Город Спрингфилд — третий по величине в штате Массачусетс. Находится он в округе Хэмпден, который был образован в 1812 г., но его корни тянутся в 1636 г., когда английский колонист Уильям Пинчон основал Спрингфилд.

Когда округ Хэмпден в конце 2012 г. модернизировал свои системы, это ухудшило возможности доступа к документам, и поэтому было развернуто средство просмотра документов на базе браузера и HTML5.

Сочетание нашего урбанизированного настоящего и исторического прошлого является интересным вызовом для тех, кто работает в местном Архиве юридических актов. Помимо хранения актов о юридических действиях, письменных свидетельств и других документов, связанных с правоотношениями организаций и жителей Хэмпдена, наш архив также содержит исторические документы, которые используются в различных исследовательских целях писателями, учеными и специалистами по генеалогии.

Поэтому нам требуется, чтобы пользователи имели возможность работать с разнотипными документами в связной форме, независимо от их формата. Важно и то, чтобы наша стратегия управления документами была гибкой для пополнения новыми типами документов.

Когда в 1983 г. я начинал работать в архиве, мы обрабатывали примерно 30 разновидностей документов. Сегодня это число приближается к 175 и, по-видимому, будут продолжать расти.

Округ Хэмпден всегда гордился своим новаторством в использовании технологий. Мы первыми внедрили в 1998 г. технологию просмотра документов для улучшения доступа к ним нашего персонала и пользователей. С тех пор мы продолжали улучшать нашу систему.

Однако когда в конце 2012 г. мы модернизировали многие из действовавших систем, это негативно отразилось на наших функциях просмотра документов, и мы начали получать жалобы от пользователей, что процесс крайне замедлился. Для разрешения проблемы мы исследовали более современные решения для обзора документов и в конечном счете выбрали средство просмотра на базе браузера и HTML5 фирмы Snowbound Software.

К преимуществам этого решения относятся “нулевые требования” — чтобы пользователи могли просматривать и оперировать документами, им не нужно их себе загружать или использовать плагины. Это большой плюс для наших мобильных пользователей, в числе которых сотрудники полиции, юристы и агенты по недвижимости, так как это позволяет им иметь доступ к контенту со своих смартфонов или планшетов на любой платформе.

Это обстоятельство важно и для тех, кто использует нашу систему для исторических исследований. Поскольку многие из этих людей находятся заграницей, отсутствие нужды в скачивании документов или обновлениях ПО позволяет им намного эффективнее взаимодействовать с нашими системами.

Процесс инсталляции нашего решения Snowbound прошел очень быстро, и мы на него затратили меньше получаса. Запустив его в работу, мы заметили значительные улучшения в читаемости документов и скорости системы. По моей оценке, по сравнению с нашей предыдущей технологией документы теперь выводятся на экран в полтора раза быстрее.

Помимо доступа к разнообразным документам через имеющиеся у пользователей платформы наше средство просмотра также позволяет им манипулировать контентом исходя из индивидуальных потребностей прямо через личное устройство. Например, программа просмотра позволяет переворачивать изображение и для лучшей ясности менять его масштаб, запускать задание на печать, а также конвертировать и экспортировать документы в PDF или TIFF.

Наша усовершенствованная стратегия управления документами упрощает и коммуникации реального времени между штаб-квартирой в Спрингфильде и нашим филиалом в Уэстфилде, отстоящим от нее примерно на 10 миль. При заполнении формы в Уэстфилде она автоматически вносится в нашу программу просмотра. Эта мгновенная связь дает возможность нашим пользователям принимать решения по самой точной и актуальной информации и в итоге повышает общую эффективность нашей работы.

Отклики, полученные нами со времени запуска новой системы, дают ясно понять, что пользователи довольны нашей технологией. Жалобы на медленную работу системы сменились положительной реакцией на быстродействие нового средства просмотра и улучшение читаемости документов.

Поскольку наш мир становится все более мобильным, думаю, что независимость Snowbound от устройств особенно полезна нашим пользователям. В будущем я намерен постоянно им помогать в этом направлении, продолжая традиции технологического новаторства округа Хэмпден.

Версия для печати