Экспертный центр “ИНДЕКС” — ведущая организация в области строительной экспертизы, обследования и оценки собственности. За время своей активной работы с 1995 г. Центр выполнил десятки тысяч экспертиз и оценок различных объектов в России и странах ближнего зарубежья. Компания лицензирована во многих областях строительной и оценочной деятельности, имеет допуски к работам от СРО: строителей, проектировщиков, изыскателей, энергоаудиторов, оценщиков. Центр обладает необходимой материально-технической и лабораторной базой, что позволяет проводить экспертизы и исследования на самом высоком техническом и профессиональном уровне. Открыты самостоятельные, действующие на постоянной основе филиалы в 42 крупнейших городах России.

“Индекс” — динамично развивающаяся компания на своем рынке, ориентируется на жесткие мировые стандарты и высокий уровень предоставляемых услуг, что является конкурентным преимуществом Центра. В деятельности компании, исходя из специфики ее работы, возникает огромное количество взаимосвязанных процессов (договорная работа, работа с судебными делами, подготовка экспертных заключений и т. д.), которые требуют постоянного внимания и своевременного контроля.

Выбор решения

В связи со стабильным ростом числа проектов и необходимостью контролировать качество работ для поддержания уровня предоставляемых услуг для руководства Центра стала очевидной необходимость кардинального совершенствования системы обращения документов, контроля исполнительской дисциплины и хода выполнения работ.

Руководством Центра судебных и негосударственных экспертиз “ИНДЕКС” было принято решение о внедрении современной корпоративной системы электронного документооборота, которая позволила бы не только организовать электронный архив для хранения документации (в том числе конструкторской), но и формализовать и автоматизировать ряд бизнес-процессов: 

  • делопроизводство; 
  • контроль исполнительской дисциплины; 
  • договорная работа; 
  • работа с судебными делами; 
  • подготовка экспертных заключений и т. д.

В результате поиска решения была выбрана система DIRECTUM, имеющая следующие преимущества: 

  • наличие готовых технических решений; 
  • наличие проработанных методик внедрения; 
  • возможности гибкой адаптации решений.

В качестве системного интегратора выбор был сделан в пользу компании “Акелон”, генерального партнера компании DIRECTUM, обладающего значительным опытом внедрения информационных систем.

Задачи внедрения

В рамках исследования в экспертном центре “ИНДЕКС” рабочей группой исполнителя и заказчика были сформулированы основные задачи внедрения: 

  • автоматизировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами, перевести процессы делопроизводства в электронный вид;
  • повысить оперативность подготовки и согласования договорных документов, снизить вероятность потери документов; 
  • автоматизировать процессы работы с судебными делами и проведения экспертных работ; 
  • наладить контроль исполнения поручений и сроков исполнения работ по судебным делам и договорам; 
  • организовать архивное хранение документации, в том числе конструкторской; 
  • произвести интеграцию с учетной системой “1С” для связывания справочников “Контрагенты” и “Реестр договоров”, распределения платежей на договоры и судебные дела, а также сопоставления нераспределенных платежей.

На основании этих задач и анализа бизнес-процессов компании были сформулированы основные требования к системе, на базе которых сотрудниками “Акелон” было разработано техническое задание на внедрение DIRECTUM.

Решение

Для автоматизации процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами был использован стандартный функционал модуля “Канцелярия” системы DIRECTUM, реализованный в полном соответствии с ГСДОУ. Данное решение предоставило сотрудникам секретариата весь требуемый функционал, позволило эффективно работать с документами и быстро формировать отчетность.

Решение задачи управления договорными документами было основано на функционале модуля “Управление договорами” системы DIRECTUM, который был адаптирован к потребностям бизнеса заказчика. Все справочники модуля были модифицированы, а также полностью переработан основной справочник “Договоры” и создан ряд новых компонентов. Для рассылки уведомлений о назначенных работах по договорам, о просроченных платежах и возникновении задолженности были созданы специализированные сценарии.

Для управления судебными делами было разработано специализированное решение “Управление судебными делами”.

Оба эти решения позволили вести реестры договоров и судебных дел, контролировать своевременное исполнение работ, фиксировать местонахождение документов по проектам, а также вести учет платежей и задолженности. Система DIRECTUM частично заменила функции учетной системы и позволила сделать учет прихода средств по договорам и судебным делам прозрачным и понятным, появилась возможность построения отчетов по всем платежам в различных разрезах для всестороннего анализа.

В начале проекта предполагалась интеграция DIRECTUM и системы “1С:Предприятие 7.7”, но в ходе его реализации уже на этапе опытной эксплуатации заказчик принял решение о переходе на “1С:Предприятие 8.2”, для чего потребовалось провести ряд дополнительных работ. Были созданы механизмы связывания записей справочников “Контрагенты” и “Реестр договоров” с соответствующими записями справочников DIRECTUM, а также механизмы распределения и сопоставления платежей из “1С:Предприятия 8.2” на договора и судебные дела.

Не менее важным этапом проекта стало обучение пользователей. Для нескольких сотрудников были проведены полные учебные курсы по работе с базовыми модулями системы DIRECTUM, модулем “Канцелярия” и модулем “Управление договорами”. Все сотрудники компании прошли обучение основным принципам работы с системой DIRECTUM. Также было проведено ознакомление сотрудников с решениями по судебным делам и по договорам для максимально эффективного их использования.

Результаты и перспективы внедрения

Система DIRECTUM была развернута на рабочих местах всех сотрудников и с начала февраля 2011 г. запущена в промышленную эксплуатацию.

В результате внедрения системы DIRECTUM в экспертном центре “ИНДЕКС” процессы управления договорами и судебными делам стали более прозрачными и контролируемыми для руководства за счет автоматизированного контроля сроков проведения работ по ним и использования средств мониторинга. Повысилась исполнительская дисциплина, стало возможным отслеживать местонахождение бумажных документов и контролировать необходимость их возврата от контрагента.

“Благодаря внедрению DIRECTUM в нашей компании у сотрудников появилась возможность работать в общем информационном пространстве, улучшилось взаимодействие между отделами, — рассказал Сергей Волощук, генеральный директор Экспертного центра “ИНДЕКС”. — Существенно упростилась работа с договорными документами и с документацией по судебным делам, руководителям отделов стало намного проще отслеживать ход выполнения работ и контролировать сроки.

Внедрение системы позволило организовать архив, обозначить зоны ответственности сотрудников за хранение документов. Очень удобно, что теперь есть возможность оперативно получить доступ к любому документу, а также посмотреть информацию о том, кто из сотрудников компании работал с ним”.

Центр судебных и негосударственных экспертиз “ИНДЕКС” планирует поддерживать и развивать систему DIRECTUM. Среди перспектив развития — подключение к системе всех филиалов, что позволит улучшить взаимодействие с ними, а также своевременно получать актуальную информацию, накапливать общую базу знаний компании.

Также планируется разработка и внедрение сложных типовых маршрутов для сквозной автоматизации процессов управления судебными делами и договорами. Это позволит формализовать процессы управления судебными делами и договорами и объединить все отдельные действия, выполняемые в рамках работ по судебному делу либо по договору, в единый процесс.

Данная разработка обеспечит полную прозрачность и управляемость процесса, контроль сроков исполнения каждой из поставленных задач, позволит оценить эффективность каждого сотрудника.

Также в Центре планируется активно использовать технологию RapID для быстрой идентификации документов при помощи штрих-кодов.

СПЕЦПРОЕКТ

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)