Компания DIRECTUM объявила о завершении внедрения своего одноименного СЭД-решения в группе компаний "ПРОМИНТЕЛ Групп" (г. Казань), специализирующемся на продаже, гарантийном и послегарантийном обслуживании сельскохозяйственной, строительной и дорожной техники, грузового транспорта и запчастей. Когда было принято решение об автоматизации документооборота, была сформирована рабочая группа из специалистов проектного отдела и ключевых бизнес-пользователей "ПРОМИНТЕЛ Групп", которая остановила свой выбор на СЭД DIRECTUM, представленной компанией "Комплексные Технологии".

Внедрение DIRECTUM 4.6.1 было начато в декабре 2010-го специалистами исполнителя совместно с рабочей группой, предоставленной заказчиком. Как сообщается, процесс внедрения занял четыре месяца. На первоначальном этапе реализации проекта (декабрь 2010-го — середина января 2010 г.) разрабатывались и согласовались проектные решения, проходило обучение членов рабочей группы. Рабочая группа в свою очередь обучала рядовых пользователей (середина — конец февраля). В период с конца февраля по конец марта были внедрены базовые модули DIRECTUM, а также модули "Канцелярия", "Управление договорами" и "Управление совещаниями". Осуществлялась автоматизация конкретных задач, затрагивающих следующие участки бизнеса:

  • весь комплекс задач и процессов, связанных с договорной работой (преддоговорная работа, утверждение шаблонов типовых договоров, создание, согласование и исполнение договорных документов);
  • регистрация входящей/исходящей корреспонденции, исполнение поручений по регистрационно-контрольным карточкам;
  • вся работа по организационно-распорядительной документации;
  • организация и проведение совещаний, а также контроль исполнения решений, принятых в ходе совещаний.

Отмечается, что руководство группы компаний перешло на использование в своей повседневной практике планшетов iPad, подключенных к системе с помощью веб-доступа. Документы бумажного архива теперь заводятся в систему с помощью поточного сканера, что существенно ускоряет процесс их регистрации.

Сообщается, что на данный момент в системе работает одновременно 50 человек, в целом же автоматизацией охвачено порядка 100 сотрудников, из них 7 директоров. Руководство холдинга отмечает ощутимый эффект от нововведений — повысилась скорость согласования документов, прозрачность каждого этапа работы с ними. Максимально сократилось хождение бумажных документов.

На лето запланирован второй этап расширения функционала системы — автоматизация согласования счетов на оплату. В течение летне-осеннего периода текущего года планируется переход предприятий холдинга на версию DIRECTUM 4.7.

Версия для печати