В бизнесе, где крайне важна как максимальная точность данных, так и оперативность их обработки независимо от объема, на сегодняшний день лучшей практикой оптимизации процесса оцифровки текстовых документов стала централизация ввода данных. В частности, ее активно начинают применять в финансово-кредитных учреждениях.

Автоматизированный ввод в разы снижает количество допускаемых ошибок по сравнению с вводом данных вручную. Это возможно благодаря 98—99% точности оптического распознавания символов с помощью компьютера. Но так как требования к точности данных в финансовых документах максимально высоки, то для сведения риска возникновения ошибки к нулю используется проверка результатов распознавания верификатором.

В 2012 г. АКБ “Пробизнесбанк”, входящий в состав финансовой группы “Лайф”, завершил переход к модели централизованного потокового ввода данных из платежных поручений. В рамках этого проекта в информационной системе банка был создан Единый расчетный центр (ЕРЦ), находящийся за пределами Центрального федерального округа, и внедрен продукт ABBYY FlexiCapture.

“Пробизнесбанк”, основанный в 1993 г. и располагающий отделениями более чем в 150 городах России, занимается обслуживанием предприятий химической, пищевой и перерабатывающей промышленности, а также компаний сферы высоких технологий, связи, жилищного строительства, транспорта и оптовой торговли. Традиционными для банка являются кредитные программы, направленные на развитие бизнеса. Кроме того, “Пробизнесбанк” владеет лицензиями на осуществление брокерской, дилерской, депозитарной деятельности и деятельности по управлению ценными бумагами.

До перехода банка к модели централизованного потокового ввода данных платежные документы передавались клиентами сотруднику фронт-офиса ближайшего отделения, который, проверив правильность заполнения бланка, сканировал документ. Далее выполнялась процедура распознавания текста и из полученных данных извлекались необходимые атрибуты. После этого операционисту требовалось сверить полученные атрибуты с графическим изображением документа перед отправкой их в автоматизированную банковскую систему (АБС).

Чтобы увеличить производительность процесса верификации платежных поручений и сократить соответствующие операционные издержки, руководство “Пробизнесбанка” приняло решение внедрить систему потокового ввода документов. “Была поставлена задача освободить сотрудников фронт-зоны от рутинных бэк-офисных функций по верификации данных”, — рассказала Елена Петрова, управляющий директор ОАО “Пробизнесбанк”.

Изначально банк рассматривал для внедрения систему обработки документов BiPrint, позволяющую отказаться от традиционной OCR-технологии путем применения двумерных штрихкодов и специализированного считывающего оборудования. Однако этот вариант решения проблемы, по словам Елены Петровой, был отклонен, так как методика штрихового кодирования платежных поручений предполагает установку части ПО на стороне клиента банка.

На момент принятия решения о поставщике системы потокового ввода данных сканирование и распознавание бумажных документов во всех фронт-офисах банка осуществлялось с применением ПО “FineReader Банк” компании ABBYY, позволяющего с помощью специальных шаблонов вводить в АБС платежные поручения, платежные требования и инкассовые поручения в едином потоке без предварительной сортировки. Такая возможность заметно увеличивает скорость ввода документов по сравнению с ручным вводом, являясь по сути первым шагом на пути к автоматизации процесса извлечения информации. “В нашем банке решения ABBYY функционируют уже более десяти лет и зарекомендовали себя как удобные и надежные бизнес-инструменты, — отметила Елена Петрова. — Этот фактор и определил наш выбор в пользу продукта ABBYY FlexiCapture”.

Проект внедрения длился три месяца — с ноября 2011-го по январь 2012-го, причем все работы были выполнены ABBYY и “Пробизнесбанком” без привлечения подрядчиков. Специалисты банка прошли предварительное обучение работе с программно-аппаратным комплексом FlexiCapture и получили соответствующую сертификацию.

На начальном этапе проекта сотрудники ABBYY разработали шаблоны для FlexiCapture, необходимые для автоматического извлечения данных из структурированных документов различных типов. При этом шаблоны основных типов документов, таких как платежные и инкассовые поручения, платежные требования, разрабатывать не пришлось, поскольку они были унаследованы от существующей системы “ABBYY FineReader Банк”, что упростило подготовку к интеграции ABBYY FlexiCapture с АБС “Пробизнесбанка”.

“Внедрение началось с пилотного проекта, включавшего модернизацию трех офисов с различной спецификой, — рассказала Елена Петрова. — Это, во-первых, небольшой офис в городе с населением менее 20 тыс. жителей, во-вторых, один из московских офисов и в третьих, офис со значительным потоком вводимых документов”. После успешной инсталляции и настройки системы потокового ввода данных в этих трех офисах специалисты банка и ABBYY перешли к тиражированию продуктов.

В нескольких десятках офисов была установлена станция сканирования ABBYY Scan Station. “Так как сканирующие устройства входят в стандартный перечень оборудования офисов банка, дополнительных инвестиций в этой части проекта не потребовалось”, — подчеркнула Елена Петрова. Однако, по ее словам, пришлось поработать над настройками имеющихся сканеров, чтобы добиться минимального размера создаваемых в процессе сканирования pdf-файлов с графическим изображением документов, а также потребовалось тщательно настроить таблицу обмена данными с АБС. Одновременно в банке была введена в строй система ABBYY FlexiCapture.

В качестве аппаратной платформы для ЕРЦ банка в рамках проекта был приобретен и запущен в эксплуатацию отдельный сервер, техническое обслуживание которого взяла на себя компания “Инфосистемы Джет” в рамках действующего контракта на сопровождение ИТ-инфраструктуры “Пробизнесбанка”. Кроме того, для запуска ЕРЦ было приобретено дополнительное программное обеспечение.

По словам Дмитрия Шушкина, директора по корпоративным проектам “ABBYY России”, “Пробизнесбанк” — один из первых российских банков, который применил распределенное сканирование и централизованную обработку платежных поручений при помощи решения FlexiCapture. “Для ввода документов использовалась уже существовавшая инфраструктура, а обработка была перенесена в ЕРЦ. Такая схема позволяет в дальнейшем использовать существующие станции сканирования для ввода и других типов документов, если это потребуется клиенту, — отметил он. — Важная черта данного внедрения состоит в том, что банк многое делал силами собственных инженеров, хотя в подобных проектах чаще всего большая часть работ осуществляется подрядчиком”.

Несмотря на масштабы проекта, в целом сроки исполнения работ по внедрению были выполнены. “В текущем режиме иногда возникали задержки с тиражом в отдельных офисах, — поделилась Елена Петрова. — При этом основная организационная трудность внедрения заключалась в том, как персонал банка принимал неизбежные изменения в методике работы. Бывало, что модернизация рабочих мест поначалу вызывала у сотрудников растерянность. Это требовало проведения среди коллективов офисов разъяснительной работы, демонстрации показательных примеров успешной работы коллег, организации обмена опытом между офисами”.

Упрощение работы сотрудников фронт-офисов после внедрения системы централизованного потокового ввода данных стало очевидным уже в первые месяцы ее функционирования. “Теперь наши операционисты избавлены от кропотливой верификации данных и могут больше времени уделять выполнению профильных задач: общению с клиентами и продаже дополнительных услуг. — говорит Елена Петрова. — Кроме того, в офисах уменьшились очереди”. Таким образом, банку удалось достичь более эффективного нормирования труда сотрудников, оптимизировать операционные издержки и численность персонала. Благодаря внедрению FlexiCapture время ввода документов в операционном зале в офисах банка сокращено более чем на два часа в день. Ежедневно с помощью системы FlexiCapture обрабатывается около 2000 платежных документов.

Получая документы от клиента, операционисты сканируют их с помощью ABBYY Scan Station. Отсканированные изображения автоматически переправляются в ЕРЦ, где распознаются при помощи FlexiCapture. Извлеченные атрибуты поступают на верификацию, по завершении которой передаются в АБС. Главное новшество этой модели в том, что верификация теперь осуществляется сотрудниками ЕРЦ, а именно — специально выделенной для этих целей группой верификации платежных документов, что позволяет рассчитывать на дальнейшее повышение качества данных.

Говоря о соответствии итогов проекта ожиданиям руководителей и инвесторов “Пробизнесбанка”, Елена Петрова подчеркнула: “Установленные KPI достигнуты на 100%. Уровень удовлетворенности по процессу в прошлом году был 67%, по этому году результаты будут выше, так как нагрузка на сеть выросла”. По ее словам, экономический эффект от внедрения ABBYY FlexiCapture не ограничивается исключительно сокращением операционных издержек. На втором году эксплуатации продукта офисы стали получать еще большую пользу от внедрения, так как начали эффективнее использовать освободившееся от бумажной работы время на диалог с клиентом и продажи услуг. Улучшение коммуникативной составляющей работы банка повысило лояльность клиентов, что благотворно повлияло на рост непроцентного дохода. Предполагаемый срок окупаемости проекта внедрения системы потокового ввода документов — 31 декабря 2013 г.

По словам Дмитрия Шушкина, банку была предложена стандартная схема лицензирования, предполагающая, что при необходимости дальнейшего расширения заказчику будут полностью зачтены уже купленные лицензии. Стандартная схема лицензирования также предполагает ограничение по объему обрабатываемых в течение месяца страниц и по числу станций сканирования, на которых осуществляется ввод документов.

“Заказчику предоставлен наш стандартный сервисный пакет, — пояснил Дмитрий Шушкин. — Он включает в себя техподдержку, своевременное предоставление пакетов обновлений ПО, например, в случае изменения формы вводимых документов, а также ответы специалистов ABBYY на вопросы, связанные с активацией продукта. Если в процессе эксплуатации комплекса у клиента возникнут сложности, наши специалисты помогут ему понять, что является причиной: программная часть или аппаратная. Если причина в программной части, мы предоставим необходимые пакеты обновлений, если в аппаратной, то подскажем пути решения”.

“В этом году проект завершается, — констатировала Елена Петрова. — Все офисы, где есть потребность в потоковом вводе данных, подключены к системе и работают”. На сегодняшний день модернизация осуществлена в сорока офисах “Пробизнесбанка”, а также в сорока офисах других банков финансовой группы “Лайф”: Газэнергобанка, ВУЗ-Банка, банка “Экспресс-Волга»”.

“В декабре будут подключены последние офисы из тиража 2012 г., — сообщил Дмитрий Шушкин. — В перспективе предполагается, что прочие офисы также могут подключаться к системе потокового ввода по мере появления объемов данных, достаточных для передачи их на централизованную верификацию”.

В будущем “Пробизнесбанк” планирует расширять сферу применения продукта ABBYY FlexiCapture с целью дальнейшей оптимизации документооборота. “В общей сложности у нас уже более семидесяти готовых шаблонов для потокового ввода документов: по расчетам, валютному контролю, кредитному процессу. Планируется также работа со счетами на оплату и документами дебиторов по хозяйственной деятельности банка”, — заявила Елена Петрова.

Учитывая накопленный “Пробизнесбанком” опыт внедрения системы потокового ввода документов, Елена Петрова рекомендует другим финансово-кредитным учреждениям, планирующим подобные проекты, начинать с мелких партий для пилотного внедрения и только после того, как будет получен первоначальный опыт работы по новой модели, начинать полномасштабное тиражирование продуктов. Кроме того, она советует обязательно рассмотреть всю номенклатуру бумажной документации, циркулирующей в банке, на предмет возможности ее оцифровки: ведь благодаря гибким шаблонам практически любую “макулатуру” можно превратить в полезные для бизнеса данные.

Версия для печати (без изображений)