Расширение роли ИТ в деятельности органов государственной власти — задача весьма непростая. И хотя она уже в течение нескольких последних лет находится в фокусе внимания руководства страны, процесс идет не так быстро, как хотелось бы. Именно поэтому весьма полезен опыт организаций, которым удалось реально внедрить то или иное ИТ-решение. Один из последних примеров — проект создания автоматизированной информационной системы электронного документооборота (АИС ЭДО) в многофункциональном центре (МФЦ), организованном на базе Санкт-Петербургского государственного бюджетного учреждения (СПб ГбУ) “Центр развития и поддержки предпринимательства”. С конца 2011 г. МФЦ осуществляет прием документов у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей города, а также проводит консультирование по вопросам предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга.

Проект реализуется совместными усилиями питерских компаний “Бюро экспертных решений” и “СБС-Инфо” на базе продукта “1С:Документооборот 8 КОРП”, к настоящему времени завершен его первый этап.

Необходимость автоматизации

В основу работы МФЦ заложен принцип “одного окна”, который предполагает исключение или максимально возможное ограничение участия заявителя в процессах сбора различных справок и документов, необходимых для получения той или иной государственной услуги. Данный принцип также обеспечивает прозрачное и контролируемое прохождение документов на всех этапах предоставления госуслуг.

Основными факторами, побудившими МФЦ к реализации проекта, стали сложность бизнес-процессов, наличие множества правил и регламентированных списков документов, требуемых для получения разных видов услуг, необходимость контролировать весть процесс прохождения документов от их приема и до выдачи результирующих справок и лицензий.

Проведенное предпроектное обследование выявило отсутствие единого хранилища документов и неэффективность системы их поиска. Помимо этого имело место дублирование документов и их версий, а сама обработка документов занимала длительное время.

Проанализировав ситуацию, руководство Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли (КЭРППиТ) Санкт-Петербурга в конце 2010 г. приняло решение о внедрении СЭД. Для этого было создано отдельное подведомственное учреждение — СПБ ГбУ “Центр развития и поддержки предпринимательства”, одним из видов деятельности которого являлось обеспечение работы МФЦ.

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт “1С: Документооборот 8 КОРП” на базе платформы “1С:Предприятие 8.2z”. Как рассказал начальник отдела технического и программного обеспечения Санкт-Петербургского государственного бюджетного учреждения “Центр развития и поддержки предпринимательства” Константин Абросимов, выбор был сделан на основе анализа систем документооборота, имеющих сегодня наибольшее распространение в России. Основными критериями выбора стали стоимость разработки информационной системы под существующие государственные задачи, стоимость сопровождения этой системы, а также стоимость базового ПО и пользовательских лицензий. Дополнительным преимуществом явилось наличие в базовой конфигурации стандартизированных решений для построения систем документооборота.

“Программный продукт фирмы “1С” по своим заявленным возможностям ни в чём не уступает зарубежным аналогам, а его цена является конкурентоспособной по всем критериям”, — пояснил г-н Абросимов. При этом “1С: Документооборот 8 КОРП” позволял МФЦ решать большинство задач без проведения крупных программных доработок существующего функционала.

К числу других достоинств “1С: Документооборот 8 КОРП” генеральный директор компаний “Бюро экспертных решений” и “СБС-Инфо” Александр Суворов относит тот факт, что данный продукт совсем недавно вышел на рынок и поэтому имеет все необходимые инструменты для интеграции с региональной системой межведомственного оборота (РСМЭВ), веб-сервисы и интеграцию с портальными частями сайтов. Кроме того, платформа “1С:Предприятие 8.2z” прошла процедуры сертификации Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) на соответствие требованиям по защите от несанкционированного доступа к информации и позволяет работать с персональными данными в защищенном режиме, что является необходимым условием для предоставления государственных услуг.

Основные вехи проекта

Реализация проекта велась на основе стандартных рекомендаций фирмы “1С” по внедрению программных продуктов. По результатам проведенного конкурса подрядчик проекта стал тандем из двух питерских компаний — “Бюро экспертных решений” и “СБС-Инфо”, который продемонстрировал наличие необходимых компетенций для работы с программными продуктами “1С”, в частности с “1С: Документооборот 8 КОРП”.

Кроме того, важную роль в проекте играли специалисты КЭРППиТ, предоставляющие информацию по правилам оказания государственных услуг, на основании которой производилось бизнес-процессирование и формирование электронных регламентов. Наиболее же ответственная часть работы, по мнению Александра Суворова, выпала на долю ИТ-специалистов СПб ГбУ “Центр развития и поддержки предпринимательства”, которые проводили тестирование программного продукта и получали обратную связь от сотрудников МФЦ. Занимая промежуточное положение между исполнителем работ и заказчиком, им приходилось “разруливать” все возникающие конфликтные ситуации.

Работы по внедрению АИС ЭДО велись поэтапно. Сначала был произведен анализ действующих процессов документооборота в органах исполнительной власти Санкт-Петербурга, изучены вопросы электронного взаимодействия как между органами исполнительной власти, так и внутри органов власти, а также процессы и административные регламенты оказания государственных услуг.

Александр Суворов обратил внимание на то, что документооборот коммерческой структуры в корне отличается от документооборота многофункционального центра, занимающегося предоставлением государственных услуг в электронном виде: “Существенные различия заключаются как в самих процессах обработки документов, так и в их количестве и типах документов. К тому же не надо забывать, что предоставление госуслуги может вызывать транзакции межведомственного взаимодействия, когда один государственный орган запрашивает у другого дополнительную информацию”.

На основе информации, полученной в ходе анализа, были подготовлены процессные и сутевые регламенты действующих процедур документооборота. После согласования административных регламентов, основывающихся на положениях законодательных актов правительства РФ и Санкт-Петербурга, были разработаны необходимые алгоритмы процессов и произведена адаптация программного кода базовой конфигурации “1С:Документооборот 8 КОРП” в соответствии со специфическими требованиями МФЦ к взаимодействию с органами государственной власти. В частности, были изменены механизмы передачи документов, разработаны отчеты по отслеживанию изменений состояний документов, а также был добавлен новый объект “Реестр передачи документов”, позволяющий фиксировать факты передачи документов между внутренними подразделениями и исполнительными органами государственной власти.

Но наибольший объем доработок, по словам Александра Суворова, лежал в области эргономики, что потребовало изменения практически всех рабочих интерфейсов. Так, подрядчику пришлось заниматься оптимизацией работы операторов, поскольку те должны действовать очень быстро, совершать минимальное количество движений мышью и по возможности не совершать ошибок.

Основные сложности, возникающие в ходе работ, с точки зрения Константина Абросимова, были связаны с тем, что в ряде случаев у представителей органов исполнительной власти, с которыми требовалось взаимодействовать в ходе проекта, не было необходимой мотивации. При существующем уровне загрузки чиновников дополнительная работа, связанная с предоставлением необходимой информации, передачей в МФЦ прав приема документов, ведением в переходный период электронного документооборота параллельно с бумажным, не всегда воспринималась ими “на ура”, необходимо было преодолевать психологический барьер.

Кроме того, за время проектирования системы часть госуслуг изменилась, появились новые, некоторые были исключены, все это приводило к постоянному изменению содержания работ, сбивке и затягиванию сроков его выполнения.

Дополнительные сложности также создает низкая квалификация персонала при работе с ПК, в частности в электронными документами. “Современное Российское государство быстро развивается, что вызывает необходимость ускорения процессов управления с использованием новейших разработок в области ИТ для качественной и быстрой обработки информации, а также наличия необходимых навыков у сотрудников государственных учреждений для работы с постоянно обновляющимися информационными системами, — сказал Константин Абросимов. — Однако таких навыков у специалистов госучреждений не всегда хватает. Поэтому в ходе ИТ-проектов приходится очень много времени тратить на повышение профессионального уровня сотрудников и их обучение, что в условиях быстрого роста количества решаемых задач не всегда удается делать качественно и своевременно”.

В целом же г-н Абросимов считает, что в основе всех трудностей при внедрении систем документооборота в органах лежат недостатки законодательства, не позволяющего в полной мере реализовывать проекты с использованием средств вычислительной техники, доступных линий коммуникаций и связи. Основой для большинства документов до сих пор является бумажный носитель, а не электронный документ. Значительную часть проблем удается решить исключительно за счет человеческих взаимоотношений с применением методов убеждения и простой логики.

Первые результаты

В результате выполнения первого этапа проекта заказчик получил простую и прозрачную систему, обеспечивающую учет и хранение большого числа поступающих документов — более 300 в день. При этом реализована возможность обработки входящих документов по 30 государственным услугам с возможностью расширения их перечня, а также организован контроль прохождения документов по маршрутам обработки.

Говоря о факторах, необходимых для достижения поставленных задач, Константин Абросимов в первую очередь называет достижение взаимного понимания целей, задач и методов реализации проекта исполнителем и заказчиком. Помимо этого в государственных учреждениях в отличие от коммерческих структур скорость принятия решений и реализации ИТ-проектов зависит от наличия современных нормативных актов правительства РФ и необходимых финансовых средств в бюджете субъектов РФ. Но самым главным фактором успешной работы по проекту он считает наличие сильной воли и желания у исполнительной власти города и страны решать вопросы, связанные с развитием и оптимизацией процессов документооборота, а кроме того, привлечение для решения этой задачи средств вычислительной техники и современных технологий в более крупных масштабах.

В рамках реализации второго этапа проекта предполагаются расширение функционала системы и круга решаемых задач, внедрение механизма ЭЦП, использование веб-технологий для организации работы служащих в рамках одного учреждения, а также интеграция с действующими в городе информационными системами и системами федерального значения, в частности планируется обеспечить обмен электронными документами с федеральными и региональными системами ЭДО.

С точки зрения Константина Абросимова, государственные органы справедливо выбирают политику постепенного обновления своей деятельности. Так что для данного проекта он считает наиболее оптимальным план постепенного освоения имеющегося в системе функционала в рамках МФЦ, постепенное его развитие, а далее, по мере анализа работы системы и ее доработки под нужды учреждения, можно будет говорить о масштабировании и адаптации системы, переносе ее в другие органы государственной власти Санкт-Петербурга и другие регионы РФ.

Версия для печати (без изображений)