Некоторые выводы по темам круглого стола, который организовал ECM-Journal в рамках DOCFLOW 2013, были уже сделаны участниками по горячим следам. В этой статье мне хочется обобщить высказывания участников.

Надеюсь, приглашенные эксперты на меня не будут в обиде, если я не стану цитировать их высказывания. Во-первых, это уже сделала корреспондент PC Week/RE Ольга Звонарева, которая сама была активной участницей дискуссии. Во-вторых, мне хотелось бы акцентировать внимание на идеях, озвученных экспертами. Отмечу сразу, что все участники — мегаинтересные личности и я благодарен судьбе и ECM-Journal за возможность живого общения с такими интересными собеседниками.

Итак, напомню, что 22 мая на территории DOCFLOW 2013 и под эгидой ECM-Journal собрались представители вузов и разработчиков ECM-систем, чтобы обсудить вопросы повышения качества образования в сфере управления информацией. Еще раз напомню участников круглого стола:

  • Александр Сапожников, старший научный сотрудник, Высшая школа экономики;
  • Марина Князева, декан факультета информатики Российского экономического университета им. Г. В. Плеханова;
  • Анастасия Яганова, преподаватель кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета;
  • Юлия Кукарина, доцент кафедры документоведения, член Совета учебно-методических объединений вузов РФ по образованию в области историко-документоведения;
  • Тимур Меджитов, руководитель направления корпоративных продаж компании DIRECTUM;
  • Наталья Храмцовская, кандидат исторических наук, ведущий эксперт по управлению документацией “Гильдии управляющих документацией” и ARMA International;
  • Андрей Храмцовский, представитель компании ЭОС;
  • Ольга Звонарева, корреспондент PC Week/RE.

Я сгруппировал ответы и идеи, получилось четыре основные темы. И начну я с того, что не вызывает сомнения. Как в том анекдоте, начну с хорошей новости.

Важность и нужность практического опыта работы с ECM-системами

Все участники круглого стола отметили важность и даже необходимость практических навыков работы с ECM-системами. Этими навыками должны обладать не только будущие документоведы, для которых это хлеб насущный, но и будущие специалисты других профилей. Сама жизнь подводит нас к мысли, что умение пользоваться ECM-системами становится неотъемлемым элементом компьютерной грамотности, как когда-то таким элементом было умение работать с офисными пакетами (MS Office, OpenOffice, LibreOffice).

Более того, современные студенты уже со школьного возраста нацелены на использование электронной информации, неважно, является ли это результатом преподавания информатики в школе или результатом самостоятельного изучения электронных реалий. Поэтому они ориентированы на электронный документооборот, для них это продолжение их ежедневной практики работы с информацией.

Представители вузов отмечают, что не испытывают по этому поводу проблем с ECM-вендорами. Последние разработали специальные предложения для вузов, причем как для использования ECM-систем в процессе обучения, так и для административных нужд вузов. В продвинутых вузах будущие специалисты документоведческих специальностей получают возможность поработать с несколькими системами электронного документооборота. Это здорово, так как у студентов формируются “надсистемные” знания, т. е. они могут обобщить опыт использования нескольких систем и в дальнейшем оперировать понятиями более высокого порядка. Что позволяет с высоты “капитанского мостика” взглянуть на задачи организации в области управления документами.

Проблемы специальности

Разговор на круглом столе получился живой, я бы даже сказал “откровенный”, и участники пошли дальше победных реляций в стиле съездов КПСС и озвучили, можно сказать обнажили сокровенные проблемы отрасли.

Приглашенные эксперты сошлись во мнении, что в отрасли назревают серьезные перемены. Это касается во многом роли и места документоведа в организации. Одна из главных проблем состоит в том, что люди, получающие высшее образование в области документоведения, не идут работать по специальности. Не в последнюю очередь это связано с невысокой заработной платой, на которую могут рассчитывать выпускники. Это справедливо как для первого высшего, так и для второго высшего образования. Например, плата за второе высшее образование по специальности документовед составляет 200 000 руб. в год. При последующей зарплате в 20 000 руб. в месяц такие инвестиции в собственное образование просто не окупятся.

Те же, кто приходит работать по специальности, нередко неприятно удивляют своих руководителей весьма скромным багажом знаний. Связано это в не последнюю очередь с тем, что ситуация в отрасли меняется стремительно и программы вузов просто не успевают за последними изменениями в законодательстве, регулирующем делопроизводство.

Вдобавок сказывается низкая мотивация на получение знаний, особенно у тех, кто получает первое образование. Думаю, что это и проявление общего тренда, характерного для всего современного высшего образования. И наконец, делопроизводство и документоведение — специфичная область знания, где важны детали, доскональное знание нормативной базы, многочисленных стандартов. Да и без самостоятельного изучения и мониторинга постоянно меняющегося законодательства невозможно оставаться адекватным специалистом. Возможно, вчерашние школьники в силу психологических возрастных особенностей просто не готовы к этому?

Другая проблема отрасли заключается в том, что делопроизводители утратили монополию на знания в области управления документами. Сейчас навыки работы с системами электронного документооборота получают студенты самых разных специальностей, не только документоведы. Да и теоретические курсы, пусть и в меньших объемах, читаются на других направлениях. Представители этих специальностей могут рассчитывать на большую зарплату, и их авторитет в компании ощутимо выше.

Неужели знания в области документоведения никому не нужны? Наоборот, в организациях колоссальный голод на знания в области управления информацией.

Кому действительно нужны знания?

Парадокс ситуации заключается в том, что дефицит знаний в области документоведения испытывают как раз специалисты других профессий — управленцы, юристы, бухгалтерские кадры, даже ИТ-специалисты. Наибольший интерес и тягу к знаниям в области управления документами и информацией демонстрируют студенты второго высшего образования и посетители курсов повышения квалификации. Число желающих попасть на такие курсы как минимум вдвое превышает количество мест. И именно на таких курсах сходятся интересы и желания учеников и преподавателя. Первые жаждут знаний, а преподаватель с готовностью ими делится.

Эксперты отмечают, что документооборот интересен не сам по себе, а в прикладных задачах. Управление информацией — это часть корпоративной культуры, и внедрение ECM-решения — не что иное, как окультуривание корпоративной среды. Столкнувшись с трудностями и ощутив всю сложность возникающих задач, специалисты самых разных специальностей осознают, что им действительно нужны знания в области управления информацией.

Более того, как уже было отмечено выше, эти специалисты в организации обладают большим весом и большими ресурсами, поэтому они действительно могут решить эти задачи, могут довести до руководства важность этих задач.

Но было бы по меньшей мере неразумно противопоставлять документоведов и юристов, бухгалтеров и ИТ-специалистов. Для решения серьезных задач, в число которых входит управление корпоративной информацией, нужна управленческая команда, где представлены и “гуманитарии”, и “технари”. Руководителю стоит знать, что технические специалисты более уважаемы в организации, и даже когда у них не хватает знаний, они своим напором могут “задавить” гуманитариев при решении проблем. Поэтому так необходимо умение работать в команде и умение управлять такими командами.

И вузы идут навстречу, они включают курсы управления информацией в учебные планы управленцев, юристов, бухгалтеров и по другим специальностям. И сразу возникают вопросы: кто, как и в каком объеме должен преподавать эти знания.

Как учиться?

Современные реалии таковы, что образование перестало быть долговременным активом. Все меняется настолько стремительно, что знания выпускника быстро устаревают. Например, сейчас меняется гражданский кодекс, а он, как известно, — один из важных источников знания в части подготовки документационного обеспечения гражданско-правовых сделок. В итоге выпускники выходят из стен вузов с “просроченными” знаниями, новые знания они должны добывать самостоятельно. Источниками знаний становятся не только учебники, но и научные или популярные статьи, а также знания, которыми делятся преподаватели, наставники на производстве, отраслевые эксперты. Вот почему будущим специалистам нужно давать не только готовые знания, но и учить тому, как искать и добывать эти знания самостоятельно. Не удержусь и здесь отметить просветительские цели, которые ставит перед собой ECM-Journal, собирая и создавая оригинальные материалы по теме управления информацией и организации взаимодействия.

Возвращаясь к вузовской программе, эксперты отметили, что если рассматривать утвержденный стандарт всерьез, то может легко получиться так, что этим высоким стандартам не соответствует ни один земной специалист. Составление и совершенствование стандартов само по себе не даст ожидаемого улучшения качества подготовки специалистов. В том числе в сфере управления информацией. Нужны кадры, нужно желание самих учащихся.

Говоря о кадрах, необходимо помнить, что преподаватель должен не только читать материал, но и постоянно отслеживать изменения, которые происходят в отрасли, в том числе в законодательстве. Получается, что делать он должен это в свободное время и за свой счет, так как бюджет вуза может просто не потянуть дорогостоящих курсов повышения квалификации. Плюс ко всему преподаватель должен готовить новые программы обучения.

Здесь способны помочь производители ECM-систем. Они могут себе позволить выделить кадры, которые станут носителями знаний в области управления информацией, которые постоянно будут повышать свой уровень и практическую ценность в процессе решения реальных задач за счет постоянного саморазвития. Преподавание знаний, в том числе студентам, будет основной деятельностью таких сотрудников. Также производители могут помочь вузам, приглашая преподавателей вузов на свои образовательные мероприятия.

Раз уж мы затронули тему сотрудничества производителей ECM-систем и вузов, стоит отметить и другие варианты взаимодействия. Производители ECM систем, а также просто заказчики будущих кадров могут поучаствовать в совершенствовании учебной программы. Учебная программа состоит из двух частей: обязательной, утвержденной на уровне общероссийских стандартов, и вариативной, в рамках профиля или специализации. Последняя утверждается вузом. Именно эта часть может быть доработана совместными усилиями вуза и производителей ECM-систем.

Ну и не стоит забывать такой известный элемент обучения, как производственная практика. Вузы будут безмерно благодарны, если студенты в период прохождения практики получат действительно полезные знания и практические навыки в сфере управления корпоративной информацией.

Вместо эпилога

Андрей Колесов, обозреватель PC Week/RE и один из немногих компетентных в области ECM журналистов, уже высказал предположение, что специалисты-делопроизводители в их классическом” амплуа могут кануть в Лету, как в свое время это сделали динозавры или машинистки, печатавшие тексты на “ундервудах” и “олимпиях”, а позднее — на компьютерах. Признаюсь, меня эта мысль также преследовала во время проведения круглого стола. Действительно, зачем нужны делопроизводители, если их обязанности и зарплату готовы поделить другие специалисты? Да и сами выпускники вузов не горят особым желанием работать по специальности за 20 тыс. руб. в месяц.

На круглом столе прозвучал и такой вариант развития ситуации. Делопроизводители становятся носителями уникальных сакральных и универсально необходимых знаний, что автоматически гарантирует им высокий статус и достойную зарплату. Всерьез считаю, что, даже получив эти уникальные знания, невозможно бесконечно долго обладать ими монопольно. На мой взгляд, более реалистичной выглядит такая ситуация. Базовые знания в области делопроизводства становятся достоянием широкого круга специалистов. И для решения рутинных задач этих знаний достаточно. Но когда в организации необходимо поставить управление информацией на более высоком уровне (организация обращения граждан, оказание госуслуг, управление социальной информацией, управление интеллектуальной собственностью и т. п.), эти задачи решает команда под управлением профессионала в области управления информацией. А это другой уровень и другой набор знаний. Кстати, некоторые динозавры смогли выйти на новый уровень эволюции и продолжают жить, что называется, бок о бок с нами. Это птицы. В том числе, птицы очень высокого полета.

Автор статьи — редактор ECM-Journal, бизнес-аналитик DIRECTUM.

Версия для печати