Во многих организациях сегодня используются отдельные программные средства для работы с документами, однако все чаще говорят о проектах внедрения централизованной системы электронного документооборота (СЭД). И для этого есть, как минимум, три весомые причины: соответствие требованиям законодательства, повышение производительности труда и сокращение издержек.

Прежде всего практика внедрения централизованных систем документооборота требует всесторонней подготовки. Это объясняется необходимостью не только установить и настроить какое-то новое решение, но и изменить корпоративную культуру работы с документами. Во-первых, людям требуется привыкнуть к специфике работы с документами в новой системе, освоить принципы совместной работы с ними и отправки на согласования. Во-вторых, необходимо перейти с используемых разрозненных подсистем, которые так или иначе уже накоплены в любой организации, к единой системе документооборота. И это нередко вызывает серьезные затруднения, так как пользователи хотят остаться в привычной для них среде.

В своей практике мы неоднократно сталкивались с необходимостью автоматизации работы с документами в государственных структурах, и я могу сказать, что госзаказчик в данном случае является самым требовательным, а проекты — наиболее трудоемкими. Дело в том, что новая система предлагает единую, зачастую отличную от принятой схему отработки документов (регистрация, согласование, подпись руководства), а в различных ведомствах курсирует колоссальное количество документов различного формата, объемы входящей и исходящей документации оказываются на порядок выше, чем в коммерческих компаниях. И чтобы преодолеть инертность, связанную с использованием в каждой структуре своей системы документооборота или ее полным отсутствием, необходимо предложить сотрудникам более удобный способ и подробно рассказать об этом.

Обучение

Пока техническая служба проводит аудит текущих бизнес-процессов, подготовку номенклатур и шаблонов документов, настраивает облачное хранилище данных, необходимо начать тщательную подготовку сотрудников к работе в новой системе. Для этого мы внедрили систему трехуровневого обучения:

  • дистанционное обучение происходит на специальном портале, где представлены учебные материалы, разработанные нашими экспертами с учетом потребностей и специфики деятельности заказчика. После прохождения обучения лекционный интерактивный курс остается у пользователя в виде электронного справочника. При этом, если заказчик действительно заинтересован в эффективной работе системы, только в случае прохождения дистанционного обучения сотрудник должен получить право на подключение к СЭД;
  • очное обучение также является важным этапом, если мы говорим о крупных компаниях и государственных организациях. Данный этап может быть реализован на базе центра подготовки специалистов или вуза. Мы рекомендуем данный вид обучения для пользователей-делопроизводителей, а также для тех сотрудников, которые не справились с дистанционным обучением. Обычно мы проводим полный курс подготовки в 18 ч за три рабочих дня;
  • консультация с куратором на месте — это, пожалуй, самый важный этап, когда речь идет о ключевых сотрудниках, на которых ложится основная нагрузка по работе с документами. Кураторы выезжают в организацию согласно плану-графику внедрения электронного документооборота. Предварительно куратор изучает бизнес-процессы организации, выполняет подключение и отвечает на вопросы уже работающих пользователей.

Такой подход позволяет надежно подготовить почву для дальнейшего внедрения и избежать стрессов в коллективе, а также простоев системы, связанных с человеческим фактором.

Безопасно и надежно

Требования закона, в частности 152-ФЗ “О персональных данных”, подразумевают использование защищенных систем, исключающих возможность утечки или компрометации конфиденциальных данных. Поэтому централизованные системы документооборота в большинстве случаев должны создаваться в связке с сертифицированными средствами шифрования и надежной системой аутентификации.

Централизованная СЭД размещена в нашем центре обработки данных в виде облака. Технологии резервирования позволяют обеспечить высокий уровень доступности информации, а тщательно проработанная система безопасности исключает возможность технических утечек.

Результаты

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота для всей организации открывает возможность реализации юридически значимого обмена электронными документами. А это, в свою очередь, значительно повышает оперативность работы специалистов, позволяет автоматически выгружать данные из различных аналитических систем и исключить ошибки, связанные с ручным вводом и дублированием документов. Именно поэтому подобные проекты реализуются сегодня в средних и крупных организациях практически любого профиля.

Автор статьи — заместитель начальника управления проектной практики ОАО “Электронная Москва”.

Версия для печати