документооборот с использованием электронной подписи для внутреннего документооборота, а также подготовка аналитических отчетов, позволяющих контролировать исполнительскую дисциплину, статистику по типам документов, сканирование документов и т. д. В результате обследования документопотоков между подразделениями аппарата администрации и в структурных подразделениях города была разработана схема электронного документооборота, предполагающая использование клиентских мест СЭД "ДЕЛО" и тонких клиентов "ДЕЛО-WEB". Схема автоматизации учитывала действующий регламент движения документов и технологию контроля исполнительской дисциплины. Часть лицензий были приобретены на льготных условиях миграции от ЭОС, остальные — докуплены на общих основаниях. Общее количество составило 500 лицензий.

Руководством администрации было принято решение использовать поточное сканирование при регистрации входящих документов, а при регистрации исходящих внутренних документов — электронно-цифровую подпись. На основании созданного документа обследования были начаты работы по подготовке объекта к внедрению: наполнение базовых справочников, регистрация пользователей и распределение прав по работе в системе, произведена генерация ключей для использования в системе ЭЦП, настройка всех клиентских мест, ряд подсистем и опций системы "ДЕЛО". Для получения отчетных форм использовались стандартные отчеты ЭОС. В том случае, если необходимых форм отчетностей было недостаточно, для генерации новых отчетов использовалась автоматизированная система "Отчеты для СЭД "ДЕЛО". В процессе внедрения системы и обучения пользователей были разработаны дополнительные шаблоны печати, сервисы, спроектированы и реализованы в промышленном исполнении процессы управления событиями и документами. Все работы по установке, настройке и обучению пользователей СЭД "ДЕЛО" проводились сотрудниками НПЦ "Космос-2" совместно со специалистами администрации города.

Как сообщается, в промышленную эксплуатацию система "ДЕЛО" в администрации Астрахани запущена в конце декабря 2010 г. В единую базу данных электронного документооборота включены все структурные подразделения аппарата администрации города, администрации четырех районов города, управления, комитеты, некоторые муниципальные учреждения и предприятия. Электронные документы, формируемые участниками проекта в процессе исполнения и подписываемые ЭЦП, поступают с использованием СЭД "ДЕЛО" напрямую в различные структурные подразделения через 3--5 сек. после их создания, что значительно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность движения и исполнения документов.

Версия для печати