Инициируя новый проект, заказчик в первую очередь задумывается над тем, можно ли купить готовую систему управления документооборотом, которая сразу будет полностью отвечать всем его задачам, или же неизбежно потребуются доработки и настройки разного уровня сложности. Мы беседуем об этом с директором отделения автоматизации деловых процессов компании “ФОРС” Василием Анфиногентовым.

Почему, на ваш взгляд, несмотря на огромный выбор решений на рынке, доля заказных разработок в области документооборота не становится меньше?

Потому что круг задач заказчиков в области документооборота непрерывно расширяется, а готовый “коробочный” продукт решить их не позволяет. Масштаб переделок в подавляющем числе случаев таков, что от исходного процесса остается совсем немного. Чем больше организация, тем выше вероятность того, что стоящие перед ней задачи потребуют внедрения заказной разработки. Иначе говоря, она необходима оттого, что заказчики стремятся сохранить свои уникальные преимущества в организации работ. Это справедливо и для такой, казалось бы, формализованной области, как документооборот.

А что вы понимаете под заказной разработкой?

Трудно провести четкую грань между чистой разработкой, требующей кодирования, и настройкой, осуществляемой средствами самой программы. В целом мы не занимаемся продвижением коробочных продуктов, реализующих стандартную функциональность, но видим для себя хорошие возможности в части построения кастомизированных и даже уникальных решений. Для этого, разумеется, необходима экспертиза в той или иной конкретной области. У нас наряду со специалистами по технологиям есть аналитики, имеющие практический опыт и хорошее понимание отраслевой специфики разных организаций.

Какой должна быть доля нестандартных (специфичных) процессов, чтобы выбор был сделан в пользу заказной разработки? А является ли тиражируемое решение на самом деле “коробочным” или это миф?

Если организация небольшая и у нее нет каких-то специфических процессов, то вполне можно использовать “коробочное решение” со стандартной функциональностью. В противном случае разработки не избежать. Нередко требуется интеграция с самыми разными внешними системами. В этом случае тоже одним коробочным решением не обойтись, понадобятся услуги разработчиков. Поэтому, если это и не миф, то с крайне ограниченной сферой применения.

Если не ошибаюсь, у ФОРС было коробочное решение ЭЛАД. Оно сегодня эволюционировало в какой-то другой продукт или существует в неизменном виде?

ЭЛАД, как и прежде, предлагается нами в качестве средства хранения документов со встроенными инструментами тонкой настройки структуры хранения и формирования запросов.

В чем заключается специфика подхода, используемого ФОРС при выполнении такого рода проектов?

Мы пришли к управлению документооборотом от управления бизнес-процессами, а не документами, и считаем такой подход наиболее правильным. В ходе бизнес-процесса могут возникать дополнительные документы и маршруты их движения, но бизнес-процесс при этом первичен. При этом, если процесс излишне жестко формализовать, то его исполнение зачастую просто останавливается, поскольку к такой степени формализации люди не готовы.

Мы разделяем рабочий процесс на стадии с учетом специфики деятельности заказчика, переход между ними жестко регламентируется и контролируется, но внутри этих стадий исполнителям разрешается средствами workflow самостоятельно выстраивать структуру потока работ более свободно. Подобный подход позволяет нам решать сложные задачи технологического документооборота и автоматизации процессов, охватывающих несколько организаций.

Какую функциональность обеспечивают ваши решения в области документооборота?

Они реализуют совмещенную функциональность, позволяющую как автоматизировать бизнес-процессы, сопряженные с обработкой документов, так и управлять заданиями. Сотрудники получают возможность настраивать свои этапы обработки документов, а не подчиняться раз и навсегда зафиксированным жестким регламентам. Кроме того, мы умеем осуществлять интеграцию СЭД, используемых в разных организациях и участвующих в сквозных бизнес-процессах этих организаций. В настоящий момент это особенно актуально в госсекторе в связи с решением задач построения электронного правительства.

Каким образом в ваших решениях применяются новейшие технологические разработки и базовые продукты Oracle?

В качестве технологической основы мы используем Oracle BPM Suite и ECM, а также нашу собственную workflow-систему, опирающуюся на некоторые бесплатные опции СУБД Oracle Database. Мы также ведем работы по апробации нашего решения на новейшем программно-вычислительном комплексе Oracle Exadata Database Machine.

Где уже внедрены ваши решения?

Очень показательный пример — автоматизация документооборота в органах власти Хабаровского края. С системой работают более 2000 пользователей в правительстве края и других организациях, она ежедневно обрабатывает более 200 тыс. обращений. Похожий проект был выполнен нами и в Архангельской области, где на основе нашего решения был также развернут региональный сегмент электронного правительства.

Для одного из крупных операторов связи мы выполнили проект по автоматизации финансового документооборота, в который вовлечены подразделения, расположенные во всех субъектах федерации. Система работает на центральном сервере, а пользователи (их около 3 тыс.) взаимодействуют с ней через Web-интерфейс.

Каковы, на ваш взгляд, основные тренды в области автоматизации документооборота? Каким требованиям должны отвечать подобные системы?

Повышение деловой самостоятельности и более высокий уровень ответственности сотрудников — это то, что отличает сегодня успешные компании. Применительно к автоматизации документооборота это означает возможность для сотрудников самим управлять своей деятельностью. Отсюда требования к системе — гибкость и легкость в настройке, возможность структурировать собственную работу тем, кто хочет и готов это делать. Кроме того, есть и общие тренды — поддержка мобильных устройств, ЭЦП и утвержденных стандартов обмена документами.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ФОРС

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)