За последние несколько лет мобильные устройства окончательно утвердились в статусе обязательного и необходимого инструмента для ежедневной работы. По различным данным, объемы продаж планшетных компьютеров сравнялись или же превысили соответствующие показатели для ноутбуков. Внедрение инструментов для мобильной работы позволяет, при правильном использовании, значительно повысить скорость обмена информацией и эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.
Одной из наиболее востребованных областей применения мобильных устройств ожидаемо стала мобильная работа с системами электронного документооборота (СЭД), на вопросах обеспечения которой, опираясь на экспертизу компании ЭОС и опыт по разработке мобильных приложений, мы и остановимся в данном материале. Очевидно, что, с точки зрения пользователя, работа с любым мобильным устройством несколько отличается от таковой на традиционных полноразмерных компьютерах, есть в ней свои преимущества и свои ограничения. Более того, в случае с мобильной работой с СЭД можно говорить о том, что благодаря распространению планшетных устройств круг пользователей систем документооборота зачастую расширяется за счет руководителей, не принимавших ранее непосредственного участия в работе над документами в электронном виде. А значит, для создания эффективного мобильного приложения для СЭД необходимо в первую очередь детальное понимание основных потребностей и типовых сценариев мобильной работы с документами.
Решаемые задачи
Если внимательно изучить участие руководителя в традиционном документообороте, то в большинстве случаев самым типичным действием будет рассмотрение поступившего документа и вынесение резолюции. Также можно заметить, что в зависимости от специфики работы, как правило, легко выделить набор стандартных, наиболее часто используемых резолюций по документам. Во многих случаях, прежде чем документ попадает на стол (а точнее — теперь уже на планшет) руководителю для рассмотрения, он предварительно прорабатывается помощниками и референтами, дополняется аналитическим материалами и/или подготовленными проектами резолюций.
Следующий типичный сценарий работы руководителя с документами — это согласование или визирование. Здесь, как правило, помимо самого рассматриваемого проекта документа руководителю требуется соответствующая аналитическая информация. Кроме того, необходима возможность добавить комментарии и замечания по рассматриваемому тексту.
Также к наиболее востребованным сценариям работы руководителя в СЭД можно отнести подписание или утверждение документов, выдачу инициативных резолюций и контроль исполнения поручений.
Отдельными и очень важными требованиями для приложений, обеспечивающих мобильную работу руководителя с документами, являются проработанный и интуитивно-понятный интерфейс, а также обеспечение безопасности передаваемых данных. Кроме того, достаточно востребована возможность работы с полученными документам в офлайн-режиме, когда доступ к Интернету или внутренней сети отсутствует.
Мобильные решения
Первую версию мобильного приложения “АРМ Руководителя” компания ЭОС представила два года назад на платформе Windows 7. В приложении были реализованы все перечисленные сценарии работы. Особое внимание было уделено интерфейсу и удобству использования — кроме традиционных способов работы в приложении были предусмотрены возможности рукописного ввода и работа с голосовыми резолюциями. Таким образом, пользователи “АРМ Руководителя”, ранее имевшие дело только с бумажными документами, получили возможность простой и наглядной работы в системе документооборота, без необходимости тратить время на изучение интерфейса и его возможностей. Более продвинутые пользователи по достоинству оценили все преимущества работы с документами в любом месте и в любое время— оперативного редактирование проектов документов, добавления комментариев, выдачи поручений и отслеживания их исполнения с помощью простого и интуитивно понятного интерфейса. Успешный опыт эксплуатации “АРМ Руководителя” в самых различных организациях подтвердил правильность выбранного направления.
В 2012 г., к официальному выходу новой операционной системы Windows 8, мы представили принципиально новую версию “АРМ Руководителя”, совмещающую в себе накопленную экспертизу по мобильной работе с документами и качественно новые возможности, предоставляемые платформой Windows 8. Дизайн нового “АРМ Руководителя” выполнен в стиле приложений Metro. Использование в “АРМ Руководителя” опции “семантический зум” позволяет масштабировать интерфейс приложения и выбирать необходимый уровень детализации представлений групп документов, от общих папок до информации по конкретному документу. Предусмотрена и функция произвольной группировки документов по различным атрибутам, например автор документа, сроки исполнения, необходимые действия (рассмотрение, согласование, подписание и т. п.). Практически новый интуитивно-понятный интерфейс “АРМ Руководителя” для Windows 8 позволяет создать собственное, наиболее удобное для конкретного пользователя визуальное пространство, организующее доступ к документам и типовыми операциями над ними.
Расширяется и предлагаемая ЭОС линейка мобильных приложений для планшетных устройств компании Apple. Недавно наряду с решениями компаний-партнеров нами было представлена собственная разработка, получившее название iEOS. Отличительная особенность этого продукта состоит в том, что приложение изначально проектировалось исходя из понимания сложившихся в большинстве государственных и коммерческих организаций процессов электронного документооборота. В iEOS реализованы, так же как в “АРМ Руководителя”, все типичные сценарии мобильной работы с документами: рассмотрение, согласование, подписание, получение информации об исполнении поручений. Интерфейс приложения намеренно не отличается яркостью кнопок и экранов, мы постарались сделать его максимально понятным и в то же время незаметным, чтобы пользователь мог полностью сосредоточиться на рассматриваемом документе и не отвлекаться на детали интерфейса.
Таким образом, на сегодняшний день мобильные решения компании ЭОС позволяют обеспечить весь необходимый функционал для удобной, надежной и эффективной работы с документами практически на любом мобильном устройстве, использующем любую из актуальных мобильных платформ.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЭОС
