У любой деловой бумаги должны быть ноги — это старая добрая бюрократическая истина. Добавим от себя: а на ногах — сказочные сапоги-скороходы, потому что порой, чтобы обойти все кабинеты, где сидят ответственные лица, и собрать их подписи, нужно намотать на спидометр не один километр. К любым государственным структурам в любой части света эта истина, увы, имеет самое прямое отношение. Проблемы с оперативным согласованием документов были и в ОАО “Головной институт ВНИПИЭТ” (“Восточно-европейский головной научно-исследовательский и проектный институт энергетических технологий”, далее — ГИ ВНИПИЭТ) — подписывание некоторых документов всеми ответственными лицами занимала порой до двух месяцев. В результате внедрения системы электронного документооборота на базе “1С: Документооборот 8” максимальный срок согласования сократился до пяти дней, причем число ответственных лиц осталось прежним. За счет чего же тогда удалось столь кардинально изменить организацию согласования? Только ли за счет внедрения системы? И почему до этого согласование в рамках одной структуры было таким длительным?

“Процедура согласования документов до внедрения системы не была регламентированной, — пояснила Светлана Протасова, помощник генерального директора ГИ ВНИПИЭТ. — Также не было должным образом организованной системы учета контроля исполнения поручений, в том числе и поручений по согласованию. Наряду с отменой бумажного документооборота мы регламентировали локальными нормативными актами время и очередность согласования документов. Система “1С: Документооборот 8 КОРП” стала инструментом для реализации бизнес-процессов, заявленных в данных документах”.

Кроме того, добавила Светлана Протасова, был введен модуль по контролю за исполнительской дисциплиной (исполнением поручений), так что теперь выплата годового бонуса сотрудников института напрямую зависят от результатов исполнительской дисциплины.

Таким образом, очевидно, что сработали сразу три положительных фактора — правильная регламентация организационных процессов внутренними нормативными документами, автоматизация системы документооборота на базе многофункционального и уже многократно апробированного рынком решения и запуск механизма экономического стимулирования исполнительской дисциплины.

Чтобы оценить сложность решения задачи оптимизации документооборота, необходимо рассказать, что представляет собой ГИ ВНИПИЭТ как организационная структура. ГИ ВНИПИЭТ является многопрофильной организацией, выполняющей большой объем уникальных проектных, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области создания новейших ядерных технологий, объектов атомной промышленности, энергетики и ядерно-оружейного комплекса. Организация насчитывает порядка 1500 сотрудников, работающих в пяти производственных подразделениях и административно-управленческих службах. До проекта внедрения системы от “1С: Документооборот” все делопроизводство на предприятии было бумажным. В 2010 г. фактически ручным способом было обработано порядка 69 тыс. документов. Очевидно, что это достаточно внушительный поток внешней и внутренней документации, требующий оптимизации процесса согласования, строгого контроля сроков исполнения договоров и разумеется — надежного и безопасного хранения.

Поскольку в институте уже была установлена конфигурация “1С: Управление производственным предприятием 8”, выбор системы документооборота от компании “1С” выглядит вполне логичным. Представитель ГИ “ВНИПИЭТ” отметила, что в пользу системы “1С: Документооборот” была также ее гибкость, самая низкая цена (из всех систем, предложенных институту) и, что тоже немаловажно, оперативность внедрения. Что касается исполнителя проекта, то рассматривалось несколько вариантов, но в итоге внедрением занялось петербургское подразделение компании “1С:Бухучет и Торговля” (БИТ). Как пояснила Светлана Протасова, компания-исполнитель выбиралась в соответствии с требованиями единого отраслевого стандарта закупок госкорпорации “Росатом” (вышестоящая организация ГИ ВНИПИЭТ) по следующим критериям: наличие у исполнителя собственной учебно-методической базы подготовки, самое большое количество завершенных проектов по внедрению продукта “1С: Документооборот 8” на других предприятиях, низкая цена услуг и оперативные сроки внедрения системы.

Техническое задание разрабатывалось ГИ ВНИПИЭТ самостоятельно, причем являлось неотъемлемой частью договора с компанией-исполнителем (в процессе согласования договора оговаривалось и техническое задание). Специалистами заказчика была разработана так называемая функциональная спецификация системы электронного документооборота, в которой были прописаны схемы прохождения документов и карты бизнес-процессов.

Поскольку новая система документооборота требовала формата платформы “1С: Предприятие 8.2”, одной из задач, поставленных в ТЗ перед исполнителем, была конвертация базы данных работающей в компании “1С: Управление производственным предприятием 8” в требуемый формат. В числе других поставленных задач — необходимость представления схем моделей бизнес-процессов по работе с документами в программном продукте “1С: Документооборот 8 ”, доработка типовой конфигурации по утвержденному заказчиком списку и, конечно, обучение сотрудников института — пользователей системы. В части настройки функционала системы под требования заказчика, было осуществлено две доработки, цель которых — оптимизация системы контроля за исполнением поручений директора и вышестоящих организаций. А именно: в группе объекта “Документы и отчеты” произведена доработка по “Результату исполнения” (в виде создания ссылок на внутренние документы и список файлов), в группе объекта “Бизнес-процессы и задачи” — по обязательному заполнению полей “Комментарий” и “Результат исполнения”.

Проект внедрения стартовал в июля прошлого года и уже в начале августа был запущен в опытную эксплуатацию, в процессе которой и проходило обучение пользователей.

“Серьёзную поддержку нам оказали молодые специалисты института. Для облегчения процесса адаптации к системе, мы разработали специальные видеоинструкции, основанные на методических материалах заказчика” — отметил Алексей Васьков, руководитель проекта со стороны компании-исполнителя.

“Силами сотрудников нашей организации были разработаны детальные инструкции в виде скриншотов. — уточнила Светлана Протасова. — На основе наших инструкций в БИТ были разработаны видеоинструкции по бизнес-процессам “Согласование приказов” и “Согласование договоров»”.

В целом, по оценке представителя ГИ ВНИПИЭТ, освоение новой системы документооборота проходило “в тяжелом для экспертов режиме, но безболезненно для пользователей” (средний возраст пользователей — 47 лет, опыт работы с автоматизированными системами документооборота отсутствовал). Десять рабочих дней в соответствии с утвержденными программами и списками обучающихся представители компании-исполнителя проводили инструктажи по пользованию системой. Потом в течение трех месяцев опытной эксплуатации проводились еженедельные консультации и ежедневные ответы на вопросы пользователей.

В числе проблем, с которыми столкнулся институт как заказчик в процессе реализации проекта, Светлана Протасова отметила то, что “разработчиком “1С” должным образом не реализованы права ограничения доступа” пользователей. Замечания были устранены с выходом новой версии платформы “1С: Управление производственным предприятием” 8.2. Промышленная эксплуатация системы началась 1 ноября 2011 г.

В результате осуществления проекта, констатировала Светлана Протасова, увеличилась производительность труда, улучшилось качество исполнения коллективных задач. В системе теперь могут одновременно работать 500 пользователей, что позволяет сотрудникам оперативно решать спорные и текущие вопросы. Удалось ликвидировать риск утери и облегчить поиск необходимых документов. Руководство получило удобный инструмент для контроля исполнительской дисциплины, в частности сроков исполнения документов и договоров. В случае смещения сроков выполнения (например, внутреннего распоряжения) сотрудник вносит необходимые изменения в документе по датам и оставляет поясняющие комментарии. Руководитель видит эти изменения и комментарий исполнителя и дальше действует уже в зависимости от ситуации.

“В рамках проекта мы значительно усилили техническое обеспечение бизнес-процессов, — подтвердил Алексей Васьков. — Это усиление добавило прозрачности для владельцев, сократив их трудозатраты на определение текущего состояния документов и выработку действий по управлению их движением”.

В результате внедрения автоматизированной системы документооборота согласование документов в институте ускорилось на порядок и такого результата удалось достичь в первую очередь за счет оптимизации маршрута согласования (количество согласующих лиц не изменилось), а также его диверсификации. Один документ необходимо согласовать срочно, в течение дня, а другой может подождать — от этого зависит и его путь в системе. Если документ необходимо согласовать за один день, то в новой системе документооборота он доставляется всем ключевым сотрудникам одновременно. Если время ждет — документ согласуется по очереди, в рамках установленного на предприятии порядка. В системе ведется обратный отсчет времени, отведенного на данную процедуру.

Что касается текущих параметров системы, то на конец января 2012 г. ГИ ВНИПИЭТ закуплено 500 клиентских лицензий, в течение рабочего дня в системе обрабатывается порядка 250 документов (входящих, исходящих и внутренних), а объем базы данных (система реализована на СУБД MS SQL) составляет порядка 18,5 тыс. документов. Техническое и административное обслуживание системы производится силами сотрудников института.

Очевидно, что основные поставленные задачи были решены и цели проекта достигнуты, так что проект можно считать успешным.

Версия для печати