Начнем с констатации такого факта: продвижение ИТ-средств в сферу автоматизации управления документами идет совсем не такими быстрыми темпами, как этого хотелось бы и как это виделось еще несколько лет назад. Но сказав эту фразу, нужно уточнить, что имеется в виду под “документами”. Сделать это (уточнить) очень непросто, может быть, даже невозможно. Дело в том, что сколь-нибудь единого понимания “что такое документ?” в российском профессиональном сообществе (имея в виду и документоведов, и ИТ-специалистов) нет. В подтверждение данного тезиса можно хотя бы сослаться на то, что на протяжении уже многих лет этот вопрос вызывает порой весьма ожесточенные дискуссии, которые заканчивают тем, что стороны остаются при своем мнении.

Чтобы сейчас не пытаться “объять необъятное”, ограничим сферу обсуждения проблематикой организационно-распорядительного документооборота (ОРД), который также можно назвать другими терминами — делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ). То есть тем кругом вопросов, которые решаются средствами, именуемые системами электронного документооборота (СЭД).

От бумаги уйти не удается

Не будет большой ошибкой сказать, что история СЭД в России насчитывает примерно 20 лет: все началось со старта широкой компьютеризации страны в начале 1990-х. Да, были и до того примеры использования ЭВМ для автоматизации канцелярии, но все же это были скорее уникальные проекты типа “автоматизация Общего отдела ЦК КПСС”. Так вот если оглянуться на пройденный за эти 20 лет путь, то можно увидеть, что достижения тут совсем не там велики. Чтобы понять это, можно посмотреть на уровни проникновения ИТ в сферу учетных задач (ERP) и ОРД-СЭД, история автоматизации которых началась примерно в одно время. ОРД-СЭД явно отстает.

Довольно условно, но в целом верно можно оценивать уровень проникновения ИТ по уровню “безбумажности” процессов, проще говоря — по замене бумажных документов электронными. Хотя тут нужно четко определиться: целью автоматизации является не замена “бумаги” на “электронику” как таковую. Цель — повышение эффективности деловых процессов, деятельности предприятия в целом, сокращение расходов, повышение производительности труда и качества принимаемых решений… Но вполне очевидно, что решение этих целевых задач связано с переходом на электронные методы работы с документами, на более широкое использование ИТ, а также с переводом самих документов в электронный вид.

Проблема же развития СЭД заключается в том, что до сих пор основные усилия тут были связаны с использованием ИТ для управления традиционным бумажным документооборотом, а не с переходом на работу с электронными документами, на “безбумажную” работу. И в этом плане термин “электронный документооборот” не должен вводить в заблуждение: довольно часто (или даже чаще всего) он означает использование электронных методов управления бумажными документами либо, в лучшем случае, применение в работе электронных копий бумажных документов.

О таком реальном положении дел в СЭД-отрасли известно давно, но внешне ситуация была не очень заметна, пока речь шла об автоматизации внутреннего документооборота организаций. С постановкой задачи автоматизации межведомственного документооборота проблема отсутствия реального оборота именно электронных документов обозначилась со всей своей очевидностью.

Причины не очень значительного прогресса в деле автоматизации ОРД обсуждают в экспертном сообществе также уже не первый год. И здесь большинство аналитиков четко указывает: вместо перехода на качественно новые методы работы с документами мы по-прежнему ориентируемся (и на это нас ориентируют нормативно-законодательные акты, в том числе относительно недавние) на использование традиционных методов работы с бумажными документами.

Почему же так происходит?

Как мне кажется, ответ на этот вопрос очень точно сформулировал заместитель директора департамента делопроизводства и архива Правительства РФ Сергей Жук в своем выступлении на весенней конференции “Инфодокум 2011”*: “Первая и фундаментальная проблема — необходимость и утверждение в виде стандарта детально специфицированной модели электронного документа. В настоящее время, несмотря на широкое употребление этого термина, в том числе в нормативно-правовых актах, с сожалением приходится констатировать, что четкого понимания и однозначной интерпретации данного термина нет. Следствием этого является то, что все нормативные документы в области делопроизводства и документооборота явно или неявно ориентированы на работу с бумажными документами. Попытка применить их к электронному документообороту сразу вызывает массу вопросов”.

С таким диагнозом можно только согласиться, но только с одной серьезной поправкой: речь должна идти не об электронном документе, а о понятии “документ” в целом, для которого “бумажный” и “электронный” будут лишь частными случаями более общего понятия. Дело в том, что как только мы начинаем использовать термин “электронный”, то тем самым как бы автоматически признаем его неполноценность, подчиненность по отношению к бумажному.

Говоря о вопросах автоматизации документооборота, нужно посмотреть на проблему с более общих позиций и понять, что человечество в связи с широким применением ИТ и современных средств коммуникаций переживает серьезную технологическую революцию, которая неминуемо требует переосмысления многих фундаментальных, казалось бы, незыблемых основ. Возможно, это будет даже не очень большим преувеличением, но то, что происходит сейчас в сфере документоведения, можно сравнить с “кризисом физики” на рубеже XIX и XX веков. Именно тогда стала очевидна ограниченность существовавших к тому моменту представлений о мире на основе законов классической физики, и для движения вперед потребовалось создание квантовой теории и теории относительности, а для философии — переосмысления понятия “материя”.

Проблема базового понятия

Как уже отмечалось, четкого понимания термина “электронный документ”, в том числе в нормативно-правовых актах, нет. Но можно утверждать, что в основе сегодняшних представлений (в разных формулировках) лежит вот такая формулировка, зафиксированная, в частности, в Википедии в статье “Документы”:

“Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве”.

Определение это взято из Большой Советской Энциклопедии (третье, последнее издание ее было завершено в 1978 г.), но именно этот базовый постулат “Документ = материальный объект” лежит в основе наших сегодняшних представлений о документе, в том числе электронном. Вот, например, что говорится в федеральном законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (149-ФЗ, 27.06.2006):

  • “документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация… ”
  • “электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме…”

Приведенные тут выдержки полны откровенной тавтологии (ее в тексте закона много и в других местах), которая сама по себе отражает то, что авторы формулировок столкнулись с проблемами в понимании термина. Но выводом из всех этих запутанных текстов является то, что электронный документ также ассоциируется с материальным объектом, в данном случае – с носителем электронной информации.

Тут нужно сделать еще одно важное замечание: используемый термин “электронный” является очень условным и с методической точки зрения неверным, не отражающим суть явления. Почти таким же условным, как, например, в словосочетании “электронное правительство”, где “электронный” отнюдь не означает представление руководства страны в виде элементарных физических частиц, а призвано показать некоторые новые принципы взаимодействия общества с органами власти.

Именно поэтому в последнее десятилетие в зарубежной литературе все чаще используется более правильное определение “цифровой” (например, “цифровые активы”, digital assets), в котором акцент перенесен с формы на содержание. Хотя, наверное, еще более правильным было бы использование слова “компьютерный” (характер обработки информации).

Парадоксы, связанные с попытками “материализации”, очень хорошо видны на примере проекта № 559740-5 Федерального закона “О внесении изменений в Уголовный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации”:

“Под компьютерной информацией понимаются сведения (сообщения, данные), представленные в форме электрических сигналов, независимо от средств их хранения, обработки и передачи”.

Такая формулировка у людей, знакомых с общей физикой, может вызвать лишь недоумение, хотя бы потому, что сведения на магнитном диске, а тем более на оптическом диске под эту формулировку не попадают вовсе.

Привязка понятия “документ” к материальному носителю в “электронном” варианте приводит к целому ряду серьезных проблем (в том числе в плане создания нормативной базы), среди которых особо нужно выделить неразрешенность одной из ключевых задач документоведения, а именно — долгосрочного хранения архивных документов. При этом в качестве довода о невозможности использования электронных документов в архивном деле приводятся два основных тезиса:

  • принципиальная невозможность их длительного хранения (срок годности, например, магнитной ленты меньше, чем бумаги);
  • чрезмерный рост затрат на хранение. 

Этими доводами часто оперируют многие эксперты-документоведы, в том числе и Сергей Жук: “Для работы с архивами электронных документов требуются значительно более сложные [по сравнению с бумажными] инфраструктура средства”. Конечно, если под словом “сложные” понимается “современные и высокотехнологичные”, то с этим можно только согласиться. Но, к сожалению, сегодня в значительной части общественного сознания, “сложное” воспринимается как “дорогое и ненадежное”. А это представление совершенно не соответствует действительности, относится к типичным мифам об ИТ на начальной стадии их освоения.

Что же делать?

Ответ достаточно очевиден. Для этого нужно просто вспомнить, что документы нужны для передачи информации, а не материального объекта. Вспомнить, что материальный объект (например, бумага) является лишь средством передачи (в данном случае фиксации) информации. Что уже давно появились другие средства, которые давно не вписываются в наши традиционные “материальные” представления.

Короче говоря, нужно отказаться от привязки документа к материальному объекту, перенести наконец-то понимание проблемы с формы на содержание и сформулировать базовый термин примерно так:

Документ — информационный объект, содержащий сведения в зафиксированном виде и специально предназначенный для их передачи во времени и пространстве.

Имея при этом в виду, что “материальный объект” — это лишь частный случай “информационного”.

Но заменой одного слова на другое тут, конечно, не обойтись. И здесь опять хотелось бы обратиться к точной формулировке Сергея Жука: нужна “детально специфицированная модель документа”. Детальная спецификация требует, разумеется, более серьезной проработки вопроса. Но первый шаг в определении мы уже сделали — ушли от банального понимания материи. СНОСКА

*В развернутом виде он изложил эти тезисы также в октябре 2011 г. на конференции “Электронный документооборот”.

Версия для печати